b) Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại:
8.2. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG:
Chi hoạt động là những khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được cơ quan tài chính hoặc cấp trên phê duyệt hàng năm nhằm phục vụ cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng. Nguồn kinh phí đảm bảo cho các khoản chi thường xuyên của đơn vị HCSN là do Ngân sách nhà nước cấp hoặc do các nguồn viện trợ, tài trợ, lệ phí, phí thu sự nghiệp, thu hội phí,... đảm bảo.
8.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ - Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Phiếu xuất kho vật liệu
- Phiếu chi
- Bảng kê thanh toán công tác phí - Quyết toán chi hội nghị
- Bảng kê trợ cấp khó khăn,...
8.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
* Tài khoản 661:
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do Ngân sách nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí đảm bảo.
Một số quy định khi kế toán trên TK 661:
- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán, niên khoá ngân sách và theo phân loại của mục lục Ngân sách nhà nước.
- Kế toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết; giữa sổ kế toán với chứng từ vào báo cáo tài chính. Các khoản chi hoạt động phải thực hiện theo đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây dựng theo quy định của chế độ tài chính. Trong kỳ, các đơn vị HCSN được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích các quỹ để sử dụng từ số tăng thu, tiết kiệm chi thường xuyên theo quy định của chế
độ tài chính.
- Kế toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc kinh phí hàng năm của đơn vị bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không thường xuyên như chi tinh giản biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ…
- Không phản ánh vào tài khoản này những khoản chi cho sản xuất - kinh doanh, dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc chương trình, đề tài, dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước theo giá hoặc khung giá Nhà nước, chi phí trả trước.
- Đơn vị phải hạch toán theo MLNSNN các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính.
- Đơn vị không được xét duyệt quyết toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách theo quy định. Các khoản chi hoạt động chưa được xét duyệt quyết toán như đã nêu trên được phản ánh vào bên Nợ TK 661 (chi tiết chi hoạt động chưa có nguồn kinh phí). Đơn vị chỉ được xét duyệt quyết toán các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi theo quy định.
- Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thì chuyển toàn bộ số chi hoạt động trong năm chưa được duyệt từ TK 6612 "năm nay"sang TK 6611 "năm trước"để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với số chi trước cho năm sau theo dõi ở TK 6613 "năm sau", sang đầu năm sau được chuyển sang TK 6612 "năm nay" để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo.
Kết cấu và nội dung:
TK 661
- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị. - Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản chi sai không được duyệt phải thu hồi.
- Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y.
Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y.
Tài khoản 661 có 3 tài khoản cấp 2: TK 6611: năm trước
TK 6611 có 2 tài khoản cấp 3: TK 66111: Chi thường xuyên
TK 6612: năm nay
TK 6612 có 2 tài khoản cấp 3: TK 66121: Chi thường xuyên
TK 66122: Chi không thường xuyên TK 6613: năm sau
TK 6613 có 2 tài khoản cấp 3: TK 66131: Chi thường xuyên
TK 66132: Chi không thường xuyên
* Tài khoản 337: Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau:
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ còn tồn kho và giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành bằng nguồn kinh phí hoạt động do ngân sách cấp đã được quyết toán vào nguồn kinh phí trong năm báo cáo và được phép chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng, theo dõi, quản lý.
Những quy định khi kế toán vào tài khoản 337:
- Tài khoản này sử dụng cho những đơn vị HCSN được ngân sách Nhà nước cấp kinh phí để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ còn tồn kho và giá trị khối lượng xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn bằng kinh phí hoạt động do ngân sách cấp, đến cuối năm vẫn chưa hoàn thành nhưng đã được quyết toán vào nguồn kinh phí trong năm báo cáo và được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi quản lý, sử dụng hoặc nhượng bán, thanh lý.
- Đối với các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Phải tiến hành kiểm kê, xác định chính xác số lượng và giá trị từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua sắm bằng kinh phí hoạt động do ngân sách cấp còn tồn kho đến cuối ngày 31/12 để làm cơ sở hạch toán vào chi ngân sách năm báo cáo, đồng thời phân loại chất lượng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho để sử dụng tiếp cho năm sau hoặc thanh lý, nhượng bán.
Đối với khối lượng công tác SCL, XDCB hoàn thành đến cuối năm liên quan đến kinh phí hoạt động do ngân sách cấp trong năm cho công tác SCL, XDCB: Phải xác định khối lượng hoàn thành tại thời điểm cuối ngày 31/12 để làm cơ sở hạch toán vào chi ngân sách năm báo cáo (Tương ứng với số kinh phí được cấp), đồng thời phải theo dõi cho đến khi quyết toán công trình hoàn thành, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, công cụ, hàng hoá tồn kho, giá trị khối lượng XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ của từng công trình đã quyết toán với nguồn kinh phí năm báo cáo chuyển sang năm sau theo dõi và quyết toán công trình khi hoàn thành.
- Tài khoản 337 chỉ phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ thuộc nguồn kinh phí hoạt động thực tế tồn kho đến 31/12 được quyết toán vào kinh phí năm báo cáo và chuyển sang năm sau sử dụng hoặc thanh lý, nhượng bán; khối lượng SCL, XDCB hoàn thành được NSNN cấp trong năm chuyển năm sau theo dõi và quyết toán công trình khi hoàn thành
bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng.
- Năm sau, khi sử dụng vật tư, hàng hoá tồn kho đã quyết toán vào kinh phí năm trước phải theo dõi, quản lý và quyếtt toán riêng, không được quyết toán vào số kinh phí cấp phát năm sau.
Kết cấu và nội dung:
TK 337 - Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ,
dụng cụ tồn kho đã quyết toán vào nguồn kinh phí năm trước được xuất dùng hoặc thanh lý, nhượng bán trong năm nay.
- Giá trị khối lượng SCL, XDCB hoàn thành quyết toán vào nguồn kinh phí năm trước đã làm thủ tục quyết toán công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụngnăm nay.
- Giá trị nguyên liệu, vật tư, công cụ, dụng cụ tồn kho còn đến cuối năm đã quyết toán vào kinh phí hoạt động năm nay chuyển năm sau để theo dõi quản lý, sử dụng.
- Giá trị khối lượng SCL, XDCB đã được quyết toán vào nguồn kinh phí năm nay chuyển sang năm sau để theo dõi quyết toán công trình hoàn thành.
- Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đã quyết toán vào nguồn kinh phí năm nay nhưng chưa được sử dụng hoặc chưa thanh lý, nhượng bán chuyển năm sau;
- Giá trị khối lượng SCL, XDCB hoàn thành đã được quyết toán vào nguồn kinh phí năm nay nhưng chưa hoàn thành hoặc chưa làm thủ tục quyết toán công trình hoàn thành, bàn giao đưa TSCĐ sử dụng chuyển năm sau
Tài khoản 337 có 3 tài khoản cấp 2:
TK 3371: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho TK 3372: Giá trị khối lượng SCL hoàn thành
TK 3373: Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành
8.2.3. Ghi sổ kế toán:
8.2.3.1. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
1. Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động, kế toán ghi: Nợ TK 661 (Tài khoản cấp 2,3 phù hợp)
Có TK 152, 153
Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 005.
vị tính vào chi hoạt động, kế toán ghi: Nợ TK 661
Có TK 334
3. Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi hoạt động, kế toán ghi: Nợ TK 661
Có TK 332 (3321, 3322, 3323)
4. Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí,... đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán (căn cứ vào hoá đơn của bên cung cấp dịch vụ) tính vào chi hoạt động:
Nợ TK 661 (Tài khoản cấp 2,3 phù hợp) Có TK 331 (3311)
5. Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc bằng kinh phí nhận tạm ứng của kho bạc (khi dự toán chưa được giao) để chi trực tiếp cho hoạt động của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 661 (Tài khoản cấp 2,3 phù hợp) Có TK 111, 112, 336
6. Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 661 (Tài khoản cấp 2,3 phù hợp)
Có TK 312
7. Trường hợp mua TSCĐ bằng kinh phí hoạt động: Khi mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 211, 213
Có TK 111, 112, 461,... Đồng thời ghi:
Nợ TK 661 (6612) Có TK 466
Trường hợp rút dự toán chi hoạt động để mua TSCĐ đồng thời kế toán ghi Có TK 008 (0081, 0082)
8. Rút dự toán chi hoạt động (Dự toán chi thường xuyên và dự toán chi không thường xuyên) để chi trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 661
Có TK 461
Đồng thời ghi Có TK 008 (0081, 0082)
9. Các đơn vị sự nghiệp theo quy định của chế độ tài chính nếu phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động, kế toán ghi:
Nợ TK 661
Có TK 643
10. Hạch toán năm báo cáo giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho ở cuối năm thuộc kinh phí hoạt động (cả số còn được sử dụng và không còn sử dụng được):
kế toán lập “chứng từ ghi sổ” phản ánh toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động năm báo cáo (trong đó ghi rõ: giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho đến cuối ngày 31/12), kế toán ghi:
Nợ TK 661 (6612)
Có TK 337 (3371) Sang năm sau:
10.1. Đối với NLVL,CCDC còn sử dụng được, khi xuất ra sử dụng cho công tác chuyên môn: Nợ TK 337(3371)
Có TK 152,153
10.2. Đối với NLVL,CCDC không sử dụng được, nếu phải thanh lý, nhượng bán : - Khi xuất kho :
Nợ TK 337(3371) Có TK 152,153
- Phản ánh số thu về thanh lý, nhượng bán : Nợ TK 111,112,311...
Có TK 511(5118) - Số chi về thanh lý, nhượng bán :
Nợ TK 511
Có TK 111,112,331...
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp NS hoặc bổ sung quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Nợ TK 511
Có TK 333(3338) Có TK 431(4314) - Khi nộp tiền vào NSNN:
Nợ TK 333(3338) Có TK 111,112
11. Hạch toán năm báo cáo giá trị khối lượng SCL, XDCB hoàn thành:
Căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng SCL, XDCB hoàn thành đến ngày 31/12, kế toán lập “chứng từ ghi sổ” để phản ánh giá trị khối lượng SCL, XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp cho công tác SCL, XDCB trong năm được quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo, kế toán lập “chứng từ ghi sổ”, ghi:
Nợ TK 661 (6612)
Có TK 337 (3372, 3373):
11.2. Sang năm sau, khi công việc SCL hoàn thành thì giá trị công trình SCL hoàn thành đẫ quyết toán vào nguồn kinh phí hoạt động năm trước ghi:
Nợ TK 337(3372) Phần chi của khối lượng năm trước đã quyết toán Nợ TK 661(6612) Số chi thêm năm nay quyết toán năm nay
Có TK 241 (2413)
11.3. Sang năm sau, khi công trình XDCB hoàn thành, lập biên bản bàn giao TSCĐ đưa vào sử ụng, ghi:
Nợ TK 211
Có TK 241 (2413)
- Đồng thời phản ánh tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:
Nợ TK 337(3373) Phần chi của khối lượng năm trước đã quyết toán Nợ TK 661(6612) Số chi thêm năm nay quyết toán năm nay
Có TK 466
12. Thuế GTGT đầu vào liên quan đến vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ mua về dùng đồng thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và hoạt động hành chính sự nghiệp không được khấu trừ, nếu được tính vào chi hoạt động, kế toán ghi:
Nợ TK 661
Có TK 3113
13. Khi sử dụng các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án để chi hoạt động theo mục đích viện trợ, kế toán ghi:
Nợ TK 661
Có TK 111, 112, 152,…
14. Xác định học bổng, sinh hoạt phí… phải trả các đối tượng khác (học sinh, sinh viên…) trong đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 661 (6612) Có TK 335
15. Kết chuyển số chi trả thực tế về các khoản theo chế độ cho người có công vào chi hoạt động, kế toán ghi:
Nợ TK 661 (6612) Có TK 335
16. Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 152,…
Có TK 661 (Tài khoản cấp 2,3 phù hợp)
17. Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động hành chính sự nghiệp, căn cứ vào số dư TK 413, chi tiết lãi, lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động hành chính sự nghiệp:
- Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái, kế toán ghi: Nợ TK 661
Có TK 413
- Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái, kế toán ghi: Nợ TK 413
18. Trường hợp trong kỳ đơn vị được phép tạm chia thêm thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích lập các quỹ để sử dụng tính vào chi hoạt động thường xuyên căn cứ vào số tăng thu, tiết kiệm chi theo quy định của chế độ tài chính, kế toán ghi:
Nợ TK 661 (66121)
Có TK 334
Có TK 431
19. Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước, kế toán ghi:
Nợ TK 6611 (66111, 66112)
Có TK 6612 (66121, 66122)
20. Năm sau, khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động, kế toán ghi:
Nợ TK 461 (4611 – 46111, 46112)
Có TK 661 (6611 – 66111, 66112)
21. Những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 311 (3118)
Có TK 661 (6611)
8.3.2.2. Ghi sổ kế toán:
Sổ chi tiết chi hoạt động (mẫu số S61 - H) Ví dụ:
Tại một trường THCN X trong tháng 3/N có tình hình chi hoạt động như sau (đvt 1000đ):