b) Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại:
4.2.3.1. Định khoản kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
A. Đối với tài sản cố định hữu hình :
* Các nghiệp vụ phản ánh tăng tài sản cố định hữu hình :
1.1. Nếu rút dự toán mua TSCĐ, kế toán ghi : Có TK 008, 009
- Nếu không phải qua lắp đặt, chạy thử (mua về dùng ngay), kế toán ghi: Nợ TK 211
Có 461, 462, 465
- Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử, kế toán ghi: Nợ TK 241 (2411)
Có TK 461, 462, 465
Khi phản ánh chi phí lắp đặt, chạy thử, kế toán ghi: Nợ TK 241 (2411)
Có TK 111, 112, 331,...
Khi lắp đặt, vận hành thử xong, bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 211
Có TK 241 (2411)
Các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định và chi hoạt động :
Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 466
1.2. Xuất quỹ tiền mặt hoặc rút tiền gửi ngân hàng, Kho bạc mua tài sản cố định về dùng ngay cho hoạt động sự nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 211
Có TK 111, 112, . . .
Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng để mua tài sản cố định ghi tăng nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định :
- Nếu mua bằng nguồn kinh phí hoạt động, kế toán ghi: Nợ TK 661
Có TK 466
- Nếu mua bằng nguồn kinh phí dự án, kế toán ghi: Nợ TK 662
Có TK 466
- Nếu mua bằng nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ cơ quan dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chương trình, đề tài, phúc lợi, kế toán ghi:
Nợ TK 441, 431 Có TK 466
1.3. Đối với TSCĐ mua sắm về dùng ngay cho hoạt động sản xuất - kinh doanh:
- Nếu TSCĐ mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT , kế toán ghi:
Nợ TK 211 (tổng giá thanh toán) Có TK 111, 112, 331,...
- Nếu TSCĐ mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 211 (giá chưa có thuế)
Nợ Tk 311 (3113) (thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 331 (3311),… (tổng giá thanh toán)
Cả hai trường hợp trên, nếu TSCĐ mua vào bằng các quỹ để dùng cho hoạt động SXKD thì đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh và ghi giảm các quỹ:
Nợ TK 431 Có TK 411
2. Đối với công trình xây dựng cơ bản hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng: - Căn cứ vào giá trị thực tế công trình, kế toán ghi:
Nợ TK 211
Có TK 241 (giá trị công trình xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao)
Tuỳ theo nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản ở đơn vị, kế toán ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định:
Nợ TK 661, 441 Có TK 466
1. TSCĐ tiếp nhận do được cấp trên cấp kinh phí hoạt động bằng TSCĐ:
- Khi tiếp nhận TSCĐ mới do cấp trên cấp, căn cứ vào quyết định cấp phát kinh phí bằng TSCĐ của cơ quan cấp trên và biên bản TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 211 Có TK 461
- Khi nhận được TSCĐ đã qua sử dụng do cấp trên cấp về sử dụng ngay, căn cứ vào quyết định, biên bản bàn giao TSCĐ xác định nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ, ghi:
Nợ TK 211 (nguyên giá)
Có TK 214 (giá trị hao mòn Có TK 461 (giá trị còn lại)
Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định (quyết toán vào chi hoạt động) Nợ TK 661
Có TK 466
2. Trường hợp điều chuyển TSCĐ cho các đơn vị khác theo quyết đinh của cấp có thẩm quyền:
- Ghi giảm TSCĐ khi điều chuyển cho đơn vị khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Có TK 211 (nguyên giá)
- Khi tiếp nhận TSCĐ do đơn vị khác điều chuyển đến theo quyết định của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 211 (nguyên giá)
Có TK 214 (giá trị hao mòn) Có TK 466 (giá trị còn lại)
5. Khi được tài trợ, biếu tặng bằng TSCĐ hữu hình của các tổ chức, cá nhân trong nước dùng cho hoạt động HCSN, ghi:
Nợ TK 211
Có TK 461 Đồng thời ghi:
Nợ TK 661
Có TK 466
6. Khi được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ + Phản ánh nguyên giá
Nợ TK 211
Có TK 521(5212) (nếu chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS) Có TK 461, 462 (nếu đã có chứng từ ghi thu ghi chi NS) + Đồng thời ghi :
Nợ TK 661, 662 Có TK 466
+ Trường hợp viện trợ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi NS, kế toán ghi:
Nợ TK 521
Có TK 461, 462, 441 (căn cứ vào mục đích viện trợ)
* Các nghiệp vụ phản ánh giảm tài sản cố định hữu hình :
1. Trường hợp nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định :
Đối với TSCĐ nhượng bán hoặc thanh lý thì phải được cơ quan tài chính (đối với TSCĐ do Ngân sách nhà nước cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách) hoặc do thủ trưởng đơn vị ra quyết định (đối với TSCĐ hình thành từ nguồn khác). Khi bán, thanh lý tài sản cố định hữu hình phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết (Quyết định thành lập hội đồng, Biên bản giao nhận tài sản cố định . . .) .
1.1. Đối với TSCĐ do NS cấp hoặc có nguồn gốc từ NS, căn cứ vào các thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
- Ghi giảm tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 214 (giá trị hao mòn ) Nợ TK 466 (giá trị còn lại )
Có TK 211 (nguyên giá )
- Số thu từ nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 311... (3118)
Có TK 511 (5118)
- Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 511(5118)
Có TK 152, 153
Có TK 111, 112, 331...
- Nếu chênh lệch thu lớn hơn chi, kế toán ghi: Nợ TK 511
Có TK 333, 461, 462, 431, 441
- Nếu chênh lệch thu nhỏ hơn chi , kế toán ghi: Nợ TK 661, 662,...
Có TK 511 ( 5118)
1.2. Đối với TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh hoặc vốn vay, căn cứ vào các thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
- Ghi giảm tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 214 (giá trị hao mòn )
Nợ TK 511(5118) ( giá trị còn lại ) Có TK 211 ( nguyên giá )
- Số thu từ nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 311... (3118)
Có TK 511 ( 5118) Có TK 3331 (Nếu có)
- Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 511(5118)
Nợ TK 3113 (Nếu có) Có TK 152, 153
Có TK 111, 112, 331...
- Nếu chênh lệch thu lớn hơn chi, kế toán ghi: Nợ TK 511
Có TK 421 (4212)
- Nếu chênh lệch thu nhỏ hơn chi , kế toán ghi: Nợ TK 421(4212)
Có TK 511 ( 5118)
2. TSCĐ HH giảm do không đủ tiêu chuẩn chuyển thành công cụ, dụng cụ:
- Nếu TSCĐ HH do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc từ NS không đủ tiêu chuẩn chuyển thành công cụ, dụng cụ, kế toán ghi:
Nợ TK 466 (giá trị còn lại) Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Có TK 211 (nguyên giá)
- Nếu TSCĐ HH thuộc nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn kinh doanh không đủ tiêu chuẩn chuyển thành công cụ, dụng cụ, kế toán ghi:
Nợ TK 214 (giá trị hao mòn)
Nợ TK 631 (giá trị còn lại nếu nhỏ)
Nợ TK 643 (giá trị còn lại nếu lớn phải phân bổ dần) Có TK 214 (nguyên giá)
Nếu chuyển TSCĐ thành công cụ, dụng cụ, kế toán phải ghi đồng thời phần giá trị còn lại của TSCĐ vào bên Nợ TK 005
* Các nghiệp vụ khác về tài sản cố định hữu hình
1. Đánh giá lại tài sản cố định :
Khi có quyết định của Nhà nước về việc đánh giá lại tài sản cố định, đơn vị phải tiến hành kiểm kê xác định số lượng giá trị của từng loại tài sản cố định và tiến hành đánh giá lại tài sản cố định theo đúng hướng dẫn của Nhà nước .
- Trường hợp tăng giá, kế toán ghi: Nợ TK 211
Có TK 412
- Trường hợp giảm giá , kế toán ghi: Nợ TK 412
Có TK 211
2. Tài sản cố định hữu hình phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê .
Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tài sản cố định hữu hình đều phải truy tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời. Hạch toán tài sản cố định thừa, thiếu phải căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền .
2.1. Tài sản cố định thừa :
2.1.1.Nếu tài sản cố định phát hiện thừa được xác định là tài sản của đơn vị khác thì phải báo ngay cho đơn vị đó biết.
Đồng thời phải ghi Nợ TK 002. Khi chủ sở hữu đến nhận tài sản, ghi có TK 002
2.1.2.Nếu không xác định được đơn vị chủ sở hữu tài sản thì phải báo ngay với cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp biết để xử lý. Trong thời gian chờ xử lý, kế toán phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối để theo dõi giữ hộ.
+ Đối với tài sản cố định thừa chưa xác định được nguyên nhân, chưa có quyết định xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 211 (giá thực tế đánh giá) Có TK 331 (3318)
Nợ TK 331 (3318) Có TK liên quan
2.1.3. Nếu TSCĐ do NS cấp hoặc có nguồn gốc NS cấp khi kiểm kê phát hiện thừa do chưa ghi sổ , kế toán căn cứ vào phiếu kiểm kê và hồ sơ TSCĐ, lập chứng từ ghi :
Nợ TK 211 (nguyên giá)
Có TK 214 (giá trị hao mòn)
Có TK 466 (giá trị còn lại thừa khi kiểm kê) 2.1.4. Nếu TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh khi phát hiện thừa, ghi: Nợ TK 211 (nguyên giá)
Có TK 214 (giá trị hao mòn)
Có TK 411 (giá trị còn lại theo kiểm kê)
2.2. TSCĐ phát hiện thiếu trong kiểm kê
2.2.1.Trường hợp TSCĐ do NS cấp hoặc có nguồn gốc từ NS phát hiện thiếu: + Trong thời gian chờ quyết định xử lý, kế toán ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 466 (giá trị còn lại) Nợ TK 214 (Giá trị hao mòn) Có TK 211 (nguyên giá)
+ Phản ánh giá trị TSCĐ thiếu, mất phải thu hồi, kế toán ghi: Nợ TK 311 (3118)
Có TK 511 (5118)
+ Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, kế toán ghi: - Nếu cho phép xoá bỏ số thiệt hại do thiếu hụt:
Nợ TK 511 (5118) Có TK 311 (3118)
- Nếu quyết định người có trách nhiệm phải bồi thường, khi thu tiền hoặc trực tiếp trừ lương viên chức, trừ vào số nợ phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 334 Nợ TK 111, 112 Có TK 311 (3118)
- Số thu tiền bồi thường ghi tăng nguồn kinh phí hoặc nộp Ngân sách nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 511 (5118)
Có TK 461, 462, 4314, 333
2.2.2.Trường hợp TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh, vốn vay phát hiện thiếu: + Khi giảm TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 311 (3118) (giá trị còn lại) Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Có TK 211 (nguyên giá)
kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 334... Có TK 311 (3118)
B. Đối với TSCĐ vô hình:
* Các nghiệp vụ phản ánh tăng TSCĐ vô hình
1. TSCĐ vô hình mua ngoài:
1.1. Khi mua TSCĐ bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc hoặc rút dự toán để mua.... kế toán ghi:
Nợ TK 213
Có TK 111, 112, 331 Có TK 461, 462
Đồng thời ghi Có TK 008 hoặc Có TK 009 nếu rút dự toán để mua
1.2. Căn cứ vào nguồn kinh phí mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ vô hình.
Nợ TK 661, 662, 635, 441, 431 Có TK 466
1.3. Đối với TSCĐ mua sắm dùng cho hoạt động sản xuất - kinh doanh:
- Nếu đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 213
Có TK 111, 112, 331,...
- Nếu đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 213
Nợ TK 311 (3113) Có TK 331 (3311)
Căn cứ vào nguồn kinh phí mua sắm TSCĐ để ghi các bút toán phù hợp.
2. Trường hợp giá trị TSCĐ vô hình là các chi phí hình thành trong một quá trình như: bằng phát minh sáng chế, lập trình phần mềm máy vi tính,...
- Tập hợp chi phí phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241
Có TK 111, 112, 152, 312, 331,...
- Khi kết thúc quá trình đầu tư, kế toán phải tổng hợp, tính toán chính xác tổng số chi phí thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 213 Có TK 241
Căn cứ vào nguồn hình thành TSCĐ ghi các bút toán phù hợp
* Các nghiệp vụ giảm TSCĐ vô hình:
Các nghiệp vụ giảm TSCĐ vô hình được định khoản tương tự như các nghiệp vụ giảm TSCĐ hữu hình
4.2.3.2. Ghi sổ kế toán
- Sổ tài sản cố định (mẫu số S31 - H)
- Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng (mẫu S32 - H)