STT Dự án Tổng mức đầu tƣ (1.000 tỷ đồng) Tỷ lệ % Chi phí quản lý (tỷ đồng) 1
Dự án Kênh nối sông Đáy – Ninh Cơ (giai đoạn 2 Dự án WB6)
2.420 0,9799 23,71
2
Dự án Nâng cấp hành lang đƣờng thủy số 2 (Quảng Ninh – Ninh Bình qua sơng Luộc)
5.400 0,7607 41,08
3
Dự án Phát triển các hành lang đƣờng thủy và Logistic khu vực phía Nam
6.160 0,7049 43,42
4 Dự án Cải tạo nâng cấp cửa
sông Trà Lý 2.300 0,9887 22,74
5
Dự án duy tu đƣờng thủy hàng năm cho Cục đƣờng thủy nội địa Việt Nam
1.250 1,0659 13,32
(Nguồn: Kế hoạch vốn trung hạn 2016-2020 của Bộ GTVT)
Theo kế hoạch thực hiện các dự án đến năm 2020, PMU–W quản lý thực hiện các dự án lớn có tổng nguồn vốn đầu tƣ lên đến 17.530 tỷ đồng, chi phí quản lý dự án khoản 144.28 tỷ thực hiện trong 5 năm. Với nguồn tài chính nhƣ vậy, đã giúp cho PMU-W luôn ổn định thực hiện các chiến lƣợc phát triển của mình.
Cơ sở vật chất
Khác với các Ban quản lý dự án khác trong Bộ GTVT, đa số trụ sở làm việc phải đi thuê, PMU-W có cơ sở vật chất vững chắc. Hiện nay, ở hai đầu đất nƣớc PMU-W có hai trụ sở: một tại thủ đơ Hà Nội (308 Minh Khai, Quận Hai Bà Trƣng, Tp. Hà Nội), một tại thành phố Hồ Chí Minh (1041/80 Trần Xuân Soạn, Quận 7, Tp. Hồ Chí Minh) với diện tích xây dựng làm việc là 1.400m2/ 3.200m2 đất. Trụ sở đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện, các phòng làm việc đƣợc trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại để phục vụ và đáp ứng tốt yêu cầu công tác trên phạm vi tồn quốc.
Với cơ sở vật chất hiện có, PMU-W đã tạo điều kiện, tâm lý tốt cho nhân viên an tâm làm việc tại Ban quản lý các dự án đƣờng thủy. Đây cũng là lợi thế của PMU-W.
2.3.4 Nghiên cứu và phát triển
Trong xu thế tồn cầu hóa hiện nay, trƣớc sức ép của hội nhập, các doanh nghiệp không làm mới sản phẩm của mình sẽ bị đối thủ cạnh tranh vƣợt mặt. Nghiên cứu phát triển nhằm khám phá những tri thức mới về sản phẩm, dịch vụ, cải tiến quá trình, đổi mới công nghệ để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng và của thị trƣờng ngày càng tốt hơn.
PMU-W là một đơn vị tƣ vấn, quản lý các dự án, nghiên cứu và phát triển có vị trí vơ cùng quan trọng. Với tính đặc thù của PMU-W nghiên cứu phát triển cần tập trung vào các vấn đề: nghiên cứu phát triển thị trƣờng các dự án, cơng trình
khơng chỉ cho ngành đƣờng thủy mà cịn cần phát triển mở rộng ở các ngành khác trong lĩnh vực giao thông cũng nhƣ những lĩnh vực khác; phát triển thị trƣờng ở các thị trƣờng là nhà đầu tƣ nƣớc ngồi, các doanh nghiệp có các dự án cần thực hiện; nghiên cứu phát triển sản phẩm dịch vụ tƣ vấn mới: đầu tƣ, giám sát, quản lý .v.v. để phát huy hết năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của từng con ngƣời trong PMU-W.
Thực trạng công tác nghiên cứu và phát triển ở PMU-W hiện nay chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Ban chƣa có kế hoạch và phân cơng cụ thể cho phịng nào để thực hiện công tác nghiên cứu phát triển về các vấn đề nêu trên. Hiện nay công tác này đƣợc thực hiện theo chỉ đạo của Giám đốc đến một vài cá nhân nên không tập trung đƣợc sức mạnh tập thể cũng nhƣ các nghiên cứu chuyên sâu của các phịng chun mơn. Cơng tác phát triển thị trƣờng cũng nhƣ phát triển sản phẩm chƣa đƣợc đầu tƣ đúng mức, chƣa có bộ phận chuyên trách để thực hiện. Hiện nay PMU- W đang trong quá trình xây dựng trung tâm tƣ vấn để phát triển về sản phẩm dịch vụ tƣ vấn dự kiến đến năm 2019 đƣa vào hoạt động. Nhìn chung, cơng tác nghiên cứu phát triển là một trong những điểm yếu của PMU-W trong quá trình hoạt động của mình hiện nay cần đƣợc cải thiện
2.3.5 Quy trình quản lý chất lƣợng
Trong cơng tác quản lý chất lƣợng, mặc dù có sự phân cơng nhiệm vụ và phối hợp giữa các bộ phận nhƣng chƣa có một quy trình cụ thể để giám sát chặt chẻ từng bƣớc, từ lập kế hoạch đến thực thi, giải ngân chi trả, nghiệm thu hoàn thành, bàn giao và quyết tốn cơng trình. Giải quyết những thủ tục trong việc điều hành hoạt động của PMU-W cũng nhƣ điều hành thực thi dự án cũng chƣa có các quy trình cụ thể mà chỉ dựa vào kinh nghiệm làm việc của từng cá nhân. Điều này dẫn đến kết quả kết sản phẩm cơng việc khơng có sự đồng nhất, khó kiểm tra giám sát và quy trách nhiệm cụ thể nếu công việc khơng hồn thành hay sản phẩm không đạt yêu cầu.
Nhận thấy yếu kém đó, từ năm 2015 lãnh đạo PMU-W cũng đã phân cho phòng Kỹ thuật Thẩm định nghiên cứu cải cách quy trình thủ tục quản lý chất lƣợng nhƣng cũng không đƣợc kiểm tra đôn đốc và thực hiện một cách bài bản, vì vậy đến nay vẫn chƣa xây dựng đƣợc các quy trình cho từng cơng việc cũng nhƣ quy trình phối hợp giữa các bộ phận liên quan. Nhìn chung, cơng tác xây dựng quy trình quản lý chất lƣợng chƣa đƣợc PMU-W chú trọng xây dựng hoàn thiện cần phải khắc phục.
2.3.6 Hoạt động marketing
Hoạt động marketing của PMU-W là một điểm cần quan tâm hiện nay. Công tác quản bá thƣơng hiệu PMU-W do Văn phịng phụ trách, tuy nhiên cơng tác này chỉ tập trung chủ yếu quản bá trên Website của PMU-W, quản lý Website này là tổ quản trị nhƣng công việc kiêm nhiệm không chuyên trách. Website hiện nay cũng chỉ phản ánh các hoạt động của PMU-W. Ngồi ra cơng tác marketing của PMU-W cũng thực hiện dƣới hình thức tài trợ một số chƣơng trình truyền hình và đƣa thơng tin lên các báo ngành: giao thông, thanh tra .v.v. Điều này cũng chƣa quản bá đƣợc hình ảnh cũng nhƣ giới thiệu những thế mạnh của PMU-W để mọi ngƣời biết đến.
Hƣớng đến việc chuyển đổi mơ hình sang cơng ty, PMU-W cần có những hoạt động quản bá hình ảnh hiệu quả tạo sức hút với các doanh nghiệp có dự án để liên kết thực hiện và quản lý dự án đạt hiệu quả.
Để tồn tại và phát triển, PMU-W cần phải có tƣ duy, định hƣớng theo cơ chế thị trƣờng. Điều này dẫn đến việc phải cạnh tranh, tìm kiếm dự án bằng hình thức đấu thầu. Nếu khơng có bộ phận chun trách làm cơng tác nghiên cứu và dự báo thị trƣờng thì PMU-W khó có thể đƣa ra đƣợc những chính sách, giá cả phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Thiếu bộ phận marketing chuyên nghiệp, PMU-W sẽ khó có những thơng tin về nhu cầu thực tế của thị trƣờng, những thông tin về đối thủ cạnh tranh và những nguồn cung ứng vốn có thể kêu gọi dự án đầu tƣ về với PMU-
W. Đánh giá hoạt động marketing của PMU-W là một điểm yếu cần sớm khắc phục.
2.3.7 Uy tín thƣơng hiệu của PMU-W
PMU-W đƣợc thành lập từ năm 1995, đến nay hoạt động hơn 23 năm, PMU- W đã thực hiện quản lý hàng trăm hợp đồng có nguồn vốn ODA của Ngân hàng Thế giới (WB) và hàng trăm hợp đồng vốn trong nƣớc. Qua quá trình thực thi dự án, PMU-W đã đƣợc WB khen gợi và đƣợc đi báo cáo điển hình dự án tại Băng La Đét (nguồn của WB), đƣợc bằng khen của Thủ tƣớng chính phủ. Các dự án do PMU-W thực hiện đã đƣợc Bộ Giao thông vận tải và nhà tài trợ đánh giá cao về hiệu quả thực hiện: dự án Nâng cấp hai tuyến đƣờng thủy phía Nam và cảng Cần Thơ là dự án đầu tiên của Bộ Giao thơng vận tải đƣợc quyết tốn hồn tồn; dự án Phát triển cơ sở hạ tầng giao thông đồng bằng sông Cửu Long là dự án đầu tiên kết hợp 16 chủ đầu tƣ do PMU-W làm điều phối đã hoàn thành và đƣợc WB đánh giá dự án thành cơng với mơ hình quản lý mới. Với những kết quả nhƣ thế đảm bảo cho PMU-W có giá trị thƣơng hiệu tốt đối với các nhà đầu tƣ cũng nhƣ các nhà tài trợ. Đây là một lợi thế cạnh tranh của PMU-W.
2.3.8 Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc
Ở nƣớc ta hiện nay PMU-W là Ban quản lý dự án về hạ tầng giao thông đƣờng thủy duy nhất của Bộ Giao thông vận tải. Không nhƣ những PMU khác trong Bộ GTVT thực hiện các dự án chuyên ngành: đƣờng bộ, đƣờng sắt, hàng không, hàng hải quản lý các dự án cơng trình chun về cầu, đƣờng bộ, đƣờng sắt, cảng, bến .v.v. PMU-W với tính đặc thù riêng đã có kinh nghiệm quản lý nhiều loại cơng trình khác nhau: cầu, cảng, kè bảo vệ bờ, âu thuyền, nạo vét luồng, phao tiêu báo hiệu, các cơng trình chỉnh trị sơng .v.v nên PMU-W có khả năng thích ứng với các dự án chuyên ngành rất nhanh.
Với kinh nghiệm làm việc với Ngân hàng Thế giới (WB) qua các dự án: Nâng cấp hai tuyến đƣờng thủy phía Nam và cảng Cần Thơ, dự án Phát triển cơ sở hạ tầng giao thông đồng bằng sông Cửu Long (dự án WB5), dự án Phát triển cơ sở hạ tầng giao thông đồng bằng Bắc Bộ (dự án WB6), Dự án Phát triển các hành lang đƣờng thủy và Logistic khu vực phía Nam; cũng nhƣ các dự án chuyển giao công nghệ Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (Jica) tài trợ, đồng thời cũng thực hiện nhiều dự án bằng nguồn vốn trong nƣớc (trái phiếu chính phủ, BOT): dự án Nâng cấp kênh Chợ Gạo, dự án cầu Bình Lợi – Bến Súc đã đúc kết nhiều kinh nghiệm cho PMU-W thực hiện đa dạng các dự án. Đây là một lợi thế không nhỏ của PMU- W trong việc xây dựng và phát triển PMU-W sau này.
2.3.9 Hệ thống thông tin
PMU-W hoạt động theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng. Qua văn phịng và trang thơng tin nội bộ của Ban, lãnh đạo truyền thông tin điều hành đến các phòng chức năng và các phịng phối hợp có liên quan tùy vào nhiệm vụ cụ thể của từng phịng. Thơng tin đƣợc truyền tải qua trang thơng tin nội bộ là một bƣớc cải thiện đáng kể của PMU-W trong việc áp dụng khoa học cơng nghệ vào quản lý thơng tin. Nó giúp cho từng cán bộ, nhân viên cũng nhƣ quản lý các cấp có thơng tin chính xác và kịp thời xử lý đảm bảo công việc thông suốt và hiệu quả. Tuy nhiên đó chỉ là thơng tin điều hành sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày phục vụ cho việc giám sát hoạt động của PMU-W.
Để có đƣợc một hệ thống thông tin tốt PMU-W cần phải xây dựng thêm hệ thống thông tin chiến thuật, thơng tin chiến lƣợc phục vụ cho các chính sách ngắn hạn cũng nhƣ dài hạn cho các nhà quản lý có đầy đủ thơng tin dự báo tƣơng lai. Ngoài ra cũng cần có hệ thống thơng tin tình báo, hệ thống thống kê hỗ trợ cho việc nghiên cứu và ra quyết định. Về mặt này, hiện nay PMU-W làm chƣa tốt. Để đảm bảo cung cấp cho các nhà quản lý những thơng tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của mơi trƣờng bên ngồi cần có các phƣơng pháp thống kê và
các mơ hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn. Tình trạng hiện nay tại PMU-W các thơng tin này chủ yếu đƣợc nhà quản lý cấp cao tiếp nhận và xử lý thông qua kinh nghiệm. Điều này là một mặt hạn chế của PMU-W.
2.3.10 Hoạt động quản trị
Hoạt động quản trị của PMU-W thực hiện rất tốt, điều này nó khẳng định qua kết quả hoạt động của Ban trong những năm qua. Hoạt động quản trị phải thực hiện năm nhiệm vụ cơ bản: hoạch định, tổ chức, bố trí, lãnh đạo động viên và kiểm sốt để bộ máy PMU-W hoạt động hiệu quả cao, hoàn các dự án đúng tiến độ, chất lƣợng, an tồn và chi phí hợp lý. Với vai trị quản lý thực hiện các dự án từ khâu chuẩn bị dự án đến bàn giao đƣa vào sử dụng và quyết toán dự án, hàng năm PMU- W đã lên một kế hoạch cụ thể thực hiện từng hạng mục, cơng trình của dự án. Dựa trên nguồn tài ngun về nhân lực hiện có đã phân cơng từng công việc cụ thể cho từng cá nhân từng phòng để thực hiện thông qua bảng phân công công việc cho từng cá nhân và chức năng nhiệm vụ của từng phòng. Cụ thể phòng Kinh tế Kế hoạch xây dựng kế hoạch thực thi các gói thầu, thực hiện cơng tác đấu thầu, các phòng Dự án quản lý thực thi các gói thầu đó, phịng Kỹ thuật Thẩm định kiểm soát về chất lƣợng và phịng Tài chính Kế tốn kiểm sốt về chi phí. Trong q trình thực hiện ln đƣợc sự quan tâm động viên của lãnh đạo, đồng thời giám sát chặt chẻ kịp thời chỉ đạo, giải quyết những vƣớng mắc trong q trình thực thi.
Ngồi quản trị thực hiện dự án, PMU-W còn quản trị ở hai nguồn tài ngun chính có ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động của PMU-W đó là quản trị về tài chính và quản trị nguồn nhân lực.
PMU-W ý thức đƣợc phát triển nguồn nhân lực chất lƣợng cao và nguồn tài chính ổn định là quyết định sự thành công của Ban trong suốt quá trình hình thành và phát triển. Vì vậy PMU-W đã lên một kế hoạch nhân sự đảm bảo sự kế thừa và tạo môi trƣờng phát triển cho từng nhân viên. Những lớp học nâng cao trình độ
chun mơn, trình độ quản lý đã đƣợc lãnh đạo quan tâm và tổ chức đều đặng hàng năm nhƣ: lớp quản lý tài chính, quản lý mơi trƣờng, cập nhật những quy định pháp luật hiện hành cho các chuyên viên, lớp giám đốc quản lý dự án, giám đốc quản lý tài chính .v.v. cho các quản lý cấp trung.
Việc chăm lo đời sống, quan tâm đến nhân viên, giáo dục tinh thần đoàn kết đƣợc thực hiện tốt. Bên cạnh đó một kế hoạch ngân sách để chi trả lƣơng cho nhân viên cũng đƣợc xây dựng cụ thể hàng năm và đƣợc đảm bảo bằng nguồn chi phí của quản lý dự án.
Chính vì thế mà trong suốt quá trình hình thành và phát triển của PMU-W, đến nay Ban vẫn giữ vững nguồn nhân lực dồi dào góp phần thực hiện tốt trong cơng tác quản lý dự án. Có thể nói hiện nay cơng tác quản trị là một thế mạnh của PMU-W.
Bảng 2. 9: Ma trân đánh giá các yếu tố bên trong (IFE)
STT Các yếu tố bên trong
Mức độ quan trọng Phân loại Số điểm quan trọng 1 Chất lƣợng đội ngũ quản trị và cán bộ nhân viên khá tốt 0,16 3 0.48
2 Cơ cấu tổ chức chƣa hiệu quả 0,08 1 0.08
3 Khả năng tài chính và cơ sở vật chất tốt 0,12 4 0.48 4 Nghiên cứu phát triển thị trƣờng (R&D)
chƣa đƣợc quan tâm đúng mức 0,08 1 0.08
5 Quy trình quản lý chất lƣợng chƣa đƣợc
chú trọng cải tiến 0,08 1 0.08
6 Cơng tác marketing cịn yếu 0,06 1 0.06
7 Uy tín thƣơng hiệu của PMU-W rất tốt 0,10 4 0.4
8 Kỹ năng và kinh nghiệm tốt 0,12 4 0.48
9 Hệ thống thông tin chƣa hiệu quả 0,08 1 0.08
10 Năng lực quản trị khá tốt 0,12 3 0.36
Nhận xét:
Phân tích Ma trận IFE ta thấy PMU-W đạt số điểm trung bình 2,58 (so với điểm trung bình là 2,5) chứng tỏ PMU-W có mơi trƣờng nội bộ khá với những điểm mạnh nhƣ: chất lƣợng đội ngũ quản trị và cán bộ nhân viên, khả năng tài chính và cơ sở vật chất, uy tín thƣơng hiệu, kỹ năng và kinh nghiệm, năng lực quản trị. Các điểm yếu cần khắc phục: cơ cấu tổ chức, nghiên cứu và phát triển thị trƣờng, quy