2. Mơ hình cơ cấu tổ chức của nhà hàng
2.2. Cơ cấu tổ chức các bộ phận trong nhà hàng
2.2.4. Cơ cấu tổ chức của bộ phận tiệc
* Hướng dẫn các tiêu chí cần tìm hiểu:
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận phục vụ tiệc + Vẽ sơ đồ
+ Nêu tên cụ thể từng chức danh
- Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh
- Nhận xét sơ bộ về cơ cấu tổ chức bộ phận phục vụ tiệc
* Đưa ví dụ cụ thể:
Hình 1.4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận tiệc
a. Quản lý bộ phận tiệc
- Nhận đặt tiệc
- Lập kế hoạch tổ chức và phục vụ tiệc
- Phân công công việc cho các vị trí của bộ phận tiệc. - Chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng.
- Phối hợp với các bộ phận, chịu trách nhiệm về các công tác tổ chức tiệc. - Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức tiệc
b. Giám sát viên
- Điều hành toàn bộ hoạt động của sảnh tiệc.
- Chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động của tiệc. - Kiểm tra việc đặt bàn và bày trí tiệc.
- Kiểm tra mọi hoạt động của nhân viên, chất lượng phục vụ, chất lượng vệ sinh, số lượng chất lượng công cụ, dụng cụ, trang thiết bị phục vụ tiệc theo tiêu chuẩn của nhà hàng.
- Kiểm tra kỹ năng nghiệp vụ, thái độ, tác phong của nhân viên làm thêm giờ (nếu có).
- Quản lý nhân viên và chịu trách nhiệm quản lý các tài sản của tiệc.
- Đưa ra các quy trình quản lý thơng minh và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên phục vụ hội nghị, tiệc.
- Xử lý các khiếu nại của khách hàng.
- Kết hợp với giám sát nhà hàng, nhân viên nhà hàng…phục vụ tiệc. - Phối hợp với các bộ phận, chịu trách nhiệm về các công tác tổ chức tiệc. - Thực hiện các công việc khác do quản lý nhà hàng giao phó.
c. Nhân viên đón tiếp
Vai trị của nhân viên đón tiếp là chú ý tới nhu cầu của khách, đặc biệt là khi khách vừa vào nhà hàng. Nhân viên đón tiếp phải “Tiếp đón - chào hỏi - mời khách ngồi vào bàn”. Ngoài ra, nhân viên đón tiếp cịn tham gia vào cơng việc chuẩn bị trước giờ ăn và thu dọn sau khi khách ăn xong. Nhân viên đón tiếp thường đứng ở vị trí cửa phịng tiệc, trang phục chỉnh tề, dáng mạo ngay ngắn, thái độ văn minh lịch sự, nhiệt tình đón mời khách vào phịng ăn.
Nhân viên đón tiếp phải nắm chắc tình hình đặt tiệc dẫn khách vào đúng vị trí hợp lý theo yêu cầu của chủ tiệc.
Thông thường, nhân viên đón tiếp là đầu mối giao tiếp cuối cùng với khách hàng, đó chính là cơ hội “bán hàng”.
Nhân viên đón tiếp chịu trách nhiệm tiễn khách khi bữa tiệc kết thúc.
d. Nhân viên pha chế đồ uống
- Nắm vững công thức pha chế các loại cocktail và đồ uống khác - Thực hiện pha chế đúng quy trình, thao tác đúng kỹ thuật - Đảm bảo vệ sinh trước, trong và sau quá trình pha chế - Sẵn sàng tiếp thu mọi ý kiến của khách
- Pha chế đúng chất lượng, số lượng và định lượng theo quy định
e. Nhân viên phục vụ tiệc
- Chấp hành sự phân cơng cơng việc và hồn thành tốt các công việc vệ
sinh và chuẩn bị thu dọn trước và sau bữa tiệc.
- Phục vụ khách ăn tiệc với chất lượng tốt, đúng theo trình tự thao tác kỹ thuật với thái độ nhiệt tình chu đáo.
- Xử lý và giải quyết tốt các tình huống yêu cầu và ý kiến của khách trong bữa tiệc.
31 Quản lý quầy bar
- Quản lý và giữ gìn tài sản và các trang thiết bị dụng cụ trong phòng tiệc.
- Thực hiện nội quy, quy chế của nhà hàng khách sạn, tích cực nâng cao
trình độ tay nghề và kỹ năng phục vụ.
- Hồn thành các cơng việc do cấp trên giao cho.
f. Nhân viên phụ việc
Nhân viên phụ việc là người mới ra nhập vào đội ngũ phục vụ ăn uống, có khả năng và mong muốn làm nghề phục vụ ăn uống.
Trong q trình phục vụ phải nhanh chóng tiếp thu, học hỏi kinh nghiệm, phụ giúp nhân viên phục vụ một số công việc nhất định như chuẩn bị dụng cụ phục vụ ăn uống, thu dọn...
g. Nhân viên thu ngân
Nhân viên thu ngân là người lên hoá đơn và thu tiền thanh tốn của khách. Cơng việc cụ thể như sau:
- Nhập dữ liệu vào trong máy tính hoặc ghi hố đơn thanh tốn cho khách.
- Hàng ngày nộp tiền và báo cáo doanh thu ăn uống trong ngày cho bộ
phận kế toán.
- Tuân thủ mọi nội quy, quy định của nhà hàng khách sạn, hồn thành tốt các cơng việc được giao.
=> Nhìn vào sơ đồ tổ chức của bộ phận tiệc, các vị trí làm việc bố trí tương đối hợp lý, thuận lợi cho công tác phục vụ tiệc.