ĐIỀU KHIỂN Dự TRỮ
6.1. KHÁI NIỆM CHUNG
Trong thực tế, để tồn tại và hoạt động được, tất cả các xí nghiệp thuộc mọi ngành kinh tế đều cần cĩ dự trữ. Các xí nghiệp cơng nghiệp muốn sản xuất được đều đặn và liên tục’phải dự trữ trong kho của nĩ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và tất cả các phương tiện phục vụ cho quá trình sản xuất như máy mĩc, thiết bị thay thế, phương tiện vận chuyển, tiền mặt, sức lao động... Trong nơng nghiệp, các hợp tác xã phải dự trữ phân bĩn, thuốc trừ sâu, giống và các phương tiện khác... Đối với một cửa hàng thương nghiệp phải dự trữ hàng hố để phục vụ cho yêu cầu tiêu dùng của nhân dân. Đối với các tổ chức khơng sản xuất ra của cải vật chất, ta cĩ thể xem dự trữ là tất cả mọi phương tiện hiện cĩ như lượng sách trong thư viện, sơ giường bệnh trong một bệnh viện...
Cĩ nhiều nguyên nhân đưa các tổ chức đến việc tạo ra dự trữ. Trong thực tế, việc tạo ra một lượng dự trữ nhất định là cần thiết nếu tồn tại một trong những yếu tố sau:
- Cĩ sự biến động trong nhu cầu.
- Cĩ sự biến động trong thời gian vận chuyển - Cĩ sự biến động trong nhịp độ sản xuất - Cĩ sự biến động về số lượng lao động
- Cĩ những chi phí liên quan đến việc thiếu hụt hàng hố và vận chuyển chậm trễ...
Trong phần lớn các trường hợp thực tế, ta thấy cĩ sự tồn tại đồng thịi của các yếu tố trên. Do đĩ rõ ràng là rát ít xí nghiệp cĩ thể hoạt động được mà khơng cần đến dự trữ.
Việc tạo ra một lượng dự trữ nhất định khơng nhằm mục đích nào khác hơn là để đạt được hiệu quả kinh tế cao. Chẳng hạn đơi vởi một xí nghiệp cơng nghiệp, việc dự trữ đầy đủ nguyên liệu, bán thành phẩm và các phương tiện phục vụ khác sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, nhờ đĩ nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm và như vậy là làm tăng lợi nhuận cho xí nghiệp. Trong điều kiện thực tế việc tạo ra một lượng dự trữ nhất định là vơ cùng quan trọng đối với mọi ngành hoạt động: Nếu như trong một số trưịng hợp, sự thiếu dự trữ đưa lại những thiệt hại khơng đáng kể, thì trong những trường hợp khác nĩ lại mang đến những hậu quả khơng thể lường trước được (chẳng hạn hết xăng dự trữ khi máy bay đang bay, hết thuốc dự trữ để cấp cứu bệnh nhận,...). Nĩi như vậy khơng cĩ nghĩa là dự trữ càng nhiều càng tốt. Đối với mọi ngành, việc tạo ra một lượng dự trữ quá lởn hay quá nhỏ, cũng đều mang lại những thiệt hại về kinh tế. Nếu lượng dự trữ quá lởn thì sẽ cĩ một sơ lượng lớn hàng hố và phương tiện khơng được sử dụng và như vậy một sơ lượng vơn lớn khơng được luân chuyển do đã đầu tư vào dự trữ. Ngồi ra để tạo ra dự trữ, người ta phải xây dựng những kho
chúa và các phương tiện bảo quản. Từ đĩ sinh ra những chi phí đáng kể cho việc bảo quản hàng dự trữ. Nếu như thêm vào đĩ, các hàng hố này lại bị giảm phẩm chất theo thời gian (thực phẩm, thuốc men và tất cả các loại hàng hố chịu sự hao mịn vơ hình và hữu hình) thì sự thiệt hại cịn được thể hiện thêm ở sự hao hụt giá trị của hàng dự trữ nữa.
Những nhận xét trên đây cho ta thấy sự cần thiết phải tính tốn số lượng dự trữ một cách hợp lý và việc giải quyết khơng thể chỉ dựa trên những nhận xét về mặt chất mà phải là những phương pháp tính tốn về mặt lượng. Những phương pháp này dựa trên lý thuyết tốn học về điều khiển dự trữ trên cơ sỏ những quy luật thực tê của nhu cầu cũng như các quá trình ngẫu nhiên khác tồn tại trong hoạt động của hệ thống kho.
Nghiên cứu dự trữ trong các ngành kinh tế khác nhau ta thấy mặc dầu khái niệm này rất đa dạng và rất khác nhau về mặt hình thức, song chúng lại cĩ nhiều điểm giống nhau vê' mặt nội dung tốn học. Nếu bỏ qua những tính chất vật lý của dự trữ và xét vấn đề trên giác độ hoạt động của kho, thì trong nhiều trường hợp các quy luật cung cầu đều cĩ thể biểu diễn bằng những mơ hình tốn học giống nhau. Những mơ hình này biểu diễn hoạt động của kho và trong đĩ ta cĩ thể nĩi đến tổng chi phí điều khiển dự trữ nhằm thoả mãn một mục tiêu xác định nào đĩ. Lý thuyết điều khiển dự trữ chủ trương xây dựng các mơ hình tốn học cho hệ thống kho, nhằm mục đích nhờ nĩ tìm ra một chiến lược hoạt động cĩ thể chấp nhận được cho kho đĩ và thỏa mãn mục tiêu đã đề ra. Thường thì người ta tìm ra
một chiến lược hoạt động đảm bảo lợi nhuận nhiều nhất cĩ thể thu được hoặc cực tiểu các chi phí cĩ thể cĩ.
Trong bất kỳ chiến lược hoạt động nào của hệ thống kho cũng phải cĩ lời giải đáp cho hai câu hỏi: khi nào thì cần bổ sung dự trữ và bổ sung với khối lượng là bao nhiêu? Trong tất cả các bài tốn dự trữ mà chúng ta sẽ xét sau này đểu nhằm mục đích tìm lời giải cho hai câu hỏi trên vởi những giả thiết khác nhau về qui luật của nhu cầu, của thịi gian vận chuyển dự trữ và tính chất của các loại chi phí. Một chiến lược hoạt động bao gồm lời giải đáp cho hai- câu hỏi trên, đồng thời cực đại lợi nhuận hay cực tiểu chi phí được gọi là một chiến lược tối ưu. Đơi khi trong các bài tốn điều khiển dự trữ, người ta khơng đặt ra mục tiêu cực đại lợi nhuận hay cực tiểu chi phí, mà tìm ra một chiến lược tối ưu trên giác độ nâng cao tính ổn định của kho, sự nhậy bén trong phản ứng của hệ thơng kho đơi với các biến động ngẫu nhiên của nhu cầu hoặc của thời gian vận chuyển dự trữ.
Tĩm lại, ta cĩ thể kết luận nội dung cơ bản của lý thuyết điều khiển dự trữ là sự áp dụng các phương pháp tốn học để tìm ra những chiến lược hoạt động của hệ thống kho.
Bầy giờ ta xét đến các loại chi phí sử dụng trong việc xây dựng mơ hình hoạt động cho một hệ thống kho. Tổng chi phí tạo ra dự trữ cĩ thể bao gồm những loại chi phí sau đây: