2.1.4. Các phòng ban, bộ phận chức năng của QSR
Khối vận hành nhà hàng (OPS)
Có nhiệm vụ trong việc đảm bảo quy trình vận hành của các nhà hàng trong chuỗi được diễn ra trơn tru, xây dựng và phát triển các tiêu chuẩn hóa trong hoạt động nhà hàng đảm bảo các tiêu chuẩn cao về sự sạch sẽ, tươi mới, khả năng tồn hàng và dịch vụ khách hàng xuyên suốt của các cửa hàng, đúng theo tiêu chuẩn được đề ra từ các công ty nhượng quyền. Xây dựng kế hoạch bán hàng, đưa ra dự báo cho mục tiêu hoạt động kinh doanh tổ chức, thực hiện các chiến lược phát triển kinh doanh, quảng bá thương hiệu nhằm đem lại doanh thu lợi nhuận cho công ty. Tổ chức, quản lí cho nhân viên cửa hàng, đề xuất các chương trình đào tạo khi cần thiết và tập trung phát triển các cửa hàng mới, hoặc nhãn hàng mới, phát triển hệ thống quản lí rủi ro và các mối quan hệ công chúng để đẩy mạnh hình ảnh cơng ty, đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ các quy định Pháp luật Nhà nước về ATVSTP.
Khối hỗ trợ (RSC)
Bao gồm các bộ phận hành chính nhân sự (phịng tuyển dụng, C&B, admin), bộ phận SCM, Project, IT, Training, Marketing, IT, R&D, QA & QC, Bộ phận kế toán, Kiểm sốt nội bộ, pháp chế, phân tích kinh doanh… sẽ có nhiệm vụ riêng lẻ của từng phịng theo đúng chức năng bộ phận của mình để đảm bảo triển khai những quy định nội bộ, quản lý những hoạt động trong phạm vi công ty nhằm mục tiêu chung hỗ trợ cho khối vận hành nhà hàng hoạt động có hiệu quả mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty.
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của các nhãn hàng thuộc công ty QSR ĐVT: tỷ đồng ĐVT: tỷ đồng
2016 2017 2018
The Pizza Company 297 410 640
Tỷ lệ % trong tổng doanh thu 61,36% 59,19% 52,61% DQ - Grill & Chill 96 118 162
Tỷ lệ % trong tổng doanh thu 19,83% 17,03% 13,32% Swensen's 40 43 64
Tỷ lệ % trong tổng doanh thu 8,26% 6,21% 5,26% Bdubs 51 65,7 86
Tỷ lệ % trong tổng doanh thu 10,54% 9,48% 7,07% Aka House 56 220
Tỷ lệ % trong tổng doanh thu 8,08% 18,08% Holy Crab 30
Tỷ lệ % trong tổng doanh thu 2,47% Chang Thai 14,5
Tỷ lệ % trong tổng doanh thu 1,19% Tổng doanh thu 484 692,7 1216,5
(Nguồn: Báo cáo của công ty QSR 2016 – 2018)
Theo bảng trên ta có thể thấy được tình hình doanh thu của các nhãn hàng thuộc công ty qua mỗi năm đều có sự tăng trưởng đóng góp vào hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt trong năm 2018 với các nhãn hàng được mở thêm, tăng trưởng thêm số lượng các nhà hàng của các nhãn hàng hiện có tổng doanh thu của năm 2018 đạt mức 1.216,5 tỷ đồng. Trong đó 2 nhãn hàng The Pizza Company và Aka House chiếm tỷ trọng cao nhất trong doanh thu của công ty, The Pizza Company với 63 nhà hàng trên toàn Việt Nam tại thời điểm cuối năm 2018 đạt mức 640 tỷ đồng chiếm 52,61% và Aka House với số lượng nhà hàng là 22 đạt 220 tỷ đồng chiếm 18,08%.
Ta có thể thấy được doanh thu của của công ty qua các năm đều liên tục tăng cao, đặc biệt là giai đoạn từ 2017 - 2018 đạt mức nhảy vọt là trên 45%. Trong đó có thể thấy rằng tỷ trọng đóng góp về mặt doanh thu của thương hiệu “The Pizza Company” chiếm phần chủ yếu. Cụ thể, tỷ trọng đóng góp của The Pizza Company ln chiếm tỷ lệ trên 50%, như năm 2018 đạt tỷ lệ 52,61% trên tổng doanh thu của công ty.
2.2. Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty QSR
2.2.1. Cấu trúc chuỗi cung ứng của cơng ty QSR
Hình 2.2. Mơ hình chuỗi cung ứng cơng ty QSR
(Nguồn: Phịng kiểm tốn nội bộ cơng ty)
Chuỗi cung ứng được hình thành từ đầu vào cho đến đầu ra của sản phẩm, bắt đầu từ phòng SCM mua hàng từ nhà cung cấp nguyên vật liệu, đảm bào hàng hóa được đưa đến nhà hàng đầy đủ, đúng tiêu chuẩn chất lượng để nhà hàng hoạt động, từ đó nhà hàng sẽ làm ra các sản phẩm dịch vụ để đưa đến cho khách hàng.
2.2.2. Cơ cấu và chức năng của bộ phận SCM cơng ty QSR
Hình 2.3. Cơ cấu tổjchức bộ phận SCM cơng ty QSR
(Nguồn: Phịng Admin)
Chức năng của từng team trong bộ phận SCM
- Sourcing Team: Tìm kiếm nguồn hàng mới và nhà cung cấp mới, thương lượng
các điềujkhoản trong hợp đồng đầu tiên với nhà cung cấp, hoàn tất chứng từ để tạo Vendor Code & Item Code trên hệ thống, thông báo thông tin tiêu chuẩn, các hồ sơ công bố, chứng nhận chất lượng về sản phẩm cho Procurement Team và Warehouse & Logistics Team để thực hiện đơn hàng.
- Procurement & Planning Team: Xử lý đơn hàng do nhà cung cấp trongjnước
giao đến nhà hàng và kho, đặt hàng và theo dõi đơn hàng nhập khẩu từ nhà cung cấp nướcjngoài, đánh giá & thương lượng với nhà cung cấp khi tái ký hợp đồng, hồn tất chứng từ và hóa đơn để thanh tốnjcho nhà cung cấp
- Warehouse & Logistics Team: Xử lý đơn hàng do nhà cung cấp trong nước và
hóa tại kho, thực hiện giao hàng từ kho đến nhà hàng trong TP.HCM và ở các tỉnh, sắp xếp lịch vận chuyển với kho & bên dịch vụ vận tải.
2.2.3. Thực trạng các hoạt động trong chuỗi cung ứng tại QSR
2.2.3.1. Lập kế hoạch
Lập kếjhoạch cho chuỗi cung ứng của QSR gồm kế hoạch đặt hàng mua nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, cơng cụ dụng cụ, …vào một kế hoạch tổng thể để dự báo mua hàng do Planning thực hiện bằng file Excel nhằm đảm bảo sự vận hành đồng bộ xuyên suốt cho chuỗi cung ứng.
Việc lập kế hoạch chủ yếu căn cứ vào kế hoạch và chiến lược từ bộ phận điều hành nhà hàng (OPS) và Marketing. Mỗi nhãn hàng thương hiệu đều có người phụ trách Marketing riêng biệt nên kế hoạch Marketing và cách làm cũng khác nhau, do đó cũng phải lập kế hoạch cung ứng riêng cho từng nhãn hàng khác nhau.
Thông tin cho việc lập kế hoạch thông qua các dữ liệu: dữ liệu thống kê số lượng sử dụng trong một tháng, báo cáo hủy hàng hóa của nhà hàng, kế hoạch bán hàng và số lượng dự báo sử dụng hàng hóa trong tương lai của OPS. Hiện tại, kế hoạch thực hiện theo nguyên tắc dự báo 3 tháng 1 lần, cụ thể tháng 1 sẽ lập kế hoạch cho tháng 2-3-4, tháng 2 sẽ lập kế hoạch cho tháng 5 và điều chỉnh kế hoạch của tháng 3 và tháng 4, trong tháng có phát sinh sẽ điều chỉnh ngay kế hoạch chojphù hợp với nhu cầu.
Do mỗi nhà cungjcấp có những yêu cầu thời gian đặt hàng, số lượngjđặt hàng tối thiểu khác nhau nên việc lên kế hoạch phải được chính xác để hàng về đủ số lượng mức tồn kho nhất định tránh bị tồn quá mức, đặc biệt là các mặt hàng nhập khẩu về.
Công ty bước đầu đã chủ động trong công tácjdự báo, lập kế hoạch về nhu cầu để đặt hàng, điều này góp phần rất lớn cho hoạt độngjmua hàng nhằm chủ động cung
ứng sản phẩm và giảm thiểu chijphí tồn kho. Tuy nhiên hiện tượng đứt hàng vẫn xảy ra do số liệu thu thập cịn thiếu chính xác hoặc có những đơn hàng phát sinh từ các nhà hàng mới mở cửa, vẫn chưa ổn định doanh thu nên việc tồn kho và gửi đơn hàng khơng chính xác, thường xun gửi đơn hàng bổ sung dẫn đến kế hoạch bị sai lệch.
Hoạt độngjđi đầu trong hoạt động quảnjtrị chuỗi cungjứng của cơng ty làjhoạt động dự báo vì nó sẽ kéo theo ảnh hưởng cho các hoạt động khác như hoạtjđộng mua hàng, hoạt động kinh doanh, hoạt động giao hàng… nếu thực hiện tốt cơng việc này thì các hoạt động khác sẽ diễn ra trôi chảy hơn. Nhưng phần này công ty thực hiện vẫn chưa chính xác lắm dẫn đến nhiều hệ lụy ví dụ như hàng nhập kho quá nhiều mà không sử dụng hết phải hủy hàng hết hạn sử dụng, vừa tốn chi phí mua hàng, tốn chi phí hủy hàng và tốn chi phí lưu kho.
Hình 2.4. Quy trình lên kế hoạch của QSR
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
2.2.3.2. Tìm nguồn cung cấp
Các doanhjnghiệp ngày nay đều hướng tới mục tiêu “Tối đa hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí” do đó việc tìm kiếm nguồnjngun vật liệu, lựa chọn nhà cungjcấp phù hợp, đáp ứng được nhu cầu củajcông ty, giá thấp và dịch vụ khách hàng tốt là tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhàjcung cấp.
Công ty QSR đã lập riêng một team trong bộ phận SCM chuyên đi tìm nhà cung cấp là team Sourcing. Sau khi bộ phận R&D nghiên cứu phát triểnjsản phẩm mới và được Ban giám đốc phê duyệt, R&D thực hiện gửi yêu cầu loại nguyên vật liệu/vật liệu/sản phẩm/máy móc thiết bị cho bộ phận SCM cụ thể là team Sourcing để thực hiện tìm kiếm, lựa chọn nhàjcung cấp phù hợp. Căn cứ vào đề xuất của R&D, Sourcing sẽ thực hiện tìm kiếm, khi đã tìm được nguồn phù hợp sẽ gửi mẫu cho R&D kiểm tra xem đúng nhu cầu đã đề xuất và tiến đến duyệt mẫu, Sourcing phải yêu cầu nhàjcung cấp đưa đầy đủ hồ sơ chất lượng (hồ sơ công bố, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy đăng ký chất lượngjsản phẩm…) nếu NCC khơng đáp ứng được u cầu thì khơng chọn NCC này.
Khi đã được R&D duyệt mẫu của các NCC, Sourcing tiến hành lập báo cáo đánh giá lựa chọn NCCjtheo mẫu đánh giá lựa chọn NCC và trình lên Ban giám đốc phê duyệt. dựa theo báo cáo từ Sourcing Ban Giám đốc xét chọn NCC phù hợp với tiêu chí của công ty. Trong trường hợp những nhà cung cấp chiến lược và có mức tiêu thụ lớn thì cần QA tiến hành thẩm định nhà xưởng , quy trình sản xuất và đóng gói hàng hóa. QA cũng sẽ kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ chất lượng của NCC, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không phù hợp, QA yêu cầu Sourcing làm việc lại với NCC để cung cấp thêm hồ sơ hoặc lựa chọn NCC khác có hồ sơ đăng ký đầy đủ phù hợp với hoạt độngjkinh doanh của công ty.
Sourcing tiến hành thương lượng các điều khoản như giao hàng, thời hạn thanh tốn, hạn mức tín dụng, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)… và các điều khoản cần thiết trong hợp đồng sau khi đã được duyệt mẫu, duyệt hồ sơ chất lượng và báo cáo đánh giá NCC được Ban Giám đốc phê duyệt. Hợp đồng nguyên tắc/hợp đồng kinh tế sẽ thơng qua phịng Legal thẩm định đạt thì mới tiến hành ký kết.
Hình 2.5. Quy trình tìm nguồn cung cấp của QSR
(Nguồn: phịng kiểm sốt nội bộ cơng ty)
Bƣớc Lƣu đồ Nội dung
1 Căn cứ kết quả nghiên cứu sản phẩm, R&D sẽ đề xuất loại nguyên liệu, sản phẩm, máy móc thiết bị, quy cách cần mua
2
Căn cứ đề xuất từ R&D, SCM thực hiện tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp (12 ngày)
SCM yêu cầu NCC cung cấp đủ hồ sơ chất lượng
Gửi mẫu cho R&D kiểm tra xem đúng nhu cầu như đã đề xuất để thực hiện duyệt mẫu
3 R&D nhận mẫu và duyệt mẫu trong 7 ngày, nếu đạt yêu cầu R&D ký duyệt mẫu
4 SCM làm mẫu đánh giá NCC theo biểu mẫu (có kèm list so sánh
giá)
5
Ban Giám Đốc kiểm tra báo cáo đánh giá của SCM để xét chọn NCC phù hợp (1 ngày)
6
QA kiểm tra hồ sơ chất lượng từ NCC gửi qua (3 ngày) QA tiến hành thẩm tra nhà xưởng sản xuất, dây chuyền sản xuất, đóng gói … (3 ngày)
QA lập báo cáo
7
Căn cứ duyệt mẫu, duyệt NCC và hồ sô chất lượng đạt yêu cầu, SCM tiến hành ký hợp đồng nguyên tắc với đầy đủ hồ sơ về quy trình sản xuất, công bố sản phẩm (5 ngày)
SCM yêu cầu NCC cung cấp mẫu hồn chỉnh (gồm đầy đủ thơng tin hàng hóa khi nhập vào kho) và gửi tới R&D để cập nhật tiêu chuẩn nhận hàng.
Đề xuất nguyên liệu, quy cách
Tìm kiếm NCC và gửi mẫu cho R&D
Duyệt mẫu
Lập so sánh
Duyệt NCC
Thẩm tra dây chuyền sản xuất, hồ sơ chất lượng Ký hợp đồng NO YES YES NO NO
2.2.3.3. Hoạt độngjmua hàng, cung ứng nguyên vật liệu
Khi đã tìm kiếm, lựa chọnjnhà cung cấp thì việc đặt đơn hàng, theo dõijtiến độ giao hàng, đánh giá chất lượng, thanh toán chojnhà cung cấp cũng là một khâu quan trọngjtrong chuỗi cung ứng. Chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí kinhjdoanh của công ty, các yếu tố đầu vào trong hoạt động chuỗi cung ứng của QSR bao gồm: nguyên vậtjliệu, máy móc thiết bị, cơng cụjdụng cụ, các sản phẩm phục vụ cho việc kinh doanh (standee, background, các vật phẩm tặng theo các chương trình khuyến mãi…). Phần này sẽ do team Procurement tiến hành thực hiện.
Khi hợp đồng được ký kết, team Sourcing sẽ scan toàn bộ hồ sơ chứng từ để yêu cầu FIN tạo mã NCC, mã sản phẩm, tên sản phẩm và giá trên hệ thống và chuyển tiếp các thông tin này đến team Procurement để tiến hành đặt hàng với NCC.
Dựa theo kế hoạch mua hàng và yêu cầu mua hàng được nhà hàng lập trên hệ thống, Procurement sẽ lập PO có ngày giao hàng, số lượng hàng hóa, giá, thơng tin xuất hóa đơn .., tùy theo mức giá trị của PO mà sẽ được duyệt bởi các cấp giám sát, trưởng phòng, ban giám đốc. Khi PO được duyệt. Procurement gửi đơn hàng tới NCC và NCC phải phản hồi lại ngày giao hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, quy cách sản phẩm … để Procurement gửi thông tin đến cho kho nếu là hàng nhập kho hoặc nhà hàng nếu là hàng giao trực tiếp đến nhà hàng.
NCC giao trực tiếp đến nhà hàng, quản lý nhà hàng kiểm tra hàng hóa về số lượng, đúng theo đề xuất và chất lượng theo đúng hướng dẫn từ R&D và SCM hoặc theo đúng tiêu chuẩn mà công ty quy định thì nhập kho và làm phiếu nhận hàng trên hệ thống để Procurement đối chiếu.
NCC giao hàng đến kho, kho căn cứ vào thông tin đơn hàng từ Procurement gửi, kiểm tra số lượng và quy cách, hàng hóa đúng số lượng và quy cách,nhận hàng vào kho và lập phiếu nhận hàng theo quy định.
Trong trường hợp hàng không đúng quy cách, hạn sử dụng, bên nhận hàng (nhà hàng hoặc kho) không nhận hàng, trả lại cho NCC và thông báo với Procurement để Procurement yêu cầu NCC giao hàng lại theo đúng quy định.
Sau khi giao hàng xong Procurement tập hợp chứng từ nhà hàng gửi lên, kiểm tra, đối chiếu với NCC và chuyển hồ sơ tới FIN để thanh toán cho NCC theo thời hạn thanh tốn được ký kết trong hợp đồng.
Hình 2.6. Quy trình mua hàng của QSR
(Nguồn: phịng kiểm sốt nội bộ cơng ty)
Bƣớc Lƣu đồ Nội dung
1
FIN cập nhật thông tin lên hệ thống
R&D căn cứ vào tiêu chuẩn sản phẩm để cung cấp quy định nhận hàng cho nhà hàng
2 SCM lập đơn đặt hàng theo yêu cầu từ nhà hàng hoặc kế hoạch đặt
hàng và duyệt theo phân quyền
3 SCM gửi đơn hàng tới NCC và thông báo thời gian giao hàng tới
bên thứ 3 (kho thuê ngoài) hoặc nhà hàng
4
Nhà hàng kiểm tra nhận hàng theo đúng hướng dẫn/tiêu chuẩn của công ty quy định và ký xác nhận phiếu giao hàng
-> nhập hàng lên hệ thống -> chuyển hóa đơn/phiếu giao hàng tới SCM
Bên thứ 3 kiểm tra hàng theo đúng quy định trong đơn đặt hàng và thông tin SCM gửi tới đề nhận hàng vào kho
5 SCM tổng hợp đối chiếu với hóa đơn NCC gửi
Căn cứ vào hợp đồng nguyên tắc FIN tiến hành thanh toán - Cập nhật thông tin - Quy định nhận Lập đơn đặt hàng Đặt hàng với NCC Nhà hàng/kho nhận hàng Thanh toán
2.2.3.4. Tồn kho
QSR đang thực hiện việc quản lý tồn kho trên hệ thống SAP, hệ thống sẽ tự động tính tốn số lượng tồn bằng cách lấy lượng hàng nhập trong ngày cộng với số tồn trước và trừ đi cho hàng xuất trong ngày.
Nhà hàng sẽ đếm kho vào cuối mỗi tuần và cập nhật số lượng thực tế này lên hệ thống để có thể kiểm tra xem số lượng tồn thực tế và số lượng trên hệ thống có