6. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty QSR
2.2.1. Cấu trúc chuỗi cung ứng của công ty QSR
Hình 2.2. Mơ hình chuỗi cung ứng cơng ty QSR
(Nguồn: Phịng kiểm tốn nội bộ công ty)
Chuỗi cung ứng được hình thành từ đầu vào cho đến đầu ra của sản phẩm, bắt đầu từ phòng SCM mua hàng từ nhà cung cấp nguyên vật liệu, đảm bào hàng hóa được đưa đến nhà hàng đầy đủ, đúng tiêu chuẩn chất lượng để nhà hàng hoạt động, từ đó nhà hàng sẽ làm ra các sản phẩm dịch vụ để đưa đến cho khách hàng.
2.2.2. Cơ cấu và chức năng của bộ phận SCM công ty QSR
Hình 2.3. Cơ cấu tổjchức bộ phận SCM cơng ty QSR
(Nguồn: Phòng Admin)
Chức năng của từng team trong bộ phận SCM
- Sourcing Team: Tìm kiếm nguồn hàng mới và nhà cung cấp mới, thương lượng
các điềujkhoản trong hợp đồng đầu tiên với nhà cung cấp, hoàn tất chứng từ để tạo Vendor Code & Item Code trên hệ thống, thông báo thông tin tiêu chuẩn, các hồ sơ công bố, chứng nhận chất lượng về sản phẩm cho Procurement Team và Warehouse & Logistics Team để thực hiện đơn hàng.
- Procurement & Planning Team: Xử lý đơn hàng do nhà cung cấp trongjnước
giao đến nhà hàng và kho, đặt hàng và theo dõi đơn hàng nhập khẩu từ nhà cung cấp nướcjngoài, đánh giá & thương lượng với nhà cung cấp khi tái ký hợp đồng, hồn tất chứng từ và hóa đơn để thanh tốnjcho nhà cung cấp
- Warehouse & Logistics Team: Xử lý đơn hàng do nhà cung cấp trong nước và
hóa tại kho, thực hiện giao hàng từ kho đến nhà hàng trong TP.HCM và ở các tỉnh, sắp xếp lịch vận chuyển với kho & bên dịch vụ vận tải.
2.2.3. Thực trạng các hoạt động trong chuỗi cung ứng tại QSR
2.2.3.1. Lập kế hoạch
Lập kếjhoạch cho chuỗi cung ứng của QSR gồm kế hoạch đặt hàng mua nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, cơng cụ dụng cụ, …vào một kế hoạch tổng thể để dự báo mua hàng do Planning thực hiện bằng file Excel nhằm đảm bảo sự vận hành đồng bộ xuyên suốt cho chuỗi cung ứng.
Việc lập kế hoạch chủ yếu căn cứ vào kế hoạch và chiến lược từ bộ phận điều hành nhà hàng (OPS) và Marketing. Mỗi nhãn hàng thương hiệu đều có người phụ trách Marketing riêng biệt nên kế hoạch Marketing và cách làm cũng khác nhau, do đó cũng phải lập kế hoạch cung ứng riêng cho từng nhãn hàng khác nhau.
Thông tin cho việc lập kế hoạch thông qua các dữ liệu: dữ liệu thống kê số lượng sử dụng trong một tháng, báo cáo hủy hàng hóa của nhà hàng, kế hoạch bán hàng và số lượng dự báo sử dụng hàng hóa trong tương lai của OPS. Hiện tại, kế hoạch thực hiện theo nguyên tắc dự báo 3 tháng 1 lần, cụ thể tháng 1 sẽ lập kế hoạch cho tháng 2-3-4, tháng 2 sẽ lập kế hoạch cho tháng 5 và điều chỉnh kế hoạch của tháng 3 và tháng 4, trong tháng có phát sinh sẽ điều chỉnh ngay kế hoạch chojphù hợp với nhu cầu.
Do mỗi nhà cungjcấp có những yêu cầu thời gian đặt hàng, số lượngjđặt hàng tối thiểu khác nhau nên việc lên kế hoạch phải được chính xác để hàng về đủ số lượng mức tồn kho nhất định tránh bị tồn quá mức, đặc biệt là các mặt hàng nhập khẩu về.
Công ty bước đầu đã chủ động trong công tácjdự báo, lập kế hoạch về nhu cầu để đặt hàng, điều này góp phần rất lớn cho hoạt độngjmua hàng nhằm chủ động cung
ứng sản phẩm và giảm thiểu chijphí tồn kho. Tuy nhiên hiện tượng đứt hàng vẫn xảy ra do số liệu thu thập cịn thiếu chính xác hoặc có những đơn hàng phát sinh từ các nhà hàng mới mở cửa, vẫn chưa ổn định doanh thu nên việc tồn kho và gửi đơn hàng khơng chính xác, thường xuyên gửi đơn hàng bổ sung dẫn đến kế hoạch bị sai lệch.
Hoạt độngjđi đầu trong hoạt động quảnjtrị chuỗi cungjứng của công ty làjhoạt động dự báo vì nó sẽ kéo theo ảnh hưởng cho các hoạt động khác như hoạtjđộng mua hàng, hoạt động kinh doanh, hoạt động giao hàng… nếu thực hiện tốt cơng việc này thì các hoạt động khác sẽ diễn ra trôi chảy hơn. Nhưng phần này công ty thực hiện vẫn chưa chính xác lắm dẫn đến nhiều hệ lụy ví dụ như hàng nhập kho quá nhiều mà không sử dụng hết phải hủy hàng hết hạn sử dụng, vừa tốn chi phí mua hàng, tốn chi phí hủy hàng và tốn chi phí lưu kho.
Hình 2.4. Quy trình lên kế hoạch của QSR
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
2.2.3.2. Tìm nguồn cung cấp
Các doanhjnghiệp ngày nay đều hướng tới mục tiêu “Tối đa hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí” do đó việc tìm kiếm nguồnjngun vật liệu, lựa chọn nhà cungjcấp phù hợp, đáp ứng được nhu cầu củajcông ty, giá thấp và dịch vụ khách hàng tốt là tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhàjcung cấp.
Công ty QSR đã lập riêng một team trong bộ phận SCM chuyên đi tìm nhà cung cấp là team Sourcing. Sau khi bộ phận R&D nghiên cứu phát triểnjsản phẩm mới và được Ban giám đốc phê duyệt, R&D thực hiện gửi yêu cầu loại nguyên vật liệu/vật liệu/sản phẩm/máy móc thiết bị cho bộ phận SCM cụ thể là team Sourcing để thực hiện tìm kiếm, lựa chọn nhàjcung cấp phù hợp. Căn cứ vào đề xuất của R&D, Sourcing sẽ thực hiện tìm kiếm, khi đã tìm được nguồn phù hợp sẽ gửi mẫu cho R&D kiểm tra xem đúng nhu cầu đã đề xuất và tiến đến duyệt mẫu, Sourcing phải yêu cầu nhàjcung cấp đưa đầy đủ hồ sơ chất lượng (hồ sơ công bố, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy đăng ký chất lượngjsản phẩm…) nếu NCC khơng đáp ứng được u cầu thì khơng chọn NCC này.
Khi đã được R&D duyệt mẫu của các NCC, Sourcing tiến hành lập báo cáo đánh giá lựa chọn NCCjtheo mẫu đánh giá lựa chọn NCC và trình lên Ban giám đốc phê duyệt. dựa theo báo cáo từ Sourcing Ban Giám đốc xét chọn NCC phù hợp với tiêu chí của cơng ty. Trong trường hợp những nhà cung cấp chiến lược và có mức tiêu thụ lớn thì cần QA tiến hành thẩm định nhà xưởng , quy trình sản xuất và đóng gói hàng hóa. QA cũng sẽ kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ chất lượng của NCC, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không phù hợp, QA yêu cầu Sourcing làm việc lại với NCC để cung cấp thêm hồ sơ hoặc lựa chọn NCC khác có hồ sơ đăng ký đầy đủ phù hợp với hoạt độngjkinh doanh của công ty.
Sourcing tiến hành thương lượng các điều khoản như giao hàng, thời hạn thanh tốn, hạn mức tín dụng, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)… và các điều khoản cần thiết trong hợp đồng sau khi đã được duyệt mẫu, duyệt hồ sơ chất lượng và báo cáo đánh giá NCC được Ban Giám đốc phê duyệt. Hợp đồng nguyên tắc/hợp đồng kinh tế sẽ thơng qua phịng Legal thẩm định đạt thì mới tiến hành ký kết.
Hình 2.5. Quy trình tìm nguồn cung cấp của QSR
(Nguồn: phịng kiểm sốt nội bộ cơng ty)
Bƣớc Lƣu đồ Nội dung
1 Căn cứ kết quả nghiên cứu sản phẩm, R&D sẽ đề xuất loại nguyên liệu, sản phẩm, máy móc thiết bị, quy cách cần mua
2
Căn cứ đề xuất từ R&D, SCM thực hiện tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp (12 ngày)
SCM yêu cầu NCC cung cấp đủ hồ sơ chất lượng
Gửi mẫu cho R&D kiểm tra xem đúng nhu cầu như đã đề xuất để thực hiện duyệt mẫu
3 R&D nhận mẫu và duyệt mẫu trong 7 ngày, nếu đạt yêu cầu R&D ký duyệt mẫu
4 SCM làm mẫu đánh giá NCC theo biểu mẫu (có kèm list so sánh
giá)
5
Ban Giám Đốc kiểm tra báo cáo đánh giá của SCM để xét chọn NCC phù hợp (1 ngày)
6
QA kiểm tra hồ sơ chất lượng từ NCC gửi qua (3 ngày) QA tiến hành thẩm tra nhà xưởng sản xuất, dây chuyền sản xuất, đóng gói … (3 ngày)
QA lập báo cáo
7
Căn cứ duyệt mẫu, duyệt NCC và hồ sô chất lượng đạt yêu cầu, SCM tiến hành ký hợp đồng nguyên tắc với đầy đủ hồ sơ về quy trình sản xuất, cơng bố sản phẩm (5 ngày)
SCM yêu cầu NCC cung cấp mẫu hoàn chỉnh (gồm đầy đủ thơng tin hàng hóa khi nhập vào kho) và gửi tới R&D để cập nhật tiêu chuẩn nhận hàng.
Đề xuất nguyên liệu, quy cách
Tìm kiếm NCC và gửi mẫu cho R&D
Duyệt mẫu
Lập so sánh
Duyệt NCC
Thẩm tra dây chuyền sản xuất, hồ sơ chất lượng Ký hợp đồng NO YES YES NO NO
2.2.3.3. Hoạt độngjmua hàng, cung ứng nguyên vật liệu
Khi đã tìm kiếm, lựa chọnjnhà cung cấp thì việc đặt đơn hàng, theo dõijtiến độ giao hàng, đánh giá chất lượng, thanh toán chojnhà cung cấp cũng là một khâu quan trọngjtrong chuỗi cung ứng. Chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí kinhjdoanh của cơng ty, các yếu tố đầu vào trong hoạt động chuỗi cung ứng của QSR bao gồm: nguyên vậtjliệu, máy móc thiết bị, công cụjdụng cụ, các sản phẩm phục vụ cho việc kinh doanh (standee, background, các vật phẩm tặng theo các chương trình khuyến mãi…). Phần này sẽ do team Procurement tiến hành thực hiện.
Khi hợp đồng được ký kết, team Sourcing sẽ scan toàn bộ hồ sơ chứng từ để yêu cầu FIN tạo mã NCC, mã sản phẩm, tên sản phẩm và giá trên hệ thống và chuyển tiếp các thông tin này đến team Procurement để tiến hành đặt hàng với NCC.
Dựa theo kế hoạch mua hàng và yêu cầu mua hàng được nhà hàng lập trên hệ thống, Procurement sẽ lập PO có ngày giao hàng, số lượng hàng hóa, giá, thơng tin xuất hóa đơn .., tùy theo mức giá trị của PO mà sẽ được duyệt bởi các cấp giám sát, trưởng phòng, ban giám đốc. Khi PO được duyệt. Procurement gửi đơn hàng tới NCC và NCC phải phản hồi lại ngày giao hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, quy cách sản phẩm … để Procurement gửi thông tin đến cho kho nếu là hàng nhập kho hoặc nhà hàng nếu là hàng giao trực tiếp đến nhà hàng.
NCC giao trực tiếp đến nhà hàng, quản lý nhà hàng kiểm tra hàng hóa về số lượng, đúng theo đề xuất và chất lượng theo đúng hướng dẫn từ R&D và SCM hoặc theo đúng tiêu chuẩn mà cơng ty quy định thì nhập kho và làm phiếu nhận hàng trên hệ thống để Procurement đối chiếu.
NCC giao hàng đến kho, kho căn cứ vào thông tin đơn hàng từ Procurement gửi, kiểm tra số lượng và quy cách, hàng hóa đúng số lượng và quy cách,nhận hàng vào kho và lập phiếu nhận hàng theo quy định.
Trong trường hợp hàng không đúng quy cách, hạn sử dụng, bên nhận hàng (nhà hàng hoặc kho) không nhận hàng, trả lại cho NCC và thông báo với Procurement để Procurement yêu cầu NCC giao hàng lại theo đúng quy định.
Sau khi giao hàng xong Procurement tập hợp chứng từ nhà hàng gửi lên, kiểm tra, đối chiếu với NCC và chuyển hồ sơ tới FIN để thanh toán cho NCC theo thời hạn thanh toán được ký kết trong hợp đồng.
Hình 2.6. Quy trình mua hàng của QSR
(Nguồn: phịng kiểm sốt nội bộ cơng ty)
Bƣớc Lƣu đồ Nội dung
1
FIN cập nhật thông tin lên hệ thống
R&D căn cứ vào tiêu chuẩn sản phẩm để cung cấp quy định nhận hàng cho nhà hàng
2 SCM lập đơn đặt hàng theo yêu cầu từ nhà hàng hoặc kế hoạch đặt
hàng và duyệt theo phân quyền
3 SCM gửi đơn hàng tới NCC và thông báo thời gian giao hàng tới
bên thứ 3 (kho thuê ngoài) hoặc nhà hàng
4
Nhà hàng kiểm tra nhận hàng theo đúng hướng dẫn/tiêu chuẩn của công ty quy định và ký xác nhận phiếu giao hàng
-> nhập hàng lên hệ thống -> chuyển hóa đơn/phiếu giao hàng tới SCM
Bên thứ 3 kiểm tra hàng theo đúng quy định trong đơn đặt hàng và thông tin SCM gửi tới đề nhận hàng vào kho
5 SCM tổng hợp đối chiếu với hóa đơn NCC gửi
Căn cứ vào hợp đồng nguyên tắc FIN tiến hành thanh tốn - Cập nhật thơng tin - Quy định nhận Lập đơn đặt hàng Đặt hàng với NCC Nhà hàng/kho nhận hàng Thanh toán
2.2.3.4. Tồn kho
QSR đang thực hiện việc quản lý tồn kho trên hệ thống SAP, hệ thống sẽ tự động tính tốn số lượng tồn bằng cách lấy lượng hàng nhập trong ngày cộng với số tồn trước và trừ đi cho hàng xuất trong ngày.
Nhà hàng sẽ đếm kho vào cuối mỗi tuần và cập nhật số lượng thực tế này lên hệ thống để có thể kiểm tra xem số lượng tồn thực tế và số lượng trên hệ thống có khớp với nhau không,nếu bị lệch sẽ phải tìm ra lý do vì sao, nhập hàng thiếu hoặc sai số lượng, hàng xuất hoặc hàng hủy khơng đúng… để giải trình với bộ phận kiểm sốt nội bộ.
Kho sẽ thực hiện đếm kho vào ngày 28 mỗi tháng và kiểm tra chéo giữa hệ thống kho và hệ thống của bộ phận Warehouse & Logistics, và nếu sai số cũng sẽ bị giải trình tương tự như nhà hàng, mất mát hàng hóa kho sẽ phải đền.
Việc kiểm đếm hàng tồn kho sẽ giúp cho nhà hàng, kho biết được số lượng hàng mình đang còn và làm đề xuất mua hàng hợp lý hơn, khơng bị trình trạng đặt hàng q nhiều, kho khơng có chỗ để, sử dụng khơng hết bị hết hạn sử dụng phải hủy hàng. Đồng thời Procurement cũng sẽ căn cứ theo số lượng tồn kho để đặt hàng không bị vượt quá mức cần thiết, và nếu như NCC đáp ứng không đủ số lượng yêu cầu thì Procurement sẽ theo số tồn kho để phân bổ hàng cho NH có đủ hàng sử dụng.
2.2.3.5. Hoạt động phân phối
Hiện nay cơng ty có th kho ngồi để thực hiện việc lưu trữjhàng hóa, gồm kho đơng chứa hàng nguyên vật liệu đông lạnh, kho chứa hàng cơng cụ dụng cụ, máy móc thiết bị. Việc vận chuyển hàng cho nhà hàng sẽ được thực hiện như sau:
Hình 2.7. Sơ đồ phânjphối hàng hóa
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Theo sơ đồ phân phối hình 2.7. thì hàng hóa được phân phối đến nhà hàng thơng qua hai hình thức, một là nhà cung cấp giao hàngjtrực tiếp đến nhà hàng, hai là nhà cungjcấp giao hàng tới kho và từ kho sẽ chuyển hàng về cho nhà hàng.
Đối với các nhà hàng ở khu vực Hồ Chí Minh, các nhà cung cấp sẽ giaojhàng trực tiếp đến nhà hàng theo ngày của PO, riêng các mặt hàng được nhập khẩu từ nước ngồi về nhập kho thì sẽ được giao hàng từ kho bằng xe tải nhỏ đến các cửa hàng vào mỗi tuần.
Đối với các nhà hàng ở khu vực tỉnh, các mặt hàng sử dụng hàng ngày như rau củ quả sẽ được nhà cung cấp (siêu thị) theo đơn hàng giao trực tiếp cho nhà hàng. Cịn các mặt hàng khơ, hàng đông, hàng nhập khẩu sẽ được chuyển từ kho về theo lịch mỗi 2 tuần 1 lần bằng xe tải lớn.
Hàng hóa sau khi được giao tới nhà hàng từ kho hoặc từ nhà cung cấp thì chứng từ giao nhận hàng phải được chuyển về bộ phận Procurement kiểm tra và đối chiếu số lượng thực nhận với hàng hóa tại nhà hàng hoặc tại kho so với nhà cung cấp. Sau khi kiểm tra số lượng hàng xong sẽ chuyển hóa đơn chứng từ về cho FIN để đối chiếu cơng nợ và tiến hảnh thanh tốn với NCC theo đúng lịch.
Việc phân phối hàng hóa từ kho đi phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận trung gian vận chuyển, khó kiểm sốt được chất lượngjhàng hóa và thờijgian giao hàng. Hàng hóa
NHÀ CUNG CẤP NHÀ HÀNG
mất mát hoặc có sự cố trong quá trìnhjvận chuyển phải tốn thời gian tìm ra nguyên nhân bắt nguồn từ khúc nào, do NCC giao sai, hay do kho hay do nhà xe vận chuyển. Những vấn đề này bộ phận Warehouse & Logistics phải theo dõi xử lý hoặc báo cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
2.2.3.6. Hoạt động thu hồi
Thu hồi là khâu chỉ xảy ra nếu như chuỗi cung ứng gặp vấn đề và thường vì lý do giao sai mặt hàng, chất lượng sản phẩm khơng đạt. Khi đó nhà hàng sẽ yêu cầu trả hàng và đổi lại hàng khác, hoặc trả lại hàng và cắt ln đơn hàng đó. Ngay khi có vấn