(Nguồn: phịng kiểm sốt nội bộ cơng ty)
Bƣớc Lƣu đồ Nội dung
1
FIN cập nhật thông tin lên hệ thống
R&D căn cứ vào tiêu chuẩn sản phẩm để cung cấp quy định nhận hàng cho nhà hàng
2 SCM lập đơn đặt hàng theo yêu cầu từ nhà hàng hoặc kế hoạch đặt
hàng và duyệt theo phân quyền
3 SCM gửi đơn hàng tới NCC và thông báo thời gian giao hàng tới
bên thứ 3 (kho thuê ngoài) hoặc nhà hàng
4
Nhà hàng kiểm tra nhận hàng theo đúng hướng dẫn/tiêu chuẩn của công ty quy định và ký xác nhận phiếu giao hàng
-> nhập hàng lên hệ thống -> chuyển hóa đơn/phiếu giao hàng tới SCM
Bên thứ 3 kiểm tra hàng theo đúng quy định trong đơn đặt hàng và thông tin SCM gửi tới đề nhận hàng vào kho
5 SCM tổng hợp đối chiếu với hóa đơn NCC gửi
Căn cứ vào hợp đồng nguyên tắc FIN tiến hành thanh tốn - Cập nhật thơng tin - Quy định nhận Lập đơn đặt hàng Đặt hàng với NCC Nhà hàng/kho nhận hàng Thanh toán
2.2.3.4. Tồn kho
QSR đang thực hiện việc quản lý tồn kho trên hệ thống SAP, hệ thống sẽ tự động tính tốn số lượng tồn bằng cách lấy lượng hàng nhập trong ngày cộng với số tồn trước và trừ đi cho hàng xuất trong ngày.
Nhà hàng sẽ đếm kho vào cuối mỗi tuần và cập nhật số lượng thực tế này lên hệ thống để có thể kiểm tra xem số lượng tồn thực tế và số lượng trên hệ thống có khớp với nhau không,nếu bị lệch sẽ phải tìm ra lý do vì sao, nhập hàng thiếu hoặc sai số lượng, hàng xuất hoặc hàng hủy khơng đúng… để giải trình với bộ phận kiểm sốt nội bộ.
Kho sẽ thực hiện đếm kho vào ngày 28 mỗi tháng và kiểm tra chéo giữa hệ thống kho và hệ thống của bộ phận Warehouse & Logistics, và nếu sai số cũng sẽ bị giải trình tương tự như nhà hàng, mất mát hàng hóa kho sẽ phải đền.
Việc kiểm đếm hàng tồn kho sẽ giúp cho nhà hàng, kho biết được số lượng hàng mình đang còn và làm đề xuất mua hàng hợp lý hơn, khơng bị trình trạng đặt hàng q nhiều, kho khơng có chỗ để, sử dụng khơng hết bị hết hạn sử dụng phải hủy hàng. Đồng thời Procurement cũng sẽ căn cứ theo số lượng tồn kho để đặt hàng không bị vượt quá mức cần thiết, và nếu như NCC đáp ứng không đủ số lượng yêu cầu thì Procurement sẽ theo số tồn kho để phân bổ hàng cho NH có đủ hàng sử dụng.
2.2.3.5. Hoạt động phân phối
Hiện nay cơng ty có th kho ngồi để thực hiện việc lưu trữjhàng hóa, gồm kho đơng chứa hàng nguyên vật liệu đông lạnh, kho chứa hàng cơng cụ dụng cụ, máy móc thiết bị. Việc vận chuyển hàng cho nhà hàng sẽ được thực hiện như sau:
Hình 2.7. Sơ đồ phânjphối hàng hóa
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Theo sơ đồ phân phối hình 2.7. thì hàng hóa được phân phối đến nhà hàng thơng qua hai hình thức, một là nhà cung cấp giao hàngjtrực tiếp đến nhà hàng, hai là nhà cungjcấp giao hàng tới kho và từ kho sẽ chuyển hàng về cho nhà hàng.
Đối với các nhà hàng ở khu vực Hồ Chí Minh, các nhà cung cấp sẽ giaojhàng trực tiếp đến nhà hàng theo ngày của PO, riêng các mặt hàng được nhập khẩu từ nước ngồi về nhập kho thì sẽ được giao hàng từ kho bằng xe tải nhỏ đến các cửa hàng vào mỗi tuần.
Đối với các nhà hàng ở khu vực tỉnh, các mặt hàng sử dụng hàng ngày như rau củ quả sẽ được nhà cung cấp (siêu thị) theo đơn hàng giao trực tiếp cho nhà hàng. Cịn các mặt hàng khơ, hàng đông, hàng nhập khẩu sẽ được chuyển từ kho về theo lịch mỗi 2 tuần 1 lần bằng xe tải lớn.
Hàng hóa sau khi được giao tới nhà hàng từ kho hoặc từ nhà cung cấp thì chứng từ giao nhận hàng phải được chuyển về bộ phận Procurement kiểm tra và đối chiếu số lượng thực nhận với hàng hóa tại nhà hàng hoặc tại kho so với nhà cung cấp. Sau khi kiểm tra số lượng hàng xong sẽ chuyển hóa đơn chứng từ về cho FIN để đối chiếu cơng nợ và tiến hảnh thanh tốn với NCC theo đúng lịch.
Việc phân phối hàng hóa từ kho đi phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận trung gian vận chuyển, khó kiểm sốt được chất lượngjhàng hóa và thờijgian giao hàng. Hàng hóa
NHÀ CUNG CẤP NHÀ HÀNG
mất mát hoặc có sự cố trong quá trìnhjvận chuyển phải tốn thời gian tìm ra nguyên nhân bắt nguồn từ khúc nào, do NCC giao sai, hay do kho hay do nhà xe vận chuyển. Những vấn đề này bộ phận Warehouse & Logistics phải theo dõi xử lý hoặc báo cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
2.2.3.6. Hoạt động thu hồi
Thu hồi là khâu chỉ xảy ra nếu như chuỗi cung ứng gặp vấn đề và thường vì lý do giao sai mặt hàng, chất lượng sản phẩm khơng đạt. Khi đó nhà hàng sẽ yêu cầu trả hàng và đổi lại hàng khác, hoặc trả lại hàng và cắt ln đơn hàng đó. Ngay khi có vấn đề phát sinh, thì nhà hàng sẽ liên hệ với bộ phận SCM để được giải quyết. SCM sẽ phải tìm ra nguyên nhân cốt lõi để xử lý triệt để.
QSR coi chất lượng là điều quan trọng nhất nên đã đưa ra rất nhiều chính sách,quy định về chất lượng buộc các NCC phải tuân thủ nghiêm ngặt. Nếu như phát hiện có sai sót làm ảnh hưởng nghiêm trọng đếnjchất lượng sản phẩm, ảnh hưởng thực khách, uy tín cơng ty NCC phải chịu hồn tồn trách nhiệm.
Quy trình xử lý hàng hóa nhà hàng trả về vẫn chưa có một quy trình cụ thể, khi có vấn đề phát sinh nhà hàng sẽ liên hệ, tùy vào mỗi nhà cung cấp mà việc đổi trả khác nhau, có nhà cung cấp cho hủy hàng trực tiếp tại nhà hàng và cấn trừ cơng nợ, có nhà cung cấp thu hồi hàng và đổi trả hàng khác, chưa có tình đồng bộ trong việc xử lý vấn đề thu hồi hàng hóa.
2.2.4. Phân tíchjcác tiêu chuẩn đo lƣờngjhiệu quả thực hiện hoạt động chuỗijcung ứng tại công ty
2.2.4.1 Tiêu chuẩnjgiao hàng
Với cơng ty có hệ thống chuỗi nhà hàng phủ khắp đất nước (hơn 150 nhà hàng) thì hoạt động giao hàng đúng vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh của công ty.
Mỗi một phiếu yêu cầujđặt hàng mà nhà cung cấp hoặc kho giao trễ hoặcjkhơng có hàng giao thì nhà hàng khơng có hàng hóa, ngun vật liệu làm ra thành phẩm để bán cho khách, ảnh hưởng tới uy tín, doanh thu của nhà hàng, thậm chí có thể mất ln khách hàng. Vì một số điều kiện khách quan nên thỉnh thoảng vẫn giao hàng bị trễ hoặc giao thiếu.
Tình hình giao hàng của QSR (chất lượng và số lượng) qua các năm 2016; 2017; 2018 được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.2. Tổng hợp tình hình giao hàng của QSR năm 2016; 2017; 2018
Năm 2016 2017 2018
Tổng số các phiếu yêu cầu hàng từ nhà hàng 24960 34320 49296
Tổng số đơn hàng giao chậm 998 1338 2268
Tỷ lệ đơn hàng giao chậm 4,00% 3,90% 4,60%
Tổng số đơn hàng giao sai yêu cầu 200 378 483
Tỷ lệ đơn hàng giao sai yêu cầu 0,80% 1,10% 0,98%
Tổng số đơn hàng không giao 499 755 1060
Tỷ lệ đơn hàng không giao 2,00% 2,20% 2,15%
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp của bộ phận SCM công ty QSR)
Theo bảng 2.10 ta có thể thấy rằng trong giaijđoạn từ năm 2016 đến 2018, số yêu cầu từ nhà hàng tăng, do số lượng nhà hàng mỗi năm mỗi phát triển, mở ra nhiều nhãn hàng, nhiều nhà hàng hơn nhưng tỷ lê hàng giao chậm, giao sai yêu cầu và không giao hàng vẫn tăng, nếu giảm cũng chỉ giảm rất ít. Điều này đã thể hiện rằng hiệu quả quản trị chuỗi cung ứngjtheo tiêu chuẩn giao hàngjcần phải được cài thiện. Nguyên nhân có thể do chưa làm việc tốt với nhà cung cấp dẫn đến tình trạng giao hàng thiếu, sai yêu cầu và dự báo hàng hóa cần sử dụng với nhà cung cấp không đúng nên nhà
cung cấp không đáp ứng được hàng giao. Cần có những biện pháp khắc phục việc giao trễ hoặc sai yêu cầu từ nhà cung cấp.
2.2.4.2. Tiêu chuẩnjchất lƣợng
Chiếm lĩnh thị trường trong lĩnh vực F&B, tạo dựng hình ảnhjuy tín trong tâm tríjkhách hàng là mục tiêu chiếnjlược kinh doanh của công ty nênjchất lượng hàng hóa ln được cơng ty đặtjlên hàng đầu. Để đảm bảojchất lượng dịch vụ, công ty đã rất cố gắng trong việc tìmjkiếm, lựa chọn các nhà cung cấpjuy tín, giám sátjvà quản lý chặt chẽ trongjkhâu vận chuyển và lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu, hàngjhóa.
Tình hình hàng hóa hư hỏng của cơng tyjqua các năm 2016; 2017; 2018 được trình bàyjtại bảng 2.11.
Bảng 2.3. Tổng hợp tình hình hàng hóa hư hòng của QSR năm 2016; 2017; 2018
Năm 2016 2017 2018
Tổng số hàng hóa nhà hàng trả về 8361 8962 9038
Tổng số hàng hóa đổi trả lại cho nhà hàng 6541 7317 7808
Tỷ lệ hàng hóa đổi trả lại cho nhà hàng 78,23% 81,64% 86,39%
Tổng số hàng hóa hủy hàng 1820 1645 1230
Tỷ lệ hàng hóa hủy hàng 21,77% 18,36% 13,61%
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp của bộ phận SCM công ty QSR)
Theo bảng 2.11 ta cójthể nhận thấy giaijđoạn từ năm 2016 đến năm 2018, số lượng hàng hóa nhà hàng trả về tăng lên qua hàng năm. Nguyên nhân là do hàng hóa khơng đúng tiêu chuẩn chất lượng R&D quy định với nhà hàng khi nhận hàng hóa, hàng gần hết hạn sử dụng, không đảm bảo thời hạn 2/3 kể từ ngày sản xuất, lỗi từ nhà cung cấp, lỗi do nhà hàng đặt hàng sai.
Hoạt động trong lĩnh vực nhượng quyền, công ty phải làm theo các tiêu chuẩn gắt gao từ các công ty nhượng quyền, đề ra bộ tiêu chuẩn chất lượng chi tiết cho từng mặt hàng để tìm kiểm tra hàng hóa giao đến có đúng chất lượng hay không để đáp ứng tốt nhu cầu cảu khách hàng và chất lượng dịch vụ được đảm bảo.
2.2.4.3. Tiêu chuẩnjthời gian
* Giá trị hàng tồn kho và vòng quay hàng tồn kho
Chỉ số vòngjquay hàng tồn kho thể hiệnjkhả năng quản trị hàng tồn khojhiệu quả như thế nào. Chỉ số này càng cao càngjcho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồnjkho không bị ứ đọng nhiều trongjdoanh nghiệp. Nếu các khoảnjmục hàng tồn kho có giá trịjgiảm qua các năm có nghĩa là doanhjnghiệp sẽ ít rủi ro hơn. Tuy vậy nếu chỉ số nàyjquá cao cũng khơng tốt vì nhưjthế có nghĩa là lượng hàng dự trữjtrong kho khơngjnhiều, nếu thị trườngjđột ngột tăng nhu cầu thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất kháchjhàng và bị các đối thủ cạnhjtranhjgiành thị phần.
Đơn vị: Triệu đồng
Biểu đồ 2.1. Giá trị tồn kho qua các năm 2016 – 2018
(Nguồn: Báo cáo thường niên – Phòng kế tốn cơng ty QSR)
346.901 403.275 456.198 0 100 200 300 400 500 2016 2017 2018 Giá trị tồn kho Giá trị tồn kho
Trong q trìnhjkinh doanh thì tồn kho hàngjhóa là khơng tránh khỏi, cơngjty phải tính tốn được một lượng hàngjtồn hợp lý đểjcó thể cung cấp khi có nhu cầujsử dụng.
* Chỉ số vòngjquay hàng tồnjkho
Hệ số vòng quay hàngjtồn kho thường được so sánh qua các năm để đánh giá năng lực quản trịjhàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm. Hệ số này lớn cho thấy tốc độ quayjvịng của hàng hóa trong kho làjnhanh và ngược lại, nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vịng hàng tồn kho thấp. Hệ số vòng quayjhàng tồn kho càng caojcàng cho thấy doanhjnghiệp bán hàng nhanh và hàng tồnjkho khơng bị ứ đọng nhiều. Có nghĩa là doanhjnghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếujkhoản mục hàng tồn kho có giá trị giảmjqua các năm.
Tuy nhiên, hệ số này q cao cũngjkhơng tốt, vì có nghĩa là lượng hàngjdự trữ trong khojkhông nhiều, nếu nhu cầu thị trườngjtăng dột ngột thì doanh nghiệp có khả năng bịjmất khách hàng rất cao và bị đốijthủ cạnh tranh giành thị phần. Hệ số vòng quay tồnjkho cần phải đủ lớn để đảmjbảo mức độ sản xuất và đáp ứng đượcjnhu cầu khách hàng.
Trong đó:
* Chỉ số số ngày bình qn vịng quay hàng tồn kho
Bảngj2.4. Các chỉ số tồn kho của công ty 2016 – 2018 Năm 2016 2017 2018 Hàng tồn kho trung bình 276.561 295.146 297.387 Chỉ số vòngj quay hàng tồn kho 6,1 7,2 5,89 Chỉ số số ngày bình qn vịng quay hàng tồn kho (ngày) 36 42 43
(Nguồn: Phòng kếjtốn cơng ty)
Hàng tồn kho của côngjty qua cácjnăm tăng lên. Chỉ số vòng quayjhàng tồn kho của 2018 giảm so với năm 2017 cho thấy bán hàngjnhanh và hàng tồn khojkhơng bị ứ đọng nhiều.
2.2.4.4. Tiêu chuẩnjchi phí
Giảm chi phí ln là một nhiệm vụ quanjtrọng trong chuỗi cungjứng đối với mỗi cơng ty, vì khi chi phí giảm thì tỷ lệ lợi nhuận sẽ tăng lên, việc tính tốn chi phí cho tồn bộjhệjthống chuỗi cung ứng để đánh giá mức độ hiệu quảjkinhjdoanh, qua đó cơng ty có những kế hoạchjcụjthể để gia tăng hiệu quả, giảm thiểu chi phí.
Về việc đo lườngjtổng chi phí của cơng tyjchưa được thực hiện tốt, trongjquá trình hoạt động, tất cả cácjphịng ban chức năng trong cơng ty lnjtìm cách giảm tối đa chi phí có thể.
Cơng ty đo lườngjchi phí chuỗi cung ứng bao gồmjchi phí mua hàng, chi phí tổ chứcjbán hàng, chi phíjtồn kho, chi phíjcơng nợ. Cơng ty đang cố gắng đặt ra kế hoạch
để giảm chi phí hoạtjđộng, trong đó việc cắt giảm chi phíjtồn kho và chi phi và mua hàng được đặt lên hàng đầu.
Bảng 2.5. Tổng chi phí trong 3 năm 2016 – 2018
Đơn vị tính: Tỷ đồng
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Chi phíjmua hàng 137 201 411
Chi phí tổ chức bánjhàng 59 85,3 169,8
Chi phí tồn kho 22 33 68,5
Chi phí cơng nợ 62 93 172,7
Tổng chi phí 280 412,3 822
(Nguồn: Phịng kế tốnjcông ty)
Trong giai đoạnjtừ năm 2016 đến 2018 công ty đã phát triển thêm các nhãn hàng trực thuộc công ty, nâng tầm vị thế của công ty trên thị trường F&B bằng việc mở hàng loạt các nhà hàng nên các chi phí tăng cao gần gấp 3 chỉ trong vịng 2 năm. Tuy việc tăng chi phí là tất yếu xảy ra do mở thêm nhiều cửa hàng nhưng công ty vẫn cần lưu ý cắt giảm nhữngjchi phí khơng cầnjthiết phát sinh.
2.3. Khảo sát vềjhoạt động chuỗi cungjứng tại công ty QSR 2.3.1. Xác định các yếu tố khảo sát để nghiên cứu đề tài
Thông qua cơ sở lý luận về quản trị chuỗijcung ứng và các cơ sở thực tiễn nêu trên, tác giả dựa theo mơ hình Nghiên cứu hoạtjđộng cung ứng - SCOR (SupplyjChain Operations Research) để xây dựng các yếu tố khảo sát phục vụ đề tài của mình, mơ hình này đã được xây dựng và phát triển từ năm 1996 bởi Hội Đồng Chuỗi Cung Ứng (SCC) và đến nay đã có hơn 700 công ty áp dụng. Mơ hìnhjSCOR là mơ hình tổng
quan, đưa ra hướng dẫn khung để phát triển cấu trúc chuỗi cung ứng với 4 yếu tố lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, thực hiện và phân phối.
Vì là cơng ty về mảng dịch vụ ăn uống, chuỗi nhà hàng nên tác giả loại bỏ yếu tố “Thực hiện” ra khỏi mơ hình SCOR và giữ nguyên các yếu tố cịn lại, bên cạnh đó, bổ sung thêm yếu tố “Hoạt động mua hàng” và “Tồn kho”. Do đó tác giả xem xét lựa chọn nghiên cứu “Giải pháp hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng của Công ty TNHH Cao Hùng” của Nguyễn Trung Dũng năm 2017 với thang đo cho các yếu tố ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng dựa trên mơ hình SCOR và cũng tương đồng với cơng ty QSR để tiến hành thu thập thông tin khảo sát. Thang đo của nghiên cứu gồm 5 nhóm yếu tố: lập kế hoạch; mua hàng và tồn kho; tổ chứcjbán hàng; phân phối và thu hồi.
Lập kế hoạch
Các khía cạnh thuộc “Lập kế hoạch” có thể ảnh hưởng đếnjchuỗi cung ứng củajcơng ty gồm có 4 biến quan sát:
+ Thời gian đặt hàng đến lúcjnhận hàng ngắn + Thực hiện tốt các kế hoạch giao hàng trong năm + Đápjứng tốt các đơn hàng theo lịch cố định + Đáp ứng các đơn hàngjđột xuất tốt.
Mua hàng và tồn kho
Các khía cạnh thuộc “Mua hàng và tồn kho” có thể ảnh hưởngjđến chuỗi cung ứngjcủa cơng ty gồm có 4 biến quan sát:
+ Sản phẩm được giao hàng đúng hạn để đáp ứng kế hoạch bán hàng