(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
2.2.3.2. Tìm nguồn cung cấp
Các doanhjnghiệp ngày nay đều hướng tới mục tiêu “Tối đa hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí” do đó việc tìm kiếm nguồnjngun vật liệu, lựa chọn nhà cungjcấp phù hợp, đáp ứng được nhu cầu củajcông ty, giá thấp và dịch vụ khách hàng tốt là tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhàjcung cấp.
Công ty QSR đã lập riêng một team trong bộ phận SCM chuyên đi tìm nhà cung cấp là team Sourcing. Sau khi bộ phận R&D nghiên cứu phát triểnjsản phẩm mới và được Ban giám đốc phê duyệt, R&D thực hiện gửi yêu cầu loại nguyên vật liệu/vật liệu/sản phẩm/máy móc thiết bị cho bộ phận SCM cụ thể là team Sourcing để thực hiện tìm kiếm, lựa chọn nhàjcung cấp phù hợp. Căn cứ vào đề xuất của R&D, Sourcing sẽ thực hiện tìm kiếm, khi đã tìm được nguồn phù hợp sẽ gửi mẫu cho R&D kiểm tra xem đúng nhu cầu đã đề xuất và tiến đến duyệt mẫu, Sourcing phải yêu cầu nhàjcung cấp đưa đầy đủ hồ sơ chất lượng (hồ sơ công bố, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy đăng ký chất lượngjsản phẩm…) nếu NCC khơng đáp ứng được u cầu thì khơng chọn NCC này.
Khi đã được R&D duyệt mẫu của các NCC, Sourcing tiến hành lập báo cáo đánh giá lựa chọn NCCjtheo mẫu đánh giá lựa chọn NCC và trình lên Ban giám đốc phê duyệt. dựa theo báo cáo từ Sourcing Ban Giám đốc xét chọn NCC phù hợp với tiêu chí của công ty. Trong trường hợp những nhà cung cấp chiến lược và có mức tiêu thụ lớn thì cần QA tiến hành thẩm định nhà xưởng , quy trình sản xuất và đóng gói hàng hóa. QA cũng sẽ kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ chất lượng của NCC, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không phù hợp, QA yêu cầu Sourcing làm việc lại với NCC để cung cấp thêm hồ sơ hoặc lựa chọn NCC khác có hồ sơ đăng ký đầy đủ phù hợp với hoạt độngjkinh doanh của công ty.
Sourcing tiến hành thương lượng các điều khoản như giao hàng, thời hạn thanh tốn, hạn mức tín dụng, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)… và các điều khoản cần thiết trong hợp đồng sau khi đã được duyệt mẫu, duyệt hồ sơ chất lượng và báo cáo đánh giá NCC được Ban Giám đốc phê duyệt. Hợp đồng nguyên tắc/hợp đồng kinh tế sẽ thơng qua phịng Legal thẩm định đạt thì mới tiến hành ký kết.