6. Kết cấu bố cục của đề tài
3.5 Đề xuất các giải pháp tối ƣu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty
3.5.1 Giải pháp tuyển dụng lao động thời vụ nhằm giảm chi phí nhân viên
chính thức tại Cơng ty TNHH Y2K.
3.5.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Công ty TNHH Y2K đặc thù là một cơng ty chun sản xuất linh kiện điện tử, vì thế nguồn nhân lực là công nhân trực tiếp sản xuất tại các xƣởng bắt buộc phải đảm bảo để đáp ứng kế hoạch xuất hàng của Bộ phận Sản xuất.
Hiện chi phí nhân viên mà Công ty phải bỏ ra hàng năm để tuyển dụng, chi trả lƣơng và các khoản phúc lợi cho ngƣời lao động là rất lớn, yếu tố chi phí này cũng biến động qua các năm và là một yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tỷ trọng chi phí quản lý doanh nghiệp.
Bắt đầu, từ năm 2017 khi Công ty TNHH Y2K bắt đầu tham gia Quy tắc EICC thì chi phí nhân viên này bắt buộc phải giảm vì ngƣời lao động làm việc tại Công ty không đƣợc làm việc quá 60 giờ/tuần, nhƣng cái khó ở đây lao động hiện hữu tại Công ty chủ yếu là công nhân phải giảm giờ tăng ca nhƣng phải đáp ứng đúng số lƣợng xuất hàng theo kế họach.
Dựa vào nhu cầu tuyển dụng hàng năm vào quý I, quý II của mỗi năm Công ty sẽ tuyển dụng mới 200 lao động để chuẩn bị nguồn lực cho quý III.
Hiện Công ty TNHH Y2K khi muốn giảm số giờ tăng ca của công nhân, bắt buộc phải tăng năng suất ngƣời lao động và tìm kiếm phƣơng án nhân lực thay thế để cân bằng và đáp ứng đƣợc kế hoạch xuất hàng.
3.5.1.2 Mục tiêu của giải pháp
Công ty áp dụng tuyển dụng lao động thời vụ 3 tháng để tiến hành giảm số giờ tăng ca, quan trọng nhất phải là cung ứng đủ nguồn nhân lực để tham gia sản xuất đáp ứng đúng kế hoạch xuất hàng của Công ty.
Khi tiến hành giải pháp này, Công ty sẽ giảm đƣợc các chi phí về phúc lợi, chi phí về các khoản BHXH cho cơng nhân, vì các chế độ cho ngƣời lao động thời vụ sẽ do Công ty cung ứng chịu trách nhiệm đảm bảo.
75
Công ty sẽ đảm bảo đƣợc cam kết ngƣời lao động làm việc dƣới 60 giờ/tuần, đáp ứng đúng tiêu chí của Quy tắc EICC, khi các khách hàng lớn nhƣ Samsung, Nokia…. tham gia đánh giá Công ty sẽ đáp ứng đúng tiêu chí của họ đƣa ra về quyền lợi của ngƣời lao động.
3.5.1.3 Cách thức triển khai giải pháp.
Các Bộ phận chủ chốt liên quan đến việc tuyển dụng, sử dụng lao động cho việc đáp ứng kế hoạch sản xuất của Công ty nhƣ Bộ phận Nhân sự, Bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ phải có cuộc họp cụ thể để thống nhất thời gian và số lƣợng công nhân thời vụ cần để đáp ứng kế hoạch, các yêu cầu về tay nghề, kỹ năng của ngƣời lao động cho từng công đoạn, dây chuyền cũng sẽ đƣợc tiêu chuẩn hóa để Bộ phận Nhân sự làm việc với Nhà cung ứng về yêu cầu lao động cần đƣợc đáp ứng với cần các bƣớc sau.
+ Bƣớc 1: Bộ phận Nhân sự sẽ kiểm tra, tính tốn lại số giờ tăng ca vƣợt quy định 60 giờ/tuần bình qn trong một tháng của cơng nhân chính thức tại Cơng ty.
+ Bƣớc 2: Bộ phận Sản xuất tiến hành tính tốn số lƣợng các cơng nhân cịn thiếu cụ thể ở mỗi cơng đoạn, u cầu về giới tính cho các cơng đoạn hiện tại, đƣa ra các yêu cầu về lao động.
+ Bƣớc 3: Bộ phận Nhân sự dựa vào các tiêu chí của Bộ phận kế hoạch sản xuất đƣa ra, trình kế hoạch để Ban lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
+ Bƣớc 4: Bộ phận Nhân sự sẽ chủ động tìm nhà cung ứng nhân lực thời vụ hội tụ đủ các yếu tố pháp lý trên cơ sở Quy tắc EICC đề ra để tiến hành đàm phán, đệ trình lên Ban lãnh đạo.
Thời gian thực hiện:
Thời điểm các đơn hàng Cơng ty đƣợc chuyển từ nƣớc ngồi về thƣờng rơi vào cuối quý III hàng năm.
Sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt nhà cung ứng lao động thì thời gian tuyển dụng sẽ đƣợc thực hiện từ tháng 10/2019 kéo dài đến tháng 12/2019.
76
Bảng 3.11: Bảng kế hoạch dự kiến tuyển dụng. Chỉ tiêu Số lƣợng cần Chỉ tiêu Số lƣợng cần tuyển Số lƣợng cần tuyển tháng 10 Số lƣợng cần tuyển tháng 11 Số lƣợng cần tuyển tháng 12
Nam đi ca 100 ngƣời 40 ngƣời 30 ngƣời 30 ngƣời Nam đi hành
chánh 50 ngƣời 20 ngƣời 15 ngƣời 15 ngƣời
Nữ đi hành
77
Bảng 3.12: Bảng chi phí dự kiến tiết kiệm khi thực hiện giải pháp.
3.5.1.4 Kết quả đạt được của giải pháp
Hiệu quả về chi phí lƣơng chi trả cho lao động
Hiện tại Công ty cung ứng tiền nhân lực tính mức lƣơng cơ bản chi trả cho một công nhân thời vụ với mức lƣơng: 4.472.000 đồng/tháng; Công ty TNHH Y2K chi trả cho một công nhân là 4.570.000 đồng.
Qua bảng so sánh lƣơng chi trả khi cho 200 lao động thời vụ trong 1 tháng, có thể thấy mức tiết kiệm chi phí là 1.080.550 đồng/ ngƣời, đều này sẽ càng có ý nghĩa nhiều hơn nữa nếu nhu cầu tuyển dụng lao động của Công ty tăng lên số lƣợng lớn hơn 200 ngƣời.
Giải quyết được bài toán nhân lực trong thời gian ngắn
Đối với các Công ty sản xuất nhƣ Y2K thì nguồn nhân lực phổ thơng thực sự quan trọng và mang tính sống cịn của kế hoạch sản xuất kinh doanh. Khi thực hiện giải pháp này Cơng ty có thể linh động trong việc tuyển dụng nguồn lao động, đảm
Công nhân thời vụ Cơng nhân chính thức
Tiền lƣơng 1 tháng 4.472.000 đồng x 200 ngƣời = 894.400.000 đồng 4.472.000 đồng x 200 ngƣời = 914.000.000 đồng
Tiền BHXH Nhà cung ứng chi trả
21.5% x 914.000.000 đồng = 196.510.000 đồng
Chi phí nhân viên tiết kiệm/ngƣời
[(914.000.000+196.510.000)- 894.400.000]/200 ngƣời= 1.080.550 đồng
78
bảo đƣợc kế hoạch sản xuất đồng thời đáp ứng đƣợc tiêu chí lao động chính thức làm việc quá 60 giờ/tuần của Quy tắc EICC.
3.5.1.4 Những hạn chế của giải pháp Thiếu sự ổn định về nhân lực.
+ Sự ổn định về nhân lực sẽ có ý nghĩa quan trọng, mang tính quyết định về việc giảm giờ tăng ca cho phù hợp với tiêu chí của Quy tắc EICC, nhƣng đối với lao động thời vụ thì tính ổn định này sẽ kém hơn so với lao động chính thức do tƣ tƣởng, cũng nhƣ dạng lao động này sẽ mang tính tạm thời phải phụ thuộc nhiều vào các yếu tố hoàn cảnh cuả ngƣời lao động.
Nguồn nhân lực tạm thời sẽ dễ biến động do ảnh hưởng của thị trường
Đối với lao động phổ thông họ thƣờng dễ bị dao động do mức lƣơng ở các Cơng ty lân cận, hoặc tính chất công việc dễ dàng hơn, họ chủ động đƣợc nhiều việc hơn. Chính điều này khiến cho nguồn lao động thời vụ dễ bị biến động họ dễ bỏ việc để chuyển đổi công việc hơn.
3.5.2 Giải pháp nâng cấp, đầu tư cho hệ thống phần mềm để kiểm sốt chi phí khác tại Công ty TNHH Y2K.
3.5.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Căn cứ vào định hƣớng phát triển của Cơng ty TNHH Y2K trong 5 năm tới có thể thấy Cơng ty đang muốn chun mơn hóa về mặt kỹ thuật, máy móc thiết bị để nâng cao năng suất làm việc, áp dụng công nghệ để thay thế sức lao động con ngƣời.
Định hƣớng hàng năm của Công ty luôn muốn giảm thiểu tối đa việc sai sót dữ liệu, Cơng ty đang tìm giải pháp để giảm thiểu phát sinh hoặc sẽ khơng phát sinh chi phí này, tối ƣu hố chi phí nhân cơng phát sinh bằng giải pháp thay thế việc thống kê dữ liệu truyền thống.
3.5.2.2 Mục tiêu của giải pháp
Cơng ty sẽ kiểm sốt số lƣợng hàng xuất, nhập hàng năm theo từng thời điểm theo tháng, theo quý, giảm đƣợc lƣợng hồ sơ giấy đang đƣợc lƣu trữ ở các tủ hồ sơ bị quá tải.
79
Kiểm tra đƣợc số lƣợng chứng từ liên quan đƣợc lƣu ở dạng file điện tử dễ dàng kiểm tra, kiểm kê, trích xuất khi đƣợc yêu cầu từ Ban lãnh đạo.
Từng bƣớc xây dựng đƣợc hệ thống thông tin cho Bộ phận Xuất nhập khẩu, Bộ phận Kho thay thể đƣợc sức lao động của một vài nhân viên khi họ đang đảm nhận nhiều công việc.
Quan trọng nhất là tối ƣu đƣợc phần chi phí phải chi khi có các Đồn kiểm tra liên quan thanh tra về số liệu thực tế và số liệu trên hệ thống khai báo của Cơ quan nhà nƣớc.
3.5.2.3 Cách thức triển khai giải pháp
Ban lãnh đạo mở các cuộc họp liên quan nhằm xác định các Bộ phận liên quan trực tiếp trong việc thƣờng xuyên có sự chênh lệch về dữ liệu, các hạn chế của các Bộ phận hiện tại nhằm tiến hành phê duyệt nhân lực để đƣợc đào tạo, chủ yếu là Bộ phận Xuất nhập khẩu, Bộ phận Kho
+ Bƣớc 1: Bộ phận Xuất nhập khẩu, Bộ phận Kho thống kê các khó khăn hiện tại đang gặp phải phát sinh thƣờng xuyên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ tại Công ty.
+ Bƣớc 2: Mỗi bộ phận cần đề xuất nhận lực sẽ trực tiếp tham gia vào công việc đƣợc đào tạo, hƣớng dẫn thực hành sau khi hệ thống đi vào hoạt động.
+ Bƣớc 3: Bộ phận IT sẽ là bộ phận trực tiếp tiếp nhận nhu cầu, các yêu cầu về phần mềm sao cho phù hợp với thực tế Công ty.
+ Bƣớc 4: Bộ phận IT đánh giá lại năng lực hiện hữu có thể trực tiếp đảm nhận hay sẽ tìm kiếm Cơng ty viết phần mềm từ bên ngồi.
+ Bƣớc 5: Bộ phận IT sẽ trình kế hoạch thực hiện và thời gian hồn tất cho Ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt.
Thời gian thực hiện:
Đối với giải pháp này mang tính cấp thiết vì thế đối với giải pháp này sẽ đƣợc thực hiện ngay thời điểm từ tháng 06/2019 đến tháng 09/2019 (thời điểm Công ty xuất nhập hàng rất lớn để chuẩn bị cho đơn hàng sản xuất vào quý III, quý IV cuối năm).
80
Kế hoạch thiết lập phần mềm như sau:
Bảng 3.13: Bảng kế hoạch dự kiến thực hiện giải pháp đầu tƣ công nghệ.
Nội dung Thời gian thiết lập phần
mềm
Thời gian thử nghiệm
Phần mềm theo dõi chi tiết khai báo của Bộ phận XNK
01/06/2019 đến tháng
30/08/2019. Tháng 09/2019
Phần mềm theo dõi nhập, xuất mã hóa mã hàng của Bộ phận Kho
01/06/2019 đến tháng
30/08/2019. Tháng 09/2019
Kế hoạch đào tạo nhân sự như sau:
Bảng 3.14: Bảng kế hoạch thời gian dự kiến thực hiện giải pháp đầu tƣ công nghệ.
Nội dung đào tạo Số ngày đào tạo
nhân sự Thời gian sử dụng phần mềm thử nghiệm Hƣớng dẫn nhập liệu, quản lý dữ liệu 3 ngày: vào lúc 14h tuần đầu tiên của tháng 09/2019. Tháng 09/2019 Hƣớng dẫn nhập liệu, kiểm soát số lƣợng nhập xuất của mã hàng. 3 ngày: vào lúc 10h tuần đầu tiên của tháng 09/2019.
Tháng 09/2019
3.5.2.4 Kết quả đạt được của giải pháp Quản lý được số liệu của Công ty.
Công ty sẽ đảm bảo đƣợc nguồn dữ liệu nhập, xuất của các loại hàng hóa, thiết bị, nguồn vật tƣ, nguyên vật liệu.
81
Khi có các u cầu về việc trích xuất, thống kê, báo cáo của Ban lãnh đạo hay các ban ngành liên quan sẽ dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian, nguồn lực hiện tại của các phòng ban.
Lƣu trữ đƣợc nguồn dữ liệu qua nhiều thời điểm khác nhau, dễ dàng tra cứu khi muốn đối chiếu lại với số liệu trong quá khứ, dễ dàng cho việc thực hiện các
phƣơng pháp so sánh thống kê tăng giảm của các mã hàng, các vật tƣ xuất nhập tồn của Cơng ty.
Nâng cao trình độ của nhân viên
Tạo điều kiện cho nhân viên tiếp xúc với nguồn tri thức công nghệ, học hỏi và nâng cao năng lực nghiệp vụ.
Tăng tính năng động, kích thích khả năng tìm tịi, sáng tạo của nhân viên tạo thói quen ứng dụng cơng nghệ trong công việc.
3.5.2.4 Những hạn chế của giải pháp
Chi phí phát sinh trong q trình thiết lập phầm mềm.
Trong q trình thiết lập phần mềm, có thể Cơng ty sẽ phải chịu chi phí cho nhân viên viết phần mềm trực tiếp xuống Công ty làm việc để thiết lập đúng với thực tế của Cơng ty.
Chi phí cơng tác ngoài cho nhân viên IT khi họ tham gia các buổi đào tạo, hƣớng dẫn sử dụng, vận hành của phần mềm.
Trong quá trình vận hành có thể phát sinh các yêu cầu khác không nằm trong các yêu cầu ban đầu, khiến Cơng ty phải chi trả thêm chi phí cho phần yêu cầu phát sinh này nếu muốn tăng thêm tính năng mới.
Năng lực của nhân viên khơng thể đáp ứng yêu cầu của công việc.
Hiện tại, trình độ học vấn của các nhân viên của Bộ phận Xuất nhập khẩu, Bộ phận Kho chủ yếu là Cao Đẳng, chỉ một số ít là Đại học, độ tuổi bình quân là 30 tuổi, nên khả năng thích ứng với việc thay đổi hình thức cơng việc cũng gặp nhiều khó khăn.
82
Việc vận hành cũng gặp khó khăn nếu hệ thống dữ liệu có các lỗi bằng tiếng anh, nhân viên sẽ khó hiểu hết lỗi để tiến hành sửa chữa, để hệ thống đi đúng với quy trình.
3.5.3 Giải pháp xây dựng nhận thức EICC trong phạm vi đáp ứng tiêu chuẩn của Quy tắc EICC. Quy tắc EICC.
3.5.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Dựa vào mục tiêu muốn hoàn thiện các tiêu chuẩn mà Quy tắc EICC đƣa ra dựa trên cơ sở vật chất có sẵn của Cơng ty TNHH Y2K, trong q trình tham gia công tác tại Công ty tác giả nhận thấy khả năng nhận thức về Quy tắc EICC vẫn còn nhiều hạn chế dẫn đến việc hiểu sai, làm sai tác động đến chi phí quản lý doanh nghiệp đặc biệt là chi phí nhân viên.
Mục tiêu hàng năm của Cơng ty liên quan đến tiêu chuẩn con nguời với số vụ tai nạn lao động là 0 vụ/năm nhƣng thực tế cho thấy mỗi năm số vụ tai nạn nhỏ xảy ra tại các bộ phận về kỹ thuật, cơng trình hay sản xuất là vẫn có, do một bộ phận công nhân viên khơng áp dụng đúng quy trình an tồn.
Cơng ty đang hƣớng tới tới 100% sự an tồn về sức khỏe lao động cho cơng nhân viên, sắp xếp mở các khóa học về nhận thức Quy tắc EICC và tăng các lớp học về an tồn sức khỏe lao động để cơng nhân viên tăng khả năng hiểu biết và hạn chế đƣợc các rủi ro không mong muốn.
3.5.3.2 Mục tiêu của giải pháp
Tăng khả năng nhận thức về Quy tắc EICC cho công nhân viên tại Công ty TNHH Y2K, gỉam thiểu rủi ro về các vụ tai nạn lao động.
Tồn thể cơng nhân viên Công ty TNHH Y2K sẽ phải áp dụng thuần thục các tiêu chuẩn Quy tắc EICC đƣa ra để kiểm sốt đƣợc các chi phí khơng muốn phát sinh.
Tiêu chuẩn về an toàn và sức khỏe lao động sẽ đƣợc đảm bảo đúng quy trình, thực hiện đúng mục tiêu hàng năm đƣa ra cam kết với Ban lãnh đạo.
83
Ban lãnh đạo Công ty sẽ làm việc với các Bộ phận về việc thống nhất sắp xếp nhân lực, thời gian để tham gia các khóa học tại Cơng ty.
Sau khi thống nhất về phƣơng án mời chuyên gia về Công ty đào tạo, huấn luyện Ban lãnh đạo sẽ phân công, nhiệm vụ cho Bộ phận Nhân sự để tìm kiếm các khóa học đề xuất, giải pháp này sẽ đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Bộ phận Nhân sự sẽ tìm kiếm và đệ trình phƣơng án chọn nơi đào tạo tổ chức khóa học, chi phí cụ thể để Ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt.
Bƣớc 2: Sau khi đƣợc thông qua kế hoạch, Bộ phận Nhân sự sẽ thông tin cho từng Bộ phận về thơng tin khóa học.
Bƣớc 3: Các Bộ phận sẽ gửi thông tin về thành viên tham gia và sắp xếp nhân lực của các công đoạn, thời gian đề xuất để đảm bảo 100% công nhân viên đều