6. Kết cấu bố cục của đề tài
3.5 Đề xuất các giải pháp tối ƣu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty
3.5.4 Giải pháp xây dựng ban kiểm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp trong
phạm vi đáp ứng tiêu chuẩn của Quy tắc EICC.
3.5.4.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Có thể thấy rằng việc phát sinh chi phí xuất phát từ rất nhiều Bộ phận và việc phát sinh chi phí hay xảy ra ở các thời điểm khơng nhất định vì thế để quản lý và khai thác hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp, Cơng ty cần phải có phƣơng pháp tổ chức các ban kiểm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo có định hƣớng trong quá trình phát triển cân nhắc thiết lập một Bộ phận nhân viên đã đƣợc đào tạo khóa học về Quy tắc EICC, đang là thành viên chủ chốt hƣớng dẫn thực hiện Quy tắc EICC tại các Bộ phận thành một Ban kiểm sốt có chức năng, nhiệm vụ cụ thể để hỗ trợ các Bộ phận đồng thời kiểm soát các yếu tố chi phí phát sinh trong chi phí quản lý doanh nghiệp.
Vấn đề kiểm sốt chi phí đối với một Cơng ty sản xuất là một vấn đề thiết yếu, cần thiết cần đƣợc nghiên cứu, xây dựng quy trình, quy định cụ thể.
3.5.4.2 Mục tiêu của giải pháp
Ban hành quy trình, quy định cụ thể trong việc kiểm sốt chi phí phát sinh trong việc thực hiện các tiêu chuẩn của Quy tắc EICC trong đó có chi phí quản lý doanh nghiệp.
Thiết lập đƣợc Ban kiểm sốt có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, là cầu nối với Ban lãnh đạo trong việc vận hành Quy tắc EICC với việc kiểm sốt chi phí phát sinh.
87
Ban kiểm sốt giúp hỗ trợ việc cân nhắc các chi phí khi Cơng ty muốn nâng cấp, xây dựng cơ sở hạ tầng, tạo mối liên hệ xã hội để thực hiện tiêu chí CSR mà Quy tắc EICC đang hƣớng đến.
3.5.4.3 Cách triển khai giải pháp
Ban lãnh đạo thông tin cụ thể đến các Bộ phận trong công ty về ý nghĩa, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Ban kiểm sốt trong q trình hoạt động sản xuất, thực hiện các tiêu chuẩn của Quy tắc EICC. Sau đó, ban hành quyết định thành lập Ban kiếm soát, đề xuất các thành viên chủ chốt trực tiếp tham gia trong Ban kiểm soát.
Bƣớc 1: Xác định cơ cấu tổ chức
Ban kiểm sốt chi phí là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, là nơi chuyên kiểm tra, rà sốt các vấn đề liên quan đến chi phí của các bộ phận trong Công ty.
Là nơi theo dõi q trình, lƣu trữ, kiếm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp trong suốt quá trình thực hiện Quy tắc EICC.
Bƣớc 2: Chỉ định đại diện lãnh đạo
Đề xuất các thành viên tham gia Ban kiểm sốt dựa vào vị trí, chức vụ hiện tại và thâm niên công tác tại Công ty TNHH Y2K.
Bảng 3.17: Bảng đề xuất Ban kiểm soát dự kiến.
STT Tên Vị trí Vị trí hiện tại Thâm niên
công tác
1 Nguyễn Thị Nguyệt Trƣởng ban
Giám đốc hành
chánh 13 năm
2 Nguyễn Thị Tuyến Phó ban Trƣởng phịng
Nhân sự 12 năm
3 Nguyễn Ngọc Minh Thơ Thƣ ký Trƣởng phòng
Xuất Nhập Khẩu 12 năm 4 Nguyễn Anh Tuấn Thành viên Nhân viên phụ 8 năm
88
trách cơng trình 5 Nguyễn Thị Minh Lâm Thành viên Nhân viên kế
hoạch sản xuất 10 năm 6 Nguyễn Thị Ngọc Trâm Thành viên
Nhân viên Đào tạo nhân lực sản xuất
12 năm
7 Trần Thị Mai Thành viên Nhân viên phịng
kế tốn 15 năm
Bƣớc 3: Cơng bố Ban kiểm sốt cho từng Bộ phận và đi vào hoạt động.
3.5.4.4 Kết quả đạt được của giải pháp
Nâng cao khả năng kiểm sốt chi phí tồn diện
Cho phép thu thập thơng tin về chi phí một cách thuận lợi, dễ dàng hơn.
Cung cấp kịp thời thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của Công ty.
Tạo điều kiện tốt hơn cho việc kiểm sốt chi phí theo từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh và kích thích đƣợc sự nỗ lực tiết kiệm chi phí của từng thành viên.
Xây dựng được quy trình kiểm sốt chi phí
Kiểm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp tại mỗi Công ty hiện nay thật sự rất cần thiết, quy trình đề xuất trong việc tiến hành cơng tác tối ƣu chi phí nhƣ sau:
Theo dõi các yếu tố chi phí tăng mạnh
Xác định khu vực phát sinh yếu tố chi phí
89
3.5.4.5 Những hạn chế của giải pháp Sự chồng chéo về trách nhiệm
Hiện tại các thành viên trong Ban kiểm sốt đều có một vị trí nhất định trong Công ty, đặc biệt mỗi cá nhân đều đang có chức năng, nhiệm vụ cụ thể trong mỗi phịng ban họ đang cơng tác, đều này ít nhiều cũng ảnh hƣởng đến chẩt lƣợng họ làm việc tại Ban kiểm soát.
Các thành viên đều là nhân viên lâu năm tại Cơng ty mặc dù họ có rất nhiều kinh nghiệm và nắm rõ các quy trình, quy định, quá trình hình thành phát triển nhƣng cũng dễ dàng có tâm lý ỷ lại, đùng đẩy trách nhiệm, chƣa đổi mới trong tƣ duy vấn đề.
Hoạt động có khả năng chưa phát huy hiệu quả
Hạn chế về khả năng phân tích, nắm bắt xu hƣớng phát triển mới của Quy tắc sẽ ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của Ban kiếm sốt chi phí.
Các điều kiện hiện tại của Cơng ty có thể sẽ khơng thể đáp ứng đƣợc các yêu cầu đổi mới toàn cầu của Quy tắc EICC, khiến Ban kiểm sốt chi phí khó có thể tìm ra giải pháp tối ƣu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp.
Việc kiểm sốt chi phí trong chức năng, nhiệm vụ của các thành viên sẽ đƣợc thực hiện ở tất cả các Bộ phận vì thế có thể xảy ra tình trạng các chi dễ bị bỏ sót, hoặc khơng hợp tác của một vài thành viên.