6. Kết cấu bố cục của đề tài
2.2. Thực trạng áp dụng Quy tắc EICC tại Công ty TNHH Y2K
2.2.2 Các tồn tại khi áp dụng Quy tắc EICC tại Công ty TNHH Y2K
Các yêu cầu của tiêu chuẩn lao động trong Quy tắc EICC đƣợc bắt đầu thực hiện vào năm 2017 tại tất cả các phịng ban trong tồn hệ thống công ty. Đơn vị đã bắt đầu thực hiện việc thành lập ban EICC, thực hiện các buổi đào tạo, nâng cao kiến thức đề đánh giá nội bộ. Các quy trình, các nội dung thay đổi của tiêu chuẩn lao động đƣợc cập nhật thƣờng xuyên phù hợp với tiêu chuẩn và định hƣớng chiến
37 lƣợc tại công ty.
Hệ thống phần mềm Nhân sự đƣợc nâng cấp, cải tiến để có thể theo dõi dữ liệu thời gian làm việc của mỗi ngƣời CNVcó vƣợt quá 60 giờ, số lƣợng CNV vƣợt quá 60 giờ làm việc và số lao động phổ thông dƣới 18 tuổi đang làm việc tại Cơng ty.
Để tạo thuận lợi cho q trình triển khai và vận hành hệ thống theo nhƣ cam kết trong Quy tắc ứng xử của Quy tắc EICC, công ty đã thực hiện giải pháp xây dựng lần lƣợt từng hệ thống quản lý chất lƣợng tại thời điểm thích hợp với nguồn lực của cơng ty nhất. Tuy nhiên, giải pháp này đã bộc lộ nhiều hạn chế khi các hệ thống quản lý vận hành rời rạc và chồng chéo nhau. Vấn đề này thể hiện rõ trong các than phiền nội bộ của công ty qua các năm
Bảng 2.5: Thống kê than phiền nội bộ giai đoạn 2016 - 2018
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ khảo sát nội bộ tại các bộ phận - Phịng Nhân sự).
Cơng ty cũng đã tiến hành ghi nhận và phân tích nguyên nhân của các than phiền có liên quan đến hệ thống quản lý đang đƣợc điều hành tại công ty. Các nguyên nhân chính đƣợc liệt kê
Năm Số lƣợng than phiền Số lƣợng than phiền về hệ thống 2016 34 21% 2017 52 36% 2018 51 43%
38
Bảng 2.6: Nguyên nhân các than phiền nội bộ về hệ thống quản lý năm 2017.
STT Nguyên nhân Tỷ lệ
1 Quy trình nhiều, phức tạp, khó hiểu 35%
2 Sự chồng chéo, thiếu thống nhất trong các quy trình, sự ban
hàng của các quy định. 21%
3 Số lƣợng biểu mẫu nhiều, trùng lập, nội dung khá tƣơng đồng,
khó sử dụng 16%
4 Nhiệm vụ của các phòng ban trong việc thực hiện Quy tắc
không rõ ràng. 11%
5 Thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. 9% 6 Sử dụng nhầm lẫn, chƣa cập nhật quy trình/ quy định mới 5% 7 Khác (số lần đánh giá nhiều, thời gian đánh giá gần nhau, lãng
phí giấy tờ,...) 4%
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động quản lý chất lượng năm 2017 - Phịng Hành
chánh)
Theo bảng 2.6 có thể nhận thấy các than phiền nội bộ phần lớn tập trung vào ba lý do chính là: [1] quy trình nhiều, phức tạp, khó hiểu (35%); [2] sự chồng chéo, thiếu thống nhất trong các quy trình, sự ban hàng của các quy định theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn sức khỏe và hệ thống quản lý môi trƣờng (21%); [3] Số lƣợng biểu mẫu nhiều, trùng lập, nội dung khá tƣơng đồng, khó sử dụng (16%).
Dựa trên 3 nguyên nhân chính trong thống kê các than phiền, tác giả tiến hành phỏng vấn để xác định thêm các yếu tố khác (nếu có). Khi đƣợc hỏi về nguyên nhân gây ra các khó khăn trong việc tuân thủ các quy trình/ quy định của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý mơi trƣờng, kết quả đƣợc trích từ phụ lục 4 cho thấy các hạn chế vẫn còn tồn tại đƣợc đánh giá với mức độ trên 3:
39
Số lƣợng quy trình, quy định, hƣớng dẫn cơng việc và biểu mẫu áp dụng quá nhiều, ngƣời sử dụng cảm thấy rắc rối, khó hiểu dẫn đến áp dụng sai, tốn thời gian tìm hiểu hoặc phải nhờ nhân viên tại phòng Nhân sự hỗ trợ.
- Các quy trình, quy định, hƣớng dẫn công việc của các hệ thống quản lý chồng chéo nhau gây bối rối cho công nhân viên tại Công ty.
- Một công việc yêu cầu nhiều biểu mẫu khác nhau nhƣ công tác nhập kho vật tƣ phải điền 3 biểu mẫu gồm: Phiếu nhập xuất kho, Giấy ra cổng, Phiếu kiểm tra vật tƣ.
- Công việc giấy tờ nhiều: mức độ trên 3 cho nguyên nhân này gây ảnh hƣởng đến công việc hàng ngày của họ và xuất phát từ việc tuân thủ các yêu cẩu của ban hành, lƣu các trang kiểm sốt đƣợc cập nhật tại các phịng ban.
2.3.2.1 Tính phức tạp của hệ thống tài liệu.
Hiện nay, tại Công ty TNHH Y2K đang tồn tại hệ thống tài liệu nội bộ do Phòng Hành chánh ban hành nhƣng luôn thƣờng xuyên đƣợc cập nhật hàng tháng. Trong q trình các Phịng ban áp dụng lại gặp phải những vấn đề khó khăn nhất định.
Khai thác số liệu khảo sát thuộc các phịng ban liên quan đều có chung quan điểm số lƣợng tài liệu hiện hữu đƣợc ban hành và cập nhật quá lớn nên hơn 50% ý kiến (trích từ phụ lục 4) cho rằng họ không thể nhớ rõ hết các quy trình/ quy định của cơng ty, họ chỉ tìm hiểu nội dung tại mạng nội bộ của công ty (server) khi có nhu cầu sử dụng.
Khi nhận xét về mức độ thay đổi, cập nhật việc ban hành các tài liệu nội bộ liên quan thì hầu hết ý kiến cho rằng hệ thống tài liệu thƣờng xuyên thay đổi, trong đó các quy trình thƣờng đƣợc lặp lại nhiều trong các ý kiến của đáp viên là “thƣờng xuyên thay đổi”.
40
Bảng 2.7: Các quy định thƣờng xuyên đƣợc cập nhật thay đổi STT Tên tài liệu BP chịu trách STT Tên tài liệu BP chịu trách
nhiệm
Ban hành lần đầu
Số lần thay đổi trong năm 2017-2018 1 Quy định về việc xử lý kỷ luật Phòng Nhân sự 01/07/2017 01/10/2017 15/08/2018 01/01/2019 2 Quy định về việc giải quyểt
thủ tục nghỉ việc Phòng Nhân sự
01/08/2017
15/11/2017 15/08/2018
3 Quy trình đánh giá lựa chọn
nhà thầu phụ Phòng Mua hàng
10/10/2017
01/12/2017 15/06/2018 01/01/2019
4 Quy trình đào tạo huấn luyện về an tồn sức khoẻ, bệnh nghề nghiệp Phịng Nhân sự, Ban an toàn 15/07/2017 01/10/2017 01/01/2018 15/06/2018 01/01/2019 5 Quy trình đánh giá tác động mơi trƣờng Phịng Nhân sự, Phòng KT-CT 15/07/2017 01/12/2017 15/08/2018
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ hồ sơ ban hành tài liệu - Phịng Hành chánh)
Khi tìm hiểu về ngun nhân chính của vấn đề trên, tác giả nhận thấy có 2 nguyên nhân sâu xa dẫn đến tình trạng trên:
+ Các hệ thống quản lý của công ty đuợc xây dựng vào những thời điểm khác nhau và vận hành song song với việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 14001 của công ty.
+ Việc thƣờng xuyên cập nhật về hệ thống tài liệu của đơn vị để đƣợc phù hợp với nội dung của các tiêu chuẩn mà công ty đã cam kết khi thực Quy tắc EICC.
41
Hệ thống quản lý của công ty đuợc xây dựng vào những thời điểm khác nhau và vận hành song song với việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 14001
Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo cam kết của công ty trong việc áp dụng quy tắc EICC thực sự đòi hỏi rất nhiều nguồn lực, các thành viên tham gia phải thực sự có năng lực và am hiểu về các tiêu chuẩn mà Quy tắc EICC đƣa ra.
Chi phí mà Cơng ty phải bỏ ra để thực hiện các tiêu chuẩn đã cam kết về trách nhiệm xã hội, về lao động, sức khoẻ và an tồn, tiêu chuẩn về mơi trƣờng, tiêu chuẩn liên quan đến đạo đức kinh doanh cũng nhƣ khả năng, vận hành của hệ thông quản lý của Công ty là tƣơng đối lớn..
2.3.2.2 Sự thiếu thống nhất và chồng chéo trong việc áp dụng quy tắc EICC
Bảng 2.8: Thống kê các trƣờng hợp chồng chéo quy trình, quy định nội bộ Trƣờng hợp chồng chéo Quy trình liên quan Trƣờng hợp chồng chéo Quy trình liên quan
Các bƣớc thực hiện của một quy trình gồm nhiều bƣớc ngƣời thực hiện đôi lúc không nhớ rõ nhƣng qua các bƣớc thực hiện hoặc ngƣời phê duyệt khác nhau trong cùng một Bộ phận
Quy trình viết đơn xin thơi việc, quy trình xử lý kỷ luật lao động.
Quy trình đào tạo an tồn lao động có sự trùng lặp với việc thực hiện quy trình sức khoẻ bệnh nghề nghiệp.
Quy trình đào tạo an tồn lao động thƣờng có các bài kiểm tra sự hiểu biết của ngƣời lao động về các vấn đề liên quan thƣờng lãng phí giấy, ảnh hƣởng đến quy trình tạo sản phẩm của Bộ phận sản xuất.
Việc đánh giá nội bộ và bên ngoài hay diễn ra thƣờng số lần đơi lúc trùng lặp nhau.
Quy trình đánh giá nội bộ 2 lần/ năm, quy trình đánh giá bên ngoài của các bên liên quan thƣờng 3 lần/năm.
42
Các bƣớc cơng việc của các quy trình chéo nhau.
Quy trình về việc ký duyệt việc giải quyết đơn nghỉ việc thƣờng tối đa 3 ngày, nhƣng đôi khi các bộ phận phê duyệt mất 5 ngày; việc xác định CNV nghỉ việc nhiều ngày thƣờng tối đa 1 ngày sẽ có phản hồi, thì khi các bộ phận xác nhận xong mất đến 2 ngày.
(Nguồn: Tác giả viện dẫn từ phần câu hỏi chuyên sâu của các đáp viên)
2.3.2.3 Tính phức tạp của biểu mẫu sử dụng.
Hiện số lƣợng các biểu mẫu có sự phức tạp, cần đƣợc tin gọn trong việc ban hành và việc cải tiến quy trình cần có quy định cụ thể.
Bảng 2.9: Các biểu mẫu trùng lặp trong thực tế sử dụng
Biểu mẫu Vấn đề
- Giấy ra vào cổng.
- Đơn xin nghỉ việc. Cá nhân ngƣời phê duyệt quá nhiều.
- Phiếu yêu cầu mua hàng (dùng cho các Bộ phận liên quan)
- Phiếu yêu cầu sữa chữa, máy móc,
thiết bị (đồng hồ, máy tính cá nhân, các đồ điện tử).
Các biểu mẫu liên quan đến việc mua hàng và sữa chữa có hình thức giống nhau chỉ khác nhau về nội dung khiến ngƣời đề xuất dễ nhầm lẫn.
- Phiếu tạm ứng tiền.
- Phiếu thanh toán tiền.
- Phiếu biên nhận.
Khi sử dụng phải thật sự cẩn thận và lƣu ý do hình thức, kích thƣớc giống nhau
Bảng cập nhật cơng việc của mỗi vị trí chức vụ.
Bảng mô tả công việc đƣợc đào tạo.
Hiện nay có 2 biểu mẫu chính thức dùng trong mơ tả cơng việc đƣợc ban hành từ các Phòng ban tham gia Quy tắc ứng xử EICC.
43
- Phiếu đánh giá thầu phụ (VNI/BM-
EICC-B- 008)
- Phiếu đánh giá nhà cung cấp
(VNI/BM-EICC-B- 010)
Định kỳ 1 năm/ lần đối với các nhà cung cấp, các nhà thầu phụ đang hợp tác cũng doanh nghiệp.
- Phiếu yêu cầu hành động khắc
phục (VNI/BM-EICC-C- 008)
- Báo cáo khắc phục ((VNI/BM-
EICC-C- 008)
-
Tất cả các tiêu chuẩn hiện hữu tại Cơng ty đều có biểu mẫu để ghi nhận lại sự không phù hợp và tìm ra nguyên nhân gốc để khắc phục tránh tái diễn.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ hệ thống tài liệu tiêu chuẩn lao động, tiêu chuẩn sức khoẻ- an tồn, tiêu chuẩn mơi trường – Phịng Hành chánh)
Dựa trên một số trùng lắp và phức tạp của các biểu mẫu hiện đang sử dụng có thể hiểu đƣợc những khó khăn mà ngƣời dùng gặp phải. Và trong tình huống đó, phần lớn các đáp viên chọn giải pháp công việc liên quan đến hệ thống quản lý nào thì ƣu tiên sử dụng biểu mẫu của hệ thống quản lý đó. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp nhất thời để xử lý cơng việc.
Khó khăn của ngƣời dùng xuất phát từ việc tồn tại hai hệ thống tài liệu với nhiều biểu mẫu đi kèm. Các biểu mẫu thể hiện nhiều thơng tin cần đƣợc kiểm sốt trong từng giai đoạn và khi đƣợc điền đầy đủ thơng tin nó sẽ trở thành hồ sơ minh chứng cho việc thực hiện. Tuy vậy, việc áp dụng nhiều biểu mẫu cho cùng một cơng việc sẽ gây lãng phí thời gian của ngƣời thực hiện và tăng khối lƣợng công việc giấy tờ hàng ngày.
2.3.2.4 Công việc giấy tờ nhiều.
Có thể thấy chính vì sự phức tạp của hệ thống tài liệu cũng nhƣ sự cập nhật, thay đổi thƣờng xuyên của các quy trình, quy định hiện hành, nên hiện nay các phòng ban trong các bộ phận liên quan đề có riêng một cá nhân giao nhận quy trình/quy định đƣợc cập nhật, lƣu trữ các chứng từ hiện hành Khi tham gia thảo luận chuyên sâu, khi đƣợc hỏi về các công việc giấy tờ liên quan đến Quy tắc ứng xử có đến 100% họ nhận thấy công việc giấy tờ nhiều, khiến họ mất thời cập nhật, thay đổi danh mục, bảng kê liên quan gây lãng phí thời gian.
44
Từ thực tế cho thấy, đối với việc lƣu trữ, thay đổi trên có sự nhận và trả hồ sơ với tần suất gần nhƣ liên tục, các bộ phận liên quan cần có file hồ sơ riêng biệt cho các loại quy trình, quy định liên quan, việc thiết lập bảng kê, theo dõi việc nhận và trả hồ sơ đƣợc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian.
2.3.2.5 Đánh giá từ khách hàng
Trong cuộc đánh giá của khách hàng Nokia về việc thực hiện Quy tắc EICC tại Công ty TNHH Y2K tháng 12/2018, các hành động khắc phục đƣợc phía khách hàng Nokia trao đổi, gợi ý hƣớng khắc phục trong thời gian tới dựa vào điều kiện thực tế của Công ty.
Bảng 2.10: Nội dung phát hiện trong phần đánh giá
STT NỘI DUNG ĐƢỢC PHÁT HIỆN HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
1
Kiểm sốt hóa chất/ Dầu: Tại khu
vực container lƣu trữ hóa chất chƣa có sự kiểm sốt (Dầu và Acetone đang đƣợc để bên ngồi trong khơng gian mở.)
Thiếu thiết bị bảo hộ lao động và các vòi nƣớc rửa mắt gần khu vực container lƣu trữ hóa chất.
Di dời các thùng phuy chứa Dầu và Acetone vào khu vực lƣu trữ an tồn để chúng đƣợc kiểm sốt tốt hơn.
Trang bị đầy đủ các thiết bị bảo hộ lao động và vòi rửa mắt khẩn cấp tại khu vực container chứa hóa chất.
2
Điện:
Chƣa thực hiện việc kiểm sốt hoặc tách riêng biệt cho máy phát điện/ Chƣa có biển cảnh báo và các thiết bị bảo hộ lao động (ví dụ nhƣ bao tay cách điện và thảm cách điện tại khu vực bảng điện).
Làm các rào chắn bằng sắt cho khu vực máy phát điện và trang bị đầy đủ các bảo hộ lao động, bảng cảnh báo an toàn cho khu vực này.
45
3
An toàn cháy nổ:
Thiếu các biển báo Exit và các sơ đồ thoát hiểm tại nhiều nơi. Điểm tập kết khi có sự cố cháy chƣa đƣợc xác định.
Kiểm tra lại tất cả các khu vực nhà xƣởng và thực hiện trang bị bổ sung thêm các bảng thoát hiểm (EXIT) và Sơ đồ thoát hiểm cho đầy đủ.
Xác định điểm tập kết khi có sự cố cháy ở khu vực xƣởng.
4
Thời gian làm việc (Tăng ca):
Tăng ca nhiều, nhận thấy là thời gian tăng ca lên tới 106.5 tiếng mỗi tháng trong tháng 10.2018 và 64 tiếng mỗi tháng trong tháng 2.2019
Xem xét lại tình hình thực tế sản xuất thực tế tại cơng ty (tình hình đơn hàng, nguồn nhân lực hiện tại…..) và đƣa ra kế hoạch lộ trình giảm tăng ca trong thời gian sắp tới.
5
Kế hoạch cải tiến môi trƣờng:
Hiện tại chƣa lập chƣơng trình tiết kiệm chất thải. Tuy nhiện hiện tại hệ thống có đầy đủ các báo cáo về số lƣợng chất thải : số lƣợng thải ra, chuyền giao nhà cung cấp dịch vụ xử lý có ký kết hợp đồng. Chƣa tính tốn số lƣợng Khí thải nhà kính tạo ra dựa trên số liệu các năng lƣợng sử dụng. Mặc dù có chƣơng trình cho kế hoạch giảm thiểu năng lƣợng sử dụng thông qua việc sử dụng các đèn LED và sử
Bắt đầu lên chƣơng trình giảm chất thải trong năm 2019 tham khảo các số liệu báo cáo chất thải của năm 2018.
Tìm hiểu cách tính khí nhà kinh dựa trên các số liệu năng lƣợng đã sử dụng trong năm 2018 và đƣa ra kế hoạch giảm sử dụng năng lƣợng năm 2019.
Cập nhật quy trình VNI/HD- EICC-C-009 (Hƣớng dẫn kiểm sốt năng lƣợng và khí nhà kính) để bổ sung yếu tố này vào trong
46
dụng các máy lạnh tiết kiệm điệm Inverter.
quy trình
6 Chƣa thực hiện đánh giá rủi ro cho