Bảng 2 .4 Mục tiêu hàng năm về vi phạm đạo đức kinh doanh
Bảng 2.6 Nguyên nhân các than phiền nội bộ về hệ thống quản lý năm 2017
STT Nguyên nhân Tỷ lệ
1 Quy trình nhiều, phức tạp, khó hiểu 35%
2 Sự chồng chéo, thiếu thống nhất trong các quy trình, sự ban
hàng của các quy định. 21%
3 Số lƣợng biểu mẫu nhiều, trùng lập, nội dung khá tƣơng đồng,
khó sử dụng 16%
4 Nhiệm vụ của các phòng ban trong việc thực hiện Quy tắc
không rõ ràng. 11%
5 Thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. 9% 6 Sử dụng nhầm lẫn, chƣa cập nhật quy trình/ quy định mới 5% 7 Khác (số lần đánh giá nhiều, thời gian đánh giá gần nhau, lãng
phí giấy tờ,...) 4%
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động quản lý chất lượng năm 2017 - Phịng Hành
chánh)
Theo bảng 2.6 có thể nhận thấy các than phiền nội bộ phần lớn tập trung vào ba lý do chính là: [1] quy trình nhiều, phức tạp, khó hiểu (35%); [2] sự chồng chéo, thiếu thống nhất trong các quy trình, sự ban hàng của các quy định theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn sức khỏe và hệ thống quản lý môi trƣờng (21%); [3] Số lƣợng biểu mẫu nhiều, trùng lập, nội dung khá tƣơng đồng, khó sử dụng (16%).
Dựa trên 3 nguyên nhân chính trong thống kê các than phiền, tác giả tiến hành phỏng vấn để xác định thêm các yếu tố khác (nếu có). Khi đƣợc hỏi về nguyên nhân gây ra các khó khăn trong việc tuân thủ các quy trình/ quy định của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý mơi trƣờng, kết quả đƣợc trích từ phụ lục 4 cho thấy các hạn chế vẫn còn tồn tại đƣợc đánh giá với mức độ trên 3:
39
Số lƣợng quy trình, quy định, hƣớng dẫn cơng việc và biểu mẫu áp dụng quá nhiều, ngƣời sử dụng cảm thấy rắc rối, khó hiểu dẫn đến áp dụng sai, tốn thời gian tìm hiểu hoặc phải nhờ nhân viên tại phòng Nhân sự hỗ trợ.
- Các quy trình, quy định, hƣớng dẫn công việc của các hệ thống quản lý chồng chéo nhau gây bối rối cho công nhân viên tại Công ty.
- Một công việc yêu cầu nhiều biểu mẫu khác nhau nhƣ công tác nhập kho vật tƣ phải điền 3 biểu mẫu gồm: Phiếu nhập xuất kho, Giấy ra cổng, Phiếu kiểm tra vật tƣ.
- Công việc giấy tờ nhiều: mức độ trên 3 cho nguyên nhân này gây ảnh hƣởng đến công việc hàng ngày của họ và xuất phát từ việc tuân thủ các yêu cẩu của ban hành, lƣu các trang kiểm sốt đƣợc cập nhật tại các phịng ban.
2.3.2.1 Tính phức tạp của hệ thống tài liệu.
Hiện nay, tại Công ty TNHH Y2K đang tồn tại hệ thống tài liệu nội bộ do Phòng Hành chánh ban hành nhƣng luôn thƣờng xuyên đƣợc cập nhật hàng tháng. Trong q trình các Phịng ban áp dụng lại gặp phải những vấn đề khó khăn nhất định.
Khai thác số liệu khảo sát thuộc các phịng ban liên quan đều có chung quan điểm số lƣợng tài liệu hiện hữu đƣợc ban hành và cập nhật quá lớn nên hơn 50% ý kiến (trích từ phụ lục 4) cho rằng họ không thể nhớ rõ hết các quy trình/ quy định của cơng ty, họ chỉ tìm hiểu nội dung tại mạng nội bộ của cơng ty (server) khi có nhu cầu sử dụng.
Khi nhận xét về mức độ thay đổi, cập nhật việc ban hành các tài liệu nội bộ liên quan thì hầu hết ý kiến cho rằng hệ thống tài liệu thƣờng xuyên thay đổi, trong đó các quy trình thƣờng đƣợc lặp lại nhiều trong các ý kiến của đáp viên là “thƣờng xuyên thay đổi”.
40