Yếu tố Ký hiệu Mức độ quan trọng (chuẩn hóa) Min Max Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn
Đặc điểm công việc ĐĐ 0.275 1 5 3.4504 0.77099
Đào tạo và phát triển ĐT 0.235 1 5 3.3407 0.77649
Công bằng tổ chức CB 0.226 1 5 3.3051 0.81920
Thu nhập và phúc lợi TN 0.215 1 5 3.4003 0.76139
Sự ghi nhận GN 0.184 1 5 3.2984 0.81465
Sự hỗ trợ của lãnh đạo LĐ 0.149 1 5 3.4951 0.79863 Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả
5.2. Hàm ý quản trị
Từ các kết quả phân tích nêu trên, tác giả đề xuất một số hàm ý quản trị giúp nâng cao sự tác động của các yếu tố động viên đến sự cam kết của viên chức đối với Nhà trường, nhằm duy trì sự cam kết gắn bó của viên chức để giúp Nhà trường phát triển hơn nữa trong tương lai.
5.2.1. Về đặc điểm công việc
Đặc điểm cơng việc là thành phần có ảnh hưởng mạnh nhất đến sự cam kết của viên chức với Nhà trường (β = 0.275), điểm đánh giá trung bình của yếu tố này khá cao 3.4504. Tuy nhiên, để gia tăng mức độ cam kết gắn bó của viên chức với Nhà trường, Nhà trường nên quan tâm và thực hiện một số hoạt động sau:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và định hướng phát triển của từng đơn vị để phân tích, đánh giá và đưa ra các yêu cầu cụ thể đối với từng chức danh. Đồng thời, đề ra các yêu cầu cụ thể đối với từng viên chức (yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ
năng, kinh nghiệm, thái độ, tinh thần làm việc, …). Trên cơ sở đó, rà sốt, bố trí, sắp xếp lại cơng việc của từng viên chức để họ có thể phát huy hết khả năng.
Thực hiện việc phân cấp, phân quyền và trao quyền tự chủ trong công việc cho viên chức nhưng phải gắn với trách nhiệm cụ thể của cá nhân kích thích khả năng tư duy và sáng tạo, chủ động trong điều hành giải quyết công việc nhằm hạn chế sự nhàm chán trong công việc và tạo ra các cơ hội để viên chức phát triển.
Ngoài ra, Nhà trường, nhà quản lý cần bố trí khối lượng cơng việc, thời gian hoàn thành và mục tiêu giao cho từng viên chức phải phù hợp với năng lực, nguồn lực nhưng mang tính thách thức nhằm giúp cho viên chức có thể phấn đấu đạt các kết quả đề ra, cũng như cân bằng được giữa công việc và cuộc sống gia đình.
5.2.2. Về đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển là thành phần có ảnh hưởng mạnh thứ hai đến sự cam kết của viên chức với Nhà trường (β = 0.235), kết quả đánh giá thông qua hoạt động khảo sát với giá trị trung bình cũng khá cao 3.3407. Về yếu tố này, Nhà trường nên thực hiện các biện pháp sau đây để tăng thêm sự gắn kết của viên chức:
Xây dựng/ Hoàn thiện các quy định liên quan chính sách đào tạo, quy trình tổ chức đào tạo và ban hành rộng rãi đến các đơn vị phịng ban, viên chức có liên quan.
Căn cứ vào tính chất cơng việc của từng đơn vị phòng ban, Nhà trường tiến hành khảo sát nhu cầu đào tạo của viên chức qua đó có thể phân nhóm đào tạo theo từng nhóm kiến thức, kỹ năng, trình độ khác nhau.
Hoạch định công tác đào tạo hàng năm dựa trên chiến lược phát triển Nhà trường, yêu cầu công việc và năng lực thực tế của viên chức.
Xây dựng chương trình đào tạo hàng năm với đầy đủ các nội dung chi tiết: đối tượng đào tạo, nội dung đào tạo, mục tiêu đào tạo, phương pháp đào tạo, thời gian đào tạo, tài liệu đào tạo, trang thiết bị, dụng cụ hỗ trợ đào tạo… và kèm theo kế hoạch chi phí dành cho hoạt động đào tạo và trình Hiệu trưởng xem xét phê duyệt.
Tổ chức lớp hội nhập môi trường làm việc dành cho các viên chức mới vào làm việc tại Trường, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho viên chức tiếp nhận các thông
tin cơ bản về quyền lợi và nghĩa vụ của viên chức, các hoạt động chính, chiến lược phát triển, văn hóa cũng như các các nội quy, quy trình, quy định, quy chế có liên quan. Nhờ đó, viên chức dễ hịa nhập và nắm bắt nhanh công việc.
Cần tổ chức đánh giá sau đào tạo đối với mỗi khóa học thơng qua tài liệu, thời gian, nội dụng, trang thiết bị hỗ trợ đào tạo và đặt biệt là khả năng ứng dụng các kiến thức, kỹ năng vào công việc của mỗi viên chức, cũng như hiệu quả cơng việc. Từ đó, phát hiện những vấn đề tồn tại trong việc tổ chức đào tạo để hoàn thiện hơn cho các khóa sau.
Đào tạo nâng cao năng lực của viên chức. Dựa trên các tiêu chuẩn và kết quả đánh giá thực trạng về dịch vụ phục vụ để xác định những hạn chế và lên kế hoạch nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên.
Đào tạo ngắn hạn tại trƣờng
Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo tại trường và do các chuyên gia, giảng viên có nhiều kinh nghiệm trong trường đảm nhận cơng tác đào tạo.
Tính khả thi của giải pháp: Có tính khả thi cao, bởi vì trong trường có sẵn các chun gia giỏi về các lĩnh vực này, chi phí đầu tư cho hoạt động này tương đối thấp.
Kết quả của giải pháp: giúp nâng cao kết quả thực hiện công việc của viên chức, giảm bớt than phiền khiếu nại của sinh viên khiến cho viên chức cảm thấy tự tin hơn trong cơng việc, từ đó góp phần giữ chân họ ở lại tổ chức lâu dài.
Đào tạo bên ngồi
Đối với trường đại học thì vấn đề đào tạo nâng cao kiến thức của viên chức là một điều vơ cùng cần thiết vì nó hỗ trợ rất lớn cho cơng tác quản lý của Nhà trường. Trường phải căn cứ vào định hướng phát triển của mình, đồng thời căn cứ vào nhu cầu của từng viên chức để lên kế hoạch đào tạo cho từng người.
Đối với những viên chức cấp quản lý, cần có kế hoạch cử tham gia học tập, trao đổi kinh nghiệm tại các đơn vị ngoài nước nhằm học hỏi và tiếp thu những nội dung mới về quản lý.
Xây dựng tiêu chuẩn thăng tiến
Thăng tiến là một nhu cầu sẽ xuất hiện khi một cá nhân làm việc cho tổ chức trong một thời gian dài, và nó là nhu cầu mà hầu hết mọi viên chức đều mong muốn khi đi làm. Việc xây dựng chính sách thăng tiến rõ ràng, công bằng sẽ tạo điều kiện cho viên chức có năng lực phát triển là góp phần nâng cao sự cam kết của viên chức đối với tổ chức.
Thông qua kết quả nghiên cứu đa số các viên chức đều cho rằng chính sách thăng tiến là chưa công bằng và họ chưa nhìn thấy cơ hội thăng tiến, hoặc họ khơng biết tiêu chuẩn thăng tiến như thế nào. Do đó, trường cần xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cụ thể, rõ ràng trên cơ sở lộ trình thực hiện chiến lược phát triển và cơ cấu tổ chức của trường, phòng, ban và kèm theo là các tiêu chuẩn thăng tiến tương ứng đối với từng chức danh. Đồng thời, trường xây dựng quy trình, quy định chính thức và thơng báo tới từng viên chức, để họ nắm rõ những yêu cầu cụ thể để có định hướng và mục tiêu phấn đấu.
5.2.3. Về công bằng tổ chức
Công bằng tổ chức là thành phần có ảnh hưởng mạnh thứ ba đến sự cam kết của viên chức với Nhà trường (β = 0.226), giá trị trung bình khá cao 3.3051. Như vậy, để tăng sự cam kết gắn bó của viên chức với tổ chức, Nhà trường cần phải thực hiện việc công bằng tổ chức theo một số biện pháp như sau:
Kết quả mà viên chức nhận được phản ánh những nỗ lực của họ trong công việc được đánh giá cao nhất, tuy nhiên Quy trình phân phối kết quả được áp dụng nhất quán lại được đánh giá thấp nhất. Do đó Nhà trường cần phải xem xét lại quy trình phân phối kết quả và đảm bảo quy trình phải được thực hiện đồng bộ và nhất quán nhằm mục đích mang lại sự công bằng trong tổ chức, giúp cho viên chức cởi bỏ tâm tư và hết lòng phục vụ cho Nhà trường.
Triển khai xây dựng hệ thống KPIs trong toàn trường. Hằng năm thực hiện giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị và cá nhân theo hệ thống KPIs đã xây dựng. Đồng thời, hàng năm rà soát lại hệ thống KPIs để điều chỉnh cho phù hợp.
Cần thiết phải xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá viên chức để làm cơ sở cho việc đánh giá công chức viên chức hàng năm và ln cập nhật, hồn thiện hàng năm. Việc xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá này phải dựa trên tiêu chí đồng bộ, nhất quán, công bằng và khách quan.
5.2.4. Về thu nhập và phúc lợi
Thành phần thu nhập và phúc lợi có ảnh hưởng mạnh thứ 4 đến sự cam kết của viên chức với Nhà trường (β = 0.215), giá trị trung bình khá cao 3.4003, đa số viên chức hài lòng với mức thu nhập hiện tại và cho rằng mức thu nhập tại trường là tương đối công bằng và tương xứng với kết quả thực hiện công việc. Tuy nhiên, để gia tăng sự gắn bó của viên chức, Nhà trường cần phải:
Về phúc lợi, đa số viên chức cho rằng họ chưa được tham gia đầy đủ các chương trình phúc lợi vì vậy Nhà trường cần tiếp tục nghiên cứu đưa ra nhiều chương trình phúc lợi hấp dẫn hơn bên cạnh việc tiếp tục duy trì các phúc lợi cơ bản. Chẳn hạn như Nhà trường có thể xây dựng nguồn quỹ phúc lợi hỗ trợ cho vay đối với viên chức chưa có nhà ở với lãi suất ưu đãi nhằm đảm bảo tinh thần làm việc, và tạo sự gắn bó với Nhà trường.
Nhà trường phải ln đảm bảo đầy đủ các chính sách về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, luôn tạo điều kiện cho viên chức được nghỉ phép/nghỉ bệnh khi có nhu cầu chính đáng. Đồng thời, Nhà trường cần nâng cao chất lượng bảo hiểm về sức khỏe cho viên chức, người thân của viên chức thơng qua các chương trình bảo hiểm về sức khỏe của các cơng ty, tập đồn bảo hiểm lớn, từ đó nâng cao hơn sự quan tâm, chăm sóc sức khỏe của Nhà trường dành cho viên chức.
Nâng cao chất lượng chương trình nghỉ dưỡng định kỳ vào mỗi năm vào dịp hè, nhằm thu hút nhiều hơn nữa sự tham gia của viên chức. Duy trì các hoạt động thăm hỏi đau ốm, hiếu hỉ kịp thời. Trường duy trì cung cấp thuốc men cùng các bác sĩ và y tá phục vụ tại tổ chức. Xây dựng thư viện và phịng đọc mà ở đó cung cấp những sách chun ngành và giải trí cung cấp thơng tin thời sự giúp viên chức cập nhật kiến thức.
5.2.5. Về sự ghi nhận
Sự ghi nhận là thành phần có ảnh hưởng mạnh thứ 5 đến sự cam kết của viên chức với Nhà trường với (β = 0.184), giá trị trung bình khá cao 3.2984. Việc nâng cao nhận thức về thành phần này góp phần nâng cao sự cam kết gắn bó của viên chức. Như vậy, để nâng cao nhận thức về sự ghi nhận Nhà trường cần phải:
Xây dựng/ Tiếp tục thực hiện chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng cho những viên chức có nhiều đóng góp và cho những viên chức có những sáng kiến giúp cải tiến hoạt động đơn vị nói chung, chất lượng dịch vụ nói riêng.
Rà sốt các chính sách và biện pháp động viên khuyến khích hiện hữu. Loại bỏ những chính sách khơng cịn phù hợp và xây dựng hệ thống chính sách, biện pháp mới, đặc biệt là hệ thống ghi nhận những thành tích đóng góp nhằm thúc đẩy mọi viên chức tham gia tích cực vào q trình thực hiện chiến lược phát triển của trường.
Viên chức được khen thưởng xứng đáng khi hồn thành tốt cơng việc được đánh giá cao nhất, tuy nhiên viên chức được cơng nhận thành tích trước đồng nghiệp và tập thể lại bị đánh giá thấp nhất. Vì vậy, lãnh đạo Nhà trường và lãnh đạo đơn vị cần lưu tâm sự ghi nhận không nhất thiết là những phần thưởng có giá trị mà chỉ là lợi ích tinh thần, cần đề cao danh tiếng của những người làm tốt thật sự thông qua các cơ chế vinh danh và khen thưởng. Làm sao để những người xứng đáng được vinh danh và họ cảm thấy tự hào giúp cho họ có thêm động lực nổ lực phấn đấu trong cơng việc, đồng thời nêu được tấm gương tốt để mọi người trong tổ chức cùng nhau nỗ lực.
Các nội dung quản trị mà Nhà trường cần hướng đến để nâng cao sự ghi nhận đối với viên chức theo tác giả là trao thưởng thành tích, bầu khơng khí văn hóa làm việc và vai trị hoạt động của tổ chức Cơng đồn Nhà trường.
5.2.6. Về sự hỗ trợ của lãnh đạo
Cuối cùng là thành phần sự hỗ trợ của lãnh đạo có ảnh hưởng mạnh thứ 6 đến sự cam kết của viên chức với Nhà trường với (β = 0.149), giá trị trung bình khá cao
3.4951. Để nâng cao nhận thức về thành phần này Lãnh đạo Nhà trường và đơn vị cần phải:
Để nâng cao hiệu quả quản lý điều hành, lãnh đạo các cấp phải là tấm gương về năng lực chuyên môn cho viên chức và cần thực hiện triệt để nguyên tắc minh bạch và trách nhiệm trong mọi hoạt động của đơn vị. Tuy việc này cịn phụ thuộc vào tính cách và nổ lực cá nhân của từng người lãnh đạo, nhưng nếu thực hiện được thì người lãnh đạo sẽ truyền cảm hứng và khiến cấp dưới của mình nể phục, học tập và noi theo.
Đổi mới công tác lãnh đạo theo nguyên tắc “sự lãnh đạo được chia sẻ”. Đó là trong q trình quản lý và điều hành, lãnh đạo các cấp cần lắng nghe ý kiến của mọi người, nhất là những người giỏi về lĩnh vực đang xem xét. Quyết định được đưa ra trên cơ sở ý kiến của chuyên gia giỏi, ý kiến có cơ sở khoa học nhất chứ không phải dựa trên chức vụ.
Lãnh đạo các cấp cần thực hiện việc tăng cường các hoạt động tập thể nhằm tạo ra sự gắn kết, đồng tâm hiệp lực của các viên chức.
Theo kết quả khảo sát, khi có vấn đề xảy ra viên chức nhận được sự hỗ trợ kịp thời của lãnh đạo được đánh giá rất thấp. Do đó, người lãnh đạo cần tiếp tục quan tâm, hỗ trợ và động viên viên chức khi có vấn đề xảy ra trong cơng việc nhằm tạo thêm sự tự tin trong cơng việc của viên chức.
Ngồi việc quan tâm đến các khoản lương, thưởng, phúc lợi mà viên chức nhận được, lãnh đạo cần quan tâm đến việc xác định đáp ứng điều kiện làm việc phù hợp với từng công việc.
5.3. Hạn chế đề tài và hƣớng nghiên cứu tiếp theo
Cũng tương tự như bất kì dự án nghiên cứu nào, nghiên cứu này cũng có một số hạn chế. Cụ thể như:
Nghiên cứu chỉ được thực hiện với quy mô khảo sát chưa lớn, đề tài chỉ tiến hành khảo sát ở một số viên chức trong một số trường đại học cơng lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và chưa giám sát được hoàn toàn việc trả lời nên có thể độ tin cậy của kết quả đo lường chưa cao.
Nghiên cứu này thực hiện chọn mẫu thuận tiện do đó cũng có nhược điểm là tính đại diện khơng cao.
Thời gian nghiên cứu bị hạn chế; bảng hỏi có một số câu chưa truyền tải hết ý của tác giả đến người được khảo sát, gây nhầm lẫn về mặt ngữ nghĩa dẫn đến kết quả phân tích khơng được chính xác.
Chính những hạn chế này cũng là gợi ý cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo, có thể mở rộng phạm vi nghiên cứu và đầu tư nhiều hơn vào thời gian nghiên cứu.
Tóm tắt chƣơng 5
Trong chương 5 tác giả đã đưa ra những kết luận và giải pháp cho các mục tiêu đã đưa ra trong chương 1 của nghiên cứu. Các mục tiêu đều được thực hiện tốt trong nghiên cứu và giúp tác giả có cơ sở vững chắc để đưa ra các hàm ý quản trị