b) Xử lý thông tin:
2.1.5Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Một bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất gọn nhẹ, mọi việc dều có người điều hành và chịu trách nhiệm, đảm bảo sử dụng lao động hiệu quả sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trôi chảy, không bị gián đoạn, tránh được những thiệt hại xảy ra trong sản xuất, góp phần ổn định và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngược lại, một bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất kồng kềnh, quyền hạn và trách nhiệm chồng chéo nhau, lao động sử dụng không có hiệu quả sẽ dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc như ngừng sản xuất, cán bộ công nhân viên làm việc không hết mình, thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc… Điều này làm tăng chi phí sản xuất, giảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đặc biệt đối với ngành may mặc thì bộ máy tổ chức và quản lý càng phải được quan tâm hơn, để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên liệu đầu vào. Vì vậy đòi hỏi công tác tổ chức quản lý và sản xuất có sự phù hợp chặt chẽ với nhau, năng động nhạy bén đểđưa ra quyết định đúng đắn kịp thời. Một bộ máy quản lý và sản xuất gọn nhẹ giúp cho các
doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Vì vậy qua nhiều năm công ty có bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất tương đối gọn nhẹ thể hiện thông qua sơđồ sau:
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần May Nhà Bè
a) Hội đồng quản trị
Đề xuất kế hoạch kinh doanh, đưa ra phương hướng đầu tư phát triển, các chương trình dự án hoặc các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đưa ra ý kiến đểđề xuất bổ sung sửa đổi điều lệ, điều khoản của Công ty khi xét thấy không cần thiết.
Khi công ty có những biến động lớn thì HĐQT đưa ra các biện pháp nhằm khắc phục biến động đó.
Thoả luận và đưa ra các phương án phân phối lợi nhuận trích lập quỹ.
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHÓ TỔNG GĐ TỔNG GĐ PHÓ TỔNG GĐ GĐĐH PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH GĐĐH PHỤ TRÁCH KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG GĐĐH PHỤ TRÁCH KINH DOANH GĐĐH PHỤ TRÁCH QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG PHÒNG HÀNH CHÍNH BẢO VỆĐOÀN THỂ PHÒNG KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG PHÒNG KINH DOANH PHÒNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU
b) Ban giám đốc
· Tổng giám đốc:
- Giữ nhiệm vụ: Công tác tổ chức cán bộ, công tác kế hoạch đầu tư phát triển, công tác giá cả.
- Chịu trách nhiệm: Phê duyệt các dự án đầu tư, phương án giá, các hợp đồng xuất nhập khẩu, các chi phí ngoài quy chế.
- Phụ trách ký: Ký các dự án đầu tư, các hợp đồng tín dụng, các khếước ngân hàng.
· Phó tổng giám đốc thường trực:
- Giữ nhiệm vụ: Thay mặt tổng giám đốc khi đi vắng, phụ trách công tác tài chính, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản. Chủ tịch các hội đồng giá, hội đồng xét duyệt lương, hội đồng thi đua kỹ thuật, hội đồnh thanh lý tài sản của công ty. Trưởng ban đổi mới doanh nghiệp, tiếp cán bộ công nhân viên.
- Chịu trách nhiệm: Phê duyệt mua sắm các loại máy móc thiết bị hành chính, duyệt các loại vật tư hàng hoá xuất ra ngoài công ty. Duyệt mua các loại vật tư cung cấp cho sản xuất (có uỷ quyền cụ thể).
- Phụ trách ký: Ký các hợp đồng lao động, các hợp đồng xuất nhập khẩu, các hợp đồng mua bán vật tư, các uỷ nhiệm chi, các phiếu thu chi, các hoá đơn tài chính VAT, các bảng lương, L/C.
· Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất:
- Giữ nhiệm vụ: Phụ trách công tác sản xuất, xuất nhập khẩu, cơđiện, tưởng ban khoa học kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm: Phê duyệt các chi phí phục vụ sản xuất, các sửa chữa nhỏ về cơđiện, định mức lao động, định mức vật tư, duyệt mua một số thiết bị vật tư cho sản xuất (có giấy uỷ quyền cụ thể), duyệt các bảng giá thành sản phẩm kinh doanh xuất khẩu. Duyệt các đề xuất lập hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Phụ trách ký: Các hợp đồng gia công trong nước, lện cấp phát vật tư ngoài định mức và vật tư bổ sung, lệnh điều động và các chứng từđề xuất nhập khẩu.
· Giám đốc điều hành phụ trách hành chính:
- Giữ nhiệm vụ: Phụ trách công tác hành chính, y tế, bảo vệ, trật tự an toàn, an ninh, vệ sinh môi trường, vệ sinh công nghiệp, nhà ăn, căn tin, đánh giá theo tiêu chuẩn SA8000 của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm: Phê duyệt sửa chữa nhỏ khu vực văn phòng, tiền ăn hàng ngày, duyệt mua sắm các dụng cụ phục vụ cho nhà ăn, căn tin dụng cụ cho vệ sinh và môi trường, các chi phí vềđiện thoại, dịch vụ bưu điện, sắp xếp các phương tiện giao thông.
- Phụ trách ký: Ký các phiếu xuất nhập vật tư nội bộ, các hoá dơn xuất kho thuê ngoài chế biến, các bản sao phục vụ cho xuất nhập khẩu và sản xuất.
· Giám đốc phụ trách kế hoạch – thị trường:
- Giữ nhiệm vụ: Phụ trách công tác kế hoạch, vật tư, kinh doanh xuất nhập khẩu, giao nhận, kho vận, khách hàng, xúc tiến xuất khẩu và thị trường xuất khẩu kiêm trưởng phòng kế hoạch thị trường.
- Chịu trách nhiệm: Tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng đáp ứng đủ năng lực sản xuất của công ty, lập các kế hoạch tháng, quý, năm, các mã hàng, cân đối về sản lượng các loại vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất, phụ trách các xí nghiệp gia công, phương tiện vận tải. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phụ trách ký: Ký các bảng thông báo giao hàng, packing list, các văn bản đòi nợ hàng xuất khẩu, các lện cấp phát vật tư trong hạn mức.
· Giám đốc phụ trách kinh doanh:
- Giữ nhiệm vụ: Phụ trách kinh doanh nội điạ.
- Chịu trách nhiệm: Phê duyệt mua bán vật tưđể sản xuất hàng kinh doanh nội địa, duyệt giá mua và bán hàng nội địa, các mẫu mã hàng nội địa, duyệt các bảng giá bán sản phẩm hàng nội địa, các đề xuất lập hợp đồng nội địa.
- Phụ trách ký: Ký các hợp đồng đại lý, các văn bản quyết toán với đại lý và các cửa hàng, siêu thị, ký các lệnh xuất hàng nội địa, ký các đơn đặt hàng sản xuất nội địa, ký các hợp đồng uỷ thác phục vụ nội địa (không quá 30% so với doanh thu nội địa).
· Giám đốc điều hành phụ trách công tác kỹ thuật chất lượng:
- Giữ nhiệm vụ: Phụ trách công tác kỹ thuật, công tác chất lượng, phụ trách phòng kỹ thuật công nghệ, thiết kế sản phẩm, ra các văn bản định mức nguyên phụ liệu.
- Chịu trách nhiệm: Phê duyệt các chi phí liên quan đến kỹ thuật chất lượng. - Phụ trách ký: Ký xuất áo mẫu cho khách hàng, ký tài liệu kỹ thuật.
c) Phòng kế hoạch thị trường:
· Chức năng:
- Tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề sản xuất, thị trường, khách hàng, quản lý vật tư. Tổ chức triển khai, thực hiện các chính sách, chiến lược, kế hoạch,
chương trình tiếp thị kinh doanh của ban giám đốc, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, bán hàng tại thị trường xuất khẩu.
- Tổ chức thực hiện việc mua bán, cung cấp nguyên phụ liệu cho các xí nghiệp sản xuất theo đúng kế hoạch sản xuất, tìm kiếm các nguồn cung cấp nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất phù hợp với từng thời kỳ, từng thị trường.
- Tổ chức quản lý điều hành bốc xếp vận chuyển, giao nhận tại các cửa khẩu. - Tham gia điều hành tiến độ sản xuất, giải quyết mọi khó khăn vướng mắc trong sản xuất.
· Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch sản xuất – tiêu thụ ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Tổng hợp, báo cáo, phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình kế hoạch thị trường của công ty trong từng thời kỳ.
- Xây dựng các tiến độ chuẩn bị sản xuất, tiến độ sản xuất, tiến độ giao hàng đối với các xí nghiệp và các phòng nghệp vụ có liên quan. Kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện tiến độ sản xuất.
- Tìm kiếm khách hàng, tiến hành xem xét và đề xuất ký các hợp đồng gia công. - Quản lý kho hàng và cấp phát vật tư. Thanh lý nguyên phụ liệu do khách hàng cung cấp với khách hàng.
- Đền xuất lập hợp đồng ngoại thương hàng gia công.
- Kiểm tra tất cả các đơn vị liên quan đến quá trình sản xuất, kiểm tra việc sử dụng nguyên phụ liệu.
d) Phòng hành chính bảo vệ đoàn thể
· Chức năng:
- Quản lý đề xuất mua sắm, bảo trì và thực hiện chế độ sử dụng các dụng cụ và phương tiện làm việc, thiết bị thông tin, thiết bị văn phòng, nhà xưởng.
- Quản lý và điều động phương tiện vận chuyển phục vụ sản xuất và công tác. - Quản lý con dấu của Công ty.
· Nhiệm vụ:
- Kiểm soát việc ban hành, phân phối các tài liệu gốc trong hệ thống chất lượng theo quy định.
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, cung cấp các dịch vụ theo quy định của Công ty cho cán bộ công nhân viên của Công ty.
e) Phòng kinh doanh
· Chức năng:
- Giúp giám đốc ký kết các hợp đồng thu mua nguyên phụ liệu, vật tư, tiêu thụ sản phẩm và chịu sự chỉđạo trực tiếp của giám đốc điều hành kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tham mưu cho ban giám đốc về thị trường chính đối với khách hàng.
· Nhiệm vụ:
- Tổ chức triển khai, hướng dẫn việc thực hiện các chính sách, chiến lược, kế hoạch, chương trình tiếp thị kinh doanh của ban tổng giám đốc đáp ứng yêu cầu của thị trường nội địa.
- Chuẩn bị mẫu mã, nguyên liệu phù hợp với thị hiếu của khách hàng ở từng thời kỳ khác nhau.
- Tổ chức cung cấp nguyên phụ liệu theo đúng kế hoạch sản xuất cho các xí nghiệp. - Giải quyết vấn đề phát sinh về số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu với nhà cung cấp.
- Phụ trách các vấn đề về hội chợ, triển lãm, tiếp thị hàng hoá, marketing, thương hiệu, nhãn hiệu sản phẩm của Công ty tại thị trường nội địa.
- Xúc tiến thương mại và tổ chức khuyến mãi, đề xuất cải tiến các vấn đề phụ trách đểđảm bảo phát triển thị trường một cách bền vững.
g) Phòng xuất nhập khẩu
· Chức năng:
- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác đối ngoại, các luật quốc tế về thương mại, thanh toán, bảo hiểm, vận tải, pháp chế, chính sách khách hàng và thị trường quốc tế.
· Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu tham mưu thực hiện các chính sách chếđộ quản lý xuất nhập khẩu, thuế quan, hạn ngạch, chính sách khu vực, các chính sách xuất nhập khẩu của Nhà nước.
- Tổ chức hệ thống xuất nhập khẩu theo quy chế và quy định của Công ty.
- Tổ chức khai báo hải quan xuất nhập khẩu trên cơ sở phiếu đề xuất lập hợp đồng đã được tổng giám đốc duyệt.
- Đăng ký sở hữu nhãn hiệu trên thị trường quốc tế.
h) Phòng quản trị chất lượng
· Chức năng:
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng. - Tham gia điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chất lượng toàn bộ sản phẩm của Công ty.
· Nhiệm vụ:
- Xây dựng ban hành các quy trình kiểm tra chất lượng.
- Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm soát chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào (riêng đối với nguyên liệu chỉ kiểm tra đối với hàng FOB) và đầu vào của quá trình sản xuất.
- Giám sát việc thực hiện các quy trình chất lượng tại các xí nghiệp thanh viên. - Thống kê, phân tích tình hình chất lượng theo định kỳ, nhận xét và đánh giá chất lượng các đơn vị thành viên.
- Đước kiểm tra toàn bộ vật tư hàng hoá, thành phẩm trong toàn Công ty.
- Được quyền đình chỉ sản xuất đối với những trường hợp vật tư hàng hoá, công đoạn sản xuất không đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
i) Phòng kỹ thuật công nghệ
- Tính toán định mức nguyên phụ liệu tạm thời để làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm.
- Ban hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với đơn hàng FOB cho sản xuất.
- Có trách nhiệm nghiên cứu và thông tin về tính chất của nguyên phụ liệu cho các đơn vị trong Công ty.
- Nghiên cứu thiết kế, chế thử sản phẩm, tổ chức may mẫu, làm mẫu rập đối với các đơn hàng khi có yêu cầu.
- Giải quyết các sự cố về kỹ thuật phát sinh trước và trong quá trình sản xuất, thông tin chính xác, kịp thời cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị có liên quan về những góp ý của khách hàng, các chỉnh sửa về kỹ thuật (nếu có). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Có quyền cho ngưng quá trình sản xuất khi phát hiện các vi phạm về vấn đề kỹ thuật.
k) Phòng kế toán
-Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và từng bộ phận đểđánh giá tính hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện báo cáo thuế theo đúng quy định.
n) Phòng tổ chức lao động
· Chức năng:
- Giúp giám đốc quản lý, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng đội ngũ lao động, thực hiện các chính sách và nghĩa vụđối với người lao động theo đúng luật định.
- Lập phương án phân phối các quỹ và phương án trả lương sản phẩm, tính toán quỹ lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
· Nhiệm vụ:
- Tổ chức quản lý lao động tiền lương, tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu và thực hiện các văn bản cấp trên giao phó.
- Giải quyết trực tiếp với người lao động về các vướng mắc trong quá trình tuyển dụng lao động sản xuất.
- Tổ chức công tác đời sống, y tế, giáo dục cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.