1.1 .Các khái niệm liên quan đến đăng ký, cấp giấy chứng nhận
2.3. Thực trạng công tácđăng kýcấp Giấy chứng nhận quyền sử dụngđất quyền sở
văn phòng đăng ký đất đai tại quận 12 từ năm 2015 đến tháng 3 năm 2018
2.3.1. Thực trạng nguồn nhân lực và cơ sở vật chất của chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai quận 12 phục vụ công tác đăng ký cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến ký đất đai quận 12 phục vụ công tác đăng ký cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động
Cơ sở vật chất tại đơn vị:
Bảng 2. 5 Bảng tổng hợp cơ sở vật chất chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai quận 12
STT Loại Số lƣợng Đơn vị Tình trạng
1 Máy vi tính 84 Chiếc Đƣợc trang bị năm
2011, 2015
2 Máy in A4 5 Chiếc Đƣợc trang bị năm
2015
3 Máy in A3 9 Chiếc Đƣợc trang bị năm
2015
4 Máy photocopy 2 Chiếc Đƣợc thuê từ năm
2015
5 Máy scan A3 2 Chiếc Đƣợc trang bị năm
2015
6 Máy đo đạc 7 Chiếc Đƣợc trang bị năm
2015
7 Phòng làm việc 1000 m2 Đƣợc trang bị năm
2015
8 Kho lƣu trữ 1000 m2 Đƣợc trang bị năm
2015
9 Phòng tiếp dân 80 m2 Đƣợc trang bị năm
2015
(Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ quận 12) [10]
Chi nhánh VPĐKĐĐ quận 12 đƣợc bố trí trụ sở cơ quan làm việc cũng nhƣ máy móc tƣơng đối đầy đủ, đáp ứng cơ bản nhu cầu công việc đặt ra .
Nguồn nhân lực và tổ chức bộ máy phục vụ cho công tác đăng ký cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động của quận 12:
- Về tổ chức, bộ máy gồm: 84 viên chức và ngƣời lao động, trong đó Biên chế là 8, hợp đồng chỉ tiêu 18, hợp đồng ngồi chỉ tiêu 58. Trình độ: 4 thạc sĩ, 65 đại học, 5 cao đẳng, 7 trung cấp, 3 trung học phổ thông.
- Lãnh đạo Chi nhánh gồm: Giám đốc và 02 Phó Giám đốc.
- Các tổ chun mơn: tổ hành chính tổng hợp, tổ tiếp nhận và trả kết quả, tổ đăng ký và cấp giấy chứng nhận, tổ kỹ thuật địa chính, tổ lƣu trữ, cụ thể nhƣ sau:
Tổ Hành chính-Tổng hợp:
- Tổ chức thực hiện công tác tiếp nhận và xử lý công văn đi, công văn đến, thƣ mời họp đến Giám đốc chi nhánh để giải quyết theo quy trình giải quyết văn bản; sao chụp tài liệu, đóng dấu, phát hành theo quy định tại Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ. - Thực hiện việc quản lý, sử dụng các loại con dấu của Chi nhánh theo đúng quy định.
- Thực hiện và quản lý phát hành phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai điện tử; quản lý và sử dụng chữ ký số của Lãnh đạo để thực hiện phát hành phiếu chuyển thuế điện tử đúng theo quy định.
- Hƣớng dẫn, kiểm tra về thể thức, kỹ thực trình bày văn bản do chi nhánh ban hành theo đúng quy định của pháp luật trƣớc khi phát hành; tổ chức, quản lý, thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ văn bản theo quy định pháp luật.
- Quản lý hồ sơ nhân sự; Tham mƣu luân chuyển nhân sự các tổ tại chi nhánh. - Tham mƣu giải quyết hồ sơ các chế độ, chính sách có liên quan đến viên chức, ngƣời lao động tại chi nhánh theo quy định; theo dõi, phối hợp giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm, thơi việc, nghỉ hƣu và các chính sách khác có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của viên chức tại chi nhánh.
- Tham mƣu, phối hợp với Cơng đồn cơ sở chi nhánh xây dựng, triển khai hội nghị viên chức hàng năm theo phân công của Giám đốc.
- Tham mƣu báo cáo tổng hợp kết quả giải quyết hồ sơ hành chính theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và năm.
- Phối hợp với các cơ quan liên quan để xây dựng, tích hợp, xử lý và quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý đất đai (Vilis); lƣu trữ, bảo quản cơ sở dữ liệu quản lý đất đai của chi nhánh.
- Thực hiện cơng tác trình ký và theo dõi hồ sơ, cho số Giấy chứng nhận, photo và phát hành Phiếu chuyển thông tin địa chính để xác định nghĩa vụ tài chính cho ngƣời sử dụng.
- Thực hiện quét (scan) dữ liệu hồ sơ và đƣa vào phần mềm Vilis. - Thực hiện công tác sao y Giấy chứng nhận.
- Lập, quản lý, sử dụng sổ cấp Giấy chứng nhận và tập tin (file) dữ liệu số sao y. Hoàn thiện sổ, dữ liệu theo quy định và bàn giao đến Tổ Lƣu trữ vào cuối năm.
- Theo dõi, báo cáo việc thực hiện nội quy, quy chế cơ quan của viên chức, nhân viên.
- Tham mƣu báo cáo thực hiện chấm công theo quy định và gửi bảng tổng hợp chấm cơng về phịng Hành chính - Tổng hợp thuộc Văn phòng đăng ký đất đai thành phố (vào ngày 05 hàng tháng) để theo dõi.
- Theo dõi, đôn đốc, báo cáo tiến độ giải quyết hồ sơ và các công tác đƣợc phân công của các tổ. Phối hợp các tổ tổng hợp báo tiến độ giải quyết các thủ tục hành chính.
- Cập nhật các văn bản ngăn chặn, kiểm tra thơng tin ngăn chặn trong q trình giải quyết hồ sơ.
- Thu thập, tiếp nhận dữ liệu thông tin đất đai, kiểm tra, đánh giá, xử lý, tích hợp dữ liệu đã đƣợc thu thập, thực hiện cung cấp, khai thác, lƣu trữ, bảo quản và sử dụng cơ sở dữ liệu đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng và quản lý hệ thống mạng nội bộ, hệ thống máy vi tính và các phần mềm của Chi nhánh.
- Rà soát việc thực hiện các thủ tục hành chính về nhà-đất (tuân thủ hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO).
- Đối với các công tác liên quan cơ sở dữ liệu đất đai, các cá nhân phải thực hiện và lƣu trữ trên phần mềm Vilis.
- Thực hiện các nhiệm vụ về kế tốn - tài chính.
- Chịu trách nhiệm về quản lý cơng sản, tài sản của đơn vị. - Lập dự toán hàng năm và theo dõi tình hình thực hiện dự tốn.
- Thu, chi tiền mặt, theo dõi tồn quỹ, nộp tiền vào kho bạc nhà nƣớc, ngân hàng. Theo dõi và đối chiếu số dƣ tài khoản dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị với kho bạc và ngân hàng.
- Thực hiện quyết toán thuế TNCN hàng năm. - Thực hiện mua hóa đơn, biên lai thu phí.
- Theo dõi tình hình sử dụng văn phịng phẩm, vật tƣ văn phịng… Kiểm sốt và thanh toán kịp thời các chi phí thƣờng xuyên.
- Theo dõi chế độ tiền lƣơng, tính lƣơng cho ngƣời lao động theo quy định hiện hành. Thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất cho Lãnh đạo.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí hồ sơ và các dịch vụ về địa chính theo quy định của pháp luật.
- Bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự 24/24 tại chi nhánh, theo dõi và báo cáo tình hình hoạt động của bảo vệ cơ quan.
- Hƣớng dẫn các tổ chức, cá nhân khi đến liên hệ cơng tác tại cơ quan, giữ gìn và bảo quản tài sản của cơ quan; nhận và chuyển giao công văn theo đƣờng bƣu điện và trực tiếp tại trụ sở; phối hợp trong cơng tác phịng chống cháy nổ, phịng cháy chữa cháy tại cơ quan.
- Hƣớng dẫn, tiếp nhận và thực hiện giải quyết hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất (hình thành tƣơng lai) theo quy định pháp luật.
- Chủ động theo dõi, đôn đốc các bộ phận và UBND phƣờng chấp hành nghiêm Quy chế phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực đất đai theo cơ chế một cửa liên thông; tham mƣu lãnh đạo xử lý đối với các trƣờng hợp không chấp hành theo quy định.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
Tổ Tiếp nhận và Trả kết quả:
- Thực hiện việc hƣớng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực đất đai theo cơ chế một cửa liên thông tại UBND quận.
- Thực hiện việc luân chuyển hồ sơ, giao và nhận hồ sơ đến các tổ và UBND phƣờng (nếu có); báo cáo kết quả thực hiện theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm.
- Thực hiện cơng tác tiếp cơng dân; giải thích, hƣớng dẫn ngƣời dân về quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực đất đai theo quy định.
- Tổ chức công khai danh sách đối với các hồ sơ chuyển UBND phƣờng (nếu có) và Văn phịng đăng ký đất đai thành phố, UBND quận.
- Lập, quản lý, sử dụng sổ, dữ liệu số, danh sách ký giao nhận và trả kết quả hồ sơ với ngƣời dân, các tổ và UBND phƣờng (nếu có). Hồn thiện sổ, dữ liệu theo quy định và bàn giao đến Tổ Lƣu trữ theo định kỳ.
- Hàng tuần lập bản kê (có kèm hồ sơ) về chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy ủy quyền (nếu có), biên nhận hồ sơ hoặc đơn cớ mất biên nhận; bàn giao đếnTổ Lƣu trữ.
- Đối với các công tác liên quan cơ sở dữ liệu đất đai, các cá nhân phải thực hiện và lƣu trữ trên phần mềm Vilis.
- Tiếp nhận các thông tin (qua thƣ, điện thoại,…) của các cá nhân, tổ chức có nhu cầu liên hệ.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công. Tổ Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận:
- Thực hiện các thủ tục về đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy đinh.
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan thuế để xác định mức thu nghĩa vụ tài chính cho ngƣời sử dụng nhà-đất.
- Cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính và gửi thơng báo cập nhật, chỉnh lý đến các cơ quan liên quan.
- Cập nhật các văn bản ngăn chặn, kiểm tra thơng tin ngăn chặn trong q trình giải quyết hồ sơ.
- Tham mƣu giải quyết các sự vụ, sự việc, trả lời đơn dân nguyện, phúc đáp công văn đến các cơ quan liên quan theo sự phân công của lãnh đạo.
- Thực hiện cơng tác tiếp cơng dân; giải thích, hƣớng dẫn ngƣời dân và tổ chức về quy trình, thủ tục, pháp lý giải quyết hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực đất đai theo quy định.
- Chịu trách nhiệm về pháp lý và tiến độ giải quyết hồ sơ do tổ tham mƣu thực hiện.
- Thực hiện kiểm tra, rà soát và chịu trách nhiệm kiểm tra: ranh dự án; ranh đất thuộc quỹ đất cơng ích; ranh đất thuộc các vụ việc tranh chấp, khiếu nại; ranh quy hoạch sử dụng đất; ranh quy hoạch chi tiết xây dựng… trong quá trình tham mƣu giải quyết hồ sơ.
- Chịu trách nhiệm về việc cho số thửa mới, số mã vạch và ranh giới thửa đất khi tham mƣu giải quyết hồ sơ.
- Chủ động tham mƣu, đề xuất đến Sở TNMT liên quan việc cho số thửa mới. - Lập sổ và cho số Tờ trình cấp Giấy chứng nhận, quản lý sổ Tờ trình.
- Quản lý các sổ và dữ liệu do tổ phụ trách; hoàn thiện các sổ, dữ liệu theo quy định và bàn giao đến Tổ Lƣu trữ theo định kỳ.
- Đối với các công tác liên quan cơ sở dữ liệu đất đai, các cá nhân phải thực hiện và lƣu trữ trên phần mềm Vilis.
- Quản lý tập tin (file) biến động, dữ liệu biến động. Lập sổ và in sổ Biến động. - Tham mƣu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân cơng.
Tổ Kỹ thuật địa chính:
- Tham mƣu, thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng đất.
- Thực hiện các dịch vụ cho cá nhân có u cầu về trích lục bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất, đo vẽ hiện trạng nhà ở và các cơng trình xây dựng khác trên đất để phục vụ công tác cấp giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất và tài sản gắn liền với đất.
- Thực hiện cung cấp thơng tin dữ liệu về hồ sơ địa chính, cung cấp tọa độ.
- Thực hiện cơng tác kiểm tra bản trích đo thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của hộ gia đình cá nhân phục vụ cơng tác cấp giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất và tài sản gắn liền với đất.
- Tham mƣu báo cáo việc thực hiện xử lý vi phạm đối với các đơn vị đo vẽ có sai phạm.
- Chịu trách nhiệm về pháp lý và tiến độ giải quyết hồ sơ do tổ tham mƣu thực hiện.
- Thực hiện kiểm tra, rà soát và chịu trách nhiệm pháp lý về việc kiểm tra: ranh dự án; ranh đất thuộc quỹ đất cơng ích; ranh đất thuộc các vụ việc tranh chấp, khiếu nại; ranh quy hoạch sử dụng đất; ranh quy hoạch chi tiết xây dựng…
- Đối với các công tác liên quan cơ sở dữ liệu đất đai, các cá nhân phải thực hiện và lƣu trữ trên phần mềm Vilis.
- Quản lý, báo cáo phôi Giấy chứng nhận, trang bổ sung theo quy định.
- Tham mƣu chỉnh lý, cập nhật biến động đối với hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
Tổ Lưu trữ:
- Quản lý, lƣu trữ các hồ sơ, tài liệu đất đai đƣợc thiết lập trong quá trình thực hiện đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, chỉnh lý biến động qua các thời kỳ.
- Quản lý các tài liệu, dữ liệu: Hệ thống các loại bản đồ, bản trích đo địa chính, hệ thống Sổ bộ địa chính, hồ sơ đo đạc bản đồ.
- Quản lý, lƣu trữ các tài liệu về lĩnh vực đất đai; bản lƣu hoặc bản sao Giấy chứng nhận; hồ sơ đăng ký biến động; các Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân đã thu hồi và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch kiểm kê kho.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế cung cấp hồ sơ lƣu.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng văn bản lƣu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng.
- Cập nhật thƣờng xuyên hồ sơ địa chính theo quy định, trích lục và cung cấp thông tin hồ sơ theo yêu cầu của cá nhân - tổ chức liên quan.
- Lƣu trữ toàn bộ cơ sở dữ liệu (tài liệu giấy, số) của chi nhánh. - Lƣu trữ toàn bộ hồ sơ do chi nhánh tham mƣu thực hiện.
- Tiếp nhận, lƣu trữ và bảo quản các sổ sách, dữ liệu do các tổ chuyển đến nhƣ: sổ cấp Giấy chứng nhận, sổ Tờ trình, sổ Biến động,...
- Khai thác, xử lý và cung cấp thơng tin đất đai từ hồ sơ địa chính nhƣ: Tra cứu thơng tin; trích lục bản đồ địa chính; trích sao sổ địa chính.
- Thực hiện thu thập, chỉnh lý, lƣu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu địa chính.
- Đối với các cơng tác liên quan cơ sở dữ liệu đất đai, các cá nhân phải thực hiện và lƣu trữ trên phần mềm Vilis.
- Hàng tuần tiếp nhận hồ sơ về chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy ủy quyền (nếu có), biên nhận hồ sơ hoặc đơn cớ mất biên nhận từ Tổ Tiếp nhận và Trả kết quả; tổ chức lƣu vào hồ sơ theo quy định.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
2.3.2. Công tác lập, cập nhật sổ sách hồ sơ địa chính
Thực hiện Cơng văn số 494/TNMT-QLBĐ ngày 22/01/2013 của Sở TNMT về việc tiếp tục triển khai công tác xây dựng cở sở dữ liệu quản lý đất đai TP.HCM năm 2013. Hiện nay, Chi nhánh VPĐKĐĐ Quận 12 đã thực hiện việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính trên phần mềm ViLis của 11 phƣờng.