Để phù hợp thơng lệ quốc tế và bảo đảm tính khách quan trong quá trình thẩm định và quyết định cho vay và để quy trình tín dụng mới thật sự phát huy hiệu quả như mong muốn, kiểm sốt rủi ro một cách chặt chẽ hơn, Vietcombank-chi nhánh Nha Trang cần tuân thủ nghiêm các bước của quy trình. Trong quá trình thực hiện cần hạn chế việc vận dụng quy trình theo hướng quá linh hoạt. Từng bộ phận nghiệp vụ tham gia quy trình tín dụng cần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, cụ thể :
Phịng quan hệ khách hàng: với chức năng là đầu mối thiết lập, duy trì và khơng ngừng mở rộng mối quan hệ đối với khách hàng trên tất cả các mặt hoạt động, nhằm đạt được mục tiêu phát triển kinh doanh một cách an tồn, hiệu quả và tăng thị phần của NHNT. Nhiệm vụ cụ thể của phịng sẽ là:
Xác định thị trường kinh doanh và đối tượng khách hàng mục tiêu trên cơ sở thường xuyên thu thập và đánh giá thơng tin từ thị trường (theo ngành, lĩnh vực, khu vực địa lý, nhĩm khách hàng, nhĩm sản phẩm), đề xuất và trình cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt.
Phối hợp cùng các phịng ban cĩ liên quan xây dựng chính sách khách hàng hàng năm, bao gồm việc xác định các loại sản phẩm dịch vụ và giá trị từng loại sản phẩm dịch vụ dự kiến cung ứng.
Trực tiếp triển khai các biện pháp Marketing giới thiệu cho khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ mà Vietcombank cĩ lợi thế, cĩ thể cung ứng: duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng nhằm kịp thời nắm bắt các thơng tin mới phát sinh cĩ liên quan và làm đầu mối giải quyết các vướng mắc các yêu cầu của khách hàng. Chịu trách nhiệm cung cấp mọi thơng tin cĩ liên quan đến khách hàng theo yêu cầu của các phịng ban khác.
Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của khách hàng và nghiên cứu, xem xét cĩ ý kiến trước khi chuyển phịng Quản lý rủi ro tín dụng thẩm định (đối với các khoản cho vay phải cĩ thẩm định của phịng Quản lý rủi ro tín dụng) và trực tiếp thẩm định cho vay (đối với các khoản vay khơng
cần phịng Quản lý rủi ro tín dụng thẩm định). Thực hiện ký kết các loại hợp đồng / cam kết đối với khách hàng trong phạm vi quy định. Trực tiếp tiếp nhận và xử lý và/hoặc theo dõi việc xử lý các nhu cầu rút vốn vay theo hợp đồng tín dụng, nhu cầu sử dụng nghiệp vụ tài trợ thương mại, nhu cầu thấu chi và các nhu cầu tín dụng khác của khách hàng. Thực hiện giám sát và quản lý các giao dịch tín dụng đã phát sinh theo đúng các quy định hiện hành. Đơn đốc khách hàng, phối hợp với các phịng ban thu hồi nợ vay đầy đủ và đúng hạn. Thực hiện quản lý và xử lý các khoản tín dụng cĩ vấn đề trong trường hợp được phân cơng.
Tùy theo đặc điểm riêng đối với từng khách hàng, phối hợp cùng các phịng ban khác thiết kế các loại sản phẩm “may đo” hoặc sản phẩm “trọn gĩi” phù hợp và cĩ tính hấp dẫn đối với khách hàng.
Phịng quản lý rủi ro: với chức năng nghiên cứu, phân tích, quản lý rủi ro bao gồm rủi ro chung (rủi ro hệ thống, rủi ro thị trường,..) và rủi ro riêng (rủi ro từng khách hàng, rủi ro từng dự án) nhằm đảm bảo phát triển tín dụng, mở rộng hoạt động một cách an tồn, hiệu quả. Nhiệm vụ cụ thể của phịng là:
Xây dựng chính sách quản lý rủi ro tín dụng: Soạn thảo chính sách quản lý rủi ro tín dụng trong từng thời kỳ bao gồm việc xác định tỷ lệ nợ xấu tối đa cĩ thể chấp nhận được; cảnh báo các mặt hàng và lĩnh vực đầu tư cần hạn chế. Trực tiếp tham gia và theo dõi việc thực hiện chính sách quản lý rủi ro tín dụng. Tổ chức đánh giá định kỳ các chính sách quản lý rủi ro tín dụng nhằm đề xuất chỉnh sửa kịp thời các nội dung hoặc các chỉ tiêu cần thiết.
Quản lý danh mục đầu tư: Tổ chức giám sát thường xuyên danh mục đầu tư tín dụng nhằm đảm bảo dư nợ theo từng nhĩm khách hàng, theo lĩnh vực, mặt hàng đầu tư, theo cơ cấu thời hạn vay... khơng vượt quá tổng mức giới hạn đã được phê duyệt. Kịp thời phát hiện các dấu hiệu rủi ro, nhĩm khách hàng, mặt hàng, lĩnh vực đầu tư cĩ vấn đề, đề xuất điều chỉnh giới hạn tín dụng đối với các khoản mục cho là cần thiết. Đánh giá định kỳ kết
quả áp dụng hệ thống xếp hạng doanh nghiệp đồng thời đề xuất các biện pháp áp dụng phù hợp.
Trực tiếp thẩm định rủi ro đối với từng khoản cấp tín dụng đến khách hàng: Cho điểm tín dụng và phân loại khách hàng theo quy định. Đánh giá các loại rủi ro trong giao dịch tín dụng với khách hàng, bao gồm đánh giá tính pháp lý và tính đầy đủ của bộ hồ sơ tín dụng, đánh giá tính khả thi và hiệu quả của từng khoản cấp tín dụng, thẩm định và định giá TSBĐ (nếu cĩ); thẩm định khả năng hồn trả nợ của khách hàng...Đề xuất giới hạn tín dụng cho khách hàng và đề xuất mức cấp tín dụng cụ thể đối với khách hàng và các biện pháp cần thực hiện nhằm đảm bảo khả năng thu hồi đủ nợ. Tham gia quy trình phê duyệt tín dụng, tham gia và giám sát quá trình thực hiện các quyết định đã được phê duyệt, tham gia xử lý các khoản cấptín dụng cĩ vấn đề: làm đầu mối chuẩn bị tài liệu và thu xếp thực hiện quy trình phê duyệt tín dụng theo quy định. Kiểm tra các điều kiện rút vốn và chỉ thị các phịng tác nghiệp cĩ liên quan thực hiện giải ngân cho khách hàng (trường hợp cĩ yêu cầu). Giám sát phịng Quan hệ khách hàng trong việc thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay của khách hàng, phối hợp cùng phịng Quan hệ khách hàng và phịng Quản lý nợ phát hiện kịp thời các dấu hiệu cĩ rủi ro liên quan đến khoản cấp tín dụng và cùng tìm biện pháp xử lý thích hợp. Trực tiếp theo dõi và quản lý các khoản tín dụng cĩ vấn đề, gặp khĩ khăn kéo dài.
Phịng quản lý nợ: với chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc giải ngân, thu hồi nợ, đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng với số liệu trên hồ sơ, lưu giữ hồ sơ vay đầy đủ và an tồn, các khoản cấp tín dung đều tuân thủ các bước quy định trong quy trình tín dụng. Nhiệm vụ cụ thể của phịng sẽ là:
Kiểm sốt tính tuân thủ: Thực hiện rà sốt và kiểm tra tính tuân thủ của bộ hồ sơ vay theo đúng trình tự quy định tại Quy trình tín dụng. Đối chiếu so sánh tính khớp đúng về nội dung giữa thơng tin tác nghiệp với các
hồ sơ tài liệu vay đính kèm. Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của từng loại văn bản hồ sơ được lưu giữ theo quy định.
Nhập dữ liệu vào hệ thống: Căn cứ các chỉ thị, yêu cầu của phịng Quan hệ khách hàng đã được phịng Quản lý rủi ro tín dụng thơng qua, phịng Quản lý nợ tiến hành khai báo các dữ liệu vào hệ thống bao gồm dữ liệu về giới hạn tín dụng, các thơng tin chủ yếu nêu tại hợp đồng tín dụng và các hợp đồng bảo đảm tín dụng (nếu cĩ). Tiến hành cập nhật các nội dung sửa đổi (đã được phê duyệt đầy đủ theo quy định) đối với các khoản tín dụng đang được quản lý trên hệ thống.
Nhận và lưu giữ hồ sơ tín dụng: Nhận các hồ sơ, tài sản thế chấp, cầm cố từ phịng Quan hệ khách hàng để tiến hành các thủ tục lưu kho quỹ theo đúng quy định, bao gồm: báo cáo đề xuất tín dụng, báo cáo rà sốt rủi ro, biên bản họp hội đồng tín dụng (nếu cĩ), hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp cầm cố cho vay (nếu cĩ), lịch rút vốn (nếu cĩ) và các loại giấy tờ khác theo ý kiến đề xuất của phịng Quản lý rủi ro tín dụng. Nhận và lưu giữ các hồ sơ chứng từ liên quan đến từng lần rút vốn, các biên bản, báo cáo kiểm tra sử dụng vốn vay, các cơng văn, giấy tờ giao dịch giữa ngân hàng và khách hàng trong suốt quá trình quản lý nợ vay.
Thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc rút vốn: Kiểm tra sự phù hợp của hồ sơ rút vốn với hạn mức tín dụng cịn lại và các điều kiện tín dụng đã được phê duyệt. Chỉ thị bộ phận kế tốn hoặc phịng Quỹ thực hiện giải ngân theo yêu cầu.
Lập các báo cáo dữ liệu của các khoản vay: In các báo cáo định kỳ về khoản vay: hạn mức, dư nợ, ngày đáo hạn, thời điểm kiểm tra sử dụng vốn vay định kỳ. Đầu mối trong việc lập báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro và các báo cáo tín dụng định kỳ theo yêu cầu của NHNN và Vietcombank. Cung cấp các thơng tin khác theo yêu cầu của phịng Quan hệ khách hàng, phịng Quản lý rủi ro tín dụng, và Ban Giám Đốc.
phận kế tốn để tiến hành thu lãi. Gửi thơng báo tới phịng khách hàng về các khoản nợ đến hạn và theo dõi quá trình trả nợ của khách hàng. Lấy các phiếu hạch tốn thu nợ gốc, lãi và phí (nếu cĩ) để lưu vào hồ sơ tín dụng.
Tham gia gĩp ý sửa đổi chương trình quản lý nợ vay cho phù hợp với yêu cầu thực tế.