Căn cứ vào các chứng từ kế toán trên thủ thục xuất kho củi mùn cƣa ép nhƣ sau: Ở kho thủ kho sẽ ghi số lƣợng vật tƣ xuất kho vào sổ ghi chép số lƣợng xuất cho sản xuất là 300 tấn. Sau khi công nhân mang vật tƣ về phân xƣởng, cán bộ kỹ thuật xác định số NVL thƣc nhập và ghi chép vào sổ theo dõi vật tƣ đã nhận. Định kỳ 3-5 ngày cán bộ kỹ thuật và thủ kho sẽ đối chiếu và khớp 2 sổ này với nhau để đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ.
61
Tất cả các hoạt động này đều nằm dƣới sự chỉ đạo và giám sát của giám đốc nhà máy. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng đã đƣợc lập và ban giám đốc phê duyệt, thủ kho và các cán bộ kỹ thuật đều tính tốn số NVL phục vụ sản xuất và quản lý số lƣợng xuất kho chặt chẽ. Nếu số lƣợng sản xuất kho sản xuất không hợp lý, vƣợt kế hoạch sản xuất đã lập thì sẽ bị chất vấn, điều tra và làm rõ nguyên nhân.
Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào sổ ghi chép số nguyên vật liệu đã xuất dùng để ghi thẻ kho. Các cán bộ kỹ thuật ở nhà máy sẽ lập giấy đề nghị lĩnh vật tƣ (có chữ ký của giám đốc cơng ty).
Sau đó giấy đề nghị lĩnh vật tƣ sẽ chuyển lên phịng kế tốn. Kế tốn sẽ căn cứ vào đây để nhập liệu phiếu nhập kho vào phần mềm. Sau khi đã cập nhật đủ số lƣợng nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho trong tháng, kế tốn tiến hành tính giá vật tƣ xuất kho trên phần mềm.Và thực hiện in phiếu xuất kho để lƣu.
Tại thời điểm xuất kho vật tƣ, trên phiếu xuất kho chỉ theo dõi về mặt số lƣợng, đến cuối kỳ sau khi đã cập nhật đủ số lƣợng nhập xuất kế tốn sẽ tiến hành tính giá xuất kho.
b. Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu để bán
Khi công ty tiến hành xuất kho NVL để bán, phải có chứng kiến của cán bộ liên quan, thủ kho và phải có lệnh của giám đốc. Phịng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng của khách hàng tiến hành lập bảng kê các mặt hàng khách hàng cần mua. Sau đó phịng kinh doanh chuyển bảng kê cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào bảng kê để xuất kho. Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, bảo vệ, ngƣời nhận hàng.
Sau đó, phịng kinh doạnh căn cứ vâò bảng kê, tiến hành lập “Hoá đơn GTGT”. Hoá đơn GTGT gồm 03 liên:
- Liên 1: Lƣu tại phòng kinh doanh - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Lƣu tại phịng kế tốn
62
Ví dụ 2.5: Ngày 14/08/2016. Cơng ty cổ phần gốm sứ CTH tiến hàng xuất kho
42.350 kg men gốm sứ FT 242 để bán. Các chứng từ kế toán liên quan gồm:
- Phiếu xuất kho men gốm sứ FT 242 (Phụ lục 09)
- Giao diện nhập liệu hoá đơn bán nguyên vật liệu (Giao diện 2.5)