Ở hoá đơn mua hàng ta cập nhật dữ liệu nhƣ sau:
+ Dịng tên nhà cung cấp: Có thể nhập trực tiếp hoặc nhấn “ Enter” để hiện lên danh mục nhà cung cấp đã khai báo từ trƣớc đi vệt sáng tới khách hàng rồi chọn vào công ty TNHH Frit Thừa Thiên Huế. Phần mềm sẽ tự động điền địa chỉ của cơng ty.
+ Dịng ngày chứng từ, ngày hoá đơn: 07/08/2016.
+ Dịng mã hàng: Có thể nhập trực tiếp mã hàng hoặc nhấn “Enter “ để hiện lên danh mục mã vật tƣ , đi vệt sáng tới mã hàng và chọn vào mã B62 (Frit FT 242). Sau khi nhập mã hàng thì phần mềm sẽ tự động cập nhật tên vật tƣ.
+ Dòng mã kho: nhập trực tiếp mã kho hoặc nhấn “Enter “ để hiện lên danh mục mã kho vật tƣ (Phụ lục 15), đi vệt sáng tới mã kho và chọn vào 1521. Phần mềm sẽ tự động điền tên kho và tài khoản nợ 1521 vào hố đơn mua hàng.
72 + Ơ số lƣợng 5.000 + Ô đơn giá: 6.288 + Ơ tiền VNĐ: phần mềm tự tính + Dịng thuế suất 10% Sau đó, nhấn “Cất” để lƣu chứng từ.
Số liệu sẽ đƣợc tự động tập hợp vào các bảng kê, các sổ chi tiết TK152 và sổ chi tiết TK 331.Mỗi thẻ kho của thủ kho đƣợc mở tƣơng ứng với một sổ chi tiết ở phịng kế tốn. Số lƣợng hàng nhập, xuất, tồn ở hai loại sổ này phải khớp nhau. Từ các sổ chi tiết của các TK 152 cuối tháng các số liệu đƣợc tập hợp vào Bảng tổng hợp – nhập – xuất – tồn”. Đây là căn cứ để so sánh với sổ cái tài khoản 152 về mặt giá trị NVL tồn đầu kỳ, nhập, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
* Đối với sổ chi tiết ta làm nhƣ sau:
Vào phần mềm: Chọn “Báo cáo”Chọn “ Sổ chi tiết tài khoản” nhập kỳ báo cáo “tháng 8” (Phụ lục 16)
+ TK: 152
+ Dòng từ ngày: 01/08/2016 + Dòng đến ngày: 31/08/2016 Chọn “ Thực hiện”
73
74 Tƣơng tự đối với sổ chi tiết TK 331
Vào phần mềm: Chọn phân hệ “Báo cáo” Chọn “ Sổ chi tiết tài khoản” nhập kỳ báo cáo:
+ TK: 331
+ Dòng từ ngày: 01/08/2016 + Dòng đến ngày: 31/08/2016 Chọn “ Thực hiện”
Ta sẽ có giao giao diện của sổ chi tiết TK 331(Giao diện 2.10)