94
Kế toán tiến hành ghi sổ báo cáo tổng hợp tồn kho trên nhiều kho (Phụ lục 22) Cuối tháng tiến hành in sổ nhật ký chung (Phụ lục 23)
2.2.7. Kế tốn kiểm kê ngun vật liệu
Cơng ty cổ phần gốm sứ CTH tiến hành kiểm kê kho vật liệu nhà máy xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê.Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho cơng ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trƣờng hợp hao hụt, hƣ hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của cơng ty. Nếu vật liệu vẫn cịn tốt thì xin đánh giá theo giá trị ban đầu.
Nguyên vật liệu của cơng ty có số lƣợng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên q trình kiểm tra thƣờng kéo dài.Vì vậy cơng ty tiến hành kiểm kê định kỳ. Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho ở cuối mỗi năm, ở mỗi kho đƣợc lập một ban kiểm kê bao gồm:
+ 1 Phòng vật tƣ + 1 Kỹ thuật + 1 Thủ kho
Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tƣ với số lƣợng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tƣ bị dƣ thừa hay thiếu hụt là do các nguyên nhân, thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cân đo đong đếm. Kết quả kiểm kê đƣợc ghi vào “ biên bản kiểm kê”. Khi biên bản đƣợc gửi lên phịng kế tốn, kế tốn tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.
Chênh lệch thừa thiếu = Số liệu tồn kho kiểm kê – Số liệu tồn kho sổ sách Sau đó kế tốn tính giá trị chênh lệch cho từng loại trƣớc khi lập báo cáo
95
2.2.8. Kế tốn dự phịng giảm giá ngun vật liệu
Dự phịng giảm giá NVL là việc ƣớc tính một khoản tiền tính vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của vật tƣ tồn kho nhỏ hơn giá gốc.Giá trị dự phòng vật tƣ đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tƣ tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Dự phòng giảm giá NVL quán triệt nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Vào thời điểm cuối niên độ kế toán, kho nguyên vật liệu của doanh nghiệp có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc, kế tốn phải tiến hành trích lập dự phịng nhằm ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhƣng chƣa chắc chắn đồng thời đảm bảo phản ánh đúng giá trị HTK.
Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đƣợc lập cho các nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tƣ, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trƣờng thấp hơn thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tƣ, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý, chứng minh giá vốn vật tƣ, hàng tồn kho. Công thức xác định mức trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhƣ sau:
Mức dự phịng cần trích lập của NVL= Số lƣợng NVL cần trích lập x (Giá NVL ghi sổ - Giá NVL trên thị trƣờng)
Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần gốm sứ CTH nhận thấy doanh nghiệp khơng đánh giá dự phịng giảm giá ngun vật liệu.
2.3. Đánh giá công tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần gốm sứ CTH
2.3.1. Ưu điểm
a. Về bộ máy kế tốn và cơng tác kế toán
Về bộ máy kế toán: Cùng với sự lớn mạnh và phát triển của cơng ty thì bộ máy quản lý của cơng ty ngày càng đƣợc hồn thiện hơn đặc biệt là bộ máy kế tốn khơng ngừng đƣợc hồn thiện và nâng cao. Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức
96
theo kiểu tập trung phù hợp với yêu cầu quản lý của cơng ty, đội ngũ kế tốn có trình độ trung cấp, cao đẳng và đại học có trình dộ chun mơn cao bên cạnh đó không ngừng đƣợc bồi dƣỡng và nâng cao nghiệp vụ, có óc sáng tạo và nhiệt tình trong cơng việc đƣợc giao. Mọi công việc đều đƣợc thực hiện một cách thống nhất theo sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trƣởng, chức năng nhiệm vụ của từng ngƣời đƣợc phân cơng một cách rõ ràng. Cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại công ty luôn theo dõi một cách chặt chẽ về tài sản và nguồn vốn của công ty, đồng thời cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị từ đó có các phƣơng án kinh doanh hiệu quả và có những chỉ thị về việc xuất nhập kho nguyên vật liệu một cách chính xác.
Về tổ chức cơng tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty: Công tác này luôn đƣợc công ty chú trọng ngay từ những chứng từ ban đầu, thực hiện các quy định về kế toán một cách chặt chẽ, các chứng từ đƣợc lập một cách kịp thời, nội dung đƣợc ghi một cách đầy đủ, rõ ràng, các loại sổ sách liên quan đến việc quản lý nguyên vật liệu đƣợc lƣu chuyển theo dõi và lƣu trữ khá hợp lý. Việc tổ chức theo dõi diễn ra thƣờng xuyên liên tục thông qua các chứng từ nhƣ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng nguyên vật liệu biến động tại công ty. Việc hạch toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song là phù hợp với tình hình cơng ty và trình độ của kế tốn viên cũng nhƣ thủ kho, giúp cho việc theo dõi, đối chiếu số liệugiữa thủ kho và phịng kế tốn đƣợc nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi. Đồng thời đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất đúng tiến độ, đúng kế hoạch.
b. Về cơng tác hạch tốn kế toán nguyên vật liệu
Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần gốm sứ CTH, nhận thấy cơng tác kế tốn NVL có những ƣu điểm sau:
- Lập danh mục vật tƣ: Công ty đã lập sổ danh điểm và mã hoá NVL, danh mục kho nguyên vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý.
97
- Về công tác cung ứng vật tƣ: Mặc dù lƣợng vật tƣ đƣợc mua về thƣờng xuyên có số lƣợng và chủng loại nhiều, nhƣng các cán bộ cung ứng vẫn đảm bảo phân loại và nhập kho đầy đủ, khi có nhu cầu sử dụng họ vẫn phục vụ kịp thời cho sản xuất, làm việc với tinh thần có trách nhiệm cao.
- Cơng tác thu mua nguyên vật liệu: Do phòng kinh doanh đảm nhiệm đƣợc thực hiện hàng tháng khá tốt với đội ngũ cán bộ của cơng ty có trình độ cao ln nắm đƣợc thị trƣờng giá cả và nguồn nguyên liệu mớivới khối lƣợng nguyên vật liệu nhiều đa dạng về chủng loại nhƣng vẫn đảm bảo sự chặt chẽ trong tổ chức khâu thu mua . Mặt khác, Cơng ty rất có uy tín với các bạn hàng lâu năm nên nguồn cung cấp của công ty không bị gián đoạn khi có u cầu sản xuất.
- Cơng tác sử dụng nguyên vật liệu: Sử dụng nguyên vật liệu theo đúng mục đích sản xuất, cơng ty quản lý chặt chẽ việc tính tốn định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, đảm bảo việc sản xuất dựa trên định mức tiêu hao đã đƣợc tính tốn. Nếu sử dụng ngồi định mức phải có sự đồng ý của Giám Đốc để tránh lãng phí nguyên vật liệu. Đặc biệt là trong khâu dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu: Công ty luôn đảm bảo nguyên vật liệu đƣợc dự trữ ở mức hợp lý nhằm đáp ứng cho việc sản xuất ln đƣợc diễn ra bình thƣờng khơng bị ứ đọng vốn. Cơng ty tính trị giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Hệ thống bến bãi rộng thuận tiện cho công tác dự trữ nguyên vật liệu. Việc quản lý nguyên vật liệu tại công ty đƣợc phân công một cách rõ ràng: Thủ kho quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật, kế tốn đảm nhiệm cơng việc ghi chép hạch toán đảm bảo nguyên tắc tập trung, bát kiêm nhiệm làm tăng hiệu quả cho cơng tác kế tốn nguyên vật liệu.
- Công tác dự trữ nguyên vật liệu: Cơng ty ln có mức dự trữ ngun vật liệu hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
98
- Công tác bảo quản nguyên vật liệu: Công ty xây dựng hệ thống kho bảo quản phù hợp với việc phân loại nguyên vật liệu. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho thủ kho quản lý nguyên vật liệu một cách dễ dàng hơn.
- Về kế toán nguyên vật liệu: Công ty đã mở sổ chi tiết tài khoản 331 cho từng đối tƣợng khách hàng, giúp cơng ty theo dõi tình hình nhập xuất cũng nhƣ cơng nợ một cách dễ hàng, cụ thể hơn. Công ty đã vận dụng các cách hạch toán kế toán phù hợp thực tế tại cơng ty cũng nhƣ cách hạch tốn đặc thù trong các doanh nghiệp xây dựng hiện nay nhƣ : Theo dõi chặt chẽ, chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn của các nguyên vật liệu qua kho – TK 152, lập chứng từ nhập xuất kho đầy đủ. Khi mua nguyên vật liệu nếu trả tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển hoản nhƣng vẫn hạch tốn thơng qua tài khoản cơng nợ là TK 331 nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình thanh tốn đặc biệt là thanh toán với nhà cung cấp qua ngân hàng, thực hiện hợp đồng mua hàng và thuận tiện cho việc hạch toán trên phần mềm kế tốn máy tính.
+ Về kế tốn chi tiết NVL: Công ty áp dụng phƣơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phƣơng pháp này đơn giản, dễ thực hiện, tiện lợi khi sử dụng máy vi tính.
+ Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu: Cơng ty đã áp dụng hệ thống sổ sách phù hợp với hình thức sổ sách mà cơng ty áp dụng đó là nhật ký chung. Nhìn chung cơng tác hạch tốn kế tốn của cơng ty rõ ràng, hợp lý, đúng quy định.
- Về cơng tác hạch tốn hàng tồn kho: Cơng ty sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, do đó việc nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu đƣợc theo dõi thƣờng xuyên trên sổ kế tốn. Phƣơng pháp này dảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển hàng tồn kho, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
- Về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu đƣợc tiến hành tuần tự, nguyên vật liệu mua về phải qua kiểm nghiệm về chất lƣợng, về chủng loại, tránh bị hƣ hỏng, mất mát, kém phẩm chất. Khi xuất kho phải có sự đồng ý của đơn vị quản lý vật tƣ.
99
- Hệ thống sổ sách kế tốn: Đƣợc trình bày rõ ràng khơng bị tẩy xố. Việc hạch tốn từng bƣớc đƣợc cơng khai, ghi rõ ràng trên từng loại sổ. Các số liệu tổng hợp khớp với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.3.2. Hạn chế
a. Về tổ chức kế tốn tại cơng ty
Mặc dù các thành tích đạt đƣợc về tổ chức cơng tác nguyên vật liệu của công ty là rất tốt nó phản ánh sự cố gắng của bộ máy kế tốn trong cơng tác quản lý kế toán nguyên vật liệu, tuy nhiên bên cạnh những ƣu điểm trong cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty vẫn cịn những nhƣợc điểm sau:
Thứ nhất:
- Trình độ nhân viên kế tốn trong Cơng ty khơng đồng đều. Và phịng kế tốn lại phân cơng cơng việc cố định cho từng ngƣời nên mỗi kế toán viên chỉ nắm vững phần hành của mình mà khơng làm thay cho ngƣời khác đƣợc. Vì vây, vì một số lý do nào đó có nhân viên phải nghỉ một thời gian, ngƣời làm thay thế sẽ phải tìm hiểu từ đầu về phần hành. Điều đó có thể làm cho cơng việc bị ứ đọng, áp lực cơng việc dồn lên những ngƣời cịn lại nên dễ xảy ra sai sót.
- Kế tốn cơng ty tuy nắm vững nghiệp vụ kế tốn nhƣng kiến thức tổng hợp để phân tích tình hình cịn hạn chế nên cơng tác tƣ vấn, tham mƣu, dự báo cho các bộ phận trong công ty và lãnh đạo chƣa thực sự phát huy hiệu quả.
- Quy mơ sản xuất và thị trƣờng vẫn cịn hạn chế, thị trƣờng tiêu thụ của công ty mặc dù đƣợc mở rộng sang một số tỉnh lân cận nhƣng đó chỉ là số ít, chủ yếu vẫn là thị trƣờng trong tỉnh.
Thứ hai: Về kết nối máy tính và phần mềm kế tốn trên máy vi tính
Cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính của cơ sở 1 là Cơng ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà nên có thể gây nên nhầm lẫn giữa hai công ty do tên phần mềm là tên công ty cổ phần gốm sứ Thanh Hà không phải tên mà doanh nghiệp đang sử dụng.
100
Các máy tính trong phịng kế tốn đƣợc kết nối với nhau bằng một máy chủ quản lý phần mềm kế tốn misa; nghĩa là khi máy chủ đó hoạt động thì các máy tính khác mới có thể vào đƣợc phần mềm và làm việc trên phần mềm. Điều này cũng có nghĩa khi máy chủ đó có trục trặc hay hƣ hỏng thì các máy tính khác sẽ khơng thể làm việc trên phần mềm misa làm cản trở cơng việc của kế tốn.
b. Về cơng tác kế tốn ngun vật liệu Thứ nhất:
- Đối với các nguyên vật liệu nhƣ bao bì đóng gói sản phẩm xuất dùng không hết không tiến hành nhập kho mà để tại phân xƣởng sử dụng cho tháng sau. Các bao bì để lại khơng đƣợc cất trữ đúng quy cách gay ẩm mốc dẫn tới hƣ hỏng không sử dụng hay bao bì bị mờ các hình ảnh, chữ bên trên bao bì gây lãng phí cho doanh nghiệp.
- Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu: Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi năm đó số lần kiểm kê là quá ít doanh nghiệp không nắm đƣợc thực trạng của vật liệu về số lƣợng và chất lƣợng mà các phƣơng pháp kế toán chƣa phản ánh đƣợc nên dễ xảy ra hiện tƣợng tham ơ, lãng phí.
Thứ hai: Về chứng từ kế toán: Hầu hết ở các phiếu nhập kho chƣa đầy đủ
chữ ký của các bên liên quan.
Thứ ba: Về chế độ kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính là trái với quy định hiện nay đang thực hiện theo thơng tƣ 200/2014/QĐ- BTC.
Thứ tư: Kế tốn ngun vật liệu nên kết hợp với kế toán quản trị để quản
lý tốt nguyên vật liệu.
2.3.3. Nguyên nhân
101
- Với đặc điểm của sản xuất trong ngành gạch men, gốm sứ là một lĩnh vực hoạt động tƣơng đối mạnh, nên khối lƣợng công việc của phịng kế tốn tài chính khá lớn, các nghiệp vụ phát sinh đa dạng và phong phú nên cơng tác kế tốn khơng tránh khỏi những thiếu sót cần phải khắc phục.
- Do đặc điểm của sản phẩm gạch men nên nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú về cả chủng loại, số lƣợng và giá cả. Nguyên vật liệu đƣợc sử dụng thƣờng xuyên với khối lƣợng và số lần nhập xuất lớn.Vì vậy, cơng tác quản lý cũng nhƣ kế toán nguyên vật liệu tại cơng ty là rất phức tạp và khó khăn.
- Do tính chất của nguyên vật liệu dễ bị ảnh hƣởng bởi các yếu tố mơi trƣờng. Do đó, gây khó khăn cho việc bảo quản nguyên vật liệu.
b. Nguyên nhân chủ quan
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị của công ty đã đƣợc trang bị đầy đủ, song trong thời đại cơng nghệ phát triển, máy móc thiết bị ngày càng hiện đại cơng ty