Căn cứ vào các chứng từ kế toán trên thủ tục nhập kho củi mùn cƣa ép nhƣ sau: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Khi hàng về ngƣời giao hàng sẽ viết giấy đề nghị nhập hàng, sau đó bộ phận kiểm tra cùng với phịng kế hoạch vật tƣ sẽ tiến hành kiểm tra các chỉ tiêu về số lƣợng, chất lƣợng, mẫu mã, chủng loại nếu đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn thì sẽ tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tƣ kế toán lập phiếu nhập kho rồi chuyển lên cho kế toán trƣởng và giảm đốc ký duyệt. Sau đó nguyên vật liệu đƣợc nhập kho và căn cứ vào các chứng từ liên quan thủ kho sẽ ghi thẻ kho và kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và nhập liệu vào phần mềm máy tính sau đó bảo quản lƣu trữ chứng từ.
59
Trƣờng hợp vật liệu không đúng quy cách phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phịng kế hoạch vật tƣ phải làm thủ tục khiếu nại gửi đến cho đơn vị bán hàng
b. Trường hợp xuất dùng không hết nhập lại kho
+ Cuối tháng, NVL tại các bộ phận sử dụng không hết nhƣng vẫn cịn sử dụng cho tháng sau thì khơng phải nhập lại kho nhƣng bộ phận sử dụng bảng kê chi tiết NVL còn thừa cuối tháng và báo cáo về phịng kinh doanh của cơng ty.
Cuối năm, các bộ phận phải tổ chức kiểm kê và báo cáo số lƣợng tồn ở bộ phận đó về phịng kinh doanh và làm thủ tục nhập kho.
+ Đối với nguyên vật liệu thừa vào ngày cuối tháng nhƣng khơng có nhu cầu sử dụng cho tháng sau, bộ phận sử dụng phải mang NVL về nhập lại kho và làm thủ tục nhập kho theo quy định. Giá nhập nhập kho của NVL căn cứ vào giá bán của NVL đó trên thị trƣờng thời điểm nhập kho.
Trong tháng 8 năm 2016, không phát sinh nghiệp vụ liên quan đến NVL xuất dùng không hết nhập lại kho.
c. Nhập kho phế liệu thu hồi từ q trình sản xuất
Do cơng ty áp dụng dây chuyền sản xuất hiện đại và nhập khẩu từ nƣớc ngồi có các chun gia trung quốc nên việc sản xuất gạch rất thuận lợi do đó phế liệu thu hồi hầu nhƣ khơng có nên các nghiệp vụ liên quan đến phế liệu thu hồi tại công ty không phát sinh.
2.2.4. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
a. Trường hợp xuất phục vụ sản xuất kinh doanh
Việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm .Ở cơng ty cổ phần gốm sứ CTH khi có nhu cầu sử dụng vật tƣ thiết bị sẽ lập giấy đề nghị xuất kho. Các cán bộ kỹ thuật sẽ tổng hợp số nguyên vật liệu cần dùng và báo cho tổ công nhân đến nhận hàng. Tổ công nhân sẽ đến kho, căn cứ vào số lƣợng vật tƣ xuất kho cho sản xuất cán bộ kỹ thuật xác định theo đơn vị tính của vật tƣ đó thủ kho sẽ giao nguyên vật liệu cho công nhân mang về
60
phân xƣởng theo đúng chủng loại, quy cách, khối lƣợng. Cơng nhân sẽ ký vào sổ của thủ kho.
Ví dụ 2.4: Ngày 30/08/2016. Công ty cổ phần gốm sứ CTH tiến hàng xuất kho
300 tấn củi mùn cƣa ép để phục vụ cho sản xuất trực tiếp tại phân xƣởng. Các chứng từ kế toán liên quan gồm:
- Giấy đề nghị xuất kho củi mùn cƣa ép (Phụ lục 11)
- Giao diện nhập liệu phiếu xuất kho củi mùn cƣa ép (Giao diện 2.4)