67
2.2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
a. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Nguyên vật liệu đƣợc theo dõi trên phần mềm và đƣợc mã hoá từng đối tƣợng để thuận lợi cho việc theo dõi.
+ Tài khoản 152 đƣợc chi tiết theo từng kho nguyên vật liệu nhƣ: TK 1523T: Củi mùn cƣa ép
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, tài khoản này có kết cấu nhƣ sau:
+ Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngồi, th gia cơng hoặc nhập từ nguồn khác.
+ Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, để thuê ngồi gia cơng chế biến…
Dƣ nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản sau:
- TK 111: Tiền mặt
- TK 133: Thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ
- TK 331: Phải trả nhà cung cấp ( tài khoản này chi tiết cho từng nhà cung cấp)
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - TK 6421: Chi phí bán hàng
- TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty sử dụng sổ nhật ký chung làm sổ kế toán tổng hợp do đó khi kế tốn hạch tốn chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng thì phần mềm kế toán tự động hạch toán lên sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế đó.
68
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT kế toán tổng hợp vật liệu phải kiểm tra, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các chứng từ gốc liên quan đến nhập – xuất vật liệu, định khoản tạo cơ sở dữ liệu để đƣa vào máy tính. Vì vậy, các cơng đoạn vào sổ kế toán tổng hợp đều do phần mềm thực hiện ghi sổ theo hệ thống sổ của hình thức nhật ký chung.
Nguyên vật liệu nhập kho tại Cơng ty chủ yếu là do mua ngồi, ngồi ra cịn có các trƣờng hợp nhập kho khác nhƣ: vật liệu xuất thừa so với nhu cầu sử dụng nhập lại kho. Tuy nhiên, trƣờng hợp này rất ít phát sinh và trong tháng không phát sinh nghiệp vụ này.
- Trường hợp 1: Mua ngoài chưa trả tiền người bán
Nguồn nguyên vật liệu chủ yếu của công ty chủ yếu là mua ngồi, vì vậy nghiệp vụ mua nguyên vật liệu chƣa trả tiền ngƣời bán thƣờng xuyên phát sinh. Do nguyên vật liệu mua thƣờng xuyên nên Công ty thƣờng tạo mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp. Tuy nhiên, nguyên vật liệu mua về thƣờng đƣợc sử dụng ngay cho quá trình sản xuất và giá trị nguyên vật liệu lớn. Phƣơng thức mua nguyên vật liệu là đặt hàng theo hợp đồng đã ký hoặc đến trực tiếp để mua.
Ví dụ 2.7: Ngày 05/08/2016 Công ty cổ phần gốm sứ CTH mua 5.000 men gốm sứ FT 242 của công ty TNHH Frit Thừa Thiên Huế với đơn giá 6.288đ/kg, tổng giá thanh toán là 31.440.000 đồng chƣa thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT 10%.
Kế toán sử dụng chứng từ liên quan sau: - Hợp đồng mua bán số 05 (Phụ lục 12)
- Hoá đơn GTGT số 0001939 ngày 05/08/2016 (Phụ lục 13) - Biên bản kiểm nghiêm vật tƣ ngày 07/08/2016 (Phụ lục 14) - Phiếu nhập kho số NK 289 ngày 07/08/2016 (Biểu 2.5)
69
Biểu 2.5: Phiếu nhập kho men gốm sứ FT 242
Căn cứ vào các chứng từ trên kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính nhƣ sau:
Kế toán chọn phân hệ “Mua hàng” (Giao diện 2.7) “ Cập nhật số liệu” “Hoá đơn mua hàng” Chọn “Duyệt” phần mềm hiện danh sách các hoá đơn mua hàng đã phát sinh Chọn “Thêm” để cập nhật chứng từ sau:
70