2.2 Công tác KSC Ngânsách Nhà nướctại Kho bạc Nhà nước
2.2.2 Cấp phát thanhtoán
2.2.2.1 Điều kiện cấp phát thanh toán
KBNN chỉ thực hiện cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN khi có đủ các điều kiện sau:
Thứ nhất, các khoản mục đã có trong dự toán chi NSNN năm được duyệt.
Trong trường hợp chưa có dự toán NSNN chính thức được duyệt, việc cấp phát, thanh toán căn cứ vào kinh phí tạm cấp của cơ quan tài chính.
Trường hợp có các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt nhưng không thể trì hoãn được, như khắc phục chi hậu quả thiên tai, hoả hoạn…, việc cấp phát, thanh toán được căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền.
Thứ hai, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu NSNN do Chính phủ hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
Định mức, tiêu chuẩn chi tiêu là các giới hạn tối đa các mức chi tiêu cho một mục đích cụ thể của đơn vị sử dụng kinh phí NSNN được cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành. Định mức, tiêu chuẩn chi là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch dự toán chi NSNN hằng năm và là căn cứ để KSCNSNN.
Những khoản chi đã có định mức tiêu chuẩn thì dự toán ngân sách của các đơn vị phải tuân theo định mức tiêu chuẩn đó và KBNN căn cứ vào tiêu chuẩn định mức để kiểm soát. Khi chưa có tiêu chuẩn định mức được cơ quan có thẩm quyền phê
18
duyệt thì KBNN căn cứ vào dự toán được cơ quan cấp trên trực tiếp của đơn vị sử dụng NSNN phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
Thứ ba, đã được cơ quan tài chính hoặc thủ trưởng cơ quan đơn vị sử dụng kinh phí NSNN hoặc người được ủy quyền chuẩn chi.
Đối với các khoản chi đã được cơ quan tài chính cấp trực tiếp thì lệnh chuẩn chi là “lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát NSNN theo quy định. KBNN có trách nhiệm thanh toán, chi trả cho các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN theo nội dung ghi rõ trong “lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính.
Thứ tư, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.
Tuỳ tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ, chứng từ thanh toán bao gồm: + Đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương:
- Bẳng đăng ký biên chế, quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. - Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương.
- Bảng thanh toán tiền lương tháng trước.
- Bảng tăng giảm biên chế và quỹ tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
+ Đối với học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên:
- Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Bảng thanh toán học bổng, sinh hoạt phí tháng trước.
+ Đối với các khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa nhỏ:
19
- Dự toán mua sắm, xây dựng, sửa chữa nhỏ hàng quí được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Hồ sơ, biên bản đấu thầu đối với việc mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, xây dựng, sửa chữa (-với các trường hợp phải thực hiện đấu thầu theo quy định).
- Hợp đồng mua bán, hàng hoá, dịch vụ.
- Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ. - Hoá đơn bán hàng vật tư, thiết bị.
- Thông báo giá về xây dựng, sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền. - Các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan như séc, ủy nhiệm chi… + Đối với các khoản chi thường xuyên khác:
- Dự toán chi thường xuyên quý (có chia ra tháng).
- Bảng kê chứng từ chi có chữ ký thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền).
- Báo cáo thanh toán các khoản chi thường xuyên tháng trước theo mục chi.
2.2.2.2 Phương thức cấp phát thanh toán
Việc cấp phát, thanh toán được thực hiện dưới hai hình thức là cấp tạm ứng và cấp thanh toán.
* Cấp tạm ứng
+ Đối tượng cấp tạm ứng là: - Chi hành chính.
- Chi mua sắm tài sản, sửa chữa, xây dựng nhỏ chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng.
20
+ Mức cấp tạm ứng. Mức này tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng kinh phí NSNN; mức cấp tạm ứng tối đa trong quý, tháng không vượt quá hạn mức chi quý, tháng được cơ quan có thẩm quyền thông báo theo từng mục chi.
+ Trình tự thủ tục cấp tạm ứng, gồm các bước
Bước 1: Đơn vị sử dụng kinh phí NSNN lập “giấy đề nghị tạm ứng” gửi KBNN kèm theo hồ sơ, tài liệu liên quan, cụ thể:
- Đối với các khoản lương, phụ cấp lương: theo quy định đã được trình bày ở như trên.
- Đối với học bổng, sinh hoạt phí: theo quy định như đã được trình bày ở trên.
- Đối với chi mua sắm tài sản, xây dựng, sửa chữa nhỏ: (1). Dự toán mua sắm, xây dựng, sửa chữa nhỏ hàng quí được cấp có thẩm quyền phê duyệt; (2). Hồ sơ, biên bản đấu thầu đối với việc mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, xây dựng, sửa chữa (với các trường hợp phải thực hiện đấu thầu theo quy định); (3). Hợp đồng mua bán, hàng hoá, dịch vụ.
- Đối với các khoản chi thường xuyên khác: (1). Dự toán chi thường xuyên quý (có chia ra tháng); (2). Báo cáo thanh toán các khoản chi thường xuyên (theo các mục chi) của tháng trước đó; (3). Các chứng từ khác có liên quan như: giấy rút hạn mức kinh phí, ủy nhiệm chi, séc.
Bước 2, KBNN kiểm tra, kiểm soát các nội dung hồ sơ, tài liệu và làm thủ tục cấp tạm ứng cho đơn vị.
Bước 3, Thanh toán tạm ứng.
- Sau khi đã thực chi, đơn vị có trách nhiệm gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ chi có liên quan để thanh toán số đã tạm ứng và làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán
21
- KBNN kiểm tra, kiểm soát báo cáo thực chi của đơn vị, nếu đủ điều kiện quy định thì thực hiện cấp phát thanh toán, thu hồi tạm ứng.
+ Nếu số cấp phát thanh toán lớn hơn số tạm ứng, KBNN sẽ giảm trừ vào số cấp tạm ứng hoặc cấp phát thanh toán đợt sau của mục chi đó.
+ Nếu số cấp thanh toán nhỏ hơn số cấp tạm ứng, KBNN sẽ bổ sung.
- Trường hợp số tạm ứng chưa được thanh toán, các đơn vị có thể được thanh toán trong tháng sau, quý sau. Tất cả các khoản chi tạm ứng phải được thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Sau thời gian chỉnh lý quyết toán, các khoản tạm ứng không được thanh toán, KBNN tổng hợp báo cáo cơ quan tài chính đồng cấp, hoặc báo cáo KBNN cấp trên (đối với các khoản chi thuộc ngân sách cấp trên), để trừ vào kinh phí cấp phát năm sau, hoặc thu hồi giảm chi NSNN theo quyết định của cơ quan tài chính.
* Cấp phát thanh toán
+ Đối tượng cấp phát thanh toán bao gồm: - Lương, phụ cấp lương.
- Học bổng, sinh hoạt phí.
- Các khoản chi đủ điều kiện cấp phát thanh toán trực tiếp.
- Các khoản tạm ứng đủ điều kiện chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
+ Mức cấp thanh toán.
Mức cấp thanh toán căn cứ hồ sơ, chứng từ chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng kinh phí NSNN. Mức cấp thanh toán tối đa trong tháng, quý không vượt quá hạn mức của cơ quan có thẩm quyền thông báo. Mức cấp thanh toán tối đa trong năm không được vượt quá hạn mức của cơ quan có thẩm quyền thông báo, trong phạm vi dự toán ngân sách năm đã được duyệt.
22 + Trình tự, thủ tục cấp thanh toán.
- Khi có nhu cầu cấp phát thanh toán các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN gửi KBNN các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan.
- KBNN kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp các hồ sơ, chứng từ đối chiếu với dự toán và kinh phí của cơ quan có thẩm quyền duyệt cấp. Nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị.