2.2 Công tác KSC Ngânsách Nhà nướctại Kho bạc Nhà nước
2.2.4 Quytrình KSC Ngânsách Nhà nướcqua Kho bạc Nhà nước
Quy trình KSC NSNN qua Kho bạc nhà nước thực hiện qua 2 giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là kiểm tra, kiểm soát trước khi cấp phát:
Hình 1.1 Sơ đồ quy trình kiểm tra kiểm soát trước khi cấp phát NSNN qua KBNN (4) (5) Nguồn: Tổng hợp từ tác giả Cụ thể:
Khi có nhu cầu chi tiêu, đơn vị sử dụng kinh phí NSNN lập và gửi KBNN nơi mở tài khoản giao dịch các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan sau:
+ Lệnh chuẩn chi. + Séc, ủy nhiệm chi.
Giám đốc kho bạc Bộ phận kiểm soát Đơn vị thụ hưởng Bộ phận kế toán (3) (2) (1)
24
+ Các hồ sơ khác tuỳ theo tính chất của từng khoản chi.
Bộ phận KSC NSNN tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi của các đơn vị gửi đến và thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi theo đúng quy định:
- Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với dự toán, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với hạn mức kinh phí được thông báo, bảo đảm các khoản chi phải có hạn mức kinh phí được cơ quan có thẩm quyền phân bổ.
- Kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
- Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, đảm bảo chấp hành đúng các định mức, chế độ chi tiêu tài chính. Đối với các khoản chi mua chưa có định mức, chế độ chi tiêu, KBNN kiểm tra, kiểm soát theo dự toán chi của đơn vị được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Kiểm tra, kiểm soát các yếu tố hạch toán, đảm bảo thực hiện đúng mục lục NSNN quy định.
- Kiểm tra dấu, chữ ký của người chuẩn chi (hoặc người được ủy quyền), kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền), bảo đảm khớp đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại KBNN.
Sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ của các đơn vị:
- Nếu các khoản chi đủ điều kiện cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng thì trình thủ trưởng KBNN duyệt cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng cho đơn vị.
- Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng do hồ sơ, chứng từ chưa đầy đủ hoặc viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì thủ trưởng KBNN trả lại hồ sơ, chứng từ yêu cầu đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ
25
liên quan, hoặc lập thông báo từ chối thanh toán theo đúng quy định để KBNN có căn cứ thẩm định và cấp phát.
- Trường hợp phát hiện các khoản chi tiêu sai chế độ thì thủ trưởng KBNN từ chối không cấp phát, thanh toán và trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị, đồng thời thông báo và giải thích rõ lý do từ chối cho đơn vị, cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên (đối với những khoản chi thuộc NSNN cấp trên) biết để giải quyết. Thủ trưởng KBNN xem xét việc thẩm định, kiểm tra, kiểm soát và ý kiến đề nghị của bộ phận nghiệp vụ KSC, để quyết định cấp phát hay từ chối cấp phát (bao gồm cả cấp tạm ứng và cấp thanh toán).
Căn cứ vào quyết định phê duyệt của thủ trưởng KBNN, các bộ phận nghiệp vụ KSC và kế toán thanh toán thực hiện như sau:
- Nếu thủ trưởng KBNN quyết định không duyệt cấp phát thanh toán (hoặc cấp tạm ứng) cho đơn vị thì bộ phận KSC có trách nhiệm trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị và thông báo rõ lý do từ chối không cấp phát đồng thời gửi cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên (đối với khoản chi thuộc KBNN cấp trên) để giải quyết.
- Nếu thủ trưởng KBNN quyết định phê duyệt cấp phát thanh toán (hoặc cấp tạm ứng) ký duyệt chứng từ giấy, thì bộ phận KSC hạch toán và ký tên vào chức danh KSC, chuyển bút toán trên hệ thống Tabmis sang bộ phận kế toán kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán thực hiện kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và trình Kế toán trưởng phê duyệt.
Kế toán trưởng kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toán trên hệ thống. (giấy rút hạn ủy mức, ủy nhiệm chi, séc…) do đơn vị sử dụng kinh phí NSNN lập để làm thủ tục cấp thanh toán hoặc cấp tạm ứng đồng thời hạch toán tạm thời hoặc thực chi NSNN theo chế độ quy định.
26
Giai đoạn 2: các nghiệp vụ phải xử lý sau khi kiểm soát và cấp phát. Giai đoạn này gồm các bước:
Thứ nhất, hạch toán kế toán, gồm các nghiệp vụ:
+ Lập chứng từ từ kế toán. Chứng từ kế toán hạch toán chi NSNN bao gồm: giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán của đơn vị, bảng kê chứng từ chi, giấy rút hạn mức kinh phí, séc, ủy nhiệm chi…
Hai liên giấy đề nghị tạm ứng hoặc đề nghị thanh toán được xử lý như sau: 1 liên gửi đơn vị sử dụng kinh phí NSNN, 1 liên lưu bộ phận KSC và kèm theo hồ sơ lưu các chứng từ có liên quan.
+ Lập sổ KSC.
- Mở sổ theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán các khoản chi NSNN theo từng đơn vị sử dụng kinh phí NSNN và sổ xuất nhập hạn mức kinh phí.
- Mở sổ chi tiết tương ứng với các tài khoản chi NSNN theo từng đơn vị sử dụng kinh phí NSNN, để theo dõi tình hình tạm ứng, thanh toán các khoản chi NSNN.
+ Lập báo cáo và quyết toán chi NSNN.
- Báo cáo: Hàng tháng, các đơn vị KBNN lập báo cáo chi NSNN theo mục lục NSNN (nêu rõ số tạm ứng và thực chi NSNN) theo từng cấp Ngân sách gửi cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên; KBNN TW tổng hợp tình hình chi NSNN báo cáo Bộ tài chính.
- Quyết toán: Cuối quý, năm các đơn vị KBNN xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN cho đơn vị sử dụng kinh phí NSNN trên địa bàn. Cuối năm, các đơn vị Nhà nước thực hiện quyết toán chi NSNN gửi KBNN cấp trên theo chế độ hiện hành.
27
Trong quá trình cấp phát, thanh toán sẽ có những khoản chi phải thu hồi nộp NSNN, căn cứ quyết định thu hồi giảm chi NSNN của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và giấy nộp tiền vào NSNN của các đơn vị; KBNN làm thủ tục ghi giảm chi. Các khoản chi từ mục nào thì khi thu hồi được ghi giảm chi theo đúng mục chi đó của mục lục NSNN. Căn cứ chứng từ có liên quan, kế toán KBNN khôi phục lại hạn mức kinh phí của đơn vị tương ứng với số tiền đã thu hồi đó.