Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng kiểm soát chi ĐTXDCB qua KBNN Quỳ Hợp
4.1.3. Nội dung kiểm soát chi ĐTXDCB qua KBNN Quỳ Hợp
4.1.3.1. Kiểm tra hồ sơ ban đầu
Khi có nhu cầu thanh toán, chủ đầu tư gửi hồ sơ đến Kho bạc bao gồm hồ sơ gửi ban đầu đến KBNN, cán bộ kiểm soát chi ĐTXDCB được phân công kiểm tra kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của từng hồ sơ. Cụ thể:
- Tài liệu để mở tài khoản theo hướng dẫn tại Thông tư 08/2016/TT- BTC ngày 18/01/2016 bao gồm: giấy đăng ký mở tài khoản và mẫu dấu chữ ký, mã số dự án do Sở Tài chính tỉnh cấp, báo cáo phê duyệt hoặc có thẩm quyền phê duyệt.
- Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật đấu thầu. Trên văn bản lựa chọn nhà thầu phải có các yếu tố cần thiết: tên đơn vị trúng thầu, thời gian thực hiện, loại hình hợp đồng, giá trị thực hiện hợp đồng là căn cứ để kiểm soát hợp đồng tiếp theo. Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu và các tài liệu kèm theo. Cán bộ kiểm soát chi đầu tư KBNN Quỳ Hợp còn phải yêu cầu chủ đầu tư phải gửi đến Kho bạc thỏa thuận liên danh đối với các hợp đồng liên danh.
Cán bộ kiểm soát chi còn phải kiểm tra các điều khoản ghi trong hợp đồng có phù hợp với văn bản lựa chọn nhà thầu hay không; các điều khoản tạm ứng hay thanh toán đúng theo quy định.
Cam kết chi đối với những hợp đồng có giá trị từ một tỷ đồng trở lên (trừ ngân sách xã). Cán bộ kiểm soát chi KBNN Quỳ Hợp kiểm soát số tiền chủ đầu tư đề nghị cam kết chi đảm bảo không vượt quá số tiền được ký kết trên hợp đồng và thông báo kế hoạch vốn và kiểm soát các yếu tố của đơn vị được thụ hưởng và có trên hệ thống TABMIS để khai thông tin nhà cung cấp theo quy định.
Ngoài các hồ sơ tài liệu chủ đầu tư gửi KBNN Quỳ Hợp lần đầu để thanh toán thì còn phải gửi tài liệu bổ sung. Cụ thể:
- Tài liệu bổ sung hàng năm: Kế hoạch vốn do UBND các cấp phê duyệt và phải được nhập vào hệ thống TABMIS theo mã của từng dự án. Cán bộ kiểm soát chi phải đối chiếu giữa số tiền trên Kế hoạch vốn khớp đúng với số đã nhập trên hệ thống TABMIS.
- Các hồ sơ đơn vị gửi đến KBNN Quỳ Hợp để thực hiện thanh toán phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính. Tùy theo chủ đầu tư đề nghị tạm ứng hay thanh toán khối lượng hoàn thành mà cán bộ kiểm soát chi KBNN Quỳ Hợp thực hiện kiểm soát hồ sơ theo từng hình thức thanh toán và hồ sơ do đơn vị gửi đến từng lần bao gồm:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư do chủ đầu tư lập theo mẫu in sẵn hoặc được lập trên máy vi tính nhưng phải đúng mẫu theo quy định do Bộ Tài chính và KBNN quy định. Cán bộ kiểm soát chi phải kiểm tra các yếu tố trên chứng từ do chủ đầu tư lập đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.
+ Bản sao y bản chính bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng có thỏa thuận) do chủ đầu tư lập gửi tới.
+ Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, Bản kê xác nhận khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện, Bản xác định khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán phải là bản chính theo mẫu quy định. Cán bộ kiểm soát chi kiểm soát số tiền trên các hồ sơ này đảm bảo số tiền được thanh toán trong phạm vi hợp đồng đã gửi đến Kho bạc lần đầu, hay hợp đồng bổ sung.
Cán bộ kiểm soát chi KBNN Quỳ Hợp phải kiểm tra sự logic của bộ hồ sơ chứng từ đảm bảo hồ sơ nào phải có trước hồ sơ nào có sau, sự logic về thời gian của các văn bản, tài liệu của chủ đầu tư gửi đến. Ví dụ: văn bản lựa chọn nhà thầu phải có trước khi chủ đầu tư ký kết hợp đồng với nhà thầu bởi trên văn bản lựa chọn nhà thầu có ghi rõ tên đơn vị trúng thầu, thời gian thực hiện dự án, hình thức hợp đồng...; bản xác nhận khối lượng phải phù hợp với thời gian thực hiện và số tiền thanh toán trên hợp đồng.
Đánh giá về chấp hành các khách hàng về đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ thanh toán vốn ĐTXDCB qua KBNN Quỳ Hợp, tác giả tiến hành điều tra và thu được kết quả sau:
Bảng 4.5. Tổng hợp đánh giá của CB KBNN Quỳ Hợp về sự chấp hành hồ sơ chi ĐTXDCB qua KBNN Quỳ Hợp
TT Tiêu chí Mức đánh giá Điểm bình
quân (điểm)
1 2 3 4 5
1 Hồ sơ thanh toán đầy đủ 3 4 4 1 0 2,2
2 Chứng từ thanh toán hợp pháp 1 1 3 4 3 3,6 3 Chứng từ thanh toán hợp lệ 2 3 3 2 2 2,9
Nguồn: Tổng hợp điều tra (2019) Cán bộ kho bạc đánh giá cao về việc khách hàng chấp hành tính hợp pháp của chứng từ thanh toán (điểm đánh giá bình quân 3,6) và chưa đánh giá cao về tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ (điểm đánh giá trung bình đạt lần lượt là 2,2 và 2,9 điểm). Như vậy, CBKB đánh giá Chứng từ thanh toán đảm bảo tính hợp pháp nhưng tính đầy đủ và hợp lệ chưa được đánh giá cao.
Bảng 4.6. Tổng hợp đánh giá của khách hàng về sự chấp hành hồ sơ chi ĐTXDCB qua KBNN Quỳ Hợp
TT Tiêu chí Mức đánh giá Điểm bình
quân (điểm)
1 2 3 4 5
1 Hồ sơ thanh toán đầy đủ 18 20 20 18 12 2,8 2 Chứng từ thanh toán hợp pháp 6 8 21 28 25 3,4 3 Chứng từ thanh toán hợp lệ 14 21 21 14 18 3,0
Nguồn: Tổng hợp điều tra (2019) Sự đánh giá của khách hàng về hồ sơ có sự tương đồng với cán bộ kho bạc, cụ thể:
Sự chấp hành hồ sơ chi ĐTXDCB nhìn chung chưa được các đối tượng đánh giá cao tại KBNN Quỳ Hợp. Cụ thể:
Về chỉ tiêu Hồ sơ thanh toán đầy đủ: Điểm trung bình đánh giá của khách hàng là 2,8; cán bộ kho bạc là 2,2;
Về chỉ tiêu Chứng từ thanh toán hợp lệ: Điểm trung bình đánh giá của khách hàng là 3,0; cán bộ kho bạc là 2,9;
Về chỉ tiêu Chứng từ thanh toán hợp pháp: Điểm trung bình đánh giá của khách hàng là 3,4; cán bộ kho bạc là 3,6.
Kết quả phân tích cho thấy, khách hàng mong muốn hoàn thiện hồ sơ thanh toán tốt nhất, chỉ tiêu chứng từ hợp pháp được đánh giá cao, chứng tỏ khách hàng trung thực trong khi làm hồ sơ thanh toán. Tuy nhiên do hạn chế về sự hiểu biết các quy định trong thanh toán, quy trình thanh toán,… nên việc hoàn thiện hồ sơ thanh toán của khách hàng còn nhiều hạn chế. Trong thời gian tới KBNN Quỳ Hợp cần đẩy mạnh việc tuyên truyền các văn bản pháp luật liên quan đến thanh toán chi ĐTXDCB cho các đối tượng khách hàng đặc biệt các văn bản mới được thay thế, tuyên truyền hướng dẫn về quy trình thanh toán để khách hàng nắm bắt từ đó thực hiện tốt hơn hồ sơ thanh toán kiểm soát chi ĐTXDCB qua KBNN Quỳ Hợp.
Tóm lại, Khách hàng tự đánh giá cao về tính hợp pháp của chứng từ thanh toán trình kho bạc chứng tỏ khách hàng trung thực trong khi làm hồ sơ thanh toán. Tuy nhiên do hạn chế về sự hiểu biết các quy định trong thanh toán, quy trình thanh toán,… nên việc hoàn thiện hồ sơ thanh toán của khách hàng còn nhiều hạn chế, nhiều trường hợp hồ sơ còn chưa đầy đủ và hợp lệ.
4.1.3.2. Kiếm soát thanh toán khi tạm ứng và thu hồi vốn tạm ứng
Theo Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của KBNN về quy trình kiểm soát chi ĐTXDCB thì toàn bộ hồ sơ tài liệu mở tài khoản của dự án, đều tập trung vào một đầu mối đó là cán bộ giao dịch viên (kiểm soát chi) kiểm tra hồ sơ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm soát và trình lãnh đạo phụ trách phê duyệt; sau đó và thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi thanh toán cho dự án.
Đối với thanh toán tạm ứng thì thực hiện kiểm soát trước, thanh toán sau. Cụ thể đối với tạm ứng vốn: Trong thời hạn quy định là 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi của KBNN Quỳ Hợp nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ của chủ đầu tư gửi đến, cán bộ trực tiếp kiểm soát phải xem xét hồ sơ của chủ đầu tư đảm bảo các yêu cầu như quy định. Cụ thể:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, căn cứ vào kế hoạch vốn năm, cán bộ GDV xác định số vốn chấp nhận tạm ứng theo yêu cầu của chủ đầu tư đảm bảo phù hợp với các điều khoản tạm ứng đã ghi trên hợp đồng nhưng không quá 50% giá trị hợp đồng. Các yếu tố trên giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; giấy rút vốn đầu tư phù hợp với các nội dung, điều khoản thanh toán trên hợp đồng; bảo lãnh tạm ứng của nhà thầu nhập đề nghị thanh toán vào chương trình đầu tư, lập tờ trình
chuyển toàn bộ hồ sơ cho KTT kiểm soát hồ sơ.
KTT kiểm soát lại hồ sơ, nếu đúng thì ký duyệt trên các chứng từ, hồ sơ của đơn vị đồng thời ký vào chương trình máy và chuyển cho GDV trình lãnh đạo phụ trách.
Lãnh đạo phụ trách kiểm tra hồ sơ nếu đồng ý với đề nghị của cán bộ GDV thì ký duyệt trên các chứng từ và chuyển cho GDV thực hiện hạch toán vào chương trình TABMIS và thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.
Trong trường hợp số chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với chủ đầu tư đề nghị thì cán bộ GDV lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán trên đó ghi số KBNN chấp nhận tạm ứng, nguyên nhân chênh lệch và báo cáo KTT trình Lãnh đạo KBNN ký duyệt gửi chủ đầu tư.
Trong quá trình hạch toán, thanh toán cho chủ đầu tư nếu phát hiện sai sót, báo cáo KTT và lãnh đạo KBNN xử lý.
Việc tạm ứng cho công tác đền bù, giải phóng mặt bằng và tạm ứng đối với một số cấu kiện, bán thành phẩm có giá trị lớn phải được sản xuất trước để đảm bảo tiến độ thi công và một số loại vật tư phải dự trữ theo mùa thực hiện theo quy định và hướng dẫn tại Thông tư số 08/2016/TTBTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn NSNN.
KBNN Quỳ Hợp thực hiện tạm ứng vốn cho dự án ĐTXDCB khi chủ đầu tư yêu cầu tạm ứng cho nhà thầu, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ hồ sơ tạm ứng theo đúng quy định tại thông tư số 08/2016/TTBTC ngày 18/01/2016 và Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của KBNN quyết định về việc quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống KBNN.
KBNN Quỳ Hợp thực hiện tạm ứng vốn cho tất cả các dự án khi chủ đầu tư yêu cầu tạm ứng cho nhà thầu, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ hồ sơ tạm ứng theo quy định hiện hành.
Về tạm ứng vốn, Thông tư 08/2016/TT-BTC nêu rõ, mức vốn tạm ứng, thời điểm tạm ứng và việc thu hồi tạm ứng do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu theo đúng quy định và phải được quy định rõ trong hợp đồng. Việc tạm ứng vốn được thực hiện sau khi hợp đồng có hiệu lực, riêng đối với hợp đồng thi công xây dựng thì phải có cả kế hoạch giải phóng mặt bằng theo đúng thỏa
thuận trong hợp đồng.
Đặc biệt, căn cứ vào nhu cầu tạm ứng vốn chủ đầu tư có thể được tạm ứng vốn một lần hoặc nhiều lần cho một hợp đồng nhưng không vượt mức vốn tạm ứng theo quy định của hợp đồng và mức vốn tạm ứng quy định.
Cụ thể, mức vốn tạm ứng tối thiểu đối với hợp đồng tư vấn: Hợp đồng có giá trị trên 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng; hợp đồng có giá trị đến 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng.
Đối với hợp đồng thi công xây dựng: Hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng; hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng; hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EC, EP, PC, EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
Mức vốn tạm ứng tối đa cho các khoản quy định nêu trên không vượt quá 50% giá trị hợp đồng (hoặc dự toán được duyệt đối với các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng). Trường hợp đặc biệt cần tạm ứng với mức cao hơn phải được người quyết định đầu tư cho phép, đối với trường hợp người quyết định đầu tư là Thủ tướng Chính phủ, việc quyết định mức tạm ứng cao hơn do Bộ trưởng, Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định.
Đối với công việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: Mức vốn tạm ứng theo tiến độ thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư...
Bảng 4.7: Tình hình tạm ứng vốn ĐTXDCB từ NSNN qua KBNN Quỳ Hợp giai đoạn 2016 - 2018
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh Tốc độ PTBQ 2017/ 2016 2018/ 2017
1 Kế hoạch vốn đầu tư
(Triệu đồng) 35.254 43.744 53.973 124,1 123,4 123,7 2 Vốn tạm ứng (Triệu đồng) 7.756 11.811 15.652 152,3 132,5 142,4 3 Tỷ lệ tạm ứng (%) 22 27 29 122,7 107,4 115,0 Nguồn: KBNN Quỳ Hợp (2016 – 2018)
Số liệu ở bảng 4.7 cho thấy, tỷ lệ tạm ứng vốn ĐTXDCB trong giai đoạn 2016 - 2018 so với kế hoạch vốn được cấp đều ở dưới mức 30%. Cụ thể số vốn tạm ứng năm 2016 là 7,7 tỷ đồng tương ứng tỷ lệ tạm ứng là 22%, năm 2017 là 11,8 tỷ đồng, tương ứng tỷ lệ tạm ứng là 27% và đến năm 2018 số vốn tạm ứng là 15,6 tỷ đồng, tỷ lệ tạm ứng là 29%.
Theo quy định trong các văn bản pháp luật hiện nay, căn cứ để kiểm soát thanh toán tạm ứng là theo hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu mà Nhà nước chỉ quy định tỷ lệ % tạm ứng tối đa là 50% giá trị hợp đồng. Điều này có nghĩa là việc thanh toán tạm ứng bao nhiêu là phụ thuộc lớn vào thỏa thuận giữa chủ đầu từ và nhà thầu thi công. Tuy nhiên tỷ lệ tạm ứng vốn ĐTXDCB trong giai đoạn 2016 - 2018 so với kế hoạch vốn được cấp đều ở dưới mức 30%.
Nguyên tắc thanh toán là KBNN căn cứ vào điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và nhà thầu để thực hiện thanh toán, do đó nhà thầu có thể thống nhất với chủ đầu tư tạm ứng một lần hoặc nhiều lần, giai đoạn tạm ứng, số lần tạm ứng, thời gian tạm ứng và mức tạm ứng thể hiện cụ thể trong hợp đồng. Chính vì vậy, số tiền tạm ứng vốn được xác định thiếu tính khách quan. Việc tạm ứng còn có thể bị vụ lợi, tỷ lệ tạm ứng cho nhà thầu do chủ đầu tư quyết định, có trường hợp được tạm ứng cao, nhưng có trường hợp chỉ được tạm ứng mức tối thiểu. Nếu tạm ứng thấp, đơn vị thầu sẽ thiếu vốn để thực hiện dự án, để mua vật tư, nhiên liệu, máy móc thiết bị, chi phí nhân công…, gây khó khăn cho việc thực hiện dự án đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng. Nhưng nếu tạm nảy sinh việc chủ đầu tư và nhà thầu sử dụng vốn sai mục đích, dẫn đến thất thoát lãng phí