Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiến về kiểm soát chi ĐTXDCB qua KBNN
2.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát chi ĐTXDCB qua KBNN huyện
2.1.5. Nội dung kiểm soát chi ĐTXDCB qua KBNN
Theo quy định, hệ thống KBNN có trách nhiệm kiểm soát, tạm ứng, thanh toán vốn kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ cho các dự án khi đã có đủ điều kiện.
Mục tiêu của việc kiểm soát chi ĐTXDCB qua hệ thống KBNN là nhằm bảo đảm việc sử dụng kinh phí NSNN đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả. Thực hiện kiểm soát thanh toán vốn đầu tư có ý nghĩa rất lớn trong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của đất nước; tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích luỹ và tiêu dùng; tăng cường kỷ luật tài chính...
Kiểm soát chi ĐTXDCB bao gồm các nội dung sau đây:
2.1.5.1. Kiểm tra hồ sơ ban đầu
Trước hết phải đảm bảo tính đầy đủ của hồ sơ, tùy theo đối tượng mà số lượng các hồ sơ theo quy định cũng khác nhau.
Đối với dự án chuẩn bị đầu tư, đó là hồ sơ về Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt; các Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu và Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu.
Đối với dự án thực hiện đầu tư, đó là hồ sơ Dự án đầu tư xây dựng công trình và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật; Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình…
Đối với công tác chuẩn bị đầu tư nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư cần có dự toán chi phí cho các công việc chuẩn bị đầu tư được duyệt và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Việc kiểm tra tài liệu cơ sở, ngoài tính đầy đủ của hồ sơ còn phải kiểm tra hồ sơ qua các nội dung sau:
+ Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ: Hồ sơ phải được lập theo đúng mẫu qui định, chữ ký, đóng dấu của người hoặc cấp có thẩm quyền; các hồ sơ phải được lập, kí duyệt theo đúng trình tự ĐTXDCB - chỉ tiêu này được phản ánh về mặt thời gian trên hồ sơ.
Các tài liệu này đều là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư, chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp phải bổ sung, điều chỉnh.
+ Kiểm tra tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ: đảm bảo sự trùng khớp giữa các hạng mục, nội dung đầu tư trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tư trong báo cáo khả thi/báo cáo đầu tư được duyệt.
+ Kiểm tra về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng hoàn thành, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình: Chủ đầu tư phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác và sự phù hợp pháp luật của các nội dung trên, KBNN không chịu trách nhiệm về các vấn đề này.
Thời gian kiểm tra: Tối đa trong vong 2 ngày làm việc đối với hồ sơ thanh tonas trước, kiểm soát sau và 3 ngày làm việc đối với hồ sơ kiểm soát trước thanh toán sau cán bộ giao dịch viên phải giải quyết hồ sơ đảm bảo trả kết quả đúng theo thời gian quy định. Trường hợp đối với những hồ sơ đã quá hạn trả kết quả, cần báo cáo với Lãnh đạo phụ trách để đôn đốc giải quyết đúng hạn.. KBNN có trách nhiệm thông báo về kết quả kiểm tra, ghi rõ các nhận xét, các nội dung chưa thống nhất, những sai sót và đề nghị chủ đầu tư giải thích bổ sung, hoàn chỉnh (Đặng Văn Du và Bùi Tiến Hanh, 2016).
2.1.5.2. Kiểm soát thanh toán khi tạm ứng và thu hồi vốn tạm ứng
Theo quy định trong XDCB các nhà thầu được tạm ứng một phần vốn để tiến hành tổ chức thi công công trình và được thu hồi tạm ứng trong các lần thanh toán khối lượng công việc hoàn thành. Đối với hợp đồng thi công xây dựng, tùy theo đối tượng hợp đồng, giá trị hợp đồng mà tỷ lệ tạm ứng có thể từ 10 -20% giá trị hợp đồng; Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị, hợp đồng EPC…, mức tạm ứng tối thiểu là 10%; Đối với hợp đồng tư vấn mức tối thiểu là 25% giá trị hợp đồng; Đối với công tác giải phóng mặt bằng thực hiện theo tiến độ thực hiện kế hoạch giải phóng mặt bằng…
Như vậy, KBNN trước hết phải Kiểm tra đối tượng được tạm ứng vốn và mức vốn tạm ứng cho từng hợp đồng, đối tượng có đúng theo các quy định hay không. Ngoài ra, theo quy định, mức vốn tạm ứng cho tất cả các khoản nêu trên không vượt kế hoạch vốn hàng năm đã bố trí cho gói thầu, dự án; Hợp đồng xây dựng có giá trị tạm ứng từ một tỷ đồng trở lên phải bắt buộc có bảo lãnh tạm ứng, trường hợp trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng thì nhà thầu vẫn phải có bảo lãnh khoản tiền tạm ứng theo điều khoản trong hợp đồng; Việc tạm ứng vốn được thực hiện sau khi hợp đồng có hiệu lực.
Tiếp sau, KBNN phải Kiểm tra khi thu hồi vốn tạm ứng. Vốn tạm ứng
được thu hồi qua các lần thanh toán khối lượng hoàn thành và bắt đầu thu hồi từ lần thanh toán đầu tiên và thu hồi hết khi giá trị thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng. Mức thu hồi từng lần do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu và quy định cụ thể trong hợp đồng. Trường hợp vốn tạm ứng chưa thu hồi nhưng không sử dụng, nếu quá thời hạn 3 tháng quy định trong hợp đồng phải thực hiện khối lượng mà nhà thầu chưa thực hiện do nguyên nhân khách quan hay chủ quan hoặc sau khi ứng vốn mà nhà thầu sử dụng sai mục đích chủ đầu tư có trách nhiệm cùng KBNN thu hồi hoàn trả vốn đã tạm ứng cho NSNN. Trường hợp đến hết năm kế hoạch mà vốn tạm ứng chưa thu hồi hết do hợp đồng chưa được thanh toán đạt đến tỷ lệ quy định thì tiếp tục thu hồi trong kế hoạch năm sau và không trừ vào kế hoạch TTVĐT năm sau.
Các căn cứ để Kiểm tra hồ sơ thanh toán tạm ứng, đó là các tài liệu chủ đầu tư gửi đến KBNN, như: Giấy đề nghị TTVĐT; Chứng từ chuyển tiền; Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu, chủ đầu tư gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư.
Ngoài các nội dung trên, việc Kiểm tra về thời gian Chủ đầu tư yêu cầu thanh toán tạm ứng. Nhà nước cấp vốn cho chủ đầu tư để tạm ứng vốn trong năm kế hoạch chậm nhất là đến ngày 31 tháng 12 năm kế hoạch. Chủ đầu tư có thể được thanh toán tạm ứng một lần hoặc nhiều lần cho một hợp đồng căn cứ vào nhu cầu thanh toán vốn tạm ứng nhưng không vượt mức vốn tạm ứng theo quy định nêu trên; trường hợp kế hoạch vốn bố trí không đủ mức vốn tạm ứng thì chủ đầu tư được tạm ứng tiếp trong kế hoạch năm sau (Đặng Văn Du và Bùi Tiến Hanh, 2016).
2.1.5.3. Kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành
Kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành có một số điểm khác nhau, tùy thuộc vào từng loại hợp đồng cụ thể:
Đối với công việc thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng, việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán phải được quy định rõ trong hợp đồng.
Đối với hợp đồng trọn gói, thanh toán theo tỉ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán được ghi trong hợp đồng.
Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định, thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm được phê duyệt theo thẩm quyền, nếu có) được nghiệm thu và đơn giá trong hợp đồng.
Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm được phê duyệt theo thẩm quyền, nếu có) được nghiệm thu và đơn giá đã điều chỉnh do trượt giá theo đúng các thoả thuận trong của hợp đồng...
Trong trường hợp khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng được thực hiện theo các thỏa thuận bổ sung hợp đồng mà các bên đã thống nhất trước khi thực hiện và phải phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan. Trường hợp bổ sung công việc phát sinh thì chủ đầu tư và nhà thầu phải ký phụ lục bổ sung hợp đồng theo nguyên tắc quy định (Đặng Văn Du và Bùi Tiến Hanh, 2016).
2.1.5.4. Kiểm tra hồ sơ thanh toán
Theo quy định, khi có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu và đủ điều kiện thanh toán trong hợp đồng, chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi KBNN. Các hồ sơ này bao gồm: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu theo mẫu quy định (phụ lục số 03.a - Thông tư 08/2016/TT - BTC); Bảng tính giá trị khối lượng phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu theo mẫu quy định (Phụ lục số 04 - Thông tư 08/2016/TT - BTC); Giấy đề nghị TTVĐT hoặc thanh toán tạm ứng (Phụ lục số 05 Thông tư 08/2016 TT - BTC); Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định hệ thống chứng từ kế toán của Bộ Tài chính.
Kiểm tra hồ sơ thanh toán là nội dung kiểm soát đặc biệt quan trọng vì đây là khâu dễ đưa đến những sai sót có có nhiều nội dung cần phải đối chiếu theo nhiều quy định khác nhau.
Trường hợp, các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng xây
dựng, việc thanh toán dựa trên các bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt nên KBNN cần kiểm soát, kiểm tra Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt cho từng công việc; Giấy đề nghị TTVĐT hoặc tạm ứng (nếu có) và chứng từ chuyển tiền. Tương tự, các trường hợp khác cũng cần kiểm tra các hồ sơ theo các nội dung đầy đủ, chính xác, tuân thủ pháp luật theo quy định (Bùi Tiến Hanh và Phạm Thanh Hà, 2015).
2.1.5.5. Kiểm soát quyết toán dự án hoàn thành
Việc quyết toán vốn đầu tư khi dự án hoàn thành thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về chế độ quyết toán vốn đầu tư.
Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đó thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện đúng với hồ sơ thiết kế - dự toán đó phê duyệt, bảo đảm đúng quy chuẩn, định mức, đơn giá, chế độ tài chính - kế toán, hợp đồng kinh tế đó ký kết và những quy định của Nhà nước có liên quan.
Trường hợp quyết toán đó được duyệt, nếu số vốn được quyết toán thấp hơn số vốn đó thanh toán cho dự án, chủ đầu tư có trách nhiệm thu hồi lại của nhà thầu để hoàn trả cho Nhà nước số vốn thanh toán thừa; Nếu số vốn được quyết toán cao hơn số vốn đó thanh toán, chủ đầu tư có trách nhiệm thanh toán tiếp hoặc bố trí vốn vào kế hoạch năm sau để thanh toán cho nhà thầu (Bùi Tiến Hanh và Phạm Thanh Hà, 2015).