Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4. Đánh giá công tác kế toán quản trị chiphí đào tạo tại học viện nông nghiệp
TẠI HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM
4.4.1. Ƣu điểm
Công tác kế toán ở đơn vị chủ yếu là kế toán tài chính, song bên cạnh đó đơn vị cũng thực hiện đƣợc một số nội dung thuộc lĩnh vực KTQT nhƣ:
-Tổ chức bộ máy kế toán: Học viện hiện nay đã xây dựng mô hình kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc, với bộ phận kế toán hiện tại đã phần nào đápứng nhu cầu thông tin của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc và Ban Giám đốc. Tuy nhiên, do Học viện chƣa bố trí hệ thống KTQTCP đào tạo đầy đủ, nên thông tin đƣợc kế toán cung cấp chủ yếu đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc trong khi nhu cầu về thông tin KTQTCP đào tạo là rất lớn, nhƣng kế toán của Học viện chƣa đáp ứng đƣợc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán: Bƣớc đầu Học viện đã bố trí Trƣởng Ban TC&KT cùng các thành viên Ban kiêm nhiệm để thực hiện các công việc, nội dung của KTQT nhƣ xây dựng định mức, dự toán,… Do kiêm nhiệm nên hiệu quả của các nhân viên này đối với KTQT chi phí đào tạo là chƣa cao, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu về thông tin KTQTCP đào tạo.
- Tổ chức xây dựng định mức chi phí: Định mức chi phí đƣợc Ban TC&KT xây dựng kiểm soát dựa trên cơ sở bản quy chế chi tiêu nội bộ và các văn bản pháp luật của Nhà nƣớc và chủ yếu xây dựng định mức cho từng hoạt động, dự án, đề tài, bộ phận,… Các định mức về lƣợng đƣợc các bộ phận chức năng xây dựng nhƣ: Ban Quản lý đào tạo, Ban QLCSVC&ĐT, Văn phòng Học viện… Định mức về giá đƣợc xây dựng trên cơ sở các định mức của Nhà nƣớc có sự điều chỉnh theo đặc thù của hoạt động. Thông qua bản quy chế chi tiêu nội bộ, các định mức là công cụ kiểm soát chi phí hoạt động và nhiệm vụ của các đơn vị trong Học viện.
Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu: Nhìn chung hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo tài chính đƣợc Học viện tổ chức đầy đủ, khá hợp lý. Hệ thống chứng từ đƣợc lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó Học
viện cũng lập một số báo cáo KTQT đặc thù nhƣ Báo cáo chi phí, Báo cáo quyếttoán kinh phí lớp học, đặc biệt là các lớp học ngắn hạn.
-Chấp hành tốt quy định về việc lập dự toán hàng năm đối với các đơn vị sự nghiệp công lập. Dự toán ngân sách hoạt động hàng năm tại đơn vị có sự kết hợp với các phòng ban với các đơn vị chuyên môn, do đó thu hút đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của cấp quản lý thuộc các bộ phận khác trong đơn vị vào quá trình lập dự toán, chính vì vậy làm cho thông tin lập dự toán đƣợc chi tiết, cụ thể hơn.
4.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm kể trên thì việc thực hiện nội dung KTQT còn có một số hạn chế sau:
- Bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán hiện nay đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung tại Ban TC&KT. Tổ chức KTQT đƣợc kết hợp giữa Ban TC&KT và các bộ phận khác (Tổ chức cán bộ, Quản lý Đào tạo, QLCSVC&ĐT, Văn phòng Học viện…). Với việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp sẽ phát huy đƣợc thế mạnh trong công tác xây dựng định mức chi phí, xây dựng dự toán (đặc biệt là định mức về lƣợng). Tuy nhiên mô hình này có nhƣợc điểm là thông tin KTQTCP đào tạo bị phân tán ở nhiều bộ phận nên khi Ban Giám đốc có nhu cầu về thông tin KTQTCP đào tạo cần mất thời gian để biết lấy thông tin ở đơn vị nào và thông tin thƣờng bị thiếu tính hệ thống.
- Nhận diện chi phí đào tạo: Việc nhận diện chi phí chủ yếu theo nội dung kinh tế, phù hợp với quy định trong quản lý Nhà nƣớc. Các tiêu thức nhận diện chƣa đƣợc các trƣờng áp dụng.
- Xây dựng dự toán chi phí đào tạo: Mặc dù đã thực hiện khá tốt công tác lập dự toán trong hoạt động đào tạo, tuy nhiên, kinh phí xây dựng trong các dự toán đƣợc tính theo thời kỳ hoặc tính cho từng dự án, hợp đồng hoặc vụ việc cụ thể nên phần cơ sở vật chất chƣa không đƣợc tính đến để phân bổ.
- Xác định chi phí cho đối tƣợng chịu chi phí đào tạo: Hiện nay, Học viện đã xác định chi phí trực tiếp cho các đối tƣợng chịu chi phí bằng việc sử dụng phƣơng pháp xác định chi phí theo công việc và đặt mã chƣơng trình cho từng đối tƣợng cụ thể. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí gián tiếp cho từng công việc, dự án cụ thể chƣa đƣợc thực hiện.
- Phân tích biến động chi phí: Việc phân tích biến động chi phí đào tạo chủ yếu là đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán chi phí hoặc đánh giá kết
quả thực hiện của kỳ này so với các kỳ trƣớc đó cơ bản đã đƣợc thực hiện, tuy nhiên báo cáo phân tích này chỉ đƣợc thực hiện đều đặn theo năm chứ chƣa theo từng chƣơng trình, khóa học.
- Việc ứng dụng phân tích mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận: Học viện chƣa sử dụng mô hình tính toán để ra quyết định đối với việc tuyển sinh, lựa chọn chuyên ngành đào tạo, loại bỏ những chuyên ngành đào tạo không hiệu quả... những quyết định này chủ yếu dựa trên phân tích nhu cầu xã hội và hiệu quả theo quy mô.
- Về báo cáo KTQT chi phí đào tạo: Hệ thống báo cáo KTQT chi phí đào tạo chƣa nhiều, chủ yếu báo cáo trong phạm vi tình hình thu – chi chứ chƣa có sự phân loại chi phí để đƣa ra quyết định. Đối với các báo cáo phát sinh do các Bộ, Ngành yêu cầu báo cáo, nhân viên kế toán hoàn toàn chủ động sử dụng thông tin đã hạch toán trong phần mềm. Do trong quá trình hoạch toán còn xảy ra sai sót, thiếu thông tin dẫn đến việc tổng hợp khó khăn.
4.5. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KTQT CHI PHÍ ĐÀO TẠO TẠI HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT
4.5.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
4.5.1.1. Định hướng trong công tác tổ chức KTQT chi phí đào tạo
Để tổ chức công tác KTQT chi phí đào tạo tại Học viện trong điều kiện hiện nay cần phải xác định lộ trình gồm 02 giai đoạn đó là:
- Giai đoạn 1: Giải quyết những nội dung có tính chất cơ bản và cấp thiết phù hợp với nguồn nhân lực hiện có, giúp cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc và Hội đồng Học viện. Thực hiện giai đoạn này, ta nên chủ yếu tập trung vào một số nội dung cụ thể nhƣ hoàn thiện công tác lập dự toán, công tác tập hợp chi phí và phân tích biến động chi phí, công tác tổ chức thông tin phục vụ ra quyết định.
- Giai đoạn 2: Tổ chức KTQT chi phí đào tạo một cách có hệ thống và đầy đủ các nội dung để biến KTQT chi phí đào tạo trở thành công cụ trong quản lý và điều hành hoạt động lãnh đạo của Học viện.
4.5.1.2. Yêu cầu tổ chức KTQT chi phí đào tạo:
Tổ chức KTQTchi phí đào tạo là một nội dung cơ bản của tổ chức KTQT có tác động đến cách thức và hiệu quả quản trị của tổ chức. Do vậy, việc tổ chức KTQT chi phí đào tạo có đạt đƣợc thành công hay không có mang lại hiệu quả quản
trị hay không phụ thuộc vào việc tổ chức có đáp ứng đƣợc yêu cầu của nhà quản trị hay không. Yêu cầu tổ chức KTQT chi phí đào tạo trong trƣờng đại học công lập bao gồm:
- Cung cấp kịp thời và đầy đủ về định mức chi phí, dự toán, kế hoạch để các nhà quản trị có phƣơng hƣớng phân tích, đánh giá đƣa ra quyết định phù hợp.
- Các thông tin cung cấp đều phải xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản trị và đặc thù trong hoạt động của từng trƣờng đại học.
- Các thông tin cần chi tiết, thuận tiện cho quá trình phân tích đánh giá đƣa ra quyết định phù hợp cho từng mục tiêu khác nhau.
4.5.1.3. Nguyên tắc tổ chức KTQT chi phí đào tạo:
Để cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin về tình hình về chi phí đào tạo, kiểm soát chi phí đào tạo nhằm phát huy tối đa vai trò của tổ chức KTQTchi phí đào tạo trong hệ thống KTQT trong các đơn vị cung cấp dịch vụ, việc tổ chức KTQT cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc phù hợp: Khi tổ chức KTQTCP cần bố trí bộ máy phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng đơn vị cũng nhƣ trình độ quản trị của nhà quản trị. Ngoài ra, cũng cần dựa trên nhu cầu về thông tin KTQTCP của nhàquản trị để lựa chọn nội dung KTQTCP cho phù hợp.
- Nguyên tắc trọng yếu: Việc tổ chức KTQTCP cần phải chú trọng đến các vấn đề mang tính trọng yếu, các khoản mục, vấn đề có ảnh hƣởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị đƣợc coi là trọng yếu.
- Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Việc tổ chức KTQTCP phải đảm bảo vừa hiệu quả vừa cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Tránh tình trạng tổ chức bộ máy cồng kềnh, lãng phí, vận hành không linh hoạt, kém hiệu quả.
- Nguyên tắc khách quan: Trong nền kinh tế thị trƣờng các đơn vị nói chung, các trƣờng đại học công lập nói riêng phải chịu chi phối bởi các quy luật khách quan nhƣ: giá trị, cung - cầu... để tồn tại và phát triển. Các trƣờng đại học công lập vơi vai trò là đơn vị kinh doanh dịch vụ luôn phải đổi mới về mọi mặt và đồng thời cũng phải nâng cao trình độ quản trị. Tổ chức KTQTCP cũng phải chịu tác động của các quy luật khách quan đó. Do vậy KTQTCP cũng phải luôn đổi mới để phù hợp với trình độ quản trị của đơn vị, từ đó hệ thống KTQTCP sẽ cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin cho nhà quản trị để ra quyết định.
- Tính phối hợp: Tránh tình trạng lãng phí tại các trƣờng đại học công lập, khi tổ chức KTQTCP cần phối hợp giữa KTQT và KTTC. Thông tin đƣợc cung cấp bởi KTTC có giá trị sử dụng đối với KTQT.
4.5.2. Giải pháp đề xuất
4.5.2.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy KTQT
Để tổ chức bộ máy kế toán vừa phát huy đƣợc khả năng của các cá nhân, tính chuyên nghiệp hóa trong công việc nhƣ xây dựng định mức, dự toán,… vừa tổ chức đƣợc hệ thống thông tin KTQTCP đào tạo có hệ thống phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban Giám đốc thì việc tổ chức nhân sự thực hiện công việc KTQT đào tạo về Ban TC&KT nhƣ hiện nay là không phù hợp. Dƣới đây, tôi đề xuất mô hình tổ chức KTQTCP theo mô hình hỗn hợp.
Sơ đồ 4.2. Mô hình tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo (đề xuất)
Theo mô hình hỗn hợp, hai bộ phận kế toán tài chính và KTQT đƣợc bố trí thực hiện chức năng của mình tại Ban TC&KT nhƣ mô hình kết hợp…. Tuy nhiên bộ phận KTQT không thực hiện toàn bộ chức năng, công việc mà kết hợp với các bộ phận phòng ban khác (Văn phòng Học viện, tổ chức cán bộ, Quản lý đào tạo, các khoa chuyên môn…) để thực hiện một số chức năng công việc (xây dựng định mức, dự toán…). Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban chức năng là xác định các nguồnlực tiêu hao về mặt hiện vật, xây dựng định mức, dự toán về mặt lƣợng, hiện vật. Trên cơ sở các định mức, dự toán dƣới dạng hiện vật, số
Ban Tài chính và Kế toán
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Các phòng, ban chức năng và các khoa chuyên môn
Kế toán thanh toán đề tài, chi thƣờng xuyên Kế toán thu, chi Kế toán vật tƣ và TSCĐ Kế toán tổng hợp Xây dựng dự toán về giá trị Phân tích thông tin Tƣ vấn ra quyết định Xây dựng định mức về lƣợng Xây dựng dự toán về lƣợng
lƣợng bộ phận KTQT sẽ xây dựng dự toán về tiền và thực hiện các chức năng khác của KTQT.
4.5.2.2. Giải pháp hoàn thiện về tổ chức các nội dung KTQT chi phí
a. Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống dự toán chi phí đào tạo
Hệ thống dự toán là công cụ quản lý quan trọng trong, nó giúp kiểm soát trong quá trình hoạt động và đánh giá hoạt động khi đã hoàn thành. Dự toán hiện nay tại Học viện chủ yếu đƣợc lập theo năm tài chính. Để giúp chủ động trong quá trình hoạt động, khi xây dựng dự toán chi phí đào tạo cần phân bổ theo thời gian thực hiện. Nhƣ vậy, dự toán chi phí phân bổ theo thời gian nhƣ tháng, quý. Với dự toán đƣợc phân bổ theo thời gian Học viện sẽ chủ động trong quá trình chi tiêu, từ đó có những điều chỉnh kịp thời đối với những khoản chi vƣợt mức so với dự toán vào giai đoạn (tháng, quý) sau.
Khi xây dựng dự toán chi phí đào tạo, hệ thống KTQT cần tổ chức nhận diện chi phí đào tạo. Học viện hiện nay việc nhận diện chi phí chủ yếu là theo nội dung kinh tế của chi phí hạch toán theo mục lục ngân sách nên chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của KTQT chi phí đào tạo. Để phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch, kiểm soát chi phí đào tạo, ra quyết định đạt đƣợc hiệu quả trong quá trình hoạt động đào tạo. Tôi đề xuất với các trƣờng sử dụng hai tiêu thức nhận diện chi phí đó là: nhận diện chi phí theo mức độ hoạt động và nhận diện chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu chi phí.
Nhận diện chi phí mức độ hoạt động (theo mối quan hệ giữa chi phí với khối lƣợng của hoạt động), chi phí bao gồm biến phí, định phí. Biến phí là những chi phát sinh liên quan trực tiếp đến số lƣợng sinh viên, còn định phí là những chiphí không đổi khi số lƣợng sinh viên không đổi.
Nhận diện chi phí đào tạo theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu chi phí. Theo cách này chi phí bao gồm có chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.Đối tƣợng chi phí là một khóa học, một ngành đào tạo, một sinh viên ... đây là các đối tƣợng rất cần phải xác định chi phí. Với các chi phí trực tiếp kế toán sử dụng phƣơng pháp tập hợp trực tiếp để ghi nhận cho từng đối tƣợng cụ thể, còn các chi phí gián tiếp sẽ đƣợc kế toán tập hợp, sau đó lựa chọn một tiêu thức hợp lý để phân bổ cho các đối tƣợng. Các tiêu thức có thể sử dụng để phân bổ chi phí gián tiếp nhƣ số lƣợng cán bộ - giảng viên, mức
độ sử dụng cơ sở vật chất, .... Đây là căn cứ để Học viện xây dựng dự toán đối với các lớp đào tạo ngắn hạn, các lớp đào tạo liên kết, ...
Bảng 4.21. Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động và mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu phí
Chỉ tiêu
Mức độ hoạt
động Mối quan hệ với đốitƣợng chịu chi phí Biến phí Định phí Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp 1. Chi cho con ngƣời
1.1. Tiền lƣơng và khoản trích theo lƣơng
x x
1.2. Phụ cấp x x
1.3. Tiền thƣởng, phúc lợi x x
2. Chi nghiệp vụ chuyên môn
2.1. Chi mua giáo trình, tài liệu, sách báo
x x
2.2. Chi thanh toán tiền học lại x x
2.5. Bảo hộ lao động x x
2.6. Chi mua sắm vật tƣ, trang thiết bị phục vụ chuyên môn
x x
2.7. Chi đào tạo, đào tạo lại cán bộ công chức
x x
2.8. Đào tạo, bồi dƣỡng khác x x
2.9. Chi hợp tác quốc tế x x
2.10. Chi hỗ trợ hoạt động đào tạo và phong trào x x 2.11. Chi học bổng, khen thƣởng x x 3. Chi quản lý hành chính 3.1. Công tác phí x x 3.2. Chi trả dịch vụ công cộng - Điện x x - Nƣớc x x - Vệ sinh môi trƣờng x X - Xăng dầu x x
3.3. Chi trả dịch vụ thông tin, liên lạc
- Phí Internet, bƣu chính x x
- Điện thoại x x
- Sách, báo, tạp chí x x
b. Hoàn thiện về tổ chức xác định giá phí
Có nhiều phƣơng pháp xác định chi phí cho đối tƣợng nhƣ: phƣơng pháp