Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Thực trạng công tác kế toán quản trị tại học viện nông nghiệp
4.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chiphí đào tạo
Tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo là nội dung rất quan trọng đối với Học viện. Để bộ máy KTQT hoạt động có hiệu quả, thông tin của KTQT thực sự có ý nghĩa đối với các bộ phận và Ban Giám đốc trong quá trình hoạt động cần tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo phải hợp lý, khoa học. Hiện nay, Học viện không tổ chức bộ máy KTQT chi phí riêng. Bộ máy kế toán Học viện thực hiện cả 2 chức năng là thông tin kế toán tài chính và thông tin KTQT.
Sơ đồ 4.1. Tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Các nội dung tổ chức KTQT chi phí đào tạo nhƣ xây dựng định mức và dự toán chi phí đã đƣợc Học viện thực hiện với sự kết hợp giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác nhƣ: Ban Quản lý đào tạo, Ban QLCSVC&ĐT, Ban Tổ chức cán bộ, các khoa chuyên môn... Trên cơ sở về định mức hiện vật và lao động đƣợc thực hiện ở các bộ phận chuyên môn, Ban TC&KT xây dựng định mức và dự toán giá trị. Tuy nhiên, các công việc này chỉ đƣợc phân công cho một hoặc hai ngƣời thực hiện trong một số công việc và thời điểm nhất định. Các công việc nhƣ thiết lập hệ thống báo cáo kế toán nội bộ, phân tích chi phí... ở mức độ chuyên sâu phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc ra quyết định chƣa đƣợc phân công thực hiện.
Ban Tài chính và Kế toán Các đơn vị chức năng, khoa chuyên môn
Kế toán tổng hợp Kế toán các khoản thu chi Kế toán thanh toán Kế toán vật tƣ, TSCĐ Dự toán định mức về tiền Xây dựng định mức về lƣợng Xây dựng dự toán về lƣợng Xây dựng nguồn lực tiêu hao
4.3.2. Tổ chức các nội dung KTQT chi phí đào tạo
4.3.2.1. Xây dựng định mức chi phí đào tạo
Thủ tƣớng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 873/QĐ-TTg ngày 17 tháng 6 năm 2015 về việc phê duyệt Đề án thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động của Học viện Nông nghiệp Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017, thực hiện đề án đó Học viện đƣợc quyền tự quyết mức thu học phí. Tuy nhiên nếu đƣa ra mức học phí quá cao sẽ tạo ra một áp lực đối với sinh viên đồng thời vô hình chung làm giảm sức “cạnh tranh” với các trƣờng đào tạo khác, nếu đƣa ra mức học phí thấp hơn chi phí đào tạo, về lâu dài là điều không thể. Vậy việc tính toán một cách chính xác chi phí đào tạo đơn vị cho một sinh viên đối với từng ngành/chuyên ngành (hiện nay, Học viện đang đào tạo 68 chƣơng trình đại học ở 28 ngành và chuyên ngành, trong đó có 2 chƣơng trình tiên tiến, 2 chƣơng trình đào tạo chất lƣợng cao và 9 chƣơng trình đào tạo theo định hƣớng nghề nghiệp ứng dụng) là việc vô cùng quan trọng và cấp bách. Đây là căn cứ quan trọng nhất để có quyết định mức thu học phí cho phù hợp.
a. Khối lượng đào tạo theo ngành/chuyên ngành
Khối lƣợng đào tạo theo từng ngành đào tạo đại học tại Học viện đƣợc tổng hợp theo Bảng 4.4. Theo đó, số lƣợng tín chỉ của cả chƣơng trình học đƣợc tách riêng giữa phần lý thuyết và phần thực hành, thực tập. Đây là cơ sở để xác định chi phí đào tạo cho từng ngành đó.
Bảng 4.4. Chi tiết khối lƣợng đào tạo của từng ngành
STT Ngành/Chuyên ngành Số tín chỉ trong chƣơng trình
Tổng số Lý thuyết Thực hành
1 Nông nghiệp 128 92,5 35,5
2 Chăn nuôi 128 92,5 35,5
3 Khoa học cây trồng 128 89,5 38,5
4 Bảo vệ thực vật 128 89,5 38,5
5 Công nghệ Rau hoa quả và Cảnh quan 128 90,5 37,5
6 Nuôi trồng thủy sản 128 92 36
7 Công nghệ sinh học 128 100 28
8 Công nghệ sau thu hoạch 128 93,5 34,5
9 Công nghệ thực phẩm 128 94 34
…
b. Xác định chi phí đào tạo theo từng ngành/chuyên ngành
Để xác định chi phí đào tạo cho từng ngành, tác giả đề nghị phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu phí: Chi phí lao động trực tiếp, Chi phí vật chất và chi phí quản lý chung đƣợc phân bổ cho từng đối tƣợng. Cụ thể nhƣ sau:
- Chi phí lao động trực tiếp: Chi phí này bao gồm tiền lƣơng, tiền công, phụ
cấp và các khoản trích theo lƣơng của cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy. Trên cơ sở số lƣợng tuyển sinh hàng năm kết hợp với nguồn lực giảng viên hiện có, Học viện xác định số lớp lý thuyết và thực hành. Theo đó, số lớp lý thuyết đƣợc xác định theo sỹ số bình quân hiện nay là 40 sinh viên/lớp (đối với các lớp học ngoại ngữ và giáo dục thể chất), 70 sinh viên/lớp (đối với các lớp còn lại) và lớp thực hành là dƣới 25 sinh viên/nhóm. Số tiết quy đổi đƣợc xác định dựa trên khối lƣợng đào tạo theo chƣơng trình đào tạo và cách tính số tiết quy đổi (đƣợc quy định tại điều 12. Chi thanh toán giờ giảng, coi thi, chấm bài trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện). Đơn giá giảng dạy đƣợc tính trên cơ sở lƣơng bình quân và tiền vƣợt giờ của giảng viên dạy ở các bộ môn chi tiết cho từng môn học (tổng tiền lƣơng và vƣợt giờ hàng năm của bộ môn chia cho số tiết quy đổi mà bộ môn đó thực hiện). Kết quả tính toán định mức chi phí lao động trực tiếp bình quân mỗi sinh viên/năm theo ngành nhƣ sau:
Bảng 4.5. Chi phí lao động trực tiếp theo ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
TT Ngành
Chi phí lao động trực tiếp Số sinh viên Số tiết quy đổi/năm Đơn giá/ tiết (ng.đ) Số tiền (tr.đ) Chi phí/SV /năm (tr.đ) 1 Nông nghiệp 191 5.264 206,37 1.086,42 5,69 2 Chăn nuôi 1.694 46.691 207,74 9.699,56 5,73 3 Khoa học cây trồng 1.605 43.636 206,83 9.025,22 5,62 4 Bảo vệ thực vật 933 25.366 228,59 5.798,40 6,21
5 Công nghệ Rau hoa
quả và Cảnh quan 39 1.065 213,35 227,26 5,83 6 Nuôi trồng thủy sản 215 5.913 208,46 1.232,52 5,73
7 Công nghệ sinh học 1.063 30.296 205,97 6.239,96 5,87
8 Công nghệ sau thu hoạch 578 16.003 201,19 3.219,72 5,57
9 Công nghệ thực phẩm 958 26.585 204,41 5.434,14 5,67
…
- Chi phí vật chất trực tiếp: Chi phí vật chất bao gồm các khoản chi vật tƣ,
năng lƣợng (điện, nƣớc, xăng dầu…) dùng cho thực hành môn học, thực tập giáo trình, vật tƣ giảng dạy cho giảng viên…. Số giờ thực hành đƣợc xác định dựa trên khối lƣợng đào tạo theo chƣơng trình đào tạo và cách tính số giờ thực hành (đƣợc quy định tại điều 12. Chi thanh toán giờ giảng, coi thi, chấm bài trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện). Đơn giá thực hành đƣợc xác định dựa trên mức vật tƣ tiêu hao cho thực tập, thực hành của mỗi môn học theo từng ngành đào tạo (Kinh phí khoán cho các khoa chuyên môn). Các loại vật tƣ, mức tiêu hao năng lƣợng đƣợc tính cho các ngành đào tạo dựa trên số sử dụng thực tế của khoa và ngành đó. Kết quả tính toán định mức chi phí vật tƣ sử dụng trực tiếp cho đào tạo bình quân cho mỗi sinh viên/năm theo từng ngành đào tạo đƣợc thể hiện nhƣ bảng 4.6 sau:
Bảng 4.6. Chi phí vật tƣ theo ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
TT Ngành Chi phí vật tƣ Số sinh viên Số tiết thực hành/năm Đơn giá/ tiết (ng.đ) Số tiền (tr.đ) Chi phí/SV/ năm (tr.đ) 1 Nông nghiệp 191 50.854 15,40 783,15 4,10 2 Chăn nuôi 1.694 451.028 16,50 7.441,95 4,39 3 Khoa học cây trồng 1.605 463.444 15,40 7.137,03 4,45 4 Bảo vệ thực vật 933 269.404 15,40 4.148,82 4,45
5 Công nghệ Rau hoa quả
và Cảnh quan 39 10.969 15,40 168,92 4,33
6 Nuôi trồng thủy sản 215 58.050 16,50 957,83 4,46
7 Công nghệ sinh học 1.063 223.230 19,80 4.419,95 4,16
8 Công nghệ sau thu hoạch 578 149.558 16,50 2.467,70 4,27
9 Công nghệ thực phẩm 958 244.290 16,50 4.030,79 4,21
…
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán
- Chi phí chung của Học viện: Chi phí này bao gồm các khoản chi lƣơng
cho cả Học viện (bao gồm cả điện, nƣớc sử dụng cho các khu giảng đƣờng); chi phí dụng cụ, máy móc thiết bị chuyên dùng (sửa chữa, thay thế) và chi phí quản lý khác. Các khoản chi phí chung của Học viện đƣợc phân bổ cho các ngành đào tạo theo số sinh viên có mặt thực tế. Riêng đối với chi phí dụng cụ, máy móc thiết bị chuyên dùng đƣợc phân bổ theo giá trị cho từng khoa chuyên môn và chuyên ngành đào tạo. Kết quả tính toán phân bổ định mức chi phí chung của Học viện bình quân mỗi sinh viên/năm theo từng ngành đào tạo đƣợc thể hiện ở bảng 4.7 sau:
Bảng 4.7. Chi phí gián tiếp theo ngành/chuyên ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017 TT Ngành quy đổi Số SV Chi phí vật tƣ Chi phí gián tiếp phân bổ Chi phí/SV/năm Khấu hao TSCĐ Sửa chữa TS, thiết bị CCDC, DV Lao động gián tiếp Chi phí gián tiếp khác Tổng số 29.264 46.320,2 3.378,7 14.967,1 2.754,3 11.405,4 78.825,4 Phân bổ chi phí 1 Nông nghiệp 191 1,49 0,12 0,51 0,09 0,39 496,60 2,60 2 Chăn nuôi 1.694 1,86 0,12 0,51 0,09 0,39 5.031,18 2,97 3 Khoa học cây trồng 1.605 1,49 0,12 0,51 0,09 0,39 4.173,00 2,60 4 Bảo vệ thực vật 933 1,49 0,12 0,51 0,09 0,39 2.425,80 2,60
5 Công nghệ Rau hoa
quả và Cảnh quan 39 1,49 0,12 0,51 0,09 0,39 101,40 2,60
6 Nuôi trồng thủy sản 215 1,78 0,12 0,51 0,09 0,39 621,35 2,89
7 Công nghệ sinh học 1.063 1,88 0,12 0,51 0,09 0,39 3.178,37 2,99
8 Công nghệ sau thu
hoạch 578 2,29 0,12 0,51 0,09 0,39 1.965,20 3,40
9 Công nghệ thực
phẩm 958 2,29 0,12 0,51 0,09 0,39 3.257,20 3,40
-Chi phí đào tạo cho một sinh viên theo từng ngành:
Từ các bảng số liệu tính chí tiết cho các loại chi phí đào tạo ở trên, chi phí đào tạo cho một sinh viên hàng năm theo ngành đào tạo nhƣ ở bảng 4.8:
Bảng 4.8. Chi phí đào tạo đơn vị theo ngành/chuyên ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
STT Ngành
Chi phí đào tạo/sinh viên/năm (tr.đ) Chi phí lao động trực tiếp Chi phí vật chất trực tiếp Chi phí gián tiếp phân bổ Chi phí đơn vị/SV/năm 1 Nông nghiệp 5,69 4,10 2,60 12,39 2 Chăn nuôi 5,73 4,39 2,97 13,09 3 Khoa học cây trồng 5,62 4,45 2,60 12,67 4 Bảo vệ thực vật 6,21 4,45 2,60 13,26
5 Công nghệ Rau hoa
quả và Cảnh quan 5,83 4,33 2,60 12,76
6 Nuôi trồng thủy sản 5,73 4,46 2,89 13,08
7 Công nghệ sinh học 5,87 4,16 2,99 13,02
8 Công nghệ sau thu
hoạch 5,57 4,27 3,40 13,24
9 Công nghệ thực phẩm 5,67 4,21 3,40 13,28
………
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán Qua bảng trên ta thấy các ngành kỹ thuật thuộc khối Nông – Lâm - Ngƣ đều đòi hỏi chi phí đào tạo lớn nhƣng mức độ xã hội hóa lại thấp. Theo quan điểm hiện tại, hoạt động đào tạo là dịch vụ nên việc xây dựng mức thu học phí phải trên nguyên tắc bù đắp chi phí đào tạo và có lợi nhuận nhằm mục đích đầu tƣ phát triển. Tuy nhiên mức học phí hiện tại tại Học viện đa phần các ngành (trừ các ngành đào tạo theo nhu cầu xã hội) chỉ bù đắp đƣợc chi phí trực tiếp. Hơn nữa thực tế đào tạo tại Học viện cho thấy sinh viên theo học những ngành này trên 95 đến từ khu vực nông thôn, miền núi nên việc tăng học phí những ngành trên là điều cần phải cân nhắc. Đây là một trong những bất cập đối với những trƣờng đào tạo ngành Nông – Lâm – Ngƣ nói chung và Học viện nói riêng.
4.3.2.2. Dự toán chi phí đào tạo
Tổ chức xây dựng dự toán chi phí đào tạo là một chức năng, một công tác quan trọng. Quá trình lập dự toán tại Học viện đƣợc chia làm hai bƣớc là xây dựng dự toán về lƣợng, sau đó xây dựng các dự toán về giá trị.
- Tổ chức xây dựng dự toán về lƣợng thƣờng đƣợc thực hiện ở các phòng ban chức năng nhƣ Ban Quản lý đào tạo, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Quản lý cơ sở vật chất và Đầu tƣ, các khoa chuyên môn… bao gồm các dự toán: chỉ tiêu tuyển sinh ở từng bậc và từng hệ đào tạo; kế hoạch đào tạo, tuyển dụng cán bộ công chức, kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị phục vụ quản lý và giảng dạy… Do đƣợc xây dựng ở các phòng ban chức năng, nên nhân sự xây dựng dự toán về lƣợng là ngƣời kiêm nhiệm, do Trƣởng các đơn vị chức năng tổ chức chỉ đạo, xây dựng.
- Dự toán chi tiền đƣợc xây dựng trên cơ sở các dự toán về lƣợng đã đƣợc xây dựng do các phòng ban chức năng. Dự toán chi tiền tổng thể của toàn Học viện đƣợc xây dựng trên cơ sở cân đối tổng nguồn thu, chi của toàn Học viện sau đó phân bổ cho từng nhiệm vụ. Dự toán chi đƣợc thực hiện bởi một bộ phận chuyên trách tại Ban Tài chính và Kế toán.Trên cơ sở chiến lƣợc phát triển dài hạn và từng thời kỳ các trƣờng tiến hành xây dựng dự toán cho phù hợp. Các dự toán Học viện xây dựng bao gồm:
- Dự toán thu hoạt động đào tạo đƣợc xây dựng chi tiết cho từng năm theo từng nguồn dựa trên cơ sở số lƣợng sinh viên dự kiến tuyển sinh và mức thu học phí dự kiến hàng năm.
- Dự toán chi đào tạo đƣợc xây dựng chi tiết hàng năm trên cơ sở cân đối nguồn thu và chi. Dự toán chi bao gồm: chi thanh toán cá nhân, chi nhiệm vụ chuyên môn, chi mua sắm, chi khác. Các khoản chi đƣợc xây dựng trên cơ sở dự kiến từng nội dung chi và định mức chi hoặc trên cơ sở số liệu năm trƣớc ƣớc đoán tỷ lệ phát triển của từng khoản chi.
Căn cứ xây dựng dự toán: Định mức, tiêu chuẩn, chế độ của Nhà nƣớc quy định và trong Quy chế chi tiêu nội bộ trƣờng hiện hành; số lƣợng giảng viên, cán bộ, nhân viên, quy mô đào tạo của trƣờng; những nội dung đã thực hiện trong năm hiện hành; chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch năm dự toán. Một số dự toán chi tiết thuộc chi phí đào tạo:
+ Dự toán chi tiết sử dụng kinh phí khoán của các khoa chuyên môn Hàng năm, căn cứ vào số lƣợng sinh viên, học viên từng khoa, Học viện tiến hàng giao khoán kinh phí sử dụng cho các khoa. Nguồn kinh phí trên đƣợc các khoa chuyên môn lập dự toán cho từng học kỳ cho từng nội dung cụ thể nhƣ chi mua vật tƣ thực hành, thực tập, chi mua văn phòng phẩm, chi công tác phí, chi tiền điện, điện thoại, xăng dầu, công tác phí, tổ chức hội thảo…
+ Dự toán chi phục vụ chuyên môn nghiệp vụ tại các đơn vị trong Học viện: Căn cứ vào dự toán chi tổng thể theo từng nhiệm vụ của năm kế hoạch, trƣớc khi thực hiện nhiệm vụ, các đơn vị trực thuộc lập dự toán chi cho từng nhiệm vụ nhƣ: Dự toán chi tuyển sinh, dự toán chi hội nghị,... đƣợc đơn vị chức năng xây dựng.
+ Dự toán chi đầu tƣ tăng cƣờng cơ sở vật chất phục vụ đào tạo: Trên cơ sở khảo sát thực trạng cơ sở vật chất hiện có và yêu cầu sử dụng, các đơn vị chức năng phối hợp lập phƣơng án đầu tƣ trình Ban Giám đốc, Hội đồng Học viện duyệt phê duyệt.
Bảng 4.9. Dự toán kinh phí lớp Phƣơng pháp dạy các kỹ năng tiếng Anh
TT Nội dung ĐVT SL Đơn giá Thành tiền (đ)
I Số thu HV 15 9.000.000 135.000.000
II Số chi 115.250.000
1 Chi phí tài liệu, VPP HV 15 300.000 4.500.000
2 Chi phí quảng cáo Khóa 1 10.000.000 10.000.000
3 Chi giờ giảng (GV nƣớc
ngoài) giờ 20 4.000.000 80.000.000
4
Chi phí cơ sở vật chất,
Chi phí điện nƣớc Khóa 1 10.000.000 10.000.000
5 Chi phí làm chứng chỉ HV 15 50.000 750.000
6 Chi phí quản lý Khóa 1 20.000.000 10.000.000
III Chênh lệch thu chi 19.750.000
Nguồn: Trung tâm ngoại ngữ và Đào tạo quốc tế + Dự toán chi thực hiện hoạt động dịch vụ trong đào tạo: Các hoạt động dịch vụ chủ yếu là liên kết đào tạo và đào tạo ngắn hạn, các hoạt động này đƣợc xây dựng dự toán từ trƣớc khi thực hiện đào tạo. Dự toán thu, chi thực hiện hoạt