3.2.1. Phƣơng pháp thu thập số liệu
3.2.2.1. Số liệu thứ cấp
Thông tin thứ cấp sử dụng trong đề tài nghiên cứu chủ yếu đƣợc tổng hợp từ các báo cáo kế toán và báo cáo hoạt động của Học viện. Ngoài ra, đề tài còn tổng hợp các thông tin thứ cấp khác có liên quan đến vấn đề quản trị chi phí đào tạo từ các nguồn khác nhau nhƣ công trình nghiên cứu khoa học đã công bố, sách, tạp chí khoa học chuyên ngành và trên Internet.
3.2.2.2. Số liệu sơ cấp
Số liệu sơ cấp phục vụ nghiên cứu đề tài đƣợc thu thập thông qua điều tra, phỏng vấn các cán bộ quản lý các cấp, các nhân viên nghiệp vụ và ngƣời lao
động. Để tiến hành điều tra, tác giả đã xây dựng biểu mẫu điều tra cho từng đối tƣợng, xin ý kiển lãnh đạo Học viện cũng nhƣ các phòng liên quan (Ban Tài chính và Kế toán, Ban Tổ chức cán bộ…) rồi phát phiếu điều tra tới từng đối tƣợng đƣợc điều tra.Đối tƣợng điều tra là các cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ kế toán, kế hoạch.Mẫu điều tra đƣợc tổng hợp nhƣ ở Bảng 3.5.
Bảng 3.6. Tổng hợp mẫu điều tra
TT Đối tƣợng phỏng vấn Tổng số Quản lý cấp cao Quản lý cấp cơ sở Nhân viên
1 Ban Giám đốc, chủ tài khoản 2 2 0 0
2 Ban Tài chính và Kế toán 8 0 2 6
3 Các đơn vị chức năng hỗ trợ đào tạo 8 0 2 6
4 Các đơn vị chuyên môn 39 0 13 26
Cộng 57 2 17 38
Nguồn: Tổng hợp mẫu điều tra (2017) Theo nhƣ bảng hợp nêu trên, để tìm hiểu những thông tin phục vụ nghiên cứu trong đề tài, tác giả đã tiến hành khảo sát, thăm dò ý kiến của lãnh đạo Học viện, cán bộ quản lý thuộc các phòng/khoa cũng nhƣ các đơn vị trực thuộc cụ thể nhƣ sau:
Giám đốc và phó Giám đốc Học viện là 2 chủ tài khoản: Tác giả tìm hiểu về nhu cầu sử dụng những thông tin gì liên quan tới chi phí đào tạo, đánh giá về mức độ thỏa mãn những thông tin đƣợc cung cấp từ các đơn vị.
Trƣởng các phòng/ban và các khoa chuyên môn: tác giả đề nghị phỏng vấn Kế toán trƣởng, trƣởng 3 ban bao gồm Ban Tài chính và Kế toán, Ban Quản lý đào tạo, Ban Công tác chính trị và Công tác sinh viên và trƣởng 13 khoa chuyên môn với mục đích tìm hiểu: Mức độ quản lý về chi phí đào tạo; Sự phối hợp công việc trong hoạt động đào tạo; mức độ thỏa mãn về thông tin đƣợc cung cấp về hoạt động đào tạo; khả năng báo cáo thông tin cho cấp trên về hoạt động đào tạo
Nhân viên các đơn vị bao gồm: Đối với khối nhân viên phục vụ gồm 6 Nhân viên Ban Tài chính và Kế toán, 2 nhân viên Ban Quản lý đào tạo, 4 nhân viên Ban Công tác chính trị và Công tác sinh viên; đối với cán bộ tại khoa gồm 13 giảng viên tại các bộ môn khác nhau cùng 13 trợ lý đào tạo tại 13 khoa
chuyên môn, với mục đích tìm hiểu: Vị trí việc làm hiện tại liên quan nhƣ thế nào tới công tác giải ngân chi phí đào tạo, xây dựng định mức và dự toán về lƣợng; hình thức và nội dung trong việc theo dõi sử dụng kinh phí đào tạo; vai trò nhƣ thế nào trong việc cung cấp thông tin cho cấp quản lý trực tiếp.
Ngoài việc thu thập thông tin từ các cá nhân đƣợc điều tra thông qua phiếu điều tra, bản thân tác giả là kế toán viên tại Ban Tài chính và Kế toán, đƣợc sự cho phép của Giám đốc Học viện, trƣởng Ban Tài chính và Kế toán và Kế toán trƣởng, tác giả tiến hành thu thập, xử lý số liệu kế toán trên phần mềm kế toán thông qua tài khoản kế toán nhằm phục vụ cho công tác thống kê, phân tích.
3.2.2. Phƣơng pháp phân tích
3.2.2.1. Phương pháp thống kê mô tả
Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để phản ánh tình hình hoạt động của Học viện qua các năm trên các khía cạnh nguồn lực (đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất) và kết quả hoạt động (đào tạo, nghiên cứu khoa học). Mặt khác, nó cũng đƣợc dùng để mô tả số liệu liên quan đến thực trạng công tác KTQT chi phí đào tạo tại Học viện nhƣ tình hình chi phí đào tạo, xây dựng định mức và dự toán chi phí đào tạo, tình hình thực hiện chi phí đào tạo, nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo và mức độ đáp ứng, nguyên nhân ảnh hƣởng của các yếu tố đến công tacs KTQT chi phí đào tạo,…
3.2.2.2. Phương pháp phân tích so sánh
Chủ yếu đƣợc sử dụng để so sánh kết quả thực hiện chi phí đào tạo so với dự toán, chi phí đào tạo thực tế với định mức.Đây là cách thức để và là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá sự nỗ lực của Học viện trong công tác quản trị chi phí đào tạo.
3.2.2.3. Phương pháp phân tích hệ thống
Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác KTQTchi phí đào tạo tại Học viện. Theo đó, các nhân tố ảnh hƣởng đƣợc nhìn nhận trên cơ sở tiếp cận theo mô hình tổ chức hoạt động đào tạo, quy trình các bƣớc trong đào tạo và hệ thống quản lý chi phí đào tạo tại Học viện.
PHẦN 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. ĐẶC ĐIỂM CHI PHÍ ĐÀO TẠO TẠI HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM VIỆT NAM
4.1.1. Nhận diện chi phí đào tạo và đối tƣợng tính chi phí đào tạo
4.1.1.1. Nhận diện chi phí đào tạo
Hiện nay, Học viện đang thực hiện phân loại và hạch toán chi phí theo nội dung kinh tế (mục lục ngân sách) đáp ứng theo yêu cầu của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành. Căn cứ vào chứng từ ban đầu, kế toán phân loại theo nội dung phù hợp với từng hoạt động. Cụ thể, chi phí đào tạo bao gồm các nội dung:
- Các khoản chi cho con người: Gồm chi lƣơng, các khoản trích theo
lƣơng, phụ cấp, khoản chi phí cho hoạt động thỉnh giảng (các cán bộ giảng dạy không phải cán bộ cơ hữu), các khoản thu nhập tăng thêm, chi học bổng cho sinh viên và các khoản khen thƣởng, phúc lợi khác theo định mức.
- Chi cho hoạt động chuyên môn: Chi mua tài liệu (sách báo, giáo trình,
tài liệu tham khảo) đƣợc bổ sung hàng năm cho thƣ viện; Đồ dùng giảng dạy và học tập phục vụ thực hành thực tập, mua sắm vật tƣ, động vật, cây trồng … phục vụ cho các giờ thực hành, thực tập của sinh viên; Chi hội thảo và các hoạt động chuyên đề; Chi mua sắm, sửa chữa, xây dựng nhỏ phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhƣ mua sắm bàn ghế, máy tính, máy chiếu, dụng cụ thí nghiệm và các thiết bị giảng dạy khác.
- Chi về quản lý hành chính: Công tác phí, điện nƣớc, vật tƣ văn phòng
phẩm, tổ chức hội thảo, tổ chức các đoàn ra, đoàn vào và các khoản chi khác phục vụ công tác quản lý.
Tuy nhiên, do đang hoạt động theo cơ chế tự chủ nên Học viện không đƣợc cấp kinh phí chi họat động thƣờng xuyên cho đào tạo nhƣng lại đƣợc quyền thu học phí cao hơn theo quy định của Nhà nƣớc áp dụng đối với các trƣờng chƣa tự chủ. Do vậy, ngoài việc phân loại và hạch toán chi phí đào tạo nhƣ đã nêu trên thì Ban Tài chính và Kế toán của Học viện đã tổ chức nhận diện chi phí đào tạo theo cách ghi nhận đầy đủ chi phí để tổng hợp, xử lý, phân tích và cung
cấp thông tin chi phí đào tạo cho Ban Giám đốc Học viện để ra quyết định trong công tác tuyển sinh đào tạo, mức thu học phí học phí hàng năm… Theo đó, chi phí đào tạo tại Học viện đƣợc nhận diện gồm các khoản sau:
- Chi phí lao động trực tiếp: Chi phí này bao gồm tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lƣơng của cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy. Trên cơ sở số lƣợng học viên hàng năm kết hợp với nguồn lực giảng viên hiện có, Học viện xác định số lớp lý thuyết và thực hành. Cuối học kỳ, căn cứ vào khối lƣợng giảng dạy và định mức đƣợc quy định, Học viện đƣa ra tổng chi phí lao động trực tiếp phục vụ đào tạo.
- Chi phí vật chất trực tiếp: Chi phí vật chất bao gồm các khoản chi vật tƣ, năng lƣợng (điện, nƣớc, xăng dầu…) dùng cho thực hành môn học, thực tập giáo trình, vật tƣ giảng dạy cho giảng viên…. Đặc biệt đối với các ngành kỹ thuật chi phí này là rất lớn.
- Chi phí chung của Học viện: Chi phí này bao gồm các khoản chi lƣơng của bộ phận lao động gián tiếp, năng lƣợng (điện, nƣớc, xăng dầu…) dùng chung cho cả Học viện (bao gồm cả điện, nƣớc sử dụng cho các khu giảng đƣờng); chi phí dụng cụ, máy móc thiết bị chuyên dùng (sửa chữa, thay thế) và chi phí quản lý khác.
4.1.1.2. Xác định đối tượng tập hợp chi phí đào tạo
Theo nguyên lý chung, Học viện trƣớc hết xác định đối tƣợng tính phí là suất chi đào tạo (chi phí đào tạo bình quân mỗi sinh viên hàng năm) theo ngành và chuyên ngành đào tạo. Để tập hợp chi phí tƣơng đối chính xác, Học viện xác định các khoa chuyên môn là các trung tâm hoạt động và đơn vị chức năng (phòng, ban) là trung tâm phục vụ. Theo đó, chi phí phát sinh tại trung tâm nào sẽ đƣợc tập hợp cho các trung tâm chi phí đó. Bƣớc tiếp theo, chi phí của các trung tâm phục vụ sẽ đƣợc phân bổ cho trung tâm hoạt động dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy theo mỗi loại/nhóm chi phí (mỗi loại/nhóm chi phí chỉ sử dụng một tiêu thức duy nhất). Cuối cùng, suất chi đào tạo theo ngành, chuyên ngành đƣợc xác định bằng cách chia tổng chi phí hàng năm của trung tâm hoạt động cho tổng số sinh viên theo học trong năm đó.
4.1.2. Tình hình chi phí đào tạo của Học viện giai đoạn 2015-2017
phí, chi phí đào tạo đƣợc chia thành: Chi phí trực tiếp (Chi phí lao động trực tiếp và chi phí vật tƣ trực tiếp) và chi phí quản lý chung. Cụ thể các khoản chi qua các năm của Học viện giai đoạn 2015-2017 đƣợc thể hiện qua Bảng 4.1. Theo đó, tỷ trọng chi cho con ngƣời luôn chiếm ƣu thế so với các khoản chi khác cộng lại và có xu hƣớng tăng dần qua các năm. Năm 2015 chi cho con ngƣời là 103.318 triệu đồng chiếm 40,4% tổng chi; năm 2016 là 120.748 triệu đồng chiếm 43,6% và năm 2017 là 138.607 triệu đồng chiếm 45,7%. Nguyên nhân có sự chênh lệch lớn vậy giữa tỷ lệ chi cho con ngƣời với các khoản chi khác là do:
- Thứ nhất, đây là khoản chi cần thiết mang tính bắt buộc. Khi lập dự toán cũng nhƣ khi phân bổ dự toán phải đảm bảo ngân sách đủ cho khoản chi này, sau đó mới cân đối các khoản chi khác.
- Thứ hai, do chính sách tiền lƣơng có nhiều thay đổi theo các năm. Bên cạnh đó, các khoản phụ cấp lƣơng, mức trích bảo hiểm… cũng tăng lên theo hệ số lƣơng và mức lƣơng tối thiểu.
- Thứ ba, do số lƣợng giảng viên cơ hữu còn thiếu nên xuất hiện nhiều giảng viên hợp đồng, thuê ngoài. Và số tiền chi lƣơng cho bộ phận này cũng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi cho con ngƣời.
Bảng 4.1. Chi phí đào tạo của Học viện giai đoạn 2015-2017
ĐVT: Triệu đồng
STT Nội dung
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng 1 Chi phí lao động trực tiếp 103.318 40,4% 120.748 43,6% 138.607 45,7% 2 Chi phí vật chất trực tiếp 73.354 28,7% 77.085 27,9% 86.116 28,4% 3 Chi phí gián tiếp phân bổ 69.825 30,9% 74.825 28,5% 78.825 26,0% Tổng 246.497 100% 272.658 100% 303.548 100%
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán Khoản chi phí gián tiếp phẩn bổ cũng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi của Học viện và đƣợc giảm dần qua các năm. Tuy khoản chi này cũng đóng góp một vai trò không nhỏ trong hoạt động của Học viện nhƣng cũng cần phải có sự điều chỉnh giảm dần, bởi những hoạt động này không phải là nội
dung chính trong hoạt động giáo dục – đào tạo. Những khoản công tác phí, tiếp khách, điện nƣớc…..cần tiết kiệm một cách tối đa nhằm giảm bớt sự lãng phí trong sử dụng nguồn vốn của Học viện, góp phần nâng cao chất lƣợng dạy học – hoạt động chính của sự nghiệp giáo dục đào tạo.
4.2. NHU CẦU SỬ DỤNG VÀ TÌNH HÌNH CUNG CẤP THÔNG TIN CHI PHÍ ĐÀO TẠO TẠI HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM PHÍ ĐÀO TẠO TẠI HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM
4.2.1. Nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Học viện Nông nghiệp Việt Nam là một đơn vị lớn với nhiều hoạt động về đào tạo nhƣ đào tạo dài hạn với các hệ từ cao đẳng, đại học lên cao học và Nghiên cứu sinh, các khóa đào tạo ngắn hạn, đào tạo liên kết… Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp mới ban hành, hoạt động đào tạo tại các trƣờng đại học, cao đẳng là dịch vụ đào tạo nên việc quan tâm tới danh thu – chi phí – lợi nhuận trong hoạt động đào tạo là điều không tránh khỏi. Học viện với hoạt động đào tạo đa dạng nhƣ hiện nay, để ra đƣợc các quyết định đúng đắn nhƣ đăng ký số lƣợng tuyển sinh hàng năm cho từng ngành, mở thêm những ngành nào, giảm bớt ngành nào, có nhu cầu tuyển thêm giảng viên hay không…, Ban Giám đốc Học viện cần một khối lƣợng thông tin lớn liên quan tới hoạt động đào tạo, đặc biệt quan tâm hơn cả các thông tin liên quan tới chi phí đào tạo. Vì vậy, việc xác định nhu cầu sử dụng những thông tin gì liên quan tới chi phí đào tạo, hình thức thông tin báo cáo ra sao là vô cùng quan trọng để ra đƣợc quyết định chính xác, kịp thời.
Số liệu điều tra đƣợc tổng hợp ở Bảng 4.2 thể hiện nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo tại Học viện. Theo đó, có 45 cán bộ đã trả lời (chiếm 100%) với các nội dung đƣợc cụ thể quả bảng tổng hợp sau:
Bảng 4.2. Tổng hợp nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Đối tƣợng
Nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Loại thông tin Mục đích sử dụng Thời gian
cần
Cán bộ quản lý cấp Học viện
+ Chi phí tiền lƣơng năm hiện tại và kế hoạch chi phí tiền lƣơng trong năm tiếp theo. + Báo cáo chi tiết chi kinh phí đào tạo trong năm.
Bố trí nguồn kinh phí thực hiện + Cuối năm tài chính.
+ Đột xuất + Báo cáo dự toán chi tiết chi
kinh phí đào tạo trong năm kế tiếp.
+ Báo cáo chi tiết chi phí đào tạo đơn vị (chi phí đào tạo cho một sinh viên/học viên)
+ Báo cáo phân tích biến động chi phí đào tạo trong năm
+ Báo cáo tình hình nhân sự trong năm
+ Báo cáo tình hình biến động ngƣời học trong năm
+ Đánh giá sự phù hợp về mức chi và cân đối với các khoản chi khác. + Điều chỉnh các mức chi cho phù hợp hơn và cân đối giữa các nội dung chi khác.
Cuối học kỳ, năm học.
+ Báo cáo đề án tuyển sinh trong năm kế tiếp
+ Báo cáo về nhu cầu, xu thế các ngành học ở thời điểm hiện tại + Báo cáo tình trạng cơ sở vật chất phục vụ đào tạo
+ Xác định số lƣợng tuyển sinh trong năm kế tiếp
+ Xác định mức học phí
+ Xác định nguyên nhân và điều chỉnh mức chi đào tạo
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ
+ Xây dựng và bố trí kinh phí cho các khoa chuyên môn.
+ Xác định số lƣợng sinh viên, từ đó xây dựng dự toán thu – chi hoạt động đào tạo
+ Xác định mở thêm ngành đào tạo + Xây dựng kế hoạch kinh phí sửa chữa, xây dựng mới CSVC
+ Cuối năm học Cán bộ quản lý cấp trung gian (Khối các khoa chuyên môn)
+ Kinh phí đào tạo đƣợc bố trí trong năm
+ Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí đào tạo trong năm. + Kế hoạch tuyển sinh của Học viện trong năm
+ Xây dựng cơ cấu các nội dung chi nhằm đảm bảo công tác đào tạo.
+ Đảm bảo kinh phí đƣợc phẩn bổ đều trong năm.
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo
+ Đầu năm