Nguồn: Nguyễn Xuân Điền và cộng sự (2014)
b. Tổ chức nội dung KTQT chi phí đào tạo
Đặng Thị Hòa (2006) cho rằng “KTQT là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị”. Theo đó, kế toán quản trị chi phí đào tạo cũng đƣợc tổ chức theo trình tự nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của quản trị tổ chức.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán:
+ Chứng từ kế toán: Ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trên các chứng từ bắt buộc, mang tính pháp lý cao, KTQT còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hƣớng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế "nội sinh" trong nội bộ đơn vị. Các chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ sở hƣớng dẫn của Nhà nƣớc hoặc doanh nghiệp tự lập ra theo các yêu cầu quản lý cụ thể ở đơn vị. Việc thu nhận, kiểm
Phòng Tài chính - Kế toán
Kế toán Tài chính
Lập sổ sách, báo cáo tài
chính Xây dựng định mức, dự toán ngắn hạn và dài hạn Kế toán Quản trị Bộ phận tổng hợp, phân tích Bộ phận tư vấn ra quyết định quản trị
tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng xác lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý.
+ Tài khoản kế toán: Để có số liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ phục vụ quản trị đơn vị, KTQT phải sử dụng những tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, cấp 4… và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, … để đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể. Tuy nhiên, trong thực tế, đối tƣợng kế toán cụ thể cần theo dõi chi tiết lại quá nhiều, làm chi phí hạch toán tăng lên. Do đó, nhà quản lý cần cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về để làm sao việc sử dụng tài khoản chi tiết là hợp lý nhất.
+ Sổ kế toán: Ngoài việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên các sổ kế toán tổng hợp, KTQT còn tổ chức ghi chép các thông tin chi tiết trên các sổ kế toán chi tiết để phục vụ cho yêu cầu quản trị đơn vị hàng ngày.
- KTQT chi phí đào tạo:
Quản trị chi phí đào tạo thông qua việc chấp hành dự toán hàng năm tại đơn vị. Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực. Trên cơ sở dự toán ngân sách đƣợc giao, các đơn vị sự nghiệp tổ chức triển khai thực hiện, đƣa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi đƣợc giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả. Để theo dõi quá trình chấp hành dự toán thu chi, các đơn vị sự nghiệp cần tiến hành theo dõi chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi trong kỳ của đơn vị.
Đơn vị căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để tổ chức tập hợp chi phí theo từng trung tâm phát sinh chi phí, nhƣ: Phòng, Ban, Khoa, Trung tâm hoặc cho từng công việc, từng khóa, ngành và xác định các loại chi phí của đơn vị theo các nội dung sau:
+ Phân loại chi phí: Việc phân loại chi phí đào tạo của đơn vị là nhằm
mục đích phục vụ cho quản trị hoạt động đào tạo, do đó tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu quản trị trong từng thời kỳ, từng hoàn cảnh để lựa chọn tiêu thức phân loại phù hợp. Ta có thể phân ra chi phí cố định và chi phí biến đổi, chi
phí thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên hoặc có thể chi phí cho con ngƣời, CSVC, chi phí chuyên môn...
+ Tập hợp chi phí: Đơn vị cần lựa chọn các phƣơng pháp tập hợp chi phí
phù hợp từng loại chi phí:
o Chi phí trực tiếp: Áp dụng cho trƣờng hợp chi phí phát sinh chỉ liên quan đến một đối tƣợng chịu chi phí. Theo phƣơng pháp này thì chi phí của đối tƣợng nào đƣợc tập hợp trực tiếp cho đối tƣợng đó.
o Chi phí gián tiếp phân bổ: Áp dụng cho trƣờng hợp chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tƣợng chịu chi phí. Khi thực hiện phƣơng pháp phân bổ chi phí doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các căn cứ phân bổ sau: Giờ công, ngày công, giờ máy hoạt động, ... và phƣơng pháp phân bổ là trực tiếp hoặc phân bổ theo cấp bậc.
Trên phƣơng diện tổng thể thì chi phí đào tạo đƣợc xác định theo công thức:
Z = Tổng chi phí đào tạo/ Tổng số ngƣời học
Nhƣ vậy phƣơng pháp xác định chi phí đào tạo sẽ bao gồm phƣơng pháp xác định tổng chi phí và phƣơng pháp xác định số ngƣời học.
+ Phƣơng pháp và công cụ xác định tổng chi phí đào tạo
Đối với các loại máy móc thiết bị: Nếu lấy theo giá trị còn lại của tài sản
trên cơ sở khấu hao tài sản theo chế độ hiện hành thì có nhiều tài sản đã khấu hao hết giá trị nhƣng trên thực tế thì tài sản đó vẫn còn giá trị sử dụng, khi đó sẽ có sự khác biệt đáng kể về chi phí đào tạo giữa các cơ sở đào tạo mới thành lập với các cơ sở đào tạo đã hoạt động lâu năm. Nếu đánh giá lại tài sản theo mặt bằng giá hiện hành rồi phân bổ cho số năm sử dụng theo chế độ kế toán hiện hành thì sẽ đƣợc kết quả chính xác nhất, nhƣng số lƣợng và cơ cấu tài sản của các trƣờng đại học là rất lớn và phức tạp nên phƣơng pháp này không khả thi, hơn nữa do hao mòn vô hình và hữu hình cũng nhƣ tình trạng lạm phát của nền kinh tế, nếu đánh giá lại rồi trừ đi phần khấu hao thì phần giá trị còn lại của tài sản cũng xấp xỉ nguyên giá của tài sản đó, thậm chí còn lớn hơn nguyên giá cũ. Do vậy, có thể thấy với các tài sản không phải là nhà cửa - vật kiến trúc thì nên lấy nguyên giá để xác định tổng chi phí về tài sản.
Đối với các công trình là nhà cửa – vật kiến trúc: Mặc dù cũng chịu tác
động từ những biến động của nền kinh tế nhƣng giá trị của loại TSCĐ này thƣờng có xu thế đắt dần. Không những thế thời gian sử dụng của loại tài sản này
cũng dài hơn so với máy móc thiết bị. Trên thực tế, nhiều tòa nhà đã trải qua hàng chục năm sử dụng nhƣng giá trị sử dụng còn rất cao. Do vậy, nếu tính chi phí của loại tài sản này theo giá trị còn lại, từ đó để tính tổng chi phí đào tạo của mỗi cơ sở đào tạo sẽ là không thỏa đáng. Phƣơng án khả thi để xử lý tình huống này là đánh giá lại giá trị của các công trình trong nhóm tài sản này theo mặt bằng giá thống nhất. Sau đó lấy tổng giá trị này phân bổ cho số năm cần khấu hao cho loại tài sản này, từ đó có đƣợc chi phí về nhà cửa và các công trình kiến trúc trong một năm của cơ sở đào tạo. Công thức tổng quát để tính tổng chi phí về nhà cửa – vật kiến trúc trong một năm tại các cơ sở đào tạo nhƣ sau:
Đối với chi phí hàng năm:Theo quy định hiện hành, trong báo cáo tài
chính hàng năm của các trƣờng phải thể hiện đƣợc tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong năm, trong đó có bao gồm cả chi phí phân bổ của phần các loại tài sản nói trên, do vậy trong tổng chi phí hàng năm của cơ sở đào tạo sẽ phải bóc tách phần chi phí này.
+ Phƣơng pháp xác định số ngƣời học trong mỗi trƣờng
Để xác định đƣợc chi phí đào tạo trong mỗi cơ sở đào tạo cần quy đổi các đối tƣợng ngƣời học khác nhau về cùng một chuẩn chung thống nhất. Cho đến nay vẫn chƣa có công trình nghiên cứu nào đề xuất phƣơng pháp quy đổi ngƣời học cùng một hệ ở tại trƣờng và ở ngoài trƣờng về cùng một chuẩn chung.
+ Phƣơng pháp xác định chi phí đào tạo đại học
Nếu phân nhóm tổng chi phí thành hai loại: chi về TSCĐ và chi hàng năm thì chi phí đào tạo sẽ bao gồm hai bộ phận: chi phí TSCĐ tính cho một ngƣời học và chi phí hàng năm tính cho một ngƣời học. Công thức tổng quát tính chi phí đào tạonhƣ sau: Z = Z1 + Z2
Trong đó: Z1 là chi phí về tài sản trong năm cho 01 ngƣời học Z2 là chi phí hàng năm cho 01 ngƣời học
Về xác định chi phí TSCĐ trong chi phí đào tạo: Sẽ rất khó để phân bổ chi
phí TSCĐ cho hai đối tƣợng ngƣời học tại trƣờng cùng hệ nhƣng ở trƣờng và ở ngoài trƣờng. Do đó chỉ tính chi phí TSCĐ cho đối tƣợng ngƣời học tại trƣờng, mà không tính cho đối tƣợng ngƣời học ngoài trƣờng trong tính toán chi phí đào tạo vẫn đảm bảo độ chính xác cao. Nhƣ vậy Z1 sẽ đƣợc xác định bằng tổng chi phí về TSCĐ trong năm chia cho tổng số ngƣời học học tại trƣờng.
Về chi phí hàng năm trong chi phí đào tạo: Khảo sát thực tế từ các trƣờng
hết trong năm đó mà còn có các khoản chi mua sắm và sửa chữa TSCĐ. Theo nội dung và tính chất của khoản chi về TSCĐ, sẽ phải bóc tách khoản này và đƣa vào tổng chi về TSCĐ để phân bổ theo chế độ hiện hành. Phần chi còn lại không phải chi về TSCĐ sẽ phân bổ hết trong năm nghiên cứu. Tuy nhiên, phần tổng chi phí hàng năm hiện nay của các trƣờng đại học công lập không bao gồm khấu hao TSCĐ nên cũng không thể phân bổ đều cho tổng số ngƣời học toàn trƣờng. Vì rằng trong đó có nhiều khoản chi liên quan trực tiếp đến số ngƣời học tại trƣờng nhƣ chi về điện, nƣớc, dịch vụ vệ sinh… tại trƣờng. Luận giải tƣơng tự mục xác định chi phí TSCĐ, những khoản này hầu nhƣ chỉ liên quan đến đối tƣợng ngƣời học tại trƣờng. Do vậy cần bóc tách các khoản chi có nội dung, mục đích, và phạm vi tƣơng tự để phân bổ riêng cho đối tƣợng ngƣời học tại trƣờng, mà không phân bổ cho cả đối tƣợng ngƣời học tại các địa điểm ngoài trƣờng.
Ngƣợc lại, đối với các khoản chi liên quan đến con ngƣời nhƣ tiền lƣơng, phụ cấp nhƣ lƣơng, chi đào tạo bồi dƣỡng giảng viên… là những khoản chi hàng năm liên quan đến tất cả các đối tƣợng ngƣời học ở các địa điểm khác nhau. Do vậy, phải phân bổ các khoản chi này cho tất cả các đối tƣợng ngƣời học ở các địa điểm khác nhau. Nhƣ vậy bộ phận cấu thành chi phí đào tạo là Z2 sẽ đƣợc tách thành hai phần: các khoản chi liên quan đến tất cả các đối tƣợng ngƣời học ở các địa điểm khác nhau, và các khoản chi chủ yếu liên quan đến đối tƣợng ngƣời học tại trƣờng. Khi đó, chi phí đào tạo hàng năm của 01 sinh viên học tại trƣờng sẽ là chi phí đầy đủ của cơ sở đào tạo trong năm đó và đƣợc xác định nhƣ sau:
Z = Z1 + Z2 + Z3 trong đó:
Z1 = Tổng chi phí về tài sản trong năm/tổng số ngƣời học tại trƣờng Z2 = Tổng chi về lƣơng, tính chất lƣơng /tổng số ngƣời học toàn trƣờng Z3 = Tổng chi phí hàng năm tại trƣờng/tổng số ngƣời học tại trƣờng
+ Xác định trung tâm chi phí: Việc xác định trung tâm chi phí phụ thuộc
vào quy trình hoạt động và quy mô của từng đơn vị. Các trung tâm chi phí thƣờng đƣợc phân loại là:
o Trung tâm hoạt động: Đơn vị chuyên môn (các khoa);
o Trung tâm phục vụ: Đơn vị chức năng (các phòng, ban)
Yêu cầu căn bản đối với quản lý chi trong các đơn vị sự nghiệp là phải có hiệu quả và tiết kiệm. Nguồn lực luôn có giới hạn nhƣng nhu cầu sử dụng không có giới hạn. Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp
dẫn đến nhu cầu chi luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi khả năng huy động nguồn thu có hạn nên tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính là vấn đề vô cùng quan trọng. Do đó việc phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất nhƣng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài chính. Muốn vậy các đơn vị phải sử dụng đồng thời nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để phản ánh, ghi nhận kịp thời các khoản chi theo từng nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thƣờng xuyên tổ chức phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cƣờng quản lý chi.
- Báo cáo KTQT chi phí đào tạo:
Các báo cáo trong KTQT chi phí đào tạo là các bảng cân đối bộ phận (cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản…). Các báo cáo này còn đƣợc gọi là báo cáo kế toán nội bộ, đƣợc lập theo kỳ hạn ngắn hơn các Báo cáo tài chính. Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thƣớc đo về hiện vật và thời gian lao động. Đồng thời, ngoài các tổng hợp cân đối về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các cân đối trong dự đoán, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu chi phí đào tạo và các nguồn lực đƣợc huy động phục vụ trong hoạt động đào tạo…
+ Yêu cầu thiết lập hệ thống báo cáo KTQT chi phí đào tạo:
o Hệ thống báo cáo KTQT chi phí đào tạo cần đƣợc xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động đào tạo.
o Nội dung hệ thống báo cáo KTQT chi phí đào tạo cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh đƣợc của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định liên quan tới hoạt động đào tạo của đơn vị.
o Các chỉ tiêu trong báo cáo KTQT chi phí đào tạo cần phải đƣợc thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhƣng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý.
+ Hệ thống báo cáo KTQT chi phí đào tạo:
o Báo cáo tình hình thực hiện
o Báo cáo phân tích
o Bao cáo khác: căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể
2.1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức KTQT chi phí đào tạo trong trƣờng đại học công lập
2.1.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đào tạo ở trường đại học công lập
Hoạt động đào tạo trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các trƣờng và cơ sở đào tạo tất yếu chịu ảnh hƣởng của các nhân tố khách quan nhƣ: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, môi trƣờng, khoa học công nghệ, hội nhập kinh tế… Trong điều kiện hiện nay, các nhân tố khách quan nêu trên biến đổi theo thời gian rất nhanh chóng, ở mỗi thời kỳ, sự tác động của các nhân tố này đến hoạt động của nhà trƣờng là khác nhau, mà nhà trƣờng thì không có khả năng điều chỉnh, kiểm soát sự ảnh hƣởng của chúng. Vì vậy sự vận động của các nhân tố này có thể mang lại những cơ hội và thách thức cho các trƣờng và cơ sở đào tạo nói chung. Lê Thị Bích Thọ (2014) cho rằng các nhân tố “bên ngoài” có tác động trực tiếp và nhiều nhất đến chi phí đào tạo ở các trƣờng và cơ