Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2. Nhu cầu sử dụng và tình hình cung cấp thông tin chiphí đào tạo tạ
PHÍ ĐÀO TẠO TẠI HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM
4.2.1. Nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Học viện Nông nghiệp Việt Nam là một đơn vị lớn với nhiều hoạt động về đào tạo nhƣ đào tạo dài hạn với các hệ từ cao đẳng, đại học lên cao học và Nghiên cứu sinh, các khóa đào tạo ngắn hạn, đào tạo liên kết… Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp mới ban hành, hoạt động đào tạo tại các trƣờng đại học, cao đẳng là dịch vụ đào tạo nên việc quan tâm tới danh thu – chi phí – lợi nhuận trong hoạt động đào tạo là điều không tránh khỏi. Học viện với hoạt động đào tạo đa dạng nhƣ hiện nay, để ra đƣợc các quyết định đúng đắn nhƣ đăng ký số lƣợng tuyển sinh hàng năm cho từng ngành, mở thêm những ngành nào, giảm bớt ngành nào, có nhu cầu tuyển thêm giảng viên hay không…, Ban Giám đốc Học viện cần một khối lƣợng thông tin lớn liên quan tới hoạt động đào tạo, đặc biệt quan tâm hơn cả các thông tin liên quan tới chi phí đào tạo. Vì vậy, việc xác định nhu cầu sử dụng những thông tin gì liên quan tới chi phí đào tạo, hình thức thông tin báo cáo ra sao là vô cùng quan trọng để ra đƣợc quyết định chính xác, kịp thời.
Số liệu điều tra đƣợc tổng hợp ở Bảng 4.2 thể hiện nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo tại Học viện. Theo đó, có 45 cán bộ đã trả lời (chiếm 100%) với các nội dung đƣợc cụ thể quả bảng tổng hợp sau:
Bảng 4.2. Tổng hợp nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Đối tƣợng
Nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Loại thông tin Mục đích sử dụng Thời gian
cần
Cán bộ quản lý cấp Học viện
+ Chi phí tiền lƣơng năm hiện tại và kế hoạch chi phí tiền lƣơng trong năm tiếp theo. + Báo cáo chi tiết chi kinh phí đào tạo trong năm.
Bố trí nguồn kinh phí thực hiện + Cuối năm tài chính.
+ Đột xuất + Báo cáo dự toán chi tiết chi
kinh phí đào tạo trong năm kế tiếp.
+ Báo cáo chi tiết chi phí đào tạo đơn vị (chi phí đào tạo cho một sinh viên/học viên)
+ Báo cáo phân tích biến động chi phí đào tạo trong năm
+ Báo cáo tình hình nhân sự trong năm
+ Báo cáo tình hình biến động ngƣời học trong năm
+ Đánh giá sự phù hợp về mức chi và cân đối với các khoản chi khác. + Điều chỉnh các mức chi cho phù hợp hơn và cân đối giữa các nội dung chi khác.
Cuối học kỳ, năm học.
+ Báo cáo đề án tuyển sinh trong năm kế tiếp
+ Báo cáo về nhu cầu, xu thế các ngành học ở thời điểm hiện tại + Báo cáo tình trạng cơ sở vật chất phục vụ đào tạo
+ Xác định số lƣợng tuyển sinh trong năm kế tiếp
+ Xác định mức học phí
+ Xác định nguyên nhân và điều chỉnh mức chi đào tạo
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ
+ Xây dựng và bố trí kinh phí cho các khoa chuyên môn.
+ Xác định số lƣợng sinh viên, từ đó xây dựng dự toán thu – chi hoạt động đào tạo
+ Xác định mở thêm ngành đào tạo + Xây dựng kế hoạch kinh phí sửa chữa, xây dựng mới CSVC
+ Cuối năm học Cán bộ quản lý cấp trung gian (Khối các khoa chuyên môn)
+ Kinh phí đào tạo đƣợc bố trí trong năm
+ Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí đào tạo trong năm. + Kế hoạch tuyển sinh của Học viện trong năm
+ Xây dựng cơ cấu các nội dung chi nhằm đảm bảo công tác đào tạo.
+ Đảm bảo kinh phí đƣợc phẩn bổ đều trong năm.
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo
+ Đầu năm học
+ Đột xuất + Đầu năm học
Qua bảng tổng hợp nhu cầu thông tin đƣợc tổng hợp từ phiếu điều tra nêu trên, ta có thể thấy thông tin KTQT chi phí đào tạo nhằm phục vụ cho các hoạt động ở các khoa chuyên môn nhƣ sau:
- Thông tin chi phí đào tạo đối với quản lý cấp cơ sở:
+ Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán chi phí đào tạo: Hàng năm, các khoa chuyên môn với vị trí là một đơn vị trực thuộc của Học viện, thực hiện các nhiệm vụ đào tạo đƣợc giao nhƣ giảng dạy, hƣớng dẫn, các đơn vị trên cần thực hiện tốt công tác lập kế hoạch giảng dạy và xây dựng dự toán chi phí đào tạo ngày từ đầu năm học hay học kỳ khi đƣợc Học viện bố trí nguồn kinh phí: Kế hoạch phân bổ kinh phí; Kế hoạch sử dụng kinh phí khoán; Kế hoạch xây dựng, sửa chữa;… Tất cả các kế hoạch đều phải đƣợc bố trí hợp lý, cân đối giữa các khóa, ngành, chuyên ngành đào tạo.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá: Sau khi kế hoạch và dự toán đã đƣợc phê duyệt, trong quá trình thực hiện, các đơn vị cần theo dõi tình hình sử dụng kinh phí thông qua sổ nhật ký có đối chiếu với Ban TC&KT của Học viện. Thông qua đó mà trƣởng các đơn vị có điều chỉnh và cân đối kịp thời nguồn kinh phí đào tạo đã đƣợc bố trí.
- Thông tin KTQT chi phí đào tạo đối với quản lý cấp Học viện:
+ Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán chi phí đào tạo: Với các báo cáo cuối năm, Học viện tiến hành xây dựng kế hoạch các mục tiêu đào tạo phải đạt đƣợc và vạch ra các bƣớc thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu đó trong năm tiếp theo. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Với mỗi kế hoạch thƣờng gắn liền với một dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Trong số các bảng dự toán, nguồn chi là quan trọng nhất, vì nếu không xác định đƣợc nguồn chi kết hợp với nguồn lực do không đƣợc dự trù đơn vị sẽ không có khả năng hoạt động theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý. Do đó, để chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao phải dựa trên những thông tin kế toán quản trị hợp lý và có cơ sở.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện hoạt động đào tạo: Sau khi kế hoạch và dự toán đã đƣợc phê duyệt, với chức năng thực hiện, Học viện cần biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con ngƣời với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này, tập thể lãnh đạo cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin KTQT chi phí đào tạo từ các đơn vị.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động đào tạo: Sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phƣơng pháp thƣờng dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt đƣợc với mục tiêu đã đề ra. Để làm đƣợc điều này, Học viện cần căn cứ vào các báo cáo chuyên môn từ khối đơn vị chức năng và các khoa chuyên môn, có tác dụng nhƣ một bƣớc phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định trong hoạt động đào tạo: Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Các quyết định về hoạt động đào tạo chủ yếu dựa vào những thông tin do KTQT chi phí đào tạo cung cấp.
Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT chi phí đào tạo sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thƣờng không có sẵn. KTQT chi phí đào tạo không chỉ giúp tập thể lãnh đạo Học viện trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó tập thể lãnh đạo Học viện lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất trong hoạt động đào tạo.
4.2.2. Mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin chi phí đào tạo
Qua bảng tổng hợp phân tích nhu cầu sử dụng thông tin của các cán bộ quản lý cấp Học viện và cấp cơ sở, nội dung thông tin chủ yếu xoay quanh việc xác định số lƣợng đào tạo, định mức chi phí đào tạo, tổng chi phí liên quan tới đào tạo, công tác xây dựng định mức về lƣợng, xây dựng định mức về chi phí và xác định số lƣợng tối ƣu trong đào tạo… đây là những thông tin mà công tác KTQT chi phí đào tạo cần phải cung cấp đƣợc để ra quyết định. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát qua các đối tƣợng phục vụ nghiên cứu nội dung của đề tài, trong tổng số phiếu phát ra là 57 phiếu với 3 loại phiếu dành cho 3 nhóm đối tƣợng, có 57 cán bộ đã trả lời (chiếm 100), kết quả đƣợc tổng hợp nhƣ sau:
Bảng 4.3. Tình hình đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo cho nhà quản lý ở Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Đối tƣợng Nhu cầu thông tin
Mức độ thỏa mãn về nội dung (%) Mức độ đáp ứng về thời gian Thông tin cung cấp cho cán bộ quản lý cấp Học viện
1.Báo cáo chi phí tiền lƣơng năm hiện tại và kế hoạch chi phí tiền lƣơng trong năm tiếp theo (Báo cáo cuối năm hoặc đột xuất)
90-100 Kịp thời 2. Báo cáo chi tiết chi phí đào tạo trong năm.
(Báo cáo cuối năm hoặc đột xuất) 90-100 Chậm 3. Báo cáo dự toán chi tiết chi kinh phí đào tạo
trong năm kế tiếp (Báo cáo cuối năm) 90-100 Chậm 4.Báo cáo chi tiết chi phí đào tạo đơn vị (chi
phí đào tạo cho một sinh viên/học viên) 90-110 Chậm 5. Báo cáo phân tích biến động chi phí đào tạo
trong năm (Báo cáo cuối năm hoặc đột xuất) 50-60 Chậm 6.Báo cáo tình hình nhân sự trong năm (Báo
cáo cuối năm hoặc đột xuất) 90-100 Kịp thời
7. Báo cáo tình hình biến động ngƣời học trong
năm (Báo cáo cuối học kỳ hoặc đột xuất) 70-80 Chậm 8. Báo cáo đề án tuyển sinh trong năm kế tiếp
(Báo cáo cuối năm) 90-100 Chậm
9.Báo cáo về nhu cầu, xu thế các ngành học ở thời điểm hiện tại (Báo cáo cuối năm hoặc đột xuất)
70-80 Chậm
10. Báo cáo tình trạng cơ sở vật chất phục vụ
đào tạo (Báo cáo cuối năm hoặc đột xuất) 70-80 Chậm Cán bộ quản lý cấp trung gian (Khối các khoa chuyên môn)
1. Kinh phí đào tạo đƣợc bố trí trong năm (Báo
cáo đầu năm) 90-100 Kịp thời
2. Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí đào tạo
trong năm (Báo cáo cuối năm hoặc đột xuất) 50-60 Chậm 3. Kế hoạch tuyển sinh của Học viện trong
năm (Báo cáo đầu năm) 70-80 Chậm
Nguồn: Tổng hợp mẫu điều tra (2017) Số liệu ở bảng tổng hợp trên cho thấy mức độ cung ứng nhu cầu thông tin cho các đối tƣợng còn rất hạn chế. Đa phần sự đầy đủ về thông tin chƣa đƣợc đáp ứng kết hợp với việc không đảm bảo thời hạn cung cấp báo cáo khiến công tác ra quyết định còn bất cập.
đƣợc hoàn thiện hơn, nhằm từng bƣớc đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin phục vụ trong quá trình quản lý hoạt động đào tạo cho các các cấp quản lý.