Phần 3 Đặc điểm địa bàn và phƣơng pháp nghiên cứu
3.1. Đặc điểm chung của học viện nông nghiệp Việt Nam
3.1.6. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của học viện
3.1.6.1. Bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán của Học viện đƣợc mô tả nhƣ Sơ đồ 3.2. Theo cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ, Học viện có phòng kế toán trung tâm là Ban Tài chính và Kế toán.Tất cả chứng từ ban đầu đƣợc tập hợp và hạch toán tại Ban Tài chính và Kế toán. Ban Tài chính và Kế toán gồm có: Trƣởng Ban, kế toán trƣởng (kiêm kế toán tổng hợp), kế toán thanh toán, kế toán vật tƣ, tài sản, kế toán tiền lƣơng, kế toán thu học phí, thủ quỹcác đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng (trung tâm, viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm…).Tổ chức kế toán ở các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ thuộc chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả phần kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, hàng năm phải lập các báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán Học viện.
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và khối lƣợng công việc thực tế, các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm riêng về phần công việc đƣợc giao. Cụ thể nhƣ sau:
-Kế toán trƣởng (kiêm kế toán tổng hợp): Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của Ban TC&KT; Có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở Ban TC&KT theo đúng qui định hiện hành; Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ; Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong Học viện; Tổ chức điều hành bộ máy kế toán trong Học viện theo quy định hiện hành của nhà nƣớc; Lập báo cáo tài chính của Học viện; Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán; Yêu cầu các bộ phận cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán; Báo cáo bằng văn bản cho hiệu trƣởng khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong Học viện; trƣờng hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của ngƣời ra quyết định hoặc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền và không chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó; Theo dõi, tổng hợp tình hình sử dụng kinh phí và lập báo cáo quyết toán kinh phí của đơn vị cho cấp trên theo đúng qui định hiện hành của
Kế toán trƣởng Kế toán Thanh toán - Chi hoạt động. - Chi dự án, NCKH - Chi hoạt động SXKD - Kế toán XDCB Kế toán vốn bằng tiền: - Kế toán thu - Kế toán chi - Thủ quỹ Kế toán vật tƣ, TSCĐ Phụ trách kế toán đơn vị cấp dƣới. -Kế toán tổng hợp
hành; Thƣờng xuyên đôn đốc, đối chiếu sổ sách kế toán với các kế toán viên theo từng kỳ kế toán đã qui định. Kiểm tra và lƣu trữ toàn bộ chứng từ, hồ sơ thanh toán, sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán tài chính của đơn vị theo qui định hiện hành.
- Kế toán thanh toán: Xét duyệt tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ thu - chi theo đúng qui định nhà nƣớc, và các khoản chi đúng theo quy định của Học viện trƣớc khi trình cấp trên phê duyệt và chịu trách nhiệm về công việc đƣợc giao; Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu từ các hoạt động liên doanh, liên kết và các khoản thu khác phát sinh tại Học viện và nộp kịp thời, đầy đủ các khoản thu phải nộp ngân sách; Có trách nhiệm đôn đốc khoản tạm ứng thanh toán đúng thời hạn qui định. Theo dõi định mức tiền điện thoại các phòng, ban, khoa và thu hồi các khoản vƣợt định mức đó; Cập nhật các qui định, chính sách, chế độ của Nhà nƣớc, Học viện có liên quan đến tài chính; Kế toán hỗ trợ công tác thuế.
- Kế toán vật tƣ, tài sản: Phản ánh số lƣợng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa tại Học viện; Phản ánh số lƣợng, nguyên giá và trị giá hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại Học viện; Hàng năm kết hợp với Ban Quản lý cơ sở vật chất và Đầu tƣ thực hiện công tác kiểm kê và đánh giá lại tài sản của Học viện; Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành.
- Kế toán tiền lƣơng: Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch, thủ tục thanh toán các khoản: tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ viên chức trong toàn Học viện; Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch, thủ tục thanh toán các khoản: học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí cho sinh viên trong toàn Học viện.
- Kế toán thu học phí và Thuế: Tính và theo dõi thu, nộp, kê khai thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế thu nhập cá nhân gửi Cục thuế thành phố Hà Nội; Theo dõi thu, nộp, kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các hoạt động dịch vụ. Theo dõi biên lai thu học phí, báo cáo biên lai thu phí- lệ phí gửi Cục thuế thành phố Hà Nội.
- Thủ quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá trị tại quỹ của Học viện; Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và an toàn tiền mặt tại quỹ của Học viện;
Thƣờng xuyên đối chiếu với các kế toán khác để xác định chính xác số dƣ tiền mặt tại quỹ của Học viện.
3.1.6.2. Phương pháp hạch toán kế toán
a. Hình thức tổ chức kế toán
Học viện hiện đang sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và ứng dụng hạch toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán chuyên dụng. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đƣợc dùng làm căn cứ để ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải đƣợc ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các báo cáo tài chính.
b. Chế độ kế toán áp dụng
Học viện Nông nghiệp Việt Nam đang áp dụng Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp đƣợc ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC (Bộ Tài chính, 2006) và Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC (Bộ Tài chính, 2010). Từ năm 2018, Học viện áp dụng Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp đƣợc ban hành theo Thông tƣ 107/2017 (Bộ Tài chính, 2017) về việc hƣớng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.