Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.5. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác ktqt chi phí đào tạo tại học viện
4.5.2. Giải pháp đề xuất
4.5.2.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy KTQT
Để tổ chức bộ máy kế toán vừa phát huy đƣợc khả năng của các cá nhân, tính chuyên nghiệp hóa trong công việc nhƣ xây dựng định mức, dự toán,… vừa tổ chức đƣợc hệ thống thông tin KTQTCP đào tạo có hệ thống phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban Giám đốc thì việc tổ chức nhân sự thực hiện công việc KTQT đào tạo về Ban TC&KT nhƣ hiện nay là không phù hợp. Dƣới đây, tôi đề xuất mô hình tổ chức KTQTCP theo mô hình hỗn hợp.
Sơ đồ 4.2. Mô hình tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo (đề xuất)
Theo mô hình hỗn hợp, hai bộ phận kế toán tài chính và KTQT đƣợc bố trí thực hiện chức năng của mình tại Ban TC&KT nhƣ mô hình kết hợp…. Tuy nhiên bộ phận KTQT không thực hiện toàn bộ chức năng, công việc mà kết hợp với các bộ phận phòng ban khác (Văn phòng Học viện, tổ chức cán bộ, Quản lý đào tạo, các khoa chuyên môn…) để thực hiện một số chức năng công việc (xây dựng định mức, dự toán…). Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban chức năng là xác định các nguồnlực tiêu hao về mặt hiện vật, xây dựng định mức, dự toán về mặt lƣợng, hiện vật. Trên cơ sở các định mức, dự toán dƣới dạng hiện vật, số
Ban Tài chính và Kế toán
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Các phòng, ban chức năng và các khoa chuyên môn
Kế toán thanh toán đề tài, chi thƣờng xuyên Kế toán thu, chi Kế toán vật tƣ và TSCĐ Kế toán tổng hợp Xây dựng dự toán về giá trị Phân tích thông tin Tƣ vấn ra quyết định Xây dựng định mức về lƣợng Xây dựng dự toán về lƣợng
lƣợng bộ phận KTQT sẽ xây dựng dự toán về tiền và thực hiện các chức năng khác của KTQT.
4.5.2.2. Giải pháp hoàn thiện về tổ chức các nội dung KTQT chi phí
a. Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống dự toán chi phí đào tạo
Hệ thống dự toán là công cụ quản lý quan trọng trong, nó giúp kiểm soát trong quá trình hoạt động và đánh giá hoạt động khi đã hoàn thành. Dự toán hiện nay tại Học viện chủ yếu đƣợc lập theo năm tài chính. Để giúp chủ động trong quá trình hoạt động, khi xây dựng dự toán chi phí đào tạo cần phân bổ theo thời gian thực hiện. Nhƣ vậy, dự toán chi phí phân bổ theo thời gian nhƣ tháng, quý. Với dự toán đƣợc phân bổ theo thời gian Học viện sẽ chủ động trong quá trình chi tiêu, từ đó có những điều chỉnh kịp thời đối với những khoản chi vƣợt mức so với dự toán vào giai đoạn (tháng, quý) sau.
Khi xây dựng dự toán chi phí đào tạo, hệ thống KTQT cần tổ chức nhận diện chi phí đào tạo. Học viện hiện nay việc nhận diện chi phí chủ yếu là theo nội dung kinh tế của chi phí hạch toán theo mục lục ngân sách nên chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của KTQT chi phí đào tạo. Để phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch, kiểm soát chi phí đào tạo, ra quyết định đạt đƣợc hiệu quả trong quá trình hoạt động đào tạo. Tôi đề xuất với các trƣờng sử dụng hai tiêu thức nhận diện chi phí đó là: nhận diện chi phí theo mức độ hoạt động và nhận diện chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu chi phí.
Nhận diện chi phí mức độ hoạt động (theo mối quan hệ giữa chi phí với khối lƣợng của hoạt động), chi phí bao gồm biến phí, định phí. Biến phí là những chi phát sinh liên quan trực tiếp đến số lƣợng sinh viên, còn định phí là những chiphí không đổi khi số lƣợng sinh viên không đổi.
Nhận diện chi phí đào tạo theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu chi phí. Theo cách này chi phí bao gồm có chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.Đối tƣợng chi phí là một khóa học, một ngành đào tạo, một sinh viên ... đây là các đối tƣợng rất cần phải xác định chi phí. Với các chi phí trực tiếp kế toán sử dụng phƣơng pháp tập hợp trực tiếp để ghi nhận cho từng đối tƣợng cụ thể, còn các chi phí gián tiếp sẽ đƣợc kế toán tập hợp, sau đó lựa chọn một tiêu thức hợp lý để phân bổ cho các đối tƣợng. Các tiêu thức có thể sử dụng để phân bổ chi phí gián tiếp nhƣ số lƣợng cán bộ - giảng viên, mức
độ sử dụng cơ sở vật chất, .... Đây là căn cứ để Học viện xây dựng dự toán đối với các lớp đào tạo ngắn hạn, các lớp đào tạo liên kết, ...
Bảng 4.21. Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động và mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu phí
Chỉ tiêu
Mức độ hoạt
động Mối quan hệ với đốitƣợng chịu chi phí Biến phí Định phí Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp 1. Chi cho con ngƣời
1.1. Tiền lƣơng và khoản trích theo lƣơng
x x
1.2. Phụ cấp x x
1.3. Tiền thƣởng, phúc lợi x x
2. Chi nghiệp vụ chuyên môn
2.1. Chi mua giáo trình, tài liệu, sách báo
x x
2.2. Chi thanh toán tiền học lại x x
2.5. Bảo hộ lao động x x
2.6. Chi mua sắm vật tƣ, trang thiết bị phục vụ chuyên môn
x x
2.7. Chi đào tạo, đào tạo lại cán bộ công chức
x x
2.8. Đào tạo, bồi dƣỡng khác x x
2.9. Chi hợp tác quốc tế x x
2.10. Chi hỗ trợ hoạt động đào tạo và phong trào x x 2.11. Chi học bổng, khen thƣởng x x 3. Chi quản lý hành chính 3.1. Công tác phí x x 3.2. Chi trả dịch vụ công cộng - Điện x x - Nƣớc x x - Vệ sinh môi trƣờng x X - Xăng dầu x x
3.3. Chi trả dịch vụ thông tin, liên lạc
- Phí Internet, bƣu chính x x
- Điện thoại x x
- Sách, báo, tạp chí x x
b. Hoàn thiện về tổ chức xác định giá phí
Có nhiều phƣơng pháp xác định chi phí cho đối tƣợng nhƣ: phƣơng pháp xác định chi phí theo công việc, phƣơng pháp xác định chi phí theo quá trình, phƣơng pháp xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động… Tôi đề xuất các giải pháp xác định chi phí nhƣ sau:
* Xác định chi phí cho một hợp đồng đào tạo, chương trình đào tạo ngắn hạn
Đối với các hợp đồng đào tạo, chƣơng trình đào tạo ngắn hạn, trƣớc khi thực hiện cần lập dự toán kinh phí chi tiết theo từng nhiệm vụ cụ thể, đến khi hoàn thành kế toán lập bản quyết toán kinh phí theo các nội dung nhiệm vụ đã thực hiện với các chi phí thực tế phát sinh. Khi hợp đồng, dự án kết thúc kế toán lập báo cáo tổng hợp chi phí quyết toán cho từng dự án theo bảng sau.
Bảng 4.22. Quyết toán lớp học hoàn thành
STT
Chứng từ
Nội dung chi ĐVT Số
lƣợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ký hiệu Ngày 1 2 2 4 5 6=4x5
A Chi phí tổ chức khóa đào tạo = I+II
I Chi phục vụ trực tiếp khóa đào tạo
II Chi phí quản lý
* Xác định chi phí cho một học sinh, sinh viên các khóa, các ngành:
Đối với các khóa học, chƣơng trình đào tạo cấp bằng hay đối với một học viên tốt nghiệp là thành phẩm chính của hoạt động đào tạo của Học viện. Các hoạt động đào tạo bao gồm giảng dạy, nghiên cứu, dịch vụ và các hoạt động phong trào…. Các hoạt động này đƣợc hỗ trợ bởi các yếu tố nhƣ quản trị, bảo trì cơ sở vật chất, thƣ viện, phòng thí nghiệm các tài nguyên phục vụ học tập khác. Nguồn kinh phí đƣợc phân bổ cho các khoa theo số lƣợng sinh viên, số lƣợng giảng viên. Cách tính chi phí truyền thống ở các trƣờng đại học thƣờng coi các khóa học đều nhƣ nhau, kế toán chi phí chỉ theo dõi mức độ tuân thủ nguồn kinh phí đƣợc giao.
Theo đó chi phí phát sinh đƣợc tập hợp theo từng ngành và giá thành đƣợc xác định cho mỗi học sinh sinh viên của từng ngành - bậc vào mỗi cuối năm học sau khi đã tập hợp đƣợc toàn bộ chi phí phát sinh. Sau khi xác định đƣợc đối tƣợng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo, chúng ta tiến hành phân loại để tập hợp chi phí gồm:
Chi phí trực tiếp là các khoản chi phí mà có thể tính thẳng vào đối tƣợng,
nó gắn liền với sự tồn tại của đối tƣợng nhƣ chi phí thuê giáo viên, vật liệu thực tập, điện, nƣớc, phấn bảng …. Với chi phí này ta tập hợp cho từng ngành học căn cứ vào định mức chi phí phát sinh và mã chƣơng trình đã đƣợc quy định cho từng đối tƣợng cụ thể.
Chi phí gián tiếp là chi phí không thể tính hẳn vào đối tƣợng mà phải tiến
hành phân bổ chi phí vì nó liên quan tới nhiều đối tƣợng tập hợp chi phí, chi phí gián tiếp gồm chi phí cho bộ phận quản lý của từng khoa, chi phí phục vụ quản lý toàn trƣờng, chi phí hỗ trợ học sinh sinh viên. Với chi phí này, ta tập hợp chi phí theo từng bộ phận trên cơ sở chi phí thực tế phát sinh, phân bổ chi phí gián tiếp cho từng ngành đào tạo theo tiêu thức thích hợp, chẳng hạn chi phí phục vụ khoa phân bổ theo lớp học của khoa, chi phí phục vụ phân bổ theo số lớp học toàn Học viện,chi phí hỗ trợ phục vụ sinh viên phân bổ theo số lƣợng sinh viên của từng ngành học.Tuy nhiên, trƣớc khi phân bổ kế toán cần quy đổi về cùng một loại hình đào tạo. Ví dụ, nếu xác định chi phí cho một sinh viên, nói chung trong toàn Học viện thì các sinh viên ở các loại hình đào tạo, kế toán quy đổi về sinh viên chính quy theo một hệ số thống nhất và hợp lý nhƣ kế toán có thể căn cứ vào mức học phí hiện tại đối với từng loại hình.
c. Hoàn thiện tổ chức lập báo cáo KTQT chi phí đào tạo
Báo cáo KTQTCP đào tạo là kết quả cuối cùng của quy trình KTQTCP đào tạo.Để phản ánh đƣợc toàn bộ kết quả đánh giá và phân tích chi phí của bộ phận KTQTCP đào tạo cần xây dựng đƣợc hệ thống báo cáo khoa học và hiệu quả.
Để thực hiện đƣợc chức năng của báo cáo quản trị và phát huy đƣợc tác dụng của mình khi xây dựng hệ thống báo cáo KTQTCP cần đảm bảo các yêu cầu nhƣ:
-Thích ứng với nhu cầu thông tin của nhà quản trị và đối tƣợng đƣợc phản ánh trong báo cáo.
-Kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản trị để thực hiện đƣợc yêu cầu này, KTQTCP phải tổ chức ghi chép khoa học, thƣờng xuyên và luôn ở trạng thái sẵn sàng lập báo cáo đáp ứng theo yêu cầu của nhà quản trị.
-Báo cáo KTQTCP phải đảm bảo độ tin cậy: thông tin KTQTCP là thông tin thực hiện, nên mức độ chính xác của thông tin phản ánh trên báo cáo sẽ ảnh hƣởng đến quyết định của nhà quản trị. Yêu cầu thông tin trên báo cáo KTQTCP đƣợc lập phải dựa trên cơ sở khách quan tức là đƣợc ghi nhận dựa vào căn cứ có thể kiểm tra đƣợc. Số liệu trên báo cáo KTQTCP yêu cầu đáng tin cậy, nhƣng không có nghĩa là phải chính xác tuyệt đối mà nó phải phản ánh đúng bản chất của đối tƣợng quản trị.
Báo cáo KTQTCP cần đáp ứng yêu cầu hiệu quả, có nghĩa là báo cáo KTQTCP phải cung cấp thông tin cho nhà quản trị kịp thời, đầy đủ với chi phí cho công tác KTQT là thấp nhất. Để giảm chi phí cho hoạt động KTQT các tổ chức cần bố trí bộ máy khoa học, gọn nhẹ, tránh mọi sự trùng lặp trong các hoạt động thu thập xử lý thông tin và đặc biệt là cần có sự kết hợp chặt chẽ với công tác kế toán tài chính.
Vì vậy hệ thống báo cáo KTQT có thể xây dựng nhƣ sau:
-Hệ thống báo cáo dự toán bao gồm: Dự toán nguồn kinh phí, Dự toán lƣơng và các khoản thu nhập theo lƣơng, Dự toán kinh phí mua sắm và sửa chữa tài sản, Dự toán thu hoạt động đào tạo sinh viên chính quy hay các hệ đào tạo khác.
-Báo cáo chi phí giá thành bao gồm: Báo cáo chi phí giá thành đào tạo hệ chính quy; Báo cáo chi phí giá thành đào tạo hệ tại chức, liên thông; …
-Báo cáo trung tâm trách nhiệm bao gồm Báo cáo tình hình thực hiện dự toán nguồn thu, Báo cáo tình hình thực hiện dự toán nguồn chi; Báo cáo kết quả hoạt động của các bộ phận (áp dụng cho từng phòng ban và các khoa chuyên môn trong Học viện)…. Các báo cáo này đƣợc lập trong quá trình thực hiện các nội dung của KTQT chi phí đào tạo. Ngoài ra nhà quản trị cần phải quy định trình tự, thời gian lập và gửi các báo cáo bộ phận, báo cáo quản trị. Để thông tin về chi phí đào tạo, giá thành đến đƣợc các đối tƣợng liên quan thì cần quy định cụ thể bộ phận, cá nhân nào phải lập báo cáo….Trình tự lƣu chuyển báo cáo quản trị phải đơn giản, tránh chồng chéo mang lại thông tin thông suốt, liên tục, kịp thời.
cáo phục vụ việc điều hành và kiểm soát quá trình thực hiện (báo cáo về phân tích chênh lệch thu-chi giữa thực tế và kế hoạch, giữa thực tế và định mức, nguyên nhân theo giá, lƣợng của các biến động).