Bảng 4 .6 Chiphí vật tƣ theo ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
Bảng 4.9 Dựtoán kinh phí lớp Phƣơng pháp dạy các kỹ năng tiếng Anh
TT Nội dung ĐVT SL Đơn giá Thành tiền (đ)
I Số thu HV 15 9.000.000 135.000.000
II Số chi 115.250.000
1 Chi phí tài liệu, VPP HV 15 300.000 4.500.000
2 Chi phí quảng cáo Khóa 1 10.000.000 10.000.000
3 Chi giờ giảng (GV nƣớc
ngoài) giờ 20 4.000.000 80.000.000
4
Chi phí cơ sở vật chất,
Chi phí điện nƣớc Khóa 1 10.000.000 10.000.000
5 Chi phí làm chứng chỉ HV 15 50.000 750.000
6 Chi phí quản lý Khóa 1 20.000.000 10.000.000
III Chênh lệch thu chi 19.750.000
Nguồn: Trung tâm ngoại ngữ và Đào tạo quốc tế + Dự toán chi thực hiện hoạt động dịch vụ trong đào tạo: Các hoạt động dịch vụ chủ yếu là liên kết đào tạo và đào tạo ngắn hạn, các hoạt động này đƣợc xây dựng dự toán từ trƣớc khi thực hiện đào tạo. Dự toán thu, chi thực hiện hoạt động dịch vụ đƣợc xây dựng cho từng hoạt động dịch vụ, từng lớp học... Dự toán là cơ sở để thực hiện kiểm soát chi phí đối với từng lớp học cho đơn vị thực hiện. Dƣới đây là bảng dự toán kinh phí cho một khóa đào tạo ngắn hạn của Trung tâm Ngoại ngữ và Đào tạo Quốc tế, trực thuộc Học viện Nông nghiệp Việt Nam:
4.3.2.3. Tổ chức tổng hợp và phân tích dữ liệu
Bảng 4.10. Hồ sơ chứng từ ban đầu các nội dung chi phí của lớp Phƣơng pháp dạy các kỹ năng tiếng Anh
TT Nội dung Chứng từ ban đầu
1 Chi phí tài liệu, VPP -Hóa đơn GTGT
-Bảng ký nhận tài liệu, VPP 2 Chi phí quảng cáo -Hóa đơn, hợp đồng quảng cáo
-Hợp đồng, hóa đơn in tài liệu phục vụ quảng cáo 3 Chi giờ giảng (GV
nƣớc ngoài)
- Hợp đồng, thanh lý hợp đồng giảng dạy - Thời khóa biểu
- Bảng xác định khối lƣợng giảng dạy 4
Chi phí cơ sở vật chất,
Chi phí điện nƣớc --Hóa đơn, hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua bán Biên lai 5 Chi phí làm chứng chỉ -Hóa đơn, hợp đồng in ấn
- Bảng ký nhận chứng chỉ
6 Chi phí quản lý
- Quyết định phân công công việc của các thành viên trong Ban quản lý
- Bảng xác định khối lƣợng công việc theo hệ số phụ trách - Bảng thanh toán cho các cá nhân.
Nguồn: Trung tâm ngoại ngữ và Đào tạo quốc tế Đối với các chƣơng trình đào tạo, đặc biệt là các hợp đồng đào tạo, chƣơng trình đào tạo ngắn hạn, trƣớc khi thực hiện cần lập dự toán kinh phí chi tiết theo từng nhiệm vụ cụ thể, đến khi hoàn thành kế toán lập bản quyết toán kinh phí theo các nội dung nhiệm vụ đã thực hiện với các chi phí thực tế phát sinh. Để tổng hợp kịp thời, chính xác thông tin chi phí đào tạo phục vụ quyết toán thì việc tổ chức lập tốt thông tin đầu vào trong quá trình kiểm soát chi phí theo dự toán là khâu vô cùng quan trọng.
Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào:
Sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê để KTQT khối lƣợng sản phẩm (công việc), thời gian lao động, lập kế hoạch. Nhƣ vậy tất cả các chứng từ ban đầu liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các nội dung chi của khóa đào tạo. Kế toán thanh toán xem xét tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ kế toán và tiến hành ghi chép vào hệ thống sổ kế toán, dữ liệu kế toán thông qua việc hạch toán trên máy tính.
Các số liệu và dữ liệu kế toán sẽ đƣợc xử lý bằng các phƣơng pháp kế toán để trở thành những thông tin kế toán cần thiết dƣới dạng các báo cáo. Đó là cụ thể hóa và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã đƣợc quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ.
Hệ thống tài khoản kế toán, mã Nội dung kinh tế và mã chƣơng trình :
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, Học viện áp dụng để chi tiết hóa theo các cấp (cấp 2, 3, 4) phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của KTQT.
Để hạch toán các khoản chi hoạt động đào tạo, hiện tại Học viện đang sử dụng TK 661 “Chi hoạt động” ,mã chƣơng trình với mục đích theo dõi từng khoản chi phù hợp với từng khoản thu đảm bảo nguyên tắc chi phí phù hợp doanh thu và mã nội dung kinh tế theo quy định Bộ Tài chính nhắm theo dõi các nội dung chi trong dự toán đƣợc phê duyệt. Cụ thể từng nội dung nhƣ sau:
- Tài khoản 661:
+ Tài khoản 66121: Chi hoạt động thƣờng xuyên năm nay
- Mã chƣơng trình đƣợc sử dụng để mã hóa nguồn thu: + 490-502KHHPCQ: Nguồn thu học phí chính quy
+ 490-502 KHHPTCTT, 490-502 KHHPTCNT: Học phí tại chức địa phƣơng, liên kết đào tạo
+ 490-503KHHP: Học phí đào tạo Cao học, Nghiên cứu sinh
- Mã nội dung kinh tế:
Bảng 4.11. Mã hóa mã nội dung kinh tế cho các nghiệp vụ phát sinh lớp Phƣơng pháp dạy các kỹ năng tiếng Anh
TT Nội dung Mã NDKT Tên nội dung kinh tế
1 Chi phí tài liệu, VPP 6550-6551 Vật tƣ, văn phỏng phẩm 7000-7003 Tài liệu phục vụ chuyên môn 2 Chi phí quảng cáo 6600-6606 Chi phí tuyên truyền, quảng cáo 3 Chi giờ giảng (GV nƣớc
ngoài) 6750-6756
Chi thuê chuyên gia và giảng viên trong nƣớc
4
Chi phí cơ sở vật chất, Chi phí điện nƣớc
6750-6752 Thuê nhà, thuê đất 6750-6754 Thuê thiết bị các loại 6500-6501 Tiền điện
6500-6502 Tiền nƣớc
5 Chi phí làm chứng chỉ 7000-7003 Tài liệu phục vụ chuyên môn 6 Chi phí quản lý 6100-6149 Chi phụ cấp khác
Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống báo cáo KTQT của Học viện hiện nay chủ yếu tập trung vào các báo cáo tài chính theo quy định của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Một số báo cáo kế toán nhƣ báo cáo quyết toán, mặc dù cũng đã đƣợc lập nhƣng chủ yếu là báo cáo lại tình hình theo từng nội dung chứ chƣa thể hiện đƣợc đặc điểm của báo cáo KTQT.
b. Phân tích dữ liệu về chi phí đào tạo
Cũng nhƣ việc tổ chức tổng hợp thông tin, việc thực hiện phân tích biến động chi phí đào tạo đƣợc Học viện thực hiện định kỳ theo năm hoặc khi các chƣơng trình đào tạo ngắn hạn kết thúc hoặc cũng có thể báo cáo đột xuất do Ban Giám đốc yêu cầu Ban Tài chính và Kế toán thực hiện với mục đích đánh giá tình hình thực hiện so với dự toán, so với năm trƣớc một cách tổng quát. Kết quả phân tích đƣợc thể hiện qua các báo cáo về tình hình thực hiện dự toán chi phí và báo cáo đánh giá kết quả năm nay so với các năm trƣớc đó. Nội dung chủ yếu của báo cáo là so sánh kết quả thực hiện với dự toán, tiến độ thực hiện và phân tích sự biến động chi phí, nhƣng chƣa xác định đƣợc rõ các nguyên nhân làm biến động chi phí, do vậy các giải pháp đƣa ra để cải thiện còn chung chung.
Bảng 4.12. Tình hình thực hiện dự toán kinh phí lớp Phƣơng pháp dạy các kỹ năng tiếng Anh
ĐVT: 1.000 đồng TT Nội dung ĐVT Dự toán Thực hiện So sánh SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền Giá trị Tỷ lệ (%) I Số thu HV 15 9.000 135.000 15 9.000 135.000 100 II Số chi 115.250
1 Chi phí tài liệu, VPP HV 15 300 4.500 15 250 3.750 -750 83 2 Chi phí quảng cáo Khóa 1 10.000 10.000 1 10.000 10.000 0 100 3 Chi giờ giảng (Giáo
viên nƣớc ngoài) Tiết 20 4.000 80.000 20 4.000 4.000 0 100
4
Chi phí cơ sở vật chất,
chi phí điện nƣớc Khóa 1 10.000 10.000 1 10.000 10.000 0 100 5 Chi phí làm chứng chỉ HV 15 50 750 15 50 50 0 100 6 Chi phí quản lý Khóa 1 20.000 10.000 1 18.000 18.000 -2.000 90
III Chênh lệch thu chi 19.750 22.500
Trong bối cảnh thực hiện tự chủ theo Quyết định 873/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ, Học viện đã quan tâm nhiều đến việc phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lƣợng và lợi nhuận trong hoạt động đào tạo để đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc phân tích chi phí, khối lƣợng và lợi nhuận dựa trên các kịch bản quy mô đào tạo cho từng bậc học và từng ngành đào tạo để Ban Giám đốc có cơ sở trong việc xác định chỉ tiêu đào tạo của từng ngành, mở lớp đào tạo… Tuy nhiên hiện nay, Học viện mới chỉ tính điểm hòa vốn cho các hợp đồng đào tạo hay các chƣơng trình đào tạo ngắn hạn một cách cụ thể, còn đối với các hệ đào tạo, trong quá trình mở lớp, Học viện mới chỉ ƣớc tính chi phí bỏ ra và học phí thu đƣợc dựa trên số lƣợng học viên theo học. Cuối mỗi khóa học hay một chuyên ngành đào tạo, Học viện chƣa có báo cáo tính toán khóa học nào hay ngành nào đem lại hiệu quả hơn.
4.3.2.4. Tổ chức cung cấp thông tin chi phí đào tạo
Đối với việc xác định học phí, Học viện đang thực hiện cơ chế tự chủ nên đƣợc tự quyết mức thu học phí trong xây dựng trong đề án thí điểm đổi mới đƣợc Thủ tƣớng phê duyệt. Mức thu học phí đƣợc thông báo công khai cho từng năm học, đồng thời phải thực hiện Quy chế công khai đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Mức thu học phí phải dựa trên dựa trên thông tin chi phí đầu tƣ, chi phí hoạt động thƣờng xuyên và lợi nhuận dự kiến để xác định mức thu học phí cho phù hợp thu nhập của gia đình sinh viên và chất lƣợng đào tạo cung cấp. Và hệ thống báo cáo KTQT cần thực hiện đƣợc báo cáo những thông tin trên một cách kịp thời, chính xác.
Tuy nhiên, đối với cấp Học viện hệ thống báo cáo KTQT chi phí đào tạo đƣợc thực hiện bởi các đơn vị hỗ trợ đào tạo nhƣ Ban Quản lý đào tạo, Ban Tài chính và Kế toán, Ban Công tác chính trị và Công tác sinh viên báo cáo cho Ban Giám đốc hiện nay chủ yếu tập trung vào các báo cáo tài chính theo quy định của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành. Một số báo cáo kế toán chi tiết, mặc dù cũng đã đƣợc lập nhƣng chủ yếu là báo cáo lại tình hình theo từng nội dung chứ chƣa thể hiện đƣợc đặc điểm của báo cáo KTQT chi phí đào tạo. Có thể thấy Học viện chƣa chú trọng đến việc lập báo cáo nội bộ trên cơ sở phân tích so sánh kết quả hoạt động thực tế với số liệu dự báo, dự đoán. Mặt khác, việc lập các báo cáo nhanh để cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý ra quyết định trong hoạt động đào tạo còn nhiều hạn chế, do việc thiết lập tiêu chí báo cáo và phối hợp kết nối giữa các bộ phận trong Học viện chƣa thống nhất.
Xác định chi phí tiền lƣơng của đội ngũ cán bộ viên chức trong Học viện là một yếu tố quan trọng để xác định chi phí đào tạo trong năm. Vào cuối năm tài chính, Giám đốc đề nghị Ban Tổ chức cán bộ kết hợp với Ban Tài chính và Kế toán báo cáo thực trạng chi phí tiền lƣơng trong năm. Căn cứ vào bảng lƣơng hàng tháng, Ban Tài chính và Kế toán tổng hợp và lập bảng cáo cáo chi phí tiền lƣơng 12 tháng trình Giám đốc. Cụ thể qua bảng tổng hợp sau: