Chƣơng 2 CÁC HOẠTĐỘNG THỰC HIỆNTRONG QUÁ TRÌNH CAN THIỆP
2.2. Hoạtđộng thựchiện can thiệp
2.2.2.6. Hoạtđộng theo dõi, giám sát
Theo dõi và giám sát là hai mặt của hoạt động điều hành, một bên là tiến độ thực hiện cịn phía bên kia là chất lƣợng cơng việc. Khái niệm giám sát thƣờng bị hiểu nhầm với thanh tra, kiểm tra.
Theo dõi một hoạt động y tế là thu thập và phân tích những thơng tin dƣới dạng các chỉ số về việc thực thi một hoạt động, một chƣơng trình y tế. Theo dõi nhằm xác định tiến độ các công việc trên thực tế xem có đạt đƣợc theo kế hoạch dự định và có đạt đƣợc hiệu quả mong muốn đối với các đối tƣợng đích hay khơng. Trên cơ sở phân tích các thơng tin, tìm ra những ngun nhân làm cho việc thực thi kế hoạch không đúng tiến độ để sau đó đƣa ra các can thiệp cần thiết nhằm hoàn thành kế hoạch [4, tr. 89].
Trong đề tài này, các chỉ số đƣợc theo dõi đƣợc thu thập từ nhiều nguồn thông tin khác nhau nhƣ các báo cáo, sổ ghi chép, các cuộc trao đổi trực tiếp với đối tƣợng hƣởng lợi khi vãng gia. Hoạt động theo dõi đƣợc lồng ghép với hoạt động giám sát và các hoạt động can thiệp khác, triển khai tại thực địa, để giảm chi phí.
NVXH cùng BĐH huyện chịu trách nhiệm thiết kế các công cụ sử dụng cho hoạt động theo dõi nhƣ bộ câu hỏi, biểu mẫu, bảng kiểm. Các công cụ theo dõi này đƣợc hiệu chỉnh trong quá trình áp dụng. Những ngƣời thực hiện hoạt động theo dõi là thành viên trong BĐH cấp huyện và cấp xã, những ngƣời đã đƣợc tập huấn về nội dung này. Ví dụ, khi giám sát hoạt động tƣ vấn, ngƣời giám sát phải đếncác điểm tƣ vấn tại Bệnh viện, Trung tâm y tế, hoặc các Trạm y tế để quan sát cán bộ y tế làm tƣ vấn cho khách hàng và điền thông tin vào công cụ giám sát là bảng kiểm tƣ vấn (Phụ lục 6). Cịn khi giám sát hoạt động truyền thơng, ngƣời giám sát phải đến dự trực tiếp các cuộc truyền thông tổ chức tại thôn bản và điền thông tin vào công cụ giám sát là bảng kiểm truyền thông (Phụ lục 7).
Khi tiến hành hoạt động theo dõi tại cơ sở, những thực hiện sẽ tập trung vào một số nội dung sau:
Số lượng hoạt động: Ví dụ, bao nhiêu buổi truyền thơng đã đƣợc thực hiện?
bao nhiêu đối tƣợng đích đã đƣợc tham gia truyền thơng?
Chất lượng hoạt động: Ví dụ, sự tham gia của ngƣời dân trong các buổi truyền thông nhƣ thế nào? Các thông điệp về SKSS có đƣợc truyền tải đầy đủ và rõ ràng khơng? Ngƣời dân có ghi nhớ đƣợc những thơng điệp chính khơng?
Tiến độ triển khai kế hoạch: Ví dụ, việc gì đã thực hiện đƣợc và chƣa thực
hiện đƣợc theo theo thời gian dự định trong kế hoạch hoạt động
Những kết quả thu thập đƣợc từ hoạt động theo dõi sẽ đƣợc BĐH và NVXH tổng hợp, phân tích để đƣa ra những kết luận chính xác dựa trên bằng chứng, từ đó tìm hƣớng khắc phục, cải tiến, nâng cao chất lƣợng hoạt động can thiệp trong thời gian tới.
Giám sát là một khâu quan trọng của quá trình quản lý, là một hình thức quản lý trực tiếp, trong đó ngƣời giám sát và ngƣời đƣợc giám sát xem xét tìm ra những khó khăn và cùng với những ngƣời có liên quan đƣa ra những biện pháp giải quyết. Nhƣ vậy, giám sát có nội dung quan trọng là hỗ trợ và đào tạo tại chỗ.
Mục đích của giám sát là đảm bảo việc lựa chọn các hoạt động phù hợp với mục tiêu đã đề ra thông qua việc giúp đỡ, động viêncán bộ y tế huyện, xã và y tế thơn bản giải quyết các khó khăn trong hoạt động, khơng ngừng học hỏi, nâng cao năng lực chuyên môn.
Giám sát có nhiều chức năng khác nhau, trong đề tài can thiệp này, hoạt động giám sát thực hiện bốn chức năng chính sau:
Chức năng quản lý: thông qua giám sát BĐH và NVXH kịp thời phát hiện
khó khăn mà tuyến dƣới gặp phải để có biện pháp hỗ trợ, giúp đỡ thực hiện một cách có hiệu quả.
Chức năng thu thập thông tin: thu thập thông tin để đánh giá thực trạng các
hoạt động đã đƣợc thực hiện tốt hay chƣa tốt.
Chức năng truyền thông: các hoạt động giám sát thƣờng xuyên tác động đến
đƣợc giám sát, giúp họ chủ động tìm hiểu các vấn đề đang xảy ra và dần dần có sự cải thiện trong nhận thức và hành vi.
Chức năng hỗ trợ, động viên, đào tạo phát triển nâng cao năng lực: hƣớng
dẫn, bổ sung kiến thức, chỉnh sửa những kỹ năng chƣa đúng và học tập đƣợc nhiều kinh nghiệm, cũng nhƣ các biện pháp có hiệu quả để khắc phục những khó khăn tại cơ sở, nâng cao chất lƣợng hoạt động của can thiệp.
Hoạt động giám sát trong can thiệp này đƣợc thực hiện định kỳ hàng tháng theo kế hoạch hoặc đột xuất theo yêu cầu của công việc nhằm hỗ trợ kịp thời cho ngƣời thực hiện để hồn thành cơng việc với hiệu quả cao nhất. Trong quá trình thực hiện, ngƣời giám sát đƣợc yêu cầu phải trực tiếp làm việc cùng đối tƣợng đƣợc giám sát và ngƣời liên quan để đảm bảo thông tin đƣợc truyền tải một cách đầy đủ và chính xác nhất. Ngồi ra, có thể sử dụng điện thoại nhƣ một phƣơng tiện hỗ trợ khi cần thiết.
Các cuộc giám sát trong thời gian thực hiện can thiệp, dù đƣợc thực hiện ở cấp nào, cho hoạt động nào, đều đƣợc chuẩn bị kỹ lƣỡng về mục đích, nội dung, phƣơng tiện, cách thức tiến hành và đƣợc báo cáo đầy đủ theo mẫu yêu cầu tới cấp quản lý cao hơn. BHĐ huyện là cấp cao nhất có trách nhiệm tổng hợp, phân tích các kết quả giám sát, với sự hỗ trợ kỹ thuật của NVXH, để đƣa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lƣợng của các hoạt động can thiệp.
Trong 2 thời gian hai năm, tổng số 240 đợt theo dõi, giám sát đã đƣợcBĐH cấp huyện và cấp xã thực hiện, trong đó NVXH trực tiếp thực hiện 24 đợt với 48 buổi truyền thơng.
Nói tóm lại, theo dõi và giám sát là những hoạt động hết sức quan trọng đối với một can thiệp theo hƣớng PTCĐ. Nó cung cấp cho BĐH địa phƣơng và NVXH những thông tin quan trọng về tình hình triển khai các hoạt động can thiệp, thông qua việc thƣờng xun thu thập thơng tin, chỉ số, bằng nhiều hình thức khác nhau, để kịp thời hỗ trợ việc ra quyết định, đảm bảo việc giải trình trách nhiệm và tạo nền tảng cho việc đánh giá và rút ra các bài học kinh nghiệm quan trọng.NVXH, trong vai trò là ngƣời theo dõi, giám sát, cần có những kỹ năng quan sát, phân tích, thống
kê, đánh giá để có những phản hồi chính xác giúp cho ngƣời đƣợc giám sát cải thiện kiến thức, kỹ năng của mình và nâng cao chất lƣợng cơng việc.