- Nội dung tài liệu ảnh chứa đựng những thơng tin chính xác xảy ra trong quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng và các mốc
1.4.2. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu ảnh
Theo lý thuyết, tổ chức khoa học tài liệu được hiểu là việc thực hiện nhiều qui trình nghiệp vụ lưu trữ trong mối quan hệ mang tính tổng thể.
Tổ chức khoa học tài liệu gồm các nội dung công việc sau:
- Phân định thẩm quyền và xác định khung phân loại tổng thể cho các (Viện, Trung tâm) Lưu trữ;
- Lập phông, xác định giới hạn phông lưu trữ (cơ quan, cá nhân...);
- Phân loại chi tiết các loại tài liệu thuộc phơng lưu trữ (từ nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ cho đến đơn vị bảo quản/ hồ sơ);
- Hệ thống hóa (sắp xếp theo trình tự logic nhất định) các nhóm tài liệu trong phơng và các đơn vị bảo quản trong phạm vị nhóm tài liệu;
- Biên mục các đơn vị bảo quản/hồ sơ thuộc phông lưu trữ;
- Xử lí kỹ thuật tài liệu, hồ sơ trong quá trình phân loại và biên mục; - Lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra việc phân loại và biên mục hồ sơ. Kết quả của tổ chức khoa học tài liệu là tất cả các loại tài liệu thuộc phông đã được xác định giá trị và được thể hiện tại các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Mục đích cuối cùng của tổ chức khoa học tài liệu là giúp chuyên viên lưu trữ có thể tìm được nhanh chóng và chính xác mỗi tài liệu cần sử dụng. Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tạo căn cứ, cơ sở để xác định tài liệu có các mức độ giá trị khác nhau, loại huỷ tài liệu hết giá trị, đưa tài liệu quý hiếm, hạn chế sử dụng ra tu bổ, phục chế và bảo hiểm.
Thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay, hoạt động chỉnh lý chỉ bao hàm việc chỉnh sửa, khôi phục và hồn thiện hồ sơ, tuy nhiên trong cơng tác lưu trữ tại Việt Nam (nói chung) và Kho Lưu trữ Trung ương Đảng (nói riêng), hoạt động tổ chức khoa học tài liệu thực chất bao gồm nhiều nghiệp vụ lưu trữ, từ việc thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, sắp xếp, hệ thống hoá tài liệu, xác định giá trị tài liệu để từ đó xây dựng các biện pháp bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu sao cho phát huy tốt nhất giá trị tài liệu.
Việc tổ chức khoa học tài liệu nhằm mục đích là lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản vĩnh viễn và loại ra các tài liệu hết giá trị; Vì vậy, muốn tài liệu ảnh phát huy tối đa giá trị của nó, nhằm hồn thiện thành phần và nội dung của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thì việc tiến hành tổ chức khoa học tài liệu ảnh là vô cùng cần thiết.