- Form (biểu mẫu ): là yếu tố thiết kế cơ bản trong CSDL Notes (hiện nay đang được ứng dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng) Mỗi form là 1 tà
3.2.4. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương
khai thác, sử dụng tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương
Về cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho việc quản lý tài liệu ảnh đang là vấn đề quan trọng đối với Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương nói riêng và các Ban trực thuộc Trung nói chung đó là trang thiết bị phần cứng và phần mềm để thuận tiện cho việc khai thác tài liệu ảnh. Khi có yêu cầu khai
thác tài liệu và việc số hoá, chuyển đổi dữ liệu ở từng bức ảnh chuyển sang định dạng file số để đưa lên cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ trên mạng nội bộ đó là trang thiết bị chuyển đổi.
Trong thời gian tới, tác giả là cán bộ phục vụ yêu cầu khai thác nhận thấy việc số hoá tài liệu ảnh là việc quan trọng phù hợp với giai đoạn hiện nay. Nên tác giả sẽ có kiến nghị Cục Lưu trữ để chủ động trong việc xây dựng kế hoạch số hoá và xây dựng cơ sở dữ liệu cho khối tài liệu này.
3.2.5.Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khoa học tài liệu ảnh
Để tài liệu ảnh được phát huy giá trị trong việc tổ chức khai thác sử dụng trong thời gian tới, một nhiệm vụ khơng thể thiếu đó là việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để đưa tồn bộ khối tài liệu ảnh lên mạng nội bộ của Cục Lưu trữ, trước hết phải thực hiện công việc sau :
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ, mục lục chi tiết cho khối tài liệu ảnh.
+ Bổ sung các máy quét có độ phân giải cao để chuyển dữ liệu ảnh để đưa lên mạng của Cục Lưu trữ.
Tóm lại, sự ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ đã mang lại sự tiện ích, nhanh chóng, độ chính xác cao trong công tác phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu ảnh. Khi có phần mềm tra cứu thơng tin tài liệu ảnh, việc tìm kiếm thơng tin trên các cơ sở dữ liệu đã thay thế cho cách tra tìm thơng tin truyền thống trên các mục lục hồ sơ. Từ đó, đáp ứng được yêu cầu khai thác tài liệu ảnh một cách nhanh chóng và chính xác nhất, phát huy giá trị tài liệu ảnh một cách tối đa trong việc phục vụ các nghiên cứu khoa học, các sự kiện lịch sử của đất nước và các nhu cầu của xã hội.
KẾT LUẬN
Tài liệu lưu trữ ảnh của Đảng cộng sản Việt Nam là tài sản vô giá của Đảng và của dân tộc Việt Nam. Tài liệu lưu trữ ảnh của Đảng phản ánh quá trình ra đời, sự trưởng thành cũng như những bước thăng trầm, khó khăn thậm chí cả những vấp váp của Đảng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo cách mạng. Khai thác thơng tin quý báu chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ảnh để làm giàu thêm kinh nghiệm lãnh đạo của Đảng trong giai đoạn cách mạng hiện nay, là vấn đề rất có ý nghĩa. Thật vậy, mỗi chúng ta đều có thể khẳng định rằng khối tài liệu ảnh đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng có ý nghĩa vơ cùng quan trọng. Việc tổ chức tốt và khoa học khối tài liệu ảnh sẽ giúp cho công tác quản lý, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả, phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước, xác minh các sự kiện, các cuộc triển lãm ảnh và các yêu cầu trong cuộc sống của nhân dân.
Tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ảnh tại kho lưu trữ Trung ương Đảng nói riêng chưa đựng những thơng tin chân thực, chính xác, sinh động của sự kiện lịch sử. Tài liệu ảnh khơng cịn là nguồn tư liệu minh hoạ cho tài liệu chữ viết, mà tự bản thân nó đã là một nguồn sử liệu sinh động, chân thực, khơng có loại hình tài liệu nào có thể thay thế được. Trong cuộc sống hàng ngày, nhất là trong lĩnh vực thông tin tuyên truyền tài liệu ảnh là loại hình chiếm ưu thế đặc biệt, có sức thuyết phục, mọi người dễ nhận thức và tiếp thu hơn so với tài liệu trên giấy.
Giá trị tài liệu lưu trữ Đảng là nguồn sử liệu không chỉ nghiên cứu lịch sử Đảng mà nghiên cứu lịch sử đất nước, lịch sử dân tộc giai đoạn khó khăn, thử thách cam go nhưng hào hùng nhất. Vì vậy, đây sẽ là nguồn sử
liệu có giá trị nhất, thu hút được sự quan tâm nhất của các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước.
Với việc nghiên cứu "Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lƣu trữ
Trung ƣơng", đề tài đã bước đầu khảo sát, đánh giá thực trạng lưu trữ tài liệu
ảnh tại Kho lưu trữ Trung ương. Qua nghiên cứu thực trạng đó, thấy được sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương để phục vụ việc khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu ảnh.
Việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương góp phần đưa ra được một lộ trình khi tiến hành tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở một Kho Lưu trữ, đề xuất các công cụ hỗ trợ không thể thiếu khi tiến hành tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh, là tiền đề để Kho Lưu trữ Trung ương có các phương án bảo quản, bảo hiểm hoặc tu bổ, phục chế đối với tài liệu đặc thù này, có kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả nhất.
Có thể nói, kết quả của việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương là sẵn sàng đưa tài liệu vào hệ thống bảo quản và phục vụ khai thác.
Hiện tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng vẫn còn tồn tại một vài lý do khiến cho công việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở mức hạn chế, như về phạm vi, về hình thức và về đối tượng; các văn bản mang tính pháp lý cịn thiếu. Các yếu tố trên đã ảnh hưởng rất nhiều đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh. Chính vì vậy, việc nghiên cứu tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng sẽ góp phần nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ (nói chung) và tài liệu ảnh (nói riêng), phát huy giá trị tài liệu phục vụ các cơng trình nghiên cứu khoa học, các cuộc triển lãm, các sự kiện lịch sử của đất nước và các nhu cầu của đời sống xã hội.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -------- --------
01 Nguyễn Thị Thuý Bình, Cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các đài
truyền hình - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ, 2002. Tư liệu
Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng.
02 Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
03 Đào Xuân Chúc, Bài giảng về " Lưu trữ tài liệu nghe nhìn", Hà Nội,
năm 2006.
04 Đào Xuân Chúc, Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 2, năm 1983.
05 Đào Xuân Chúc, Những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3, năm 1985.
06 Đào Xuân Chúc, Những vấn đề về cơ sở phương pháp luận để xác định
giá trị tài liệu phim điện ảnh và ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3,
năm 1988.
07 Đào Xuân Chúc, Lưu trữ tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình), Hà Nội, 1994.
08 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương (2012), Báo cáo số 52-BC/CLT về
Tổng kết công tác năm 2012, phương hướng công tác năm 2013 của Cục Lưu trữ, Phơng Văn phịng Trung ương, Kho Lưu trữ Trung ương