- Nội dung tài liệu ảnh chứa đựng những thơng tin chính xác xảy ra trong quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng và các mốc
2.1.2. Phân loại tài liệu ảnh
Phân loại tài liệu ảnh là căn cứ vào các đặc trưng chung để phân chia thành các khối, các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm nhỏ và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ theo phương án phân loại, nhằm tổ chức khoa học để bảo quản, khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả nhất [3,tr84].
Khối tài liệu ảnh đang quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương bước đầu được phân loại theo các phông tài liệu giấy (như phông Đại hội Đảng tồn quốc, phơng Ban chấp hành Trung ương, phơng Văn phịng Trung ương,...). Sau đó, căn cứ theo tình hình thực tế tài liệu ảnh có trong mỗi phông và phương án phân loại của từng phông mà tài liệu ảnh được phân loại thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ và các đơn vị bảo quản. Việc hệ thống hoá tài liệu ảnh cũng căn cứ theo phương án phân loại đã được xây dựng đối với từng phơng khác nhau.
Ví dụ: Ảnh phơng Đại hội Đảng tồn quốc lần thứ ... (năm 19..), được
1. Đại hội trù bị.
1.1. Thủ tục tiến hành Đại hội (ảnh các đoàn đại biểu tại hội trường, đoàn Chủ tịch, đoàn Thư ký, lễ khai mạc Đại hội...)
1.2. Thảo luận và thông qua văn kiện Đại hội 1.3. Bầu cử BCH TW khoá mới
1.4. Lễ bế mạc Đại hội 2. Đại hội chính thức
2.1. Thủ tục tiến hành Đại hội
2.2. Những hoạt động chính tại Đại hội:
2.2.1. Thảo luận và thông qua văn kiện Đại hội 2.2.2. Các đại biểu đọc tham luận tại Đại hội 2.2.3. Bầu cử BCH TW khoá mới
2.2.4. Lễ bế mạc Đại hội
2.2.5. Các cuộc tiếp xúc của đại biểu tại Đại hội 2.2.5. ảnh về chào mừng Đại hội
2.3. Hoạt động đối ngoại của Đảng ta trong quá trình Đại hội: bao gồm các ảnh về đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi... các đoàn đại biểu quốc tế đến dự Đại hội (Nhóm ảnh này được sắp sếp theo từng châu, từng nước).
Qua khảo sát việc phân loại, hệ thống hoá tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương, tác giả có nhận xét như sau :
* Ưu điểm
Tài liệu ảnh đang quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương có một số phơng đã được phân loại, sắp xếp theo trình tự nội dung của hoạt động được thể hiện trên các bức ảnh (như ảnh Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ II, lần thứ III, lần thứ IV, ảnh phông Ban chấp hành Trung ương lần thứ III); sau đó, hệ thống hố theo các phương án phân loại của từng phông tài liệu ảnh khác nhau, về cơ bản đã đảm bảo việc quản lý, bảo quản đối với tài liệu ảnh; đã đưa tài liệu ảnh về từng nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu ảnh, từng bước phát huy giá trị tài liệu ảnh, đưa tài liệu ảnh ra công bố, trưng bày tại các cuộc triển lãm nhân các ngày lễ lớn, các lễ kỷ niệm sự kiện trọng đại của Đảng, của đất nước, của dân tộc.
* Hạn chế của việc phân loại tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương
Trong khối tài liệu ảnh đang quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương, chỉ có khối tài liệu ảnh các Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ II, III, IV, tài liệu ảnh của Ban chấp hành Trung ương khố III (như đã nói ở phần ưu điểm) được chú ý đến công tác phân loại, hệ thống hố tài liệu. Cịn khối tài liệu ảnh của các Đại hội Đảng toàn quốc khác đều chưa phân loại, hệ thống hoá, ảnh mới được sắp xếp theo trình tự chụp ảnh, đưa vào các anlbum theo thứ tự do cơ quan chụp ảnh sắp xếp.
Ảnh của các cơ quan trực thuộc Trung ương, các Khu uỷ, Liên khu uỷ (đã giải thể), tài liệu ảnh của Trung ương cục miền Nam, các khối tài liệu ảnh cá nhân đều chưa sắp xếp khoa học, mới chỉ được đánh số theo từng tập, chưa
được phân loại, sắp xếp, thống kê chi tiết, chưa hệ thống hố và chú thích đầy đủ cho từng ảnh.
Vì vậy, khối tài liệu ảnh hiện có tại Kho Lưu trữ Trung ương chưa xây dựng được khung phân loại cụ thể đối với từng phông tài liệu ảnh, việc quản lý tài liệu ảnh còn thủ công, mới được đánh số cho từng tập ảnh, nên việc tra tìm và phục vụ khai thác chủ yếu dựa vào sự hiểu biết cá nhân cán bộ lưu trữ quản lý khối tài liệu ảnh và những chú thích của cả tập ảnh hoặc chú thích đơn giản có trên bức ảnh.
Tóm lại, việc phân loại tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương cần phải được quan tâm, chỉ đạo và thực hiện theo đúng yêu cầu nghiệp vụ. Việc phân loại và sắp xếp tài liệu ảnh khoa học cũng đồng nghĩa là cung cấp đầy đủ những thông tin chính xác để phục vụ cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban chấp hành Trung ương và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu lịch sử của dân tộc. Tài liệu ảnh chỉ trở thành nguồn tài liệu tin cậy khi chúng được phân loại theo khung phân loại, sắp xếp và hệ thống hố khoa học, có đầy đủ các thơng tin như tác giả, thời gian, địa điểm xảy ra sự kiện, độ chính xác của thông tin trong tài liệu,… Để đạt được điều đó chúng ta khẳng định rằng cơng tác phân loại là khâu quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ quan lưu trữ.