- Nội dung tài liệu ảnh chứa đựng những thơng tin chính xác xảy ra trong quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng và các mốc
2.2. Nhận xét, đánh giá
Qua thực tế khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương, chúng tơi có một số nhận xét như sau :
Khối tài liệu ảnh đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương có giá trị rất lớn về chính trị, lịch sử và thực tiễn nghiên cứu hiện nay. Khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương được bảo quản với kho riêng đặc thù, được đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp với tài liệu ảnh, được sắp xếp tương đối theo từng phông, từng khối tài liệu, có thể đáp ứng các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ảnh có chất lượng và hiệu quả trong thời gian vừa qua.
Nhưng bên cạnh đó, tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương vẫn còn một số hạn chế :
+ Chưa nghiên cứu cơ sở lý luận của việc thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu riêng đối với tài liệu ảnh (các cơ sở lý luận về các nghiệp vụ công tác lưu trữ của tài liệu giấy không phù hợp khi áp dụng đối với tài liệu ảnh).
+ Đối với một số khối tài liệu quan trọng, thể hiện hoạt động của Đảng trong nhiều giai đoạn lịch sử còn thiếu (như ảnh về Đại hội Đảng tồn quốc lần thứ nhất, ảnh các khố Ban chấp hành Trung ương từ khoá IV đến nay,...)
+ Tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương bước đầu mới được phân loại, sắp xếp sơ bộ, nhưng đây chỉ là giải pháp tình thế, chưa hệ thống hố, lập hồ sơ hồn chỉnh theo phương án phân loại, chưa giải quyết việc tổ chức khoa học đối với loại hình tài liệu đặc thù này.
+ Việc nghiên cứu xác định giá trị tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương chưa được quan tâm đúng mức, nên từ đó việc định thời hạn bảo quản đối với tài liệu ảnh trong Kho Lưu trữ Trung ương chưa thực hiện đúng, vẫn cịn ảnh ít giá trị lẫn với ảnh có giá trị cao trong cùng một khối.
+ Tài liệu ảnh mới được quản lý về số lượng theo các báo cáo, số liệu khi giao nộp, chưa xây dựng các công cụ tra cứu là các cơ sở dữ liệu tài liệu, cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.
Nguyên nhân :
Có cả nguyên nhân khách quan và chủ quan nhưng tập trung lại là do:
- Chưa có các văn bản hướng dẫn cho việc thu thập, bổ sung đối với tài liệu ảnh vào Kho Lưu trữ Trung ương.
Việc thu thập tài liệu ảnh của bộ phận lưu trữ các cơ quan hàng năm, việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ lịch sử là những nội dung cần được nghiên cứu và đưa vào các quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, đơn vị. Do khơng có phịng, kho lưu trữ riêng để quản lý tài liệu ảnh, nên việc thu thập tài liệu ảnh khi hết năm văn thư từ các đồng chí lãnh đạo, các Ban tham mưu, giúp việc Trung ương không thực hiện được.
Theo Quy định số 210-QĐ/TW, của Ban Bí thư Trung ương Đảng ban hành ngày 06/3/2009 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có quy định : Tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương phải nộp vào lưu trữ lịch sử sau mười năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức nói trên.
Theo Quy định này, tài liệu giấy cũng như tài liệu ảnh được lưu tại lưu trữ hiện hành ở các cơ quan trực thuộc Trung ương là 5 năm, sau đó các cơ quan phải tiến hành giao nộp tài liệu ảnh cùng với tài liệu giấy vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Theo kết quả thu thập hàng năm, một số cơ quan chưa tiến hành giao nộp tài liệu ảnh vào Kho Lưu trữ Trung ương theo đúng thời hạn quy định. Thực tế cho thấy, tài liệu ảnh của các cơ quan nói trên để từ năm này qua năm khác, tài liệu ảnh được để tại bộ phận văn thư, tại các phòng làm việc của cán bộ từ 10-15 năm hoặc khi các cơ quan sáp nhập, giải thể, hoặc chuyển trụ sở làm việc thì mới giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
- Chưa nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ đối với tài liệu ảnh.
Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng chưa có những đề tài, đề án liên quan đến công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu ảnh, hoặc có những đề tài có
liên quan đến tài liệu ảnh đã được nghiên cứu, bảo vệ, nhưng chưa đi sâu vào các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể đối với tài liệu ảnh.
Trong hoạt động của các cơ quan thì mỗi cán bộ, chuyên viên đều có liên quan đến cơng tác cơng văn giấy tờ thì tài liệu ảnh cũng vậy. Theo quy định, họ phải có trách nhiệm lập hồ sơ những cơng việc mình đã giải quyết. Việc lập hồ sơ tài liệu ảnh đúng theo từng vấn đề, sự việc phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và của từng đơn vị sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên và thủ trưởng cơ quan tra tìm nhanh chóng; nghiên cứu vấn đề có hệ thống và trọn vẹn; đề xuất giải quyết công việc kịp thời và tiết kiệm được thời gian. Hơn nữa việc lập hồ sơ tài liệu ảnh sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát, phân tán, thất lạc từng bức ảnh. Nhưng trên thực tế cán bộ, chuyên viên các cơ quan trực thuộc Trung ương chưa nhận thức được điều này, nên khi đến thời hạn giao nộp tài liệu ảnh vào lưu trữ lịch sử thì cán bộ lưu trữ của các cơ quan Trung ương chưa chỉnh lý khối tài liệu ảnh thành các hồ sơ hồn chỉnh, vì vậy khơng thể tiến hành giao nộp đúng thời hạn.
Có thể nói, việc ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu ảnh là một trong những công việc quan trọng, nó có tính quyết định và làm ảnh hưởng đến các khâu công tác khác. Tài liệu ảnh không được phân loại, lập hồ sơ công việc dẫn đến việc để lẫn lộn, thất lạc làm mất thời gian, công sức, tiền bạc để tổ chức khoa học khối tài liệu này. Do vậy, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cần phải ban hành một văn bản hướng dẫn riêng về việc phân loại, lập hồ sơ hiện hành tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương.
- Chưa nghiên cứu việc sắp xếp khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương, việc sắp xếp mới bước đầu theo trình tự thời gian, thủ công, phụ
thuộc nhiều vào hiểu biết lịch sử, nhận thức về tài liệu ảnh của cán bộ quản lý khối tài liệu này.
- Bên cạnh các nguyên nhân chủ quan trên, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương không thực sự muốn nộp tài liệu ảnh vào Lưu trữ lịch sử vì mỗi lần cần khai thác, sử dụng tài liệu ảnh lại mất nhiều thời gian tiến hành các thủ tục khai thác để tiếp cận tài liệu ảnh của chính cơ quan mình.
Chính vì vậy, Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương cần có kế hoạch thu thập, sưu tầm đầy đủ những khối tài liệu ảnh còn thiếu (như ảnh các kỳ họp Ban chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, ảnh các hoạt động của các đồng chí Lãnh đạo Đảng và Nhà nước,...) để bổ sung vào Kho Lưu trữ Trung ương; đồng thời phải chủ động nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn các nghiệp vụ cụ thể công tác lưu trữ tài liệu ảnh (từ việc phân loại, hệ thống hoá, lập hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu,...đối với tài liệu ảnh) tại Kho Lưu trữ Trung ương. Trên cơ sở nghiên cứu đầy đủ các lý luận và thực tế của tài liệu ảnh, tiếp tục nghiên cứu các biện pháp để tổ chức khoa học khối tài liệu này để phát huy giá trị tài liệu ảnh, đưa tài liệu ảnh đến gần hơn với người nghiên cứu, độc giả, nhân dân (bằng những hình thức như : cơng bố trên báo, tạp chí, tổ chức các cuộc triển lãm trưng bày tài liệu ảnh nhân các ngày lễ lớn của đất nước, của dân tộc).
Chương 3