- Form (biểu mẫu ): là yếu tố thiết kế cơ bản trong CSDL Notes (hiện nay đang được ứng dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng) Mỗi form là 1 tà
3.2.1. Xây dựng các văn bản hướng dẫn chỉ đạo riêng đối với công tác lưu trữ tài liệu ảnh
lưu trữ tài liệu ảnh
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng với chức năng là cơ quan hướng dẫn trực tiếp về nghiệp vụ lưu trữ của Đảng từ Trung ương đến địa phương nên cần có sự theo dõi, kiểm tra chặt chẽ và chỉ đạo kịp thời đối với công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, đơn vị.
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan có chức năng quản lý cao nhất về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với hệ thống tổ chức đảng ở Trung ương và địa phương. Do vậy, để công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh của Đảng được khoa học trước khi giao nộp về Kho lưu trữ Trung ương thì việc ban hành những văn bản nghiệp vụ quy định, hướng dẫn, chỉ đạo là nhiệm vụ quan trọng, cần thiết.
- Ban hành văn bản quy định riêng về công tác lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu ảnh.
Việc ban hành văn bản quy định, hướng dẫn chung về công tác lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu ảnh cho các cơ quan Đảng cần sớm được triển khai thực hiện vì Quy định số 667-QĐ/VPTW, ngày 10/11/1986 của Văn phòng Trung ương Đảng về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc
Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh là quy định chung về cơng tác văn thư (trong đó có quy định
về lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành), hơn nữa, quy định này đã được ban hành từ năm 1986 nên có những hạn chế nhất định và có một số điểm khơng cịn phù hợp. Ví dụ, như từ đó cho đến nay, hệ thống tổ chức bộ máy của Đảng ở Trung ương đã có nhiều sự thay đổi, cải cách như sáp nhập, hợp nhất, giải thể; hơn nữa đứng trước tình hình chung tại các cơ quan hiện nay là tài liệu ảnh khơng được lập hồ sơ, để lộn xộn. Vì vậy, việc ban hành một văn bản quy định riêng về lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu ảnh để các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện một cách có nền nếp và phát huy hiệu quả của công tác này là một yêu cầu quan trọng đặt ra trong bối cảnh hiện nay.
Việc ban hành văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết, cụ thể về cơng tác này cho tồn hệ thống tổ chức lưu trữ của Đảng là một yêu cầu cấp bách đặt ra hiện nay để chấn chỉnh tình trạng tài liệu bó gói, chất đống, chưa được lập hồ sơ theo đúng quy định; giúp cho công tác công tác tham mưu, giúp việc cho Trung ương Đảng được nhanh chóng, chất lượng, hiệu quả và đỡ tốn cơng sức, kinh phí của Nhà nước trong việc tổ chức khoa học tài liệu tại bộ phận lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành các mẫu khung phân loại và bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu ảnh ở các cơ quan trực thuộc Trung ương
Một trong những công cụ, cơ sở không thể thiếu đối với việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh đó là xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu ảnh và bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu ảnh được hình thành trong các hoạt động của các cơ quan trực thuộc Trung ương. Vì những cơng cụ hỗ trợ đó là căn cứ để mỗi một cơ quan, mỗi một khối tài liệu ảnh xây dựng ra các bản phương án phân loại và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cụ thể tại cơ quan của
mình. Nếu làm cơng tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh nói chung hay việc chỉnh lý tài liệu ảnh nói riêng mà khơng có những văn bản nghiệp vụ đó thì khó tiến hành được các nghiệp vụ cụ thể. Do đó, nó đóng vai trị rất quan trọng trong công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh.
- Tiến hành nghiên cứu, ban hành những quy định cụ thể tiêu chuẩn về việc lựa chọn những loại hình của tài liệu ảnh tại các cơ quan trực thuộc Trung ương.