- Nội dung tài liệu ảnh chứa đựng những thơng tin chính xác xảy ra trong quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng và các mốc
3.1.2. Công tác xác định giá trị tài liệu ảnh:
Xác định giá trị tài liệu ảnh là phải căn cứ vào những nguyên tắc chung của công tác xác định giá trị tài liệu kết hợp với những đặc điểm riêng của tài liệu ảnh, nhằm định ra thời hạn bảo quản đối với từng loại ảnh, lưu giữ và có chế độ bảo quản thích hợp đối với các tài liệu ảnh có giá trị cao, đồng thời loại ra những tài liệu ảnh hết giá trị và khơng có giá trị. Các nguyên tắc phương pháp luận cơ bản là định hướng đúng đắn cho việc xác định giá trị tài liệu ảnh, đó là : nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc quan điểm toàn diện và tổng hợp [3].
Khi xác định giá trị tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương, cần phải nắm vững tổng hợp về nguyên tắc phương pháp luận của việc xác định giá trị tài liệu ảnh và kết hợp với những tiêu chuẩn cụ thể đối với tài liệu ảnh, từ đó mới thu được kết quả tốt, bảo đảm lựa chọn được tài liệu có giá trị cao để có chế độ bảo quản thích hợp, tiến tới việc bảo hiểm đối với các tài liệu ảnh có giá trị đặc biệt.
Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh thường có nhiều mối liên quan chặt chẽ với nhau trong một hệ thống. Một trong các tiêu chuẩn đó khơng thể tách rời các tiêu chuẩn khác và ngược lại, mỗi tiêu chuẩn lại có những vị trí riêng của nó. Vì thế, khi tiến hành xác định giá trị tài liệu ảnh tại Kho lưu trữ Trung ương, cần căn cứ vào những đặc điểm chung và riêng của loại hình tài liệu này có thể phân loại các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh thành các nhóm : tiêu chuẩn xuất xứ, tiêu chuẩn nội dung, tiêu chuẩn hình thức bên ngồi.
Đối với tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương, cần xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ảnh (riêng), căn cứ trên các nguyên tắc, tiêu chuẩn nói trên, để từ đó có những kế hoạch, phương án cho việc bảo quản, bảo
hiểm tài liệu ảnh. Tài liệu ảnh khác với tài liệu giấy là khi xác định giá trị tài liệu là Vĩnh viễn, hay Lâu dài,..nhưng thời hạn của vật mang tin (bức ảnh, tấm phim,…) hết thời hạn, phải chuyển sang vật mang tin khác để lưu giữ lại giá trị của bức ảnh hay tấm phim (ảnh) đó. Chính vì vậy, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương phải xây dựng những đề án, kế hoạch để bảo hiểm, kỹ thuật số,.. đối với tài liệu ảnh.
Còn đối với tài liệu ảnh thuộc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương, phải có sự hướng dẫn, chỉ đạo thống nhất việc xác định giá trị tài liệu ảnh ngay từ khi nó được sản sinh. Hiện nay việc sử dụng máy ảnh kỹ thuật số, máy điện thoại, máy tính tại các cơ quan trực thuộc Trung ương là khác nhau, chưa có sự thống nhất cho nên loại hình tài liệu ảnh khi được chụp có chất lượng khác nhau về màu sắc, độ nét, khung cảnh.... cộng với điều kiện bảo quản tài liệu chưa được đảm bảo nên sau một thời gian các tài liệu ảnh này mất nguồn gốc thơng tin...
Ví dụ :
Tài liệu ảnh có các giá trị khác nhau như sau :
+ Những Hội nghị chuyên ngành có lãnh đạo cấp của Đảng đến dự khai mạc, phát biểu chỉ đạo Hội nghị có giá trị lưu giữ lâu dài thì chọn máy ảnh kỹ thuật số loại hiện đại sau khi chụp phải đi rửa ảnh, chú thích, làm album ảnh và sao file ảnh để lưu.
+ Những Hội nghị, hội thảo thì chỉ dùng máy ảnh kỹ thuật số chụp và rửa ảnh sau đó chú thích bức ảnh làm album ảnh để lưu.
Qua đó, tạo sự thống nhất về phương pháp, cách thức, chất lượng để từ đó lựa chọn được những tài liệu ảnh có chất lượng nộp vào lưu trữ lịch sử; tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng chung chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu ảnh.