- Form (biểu mẫu ): là yếu tố thiết kế cơ bản trong CSDL Notes (hiện nay đang được ứng dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng) Mỗi form là 1 tà
3.2.2. Tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn, đôn đốc, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nói chung và nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh
dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nói chung và nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh
Bên cạnh việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, cần chú trọng tăng cường hơn nữa việc hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cũng như thanh tra, kiểm tra giám sát thường xuyên đối với công tác này.
- Thứ nhất, nắm vững nghiệp vụ về loại hình tài liệu ảnh
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương cần tăng cường hơn nữa việc hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, nắm vững được nghiệp vụ về tài liệu ảnh để từ đó các cơ quan trực thuộc Trung ương có ý thức trong việc chủ động giao nộp tài liệu ảnh, tạo nguồn nộp lưu tài liệu ảnh vào Kho lưu trữ Trung ương một cách đầy đủ, khoa học nhất.
- Thứ hai, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, bồi dưỡng, tuyên truyền về chuyên môn nghiệp vụ một cách thường xuyên hơn.
Cục Lưu trữ cần thường xuyên hơn trong việc tổ chức các đợt kiểm tra, các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ theo định kỳ 6 tháng hoặc một năm một lần đối với cán bộ văn thư, lưu trữ, chuyên viên làm việc liên quan đến công
tác công văn, giấy tờ tại các cơ quan trực thuộc Trung ương. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp cho các cơ quan có ý thức, trách nhiệm trong việc hồn thành công việc được giao và thực hiện đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
Việc tập huấn thường xuyên có thể do cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ chun sâu về nghiệp vụ và am hiểu thực tế đảm nhiệm hoặc mời các nhà khoa học có trình độ lý luận và thực tiễn cao. Định kỳ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ tạo ra một tiền lệ tốt, hơn nữa do được tổ chức thường xuyên nên các vấn đề khúc mắc, tồn tại sẽ được nêu ra, giải quyết và sẽ giúp cho trình độ chun mơn, nghiệp vụ cộng với ý thức của các cán bộ được nâng lên.
Từ xưa cho đến nay, hình thức tun truyền thường dùng trong cơng tác sưu tầm, thu thập và công bố tài liệu ảnh. Nhưng với sự nhận thức của cán bộ, chuyên viên làm việc trong cơ quan Nhà nước và cơ quan Đảng hiện nay về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, cho nên tuyên truyền, phổ biến các chủ trương, chính sách, các thơng tin liên quan đến tài liệu ảnh và các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phải được tổ chức thường xuyên và năng động hơn. Các hình thức tuyên truyền, phổ biến như qua sách báo, tạp chí chuyên ngành; qua các kênh truyền thông; qua các cuộc hội thảo, toạ đàm; qua các hội nghị sơ kết, tổng kết; qua các cuộc triển lãm cố định, lưu động, phải được quan tâm và phát huy mạnh mẽ hơn trước.
- Chú ý nâng cao hơn nữa trình độ cán bộ văn thư, lưu trữ đã có nghiệp vụ, đã có thâm niên cơng tác thì phải được đào tạo bồi dưỡng nâng cao, chuyên sâu thêm các lĩnh vực khác, như phải hướng dẫn cán bộ chụp ảnh hội nghị cách thức chú thích, ghi thơng tin trên những bức ảnh đã chụp để sau đó cán bộ chụp ảnh nộp lại bức ảnh có chú thích và các file ảnh có đầy đủ nội dung thơng tin.
- Các đợt tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ dần dần phải đi vào thực chất. Yếu ở khâu nào thì đi sâu và giải quyết vấn đề ở khâu đó, tránh dàn trải cho đủ nội dung và số lượng. Giảng viên giảng bài tại các lớp tập huấn hay cán bộ đi hướng dẫn nghiệp vụ cũng đóng vai trị quan trọng, tránh tình trạng giảng lý luận một cách khô cứng, sách vở mà cần kết hợp giữa lý luận và thực tiễn tại các cơ quan thì cán bộ mới phần nào hiểu được nội dung và ứng dụng được trong thực tế, hơn nữa làm cho bài giảng sinh động, thu hút được người nghe, nhất là đối với tài liệu ảnh một loại hình tài liệu mang tính đặc thù.