- Form (biểu mẫu ): là yếu tố thiết kế cơ bản trong CSDL Notes (hiện nay đang được ứng dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng) Mỗi form là 1 tà
3.1.4. Các giải pháp liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh 1 Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu ảnh
3.1.4.1. Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu ảnh
Đối với các khối tài liệu ảnh đã có trong Kho Lưu trữ Trung ương (như các phơng Đại hội Đảng tồn quốc, phơng Ban chấp hành Trung ương,...) thì cần phải có kế hoạch sưu tầm, thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị vẫn cịn thiếu trong từng khối phơng đó, ví dụ như : ảnh Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ I, ảnh Ban chấp hành Trung ương từ khoá IV đến nay.
Đối với khối tài liệu ảnh của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương (theo Quy định 210-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương, ngày 6/3/2009 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) thì Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương phải nghiên cứu, đề xuất Văn phòng Trung ương ban hành văn bản hướng dẫn việc nộp lưu tài liệu ảnh vào Kho Lưu trữ Trung ương. Trong thực tế hiện nay, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu mới chỉ chú ý đến việc nộp hồ sơ tài liệu giấy vào Kho Lưu trữ Trung ương theo đúng quy định, còn các cơ quan chưa chú ý đến khối tài liệu ảnh gắn liền với mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị mình, nên khi nộp lưu tài liệu theo quy định vào Kho Lưu trữ Trung ương cũng chỉ nộp tài liệu giấy.
Khi xây dựng kế hoạch sưu tầm, thu thập tài liệu ảnh vào Kho Lưu trữ Trung ương, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương cũng cần chú đến việc thu nộp những tài liệu ảnh gốc (đó là các phim âm bản gốc). Nếu trường hợp khơng có phim âm bản gốc thì thu nộp âm bản sao và ảnh dương bản. Đồng thời với việc thu thập tài liệu ảnh, cần chú ý đến các chú thích đầy đủ nội dung của ảnh như : Ảnh chụp ở đâu? Chụp ai? Chụp bao giờ?.
Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ của Đảng luôn được xác định là nhiệm vụ trọng tâm của Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng, trong đó có tài liệu ảnh. Đặc biệt là cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, các thiết bị khoa học ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức như : máy ảnh kỹ thuật số, máy tính, điện thoại, thì việc sản sinh tài liệu ảnh trong hoạt động của các kỳ Đại hội Đảng, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; các cơ quan trực thuộc Trung ương ngày càng nhiều và phong phú, đa dạng.
Vì vậy, Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương cần phải có quy định rõ về việc nộp lưu khối tài liệu này. Trong quá trình hướng dẫn nghiệp vụ, các
phòng chức năng cần phải có sự hướng dẫn cụ thể để các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương (gồm các ban, báo, nhà xuất bản, tạp chí) thống kê và giao nộp tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu ảnh nói riêng về Kho Lưu trữ Trung ương.