- Nội dung tài liệu ảnh chứa đựng những thơng tin chính xác xảy ra trong quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng và các mốc
3.1.3. Xây dựng các công cụ tra cứu đối với tài liệu ảnh
Hiện nay, tại Kho Lưu trữ Trung ương mới chỉ xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ, mục lục chi tiết tài liệu giấy. Vấn đề đặt ra trong thời gian tới đối với Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương là nghiên cứu việc số hố hay nói cách khác là số hố tồn bộ khối tài liệu ảnh đã chỉnh lý hoàn chỉnh chuyển sang định dạng file số để từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ cho khối tài liệu này. Do đó, các cơng cụ tra cứu khoa học là phương tiện đắc lực, cung cấp những thông tin cần thiết cho cán bộ lưu trữ và những đối tượng khác trong q trình tìm kiếm, khai thác thơng tin từ tài liệu ảnh. Nói đến các cơng cụ tra cứu tài liệu của một phơng tài liệu lưu trữ nói chung và của một khối tài liệu ảnh nói riêng, bao gồm các loại chủ yếu sau :
* Cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ tài liệu ảnh
- Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu chủ yếu trong công tác lưu trữ, dùng để thống kê và giới thiệu nội dung hồ sơ của các phông lưu trữ, phục vụ các yêu cầu về thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ. Mục lục hồ sơ có chức năng thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án phân lại tài liệu trong một khối tài liệu; giới thiệu thành phần, nội dung hồ sơ. Mặt khác mục lục hồ sơ cịn có chức năng cung cấp thơng tin về thành phần và nội dung tài liệu ảnh, là nguồn thông tin cấp hai rất quan trọng để người sử dụng, tra tìm tiếp cận với nguồn thơng tin cấp một là từng tài liệu ảnh.
* Cơ sở dữ liệu mục lục chi tiết tài liệu ảnh
Trong quá trình lập hồ sơ và xây dựng mục lục hồ sơ tài liệu ảnh, cán bộ lưu trữ có điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin để việc tra tìm có hiệu quả.
Để tiết kiệm thời gian và nhân lực sau khi tài liệu ảnh được chuyển đổi sang số hố thì việc kết nối giữa mục lục hồ sơ và mục lục chi tiết để giúp cán bộ quản lý cũng như độc giả tra tìm được nhanh chóng chính xác..
- Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu Mục lục tài liệu ảnh