- Form (biểu mẫu ): là yếu tố thiết kế cơ bản trong CSDL Notes (hiện nay đang được ứng dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng) Mỗi form là 1 tà
3.1.4.3. Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu ảnh
Trong những năm gần đây, nhu cầu khai thác tài liệu ảnh của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước đã tạo áp lực đối với Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng, vì đây là loại hình tài liệu đặc biệt, thiếu những văn bản pháp lý và những trang thiết bị phục vụ những yêu cầu cấp bách của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
Phương thức phục vụ khai thác thường hay gặp ở các lưu trữ nói chung là phương pháp phục vụ thụ động, có nghĩa là các cán bộ lưu trữ chỉ phục vụ khi có nhu cầu khai thác, không chủ động nắm bắt và lên kế hoạch khai thác tài liệu, những nhu cầu này sẽ được ghi vào các mẫu phiếu có sẵn và cán bộ lưu trữ sẽ tìm tài liệu theo các yêu cầu cụ thể đó.
Cần phải chuyển phương thức phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu từ bị động sang chủ động. Với phương thức này các cán bộ lưu trữ căn cứ vào kế hoạch công tác, căn cứ vào các sự kiện trọng đại để có kế hoạch chuẩn bị tài liệu phục vụ các sự kiện trong năm. Việc chuẩn bị những tài liệu này có thể thực hiện dưới hai hình thức : Chuẩn bị sẵn những tài liệu cần thiết để khi cần có thể đưa ra phục vụ nhanh chóng, kịp thời chính xác; hoặc có thể thơng báo những tài liệu đã được chuẩn bị dưới dạng mục lục chuyên đề.
Khi phục vụ khai thác đối với những yêu cầu khai thác tài liệu ảnh thì cán bộ lưu trữ phải trực tiếp chọn, sao ảnh phục vụ người khai thác, sử dụng.
Những điều cần chủ yếu khi sử dụng tài liệu ảnh :
- Khi đưa tài liệu ra khai thác sử dụng phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu. Những tài liệu ảnh quý hiếm hoặc bị hư hỏng nặng không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc. Cần có phịng trung gian có mơi trường khơng q chênh lệch so với môi trường trong kho để tài liệu ảnh không bị thay đổi quá đột ngột, ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu ảnh.
- Không chạm vào bề mặt tài liệu vân tay xuất hiện trên bề mặt tài liệu ảnh sau một thời gian có thể làm cho tài liệu ảnh bị mất màu hoặc dễ bị mốc, vết ngón tay để lại vết xước cho tài liệu. Khi sử dụng phim chỉ chạm và phần mép rìa thì nên đeo găng tay bằng cốt tơng khơng có sơ vải; phải cầm hai tay khi cầm dương bàn/phim âm bản, không tiếp xúc trực tiếp với phần chứa hình ảnh. Có thể để các bức ảnh/ phim vào hộp nhựa trong để có thể xem được nội dung tài liệu ảnh mà không trực tiếp vào tài liệu ảnh.
Để nâng cao hiệu quả công tác phục vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ảnh cho tốt, tác giả xin đưa ra một số giải pháp sau :
+ Ban hành văn bản quy định chính sách, chế độ về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ảnh.
+ Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ảnh như : công bố, triển lãm, giới thiệu,… về tài liệu ảnh.