- Nội dung tài liệu ảnh chứa đựng những thơng tin chính xác xảy ra trong quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng và các mốc
3.1.1. Công tác phân loại tài liệu ảnh
Theo cơ sở lý luận về phân loại tài liệu ảnh, tài liệu ảnh được phân loại căn cứ vào các đặc trưng như: đặc trưng vật mang tin, đặc trưng thể loại ảnh, đối tượng được chụp trên bức ảnh, thời gian, địa điểm của ảnh,...
Phân loại tài liệu ảnh là căn cứ vào các đặc trưng (dấu hiệu) chung của chúng để phân chia chúng thành các khối, các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ, nhằm tổ chức khoa học để khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả nhất.
Sở dĩ phân loại tài liệu ảnh và tài liệu giấy khác nhau chính là do đặc điểm của chúng, ví dụ như chất liệu và cách tạo ra một bức ảnh khác hẳn với tài liệu giấy, nên việc phân loại tài liệu ảnh chính là căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, chất liệu ghi lại thông tin của loại hình tài liệu này, để từ đó có các phương pháp bảo quản, cũng như khai thác sử dụng chúng khác nhau. Do vậy, phân loại tài liệu ảnh khác hẳn với phân loại tài liệu chữ viết vì tài liệu ảnh khơng phụ thuộc vào vị trí cơ quan sản sinh ra nó, mà chủ yếu phụ thuộc vào ý nghĩa các sự kiện, hiện tượng mà chúng phản ánh. Hơn nữa, tài liệu ảnh có những đặc trưng hồn tồn khác so với tài liệu chữ viết, cho nên khi phân loại
tài liệu này phải nghiên cứu nắm vững các đặc trưng kỹ thuật của chúng mà có cách đối xử thích hợp.
Việc phân loại, sắp xếp tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương cần được nghiên cứu khoa học, kết hợp giữa cơ sở lý luận và thực tế tài liệu ảnh có trong Kho để xây dựng các phương án phân loại thích hợp đối với từng loại phơng khác nhau (như các phông Đại hội Đảng tồn quốc thì có phương án phân loại giống nhau, phông các cơ quan tham mưu, giúp việc Ban chấp hành Trung ương thì có phương án phân loại giống nhau,…).
Tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương nên chọn phương án phân loại theo đặc trưng ý nghĩa của sự kiện, hiện tượng, nhân vật mà chúng phản ánh. Việc phân loại tài liệu ảnh này được kết hợp giữa việc phân loại tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương và các đặc trưng phân loại đối với loại hình tài liệu đặc thù này. Có nghĩa là, tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương được phân loại thành các phông tương tự như các phông tài liệu giấy (ví dụ như : các phông Đại hội Đảng tồn quốc, phơng Ban chấp hành Trung ương các khố, phơng Văn phịng Trung ương,…); sau đó, trong các phơng, tài liệu ảnh được phân loại thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, các đơn vị bảo quản theo ý nghĩa của nhân vật, sự kiện trên bức ảnh.
* Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ảnh Đại hội Đảng toàn quốc : Việc phân loại tài liệu ảnh các kỳ Đại hội Đảng toàn quốc được xây dựng căn cứ theo khung phân loại tài liệu giấy phơng Đại hội Đảng tồn quốc (phân loại và hệ thống hố tài liệu theo trình tự thời gian và nội dung của Đại hội Đảng).
Ví dụ : Khung phân loại tài liệu và hệ thống hố tài liệu ảnh một phơng Đại hội Đảng toàn quốc :
1.1. Thủ tục tiến hành Đại hội (ảnh các đoàn đại biểu tại hội trường, đoàn Chủ tịch, đoàn Thư ký, lễ khai mạc Đại hội,...)
1.2. Thảo luận và thông qua văn kiện Đại hội (ảnh toàn cảnh trên Hội trường, ảnh một số đồng chí đại biểu phát biểu tại hội trường, ảnh đại biểu giơ tay thống nhất ý kiến thông qua văn kiện Đại hội,..)
1.3. Bầu cử Ban Chấp hành Trung ương khoá mới
1.4. Lễ bế mạc Đại hội (ảnh toàn cảnh lễ bế mạc, ảnh Đoàn chủ tịch, đoàn Thư ký,…)
2. Đại hội chính thức
2.1. Thủ tục tiến hành Đại hội (ảnh chào cờ của tất cả đại biểu tại hội trường, đoàn Chủ tịch, đoàn Thư ký, lễ khai mạc Đại hội,...)
2.2. Những hoạt động chính tại Đại hội :
- Thảo luận và thông qua văn kiện Đại hội (ảnh một số đồng chí đại biểu phát biểu tại hội trường, ảnh đại biểu giơ tay thống nhất ý kiến thông qua văn kiện Đại hội,..)
- Các đại biểu đọc tham luận tại Đại hội (ảnh các đại biểu đọc tham luận)
- Bầu cử Ban Chấp hành Trung ương khoá mới (ảnh BCHTrung ương khoá mới ra mắt Đại hội)
- Lễ bế mạc Đại hội (ảnh toàn cảnh lễ bế mạc, ảnh Đoàn chủ tịch, đoàn Thư ký, …)
- Các cuộc tiếp xúc của đại biểu tại Đại hội (ảnh bên ngoài hội trường trong thời gian diễn ra Đại hội)
2.3. Nhóm ảnh về các hoạt động đối ngoại của Đảng ta trong quá trình Đại hội : bao gồm các ảnh về đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi... các đoàn đại biểu quốc tế đến dự Đại hội. Nhóm ảnh này được sắp sếp theo từng châu, từng nước.
2.4. Nhóm ảnh về tổ chức phục vụ Đại hội, tuyên truyền Đại hội : ảnh đường phố Hà Nội treo cờ, khẩu hiệu chào mừng Đại hội, ảnh các hoạt động văn hố, văn nghệ chào mừng thành cơng của Đại hội,…
* Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ảnh Ban chấp hành Trung ương : Căn cứ vào đặc trưng nội dung của tài liệu ảnh (tức là đối tượng, nhân vật được lưu trên bức ảnh) mà chọn phương án phân loại và hệ thống hố theo khung phân loại đó. Dựa vào ý nghĩa của nội dung bức ảnh mà sắp xếp thứ tự trong khung phân loại, ví dụ trong phơng Ban chấp hành Trung ương thì Hội nghị Trung ương là quan trọng nhất, nên được hệ thống hố đầu tiên, vì Hội nghị Trung ương đưa ra những chủ trương, đường lối của Đảng, thể hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng đối với toàn bộ mọi mặt hoạt động của xã hội, ví dụ như Hội nghị Trung ương .......
Ví dụ : Khung phân loại tài liệu ảnh Ban chấp hành Trung ương khoá III như sau :
1. Tài liệu hội nghị :
1.1. Ảnh hội nghị Ban chấp hành Trung ương.
1.3. Ảnh chân dung các đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Trung ương khoá III.
2. Tài liệu về các hoạt động của các đồng chí Ban Chấp hành Trung ương khoá III :
2.1. Tài liệu về các hoạt động của các đồng chí Ban Chấp hành Trung ương khố III trong nước :
- Ảnh về lễ kỷ niệm 35 năm ngày thành lập Đảng.
- Ảnh về hoạt động của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam.
- Ảnh về kỷ niệm 30 năm thành lập Đảng Dân chủ Việt Nam (1974). - Ảnh Đại hội Đảng bộ tỉnh Thanh Hoá lần thứ 7,…
2.2. Tài liệu về các hoạt động của các đồng chí Ban Chấp hành Trung ương khố III tại nước ngoài :
- Tài liệu đối ngoại được sắp xếp theo từng châu, từng nước như tài liệu giấy của phơng Ban chấp hành Trung ương khố III, trong đó tài liệu lại được xếp theo trình tự thời gian xảy ra sự kiện.
2.3. Ảnh về các chuyên đề, vấn đề: ví dụ như ảnh về Hội nghị Paris (1972),...
Tài liệu ảnh được phân loại theo các nhóm trên cho đến từng đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản ảnh chính là từng tấm ảnh). Sau đó, mỗi đơn vị bảo quản được biên mục chi tiết, có thể bao gồm thuyết minh ngắn gọn về chủ đề (đề tài), sự kiện, hiện tượng, con người được thể hiện trong tài liệu ảnh. Thuyết minh các
nhân vật trong tài liệu ảnh được chỉ dẫn theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Trong trường hợp cần thiết chú giải về một vài nhân vật nào đó trong tài liệu ảnh, có thể ghi trong thuyết minh ảnh “đứng thứ hai từ bên phải”, hoặc “giữa ảnh, hàng thứ nhất”.
Biên mục ở cấp độ đơn vị bảo quản, đơn vị thống kê bao gồm: tên phông; tên gọi các cơ cấu tổ chức của phông; tiêu đề đơn vị bảo quản, đơn vị thống kê; các chỉ dẫn; dạng vật mang tin; thông tin về điều kiện tiếp cận và sử dụng. Tiêu đề đơn vị bảo quản, đơn vị thống kê có thể được bổ sung thêm bằng các chú thích của từng tài liệu riêng biệt cũng như của nhóm tài liệu.
Biên mục ở cấp độ tài liệu bao gồm: tên loại vấn đề hoặc chuyên đề; tên địa điểm diễn ra sự kiện, hiện tượng, tên người có liên quan đến nội dung tài liệu; tác giả tài liệu, thời gian xảy ra sự kiện, hiện tượng phản ảnh trong tài liệu.
Đối với Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đang quản lý một số lượng tài liệu ảnh tương đối nhiều, được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương, nên việc chỉnh lý khoa học toàn bộ khối tài liệu ảnh trong Kho là một việc cần thiết và quan trọng. Các khối ảnh thuộc phông Đại hội Đảng tồn quốc, phơng Ban chấp hành Trung ương các khoá cần được phân loại và hệ thống hoá thống nhất, sắp xếp khoa học để đáp ứng được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Đối với các cơ quan trực thuộc Trung ương thì việc chỉnh lý khối tài liệu ảnh chưa chỉnh lý và những tài liệu ảnh đang tiếp tục sản sinh ra trong quá trình hoạt động của mình, thì các cơ quan phải chú trọng đến việc đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ am hiểu về loại hình tài liệu này, để từ đó cán bộ văn thư, lưu trữ có những kiến nghị đề xuất lên lãnh đạo cơ quan bố trí nhân lực, thời gian để chỉnh lý khoa học tài liệu ảnh đang ở giai đoạn hiện hành.