- Nội dung tài liệu ảnh chứa đựng những thơng tin chính xác xảy ra trong quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng và các mốc
2.1.3. Xác định giá trị tài liệu ảnh.
Vấn đề xác định giá trị tài liệu cho đến nay vẫn là vấn đề cấp bách trong lý luận cũng như trong thực tiễn. Bởi vì nó liên quan đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của các cơ quan lưu trữ như công tác thu thập, bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng. Đối với tài liệu ảnh, làm tốt việc xác định giá trị tài liệu ảnh thì mới lựa chọn được những bức ảnh có giá trị để bảo quản lâu dài,
không những cho hiện tại mà cịn cho cả tương lai. Nếu khơng nắm vững cơ sở khoa học để làm luận chứng thì chúng sẽ rất dễ bị đánh giá một cách phiến diện hoặc theo cảm tính.
Một số khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương cũng đã được chú ý đến việc xác định giá trị tài liệu ảnh trong một phơng tài liệu, nhằm mục đích lưu giữ và bảo quản tài liệu ảnh đối với từng loại tài liệu ảnh có giá trị khác nhau.
Ví dụ : Việc xác định giá trị tài liệu của phông tài liệu ảnh Ban Chấp hành Trung ương khoá III :
Tài liệu ảnh Ban chấp hành Trung ương khoá III phần lớn là những tài liệu có giá trị được lưu giữ. Có thể chia về các nhóm sau :
3.1. Nhóm tài liệu ảnh lưu vĩnh viễn
-Tồn bộ ảnh liên quan trực tiếp đến hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương khoá III như :
+ Ảnh về các Hội nghị Trung ương, Hội nghị Bộ Chính trị, Hội nghị Cán bộ.
+ Ảnh chân dung các đồng chí Uỷ viên Trung ương khoá III.
+ Ảnh kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm như kỷ niệm ngày thành lập Đảng Lao động Việt Nam, thành lập Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam.
+ Ảnh về các hoạt động đối ngoại của Đảng ta như các chuyến thăm hữu nghị, dự Đại hội giữa hai Đảng, các cuộc ký kết hiệp ước, hiệp định… mà có hình ảnh của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước ta.
3.2. Nhóm tài liệu ảnh tham khảo
- Lưu kèm với tài liệu ảnh lưu vĩnh viễn, chủ yếu là các tài liệu ảnh có liên quan đến các tài liệu ảnh được lưu vĩnh viễn (nhóm tài liệu đối ngoại).
+ Ảnh chụp phong cảnh nơi mà các đoàn đại biểu Đảng ta tới thăm. + Ảnh chân dung các đồng chí lãnh đạo Đảng các nước bạn.
+ Ảnh nhân dân các nước đấu tranh ủng hộ cuộc kháng chiến của nhân dân Việt Nam.
Ngồi ra có một số ảnh khơng có quan hệ trực tiếp đến các tài liệu ảnh lưu vĩnh viễn nhưng vẫn được lưu là tài liệu tham khảo để bổ sung làm phong phú các mặt lãnh đạo của Đảng ta như : tài liệu về hoạt động lao động sản xuất, chiến đấu của nhân dân ta trong kháng chiến…. nhóm này sẽ được sắp xếp ở cuối mục lục tài liệu.
3.3. Nhóm tài liệu ảnh để loại huỷ:
- Ảnh khơng có giá trị trong phơng hoặc những tài liệu ảnh quá cũ nát, khơng có chú thích và khơng xác định được nội dung sự kiện. Thực chất, tài liệu ảnh Ban Chấp hành Trung ương khố III loại đi rất ít, loại chủ yếu là ảnh trùng thừa và có chất lượng xấu :
+ Tập ảnh Nicxơn thăm Trung Quốc năm 1972 (chụp qua Truyền hình nên mờ, nhoè…)
+ Tập ảnh khơng có chú thích cụ thể, rõ ràng và khơng có liên quan đến hoạt động đối ngoại của Đảng ta.
+ Các tập ảnh, tranh lưu niệm khơng có xuất xứ và khơng có giá trị lịch sử cũng loại bỏ.
Tóm lại, việc xác định giá trị tài liệu ảnh để lưu, loại, và lưu có thời hạn là một cơng việc vơ cùng phức tạp và khó khăn đối với người làm cơng tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh. Thực tế cho thấy, các khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương đều chưa được xác định giá trị tài liệu. Tài liệu ảnh của các cơ quan Trung ương nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương còn để lẫn lộn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị, tài liệu không thuộc khối, tài liệu không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan.
Ví dụ :
+ Những bức ảnh đi tham quan học tập kinh nghiêm ở nước ngoài để lẫn ảnh cá nhân.
+ Album ảnh khơng có chú thích địa chỉ, thời gian và nhân vật có trong bức ảnh...
Ngồi ra, cịn có các ảnh có nội dung thơng tin và hình thức trùng nhau chiếm một số lượng đáng kể.
Do không được xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho tài liêu ảnh nên dẫn đến lâu năm tài liệu ảnh bị bó thành gói, nhoè, mờ ảnh, nặng hơn nữa là hỏng ảnh. Tài liệu ảnh lưu, loại, ít giá trị để lẫn vào nhau, điều này gây khó khăn, mất thời gian trong việc tra tìm phục vụ sự khai thác thông tin của các yêu cầu khai thác.
Vì vậy, việc xác định giá trị khối tài liệu ảnh là yêu cầu cần thiết đối với tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương, tạo điều kiện cho công tác bảo quản khối tài liệu lưu vĩnh viễn và loại ra tài liệu khơng có giá trị, nhằm mục đích phục vụ việc khai thác, sử dụng có hiệu quả.
2.1.4. Tổ chức cơng cụ tra cứu tài liệu ảnh
Cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu ảnh nói chung là những phương tiện tìm tin của các phịng, kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho các cơ quan và cá nhân đối với các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Công cụ tra cứu khoa học là một dạng thông tin rút gọn, khái quát của thông tin tài liệu sau khi chúng được xử lý, phân tích và tổng hợp. Do đó nó là loại thơng tin cấp II, nó giúp cho việc tìm tin được dễ dàng và nhanh chóng.
Các cơng cụ tra cứu tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương được dùng bao gồm :
- Sổ nhập : Cung cấp thông tin tổng hợp giúp ta có thể thống kê, tra tìm tài liệu nhanh chóng trong một kho lưu trữ. Sử dụng sổ nhập dùng để thống kê tất cả những tài liệu ảnh được nhập vào kho từ bất kể nguồn nào. Ngồi ra nó cịn dùng để theo dõi một cách có hệ thống nguồn gốc, số lượng, nội dung, chất lượng, tình trạng vật lý tài liệu ảnh khi được nhập vào kho, đồng thời nó cũng là cơ sở để xây dựng các cơng cụ tra tìm chi tiết khác.
- Sổ xuất tài liệu : Được lập với mục đích quản lý, theo dõi, bảo quản tài liệu ảnh khi xuất ra khỏi kho lưu trữ và quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu giữa cơ quan xuất và cơ quan (cá nhân) nhận tài liệu.
- Mục lục tra cứu và thống kê tài liệu ảnh : Gồm có mục lục thống kê tồn bộ các khối tài liệu ảnh hiện đang được quản lý tại Kho lưu trữ Trung ương và mục lục thống kê tồn bộ số tài liệu ảnh có trong một phơng tài liệu ảnh.
Ƣu điểm :
Việc xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu bảo quản tài liệu ảnh, đã bước đầu phục vụ việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu ảnh.
Khi có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ảnh hầu hết cán bộ văn thư, lưu trữ tìm tài liệu theo cách truyền thống thì tra tìm thơng tin tài liệu dựa trên mục lục hồ sơ để tra tìm phục vụ yêu cầu khai thác.
Hạn chế:
Các công cụ tra cứu tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương chưa được nghiên cứu để hiện đại hố, ứng dụng cơng nghệ thông tin vào xây dựng các công cụ tra cứu khoa học hơn như việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tài liệu giấy: đó là xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ tài liệu ảnh, cơ sở dữ liệu mục lục chi tiết tài liệu ảnh.
Tóm lại, đối với khối tài liệu ảnh tại Kho lưu trữ Trung ương sau khi đã được phân loại, sắp xếp khoa học, hồn chỉnh cần phải được số hố tồn bộ tài liệu ảnh đó, từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu, cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ tài liệu ảnh, tạo điều kiện cho việc tra tìm thơng tin nhanh chóng, chính xác, phục vụ nhanh nhất và chính xác đối với thông tin tài liệu ảnh cần khai thác, sử dụng.