9. Cấu trúc luận văn
1.4. Đặc điểm thƣ viện các trƣờng đại họ cở Hà Nội
1.4.4. Cơ cấu tổ chức
Về cơ cấu tổ chức của các thư viện đại học ở Hà Nội được tổ chức theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động của các thư viện đại học ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTT&DL ngày 10 tháng 03 năm 2008 của Bộ Trưởng Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch. Cụ thể quy định tại điều 5 như sau:
Thư viện trường đại học là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của trường đại học có lãnh đạo thư viện và các phịng (hoặc tổ) chun mơn, nghiệp vụ.
Lãnh đạo thư viện:
Đối với thư viện trường đại học có tư cách pháp nhân thì có giám đốc và phó giám đốc thư viện. Giám đốc thư viện chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về hoạt động của thư viện và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phó giám đốc thư viện giúp giám đốc trong công tác lãnh đạo thư viện, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc được phân công.
Các phịng chun mơn, nghiệp vụ
Căn cứ vào quy mô, chức năng và nhiệm vụ được giao, thư viện trường đại học có thể có các phịng chun mơn, nghiệp vụ sau đây:
- Phịng Bổ sung trao đổi có nhiệm vụ xây dựng và bổ sung vốn tài liệu, thu nhận các tài liệu quy định tại điểm b khoản 2 Điều 3 Quy chế này.
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
- Phịng Xử lý tài liệu có nhiệm vụ thực hiện các chu trình, xử lý kỹ thuật vốn tài liệu xây dựng các cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện.
- Phịng Phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ và đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngồi thư viện thông qua việc trao đổi giữa các thư viện và hệ thống các phòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu, phòng đa phương tiện, tổ chức kiểm kê kho sách theo quy định.
- Phòng Bảo quản tài liệu có nhiệm vụ bảo quản vốn tài liệu thư viện; chuyển dạng tài liệu, tu sửa, phục chế tài liệu bị hư hỏng, rách nát trong quá trình sử dụng hoặc do các nguyên nhân khác.
- Phịng Thơng tin-Thư mục có nhiệm vụ xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc, thông tin chuyên đề, các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và tổ chức các hoạt động thông tin khác.
- Phịng Tin học có nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện, quản trị mạng và các phần mềm tiện ích, tham gia vào q trình bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các trang thiết bị hiện đại khác; hỗ trợ cho việc số hoá tài liệu và xuất bản tài liệu điện tử.
- Phịng Hành chính-Tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các công tác hành chính; xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính-kế tốn, thống kê, báo cáo, cung ứng trang thiết bị cho hoạt động thư viện.
Thư viện có số lượng tài liệu và bạn đọc khơng lớn, số lượng cán bộ ít thì cần tổ chức các phịng gồm nhiều chức năng gọn nhẹ hợp lý.
Các thư viện đại học ở Hà Nội nhìn chung được tổ chức theo Điều 5 trên. Bao gồm lãnh đạo thư viện và các phịng chun mơn, nghiệp vụ. Và tùy theo từng đặc thù, điều kiện cụ thể của từng thư viện, sẽ có sự điều chỉnh giữa các phịng chun mơn như phân tách hoặc kết hợp giữa các phòng.
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
1.4.5. Đặc điểm các nhóm ngƣời dùng tin
Về thành phần các nhóm người dùng tin:
Người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội là những người có trình độ cao. Họ là những cán bộ, giảng viên làm công tác quản lý, giảng dạy và nghiên cứu khoa học cùng đông đảo nghiên cứu viên, học viên, sinh viên đang học tập và công tác tại các trường đại học.
Biểu đồ 1: Tỉ lệ người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội
3% 2% 4% 4% 20% 13% 53% 1% Cán bộ quản lý Nghiên cứu sinh Chuyên viên Cán bộ nghiên cứu Giảng viên Học viên cao học Sinh viên Khác
Dựa vào biểu đồ 1, có thể thấy, người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội chủ yếu là sinh viên (chiếm tỉ lệ 53%). Đây là đối tượng người dùng tin đông đảo nhất, tiếp cận với thư viện nhiều nhất. Đứng thứ 2 là đối tượng giảng viên (chiếm tỷ lệ 20%). Điều này cũng dễ hiểu bởi sứ mệnh của các trường đại học là đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Có thể chia người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội thành 2 nhóm đối tượng:
Nhóm đối tượng người dùng tin là cán bộ/giảng viên (bao gồm cán bộ lãnh đạo quản lý, giảng viên, cán bộ nghiên cứu, chuyên viên): Đây là nhóm đối tượng
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
đặc biệt quan trọng, họ vừa là người dùng tin, đồng thời là người cung cấp thơng tin. Nhóm đối tượng này thường khơng đơng, nhưng có vai trị quan trọng.
Nhóm người dùng tin này thường có trình độ cao, nhu cầu tin thường xuyên được cập nhật. Đặc điểm nhu cầu tin mang tính chun sâu, có tính mới và chính xác.
Nhóm đối tượng người dùng tin là người học (bao gồm sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh): Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng đông đảo nhất. Đây cũng là chủ thể thơng tin có nhu cầu tin đơng đảo và biến động. Bởi với mỗi giai đoạn học tập hay cấp độ nghiên cứu lại có những nhu cầu về nội dung thông tin khác nhau. Đặc biệt, đối tượng người dùng tin này thường xuyên sử dụng thư viện với cường độ cao trong các kỳ thi, đợt bảo vệ tốt nghiệp hoặc khi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học… Nhu cầu tin của đối tượng này thường được thể hiện rõ nét nhất.
Về độ tuổi các nhóm người dùng tin
Độ tuổi các nhóm người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội phân bố rộng khắp.
Biểu đồ 2: Tỉ lệ độ tuổi các nhóm người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội 59% 29% 12% Dưới 26 Từ 26-35 Trên 35
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
Nhìn vào biểu đồ 2, có thể thấy nhóm tuổi người dùng tin tại thư viện các trường đại học chiếm đông nhất là dưới 26 tuổi (59%). Đây là nhóm người dùng tin trẻ, tương ứng với số lượng người dùng tin đông đảo nhất là sinh viên như sự phân chia theo nhóm nói trên. Ở độ tuổi này, người dùng tin chủ yếu là sinh viên, học viên và cán bộ trẻ tại các trường đại học. Đây là nhóm có nhu cầu tin chiếm số lương đông đảo nhất.
Tiếp đến là nhóm người dùng tin có độ tuổi từ 26 đến 35 (chiếm 29%). Nhóm người dùng tin này đa phần là cán bộ, giảng viên trẻ, học viên, nghiên cứu viên tại các trường đại học. Nhóm người dùng tin này thường có nhu cầu tin chuyên sâu, thiên về nghiên cứu hơn.
Nhóm người dùng tin có độ tuổi từ 35 trở lên chiếm tỉ lệ nhỏ nhất (12%). Ở độ tuổi này, người dùng tin thường là cán bộ quản lý, giảng viên. Đây là nhóm người dùng tin có nhu cầu tin ở diện rộng, tổng hợp trên nhiều lĩnh vực của ngành nghề. Những thơng tin mang tính chất tổng kết, dự báo, cô đọng và cập nhật. Và họ thường có u cầu tin theo dạng thơng tin chun đề, tổng luận, tổng quan, các dịch vụ cung cấp thơng tin có chọn lọc theo u cầu…
Về giới tính các nhóm người dùng tin
Biểu đồ 3: Tỉ lệ giới tính các nhóm người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội
51%
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
Theo kết quả tại biểu đồ 3, nhìn chung, người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội tương đồng về tỷ lệ nam và nữ với 51% và 49%.
Trình độ học vấn các nhóm người dùng tin
Người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội là nhóm người có trình độ học vấn cao, và nhu cầu tin chuyên sâu.
Biểu đồ 4: Tỉ lệ trình độ học vấn các nhóm người dùng tin tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội
47% 21% 32% Dưới đại học Đại học Trên đại học
Nhìn vào biểu đồ 4, có thể thấy, nhóm người dùng tin có trình độ dưới đại học (theo khảo sát là đối tượng sinh viên đang theo học chương trình cử nhân), và nhóm người dùng tin có trình độ đại học (những người đã tốt nghiệp đại học) chiếm tỷ lệ cao nhất (68%). Nhóm người dùng tin có trình độ trên đại học chiếm tỷ lệ ít hơn, tuy nhiên đó là nhóm có trình độ học vấn cao nhất. Trong số đó có nhiều người đạt học vị PGS. GS. Nhóm người dùng tin này thường là cán bộ quản lý tại các cơ quan.
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
1.4.6. Đặc điểm nguồn lực thông tin
Nguồn lực thơng tin ln là yếu tố căn bản, đóng vai trị quyết định lên sự hình thành và phát triển của mỗi thư viện. Xác định được vấn đề này, các thư viện đại học ở Hà Nội luôn chú trọng công tác bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nhiều năm qua. Hiện nay, các thư viện đã tạo dựng được nguồn lực thông tin đa dạng và phong phú cả về loại hình truyền thống lẫn hiện đại. Đặc biệt ngày càng chú trọng hơn trong việc phát triển nguồn tin điện tử, bởi đây là xu thế tất yếu trong sự phát triển của ngành nghề, và đáp ứng thực tiễn sử dụng.
Nguồn lực thông tin tại các thư viện được bổ sung hàng năm, dựa trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu, đòi hỏi của thực tiễn người dùng, do đó nguồn tin tại các thư viện đại học ở Hà Nội luôn được cập nhật thường xuyên, kịp thời, đầy đủ và chính xác. Nguồn lực thơng tin chủ yếu là sách, giáo trình, sách tham khảo, báo, tạp chí chuyên ngành. Đây là những dạng tài liệu được bổ sung gắn với nhu cầu thực tiễn tại các cơ sở giáo dục và đào tạo.
Trong công tác phát triển nguồn lực thông tin, các thư viện đại học ở Hà Nội thường thực hiện qua các hình thức bổ sung như mua bán, trao đổi và biếu tặng. Tuy nhiên, chủ yếu nhất là bổ sung bằng hình thức mua.
Việc bổ sung nguồn tin tại các thư viện hết sức đa dạng với nhiều hình thức, lĩnh vực. Các thư viện tiến hành bổ sung theo loại hình hoặc theo nội dung chuyên ngành đào tạo tại các cơ sở đào tạo.
Tuy nhiên, thực tế hiện nay không phải thư viện nào cũng thực hiện tốt cơng tác này, trong khi đó nhu cầu của người dùng tin ln biến động, đa dạng và phong phú.
Các thư viện cần chú trọng công tác nghiên cứu nhu cầu tin, để có chiến lược bổ sung, phát triển nguồn lực thơng tin phù hợp với nhu cầu tin của người dùng.
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
1.5. Vai trò của nghiên cứu nhu cầu tin của ngƣời dùng tin và khả năng đáp ứng của các thƣ viện ở Hà Nội của các thƣ viện ở Hà Nội
1.5.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động của thƣ viện
Người dùng tin có vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động thông tin - thư viện. Mỗi một cơ quan thông tin - thư viện được coi là hoạt động hiệu quả phải thu hút được nhiều người dùng tin, chứ khơng chỉ giới hạn ở một nhóm người dùng tin.
Người dùng tin là đối tượng phục vụ của công tác thông tin - tư liệu. Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới. Người dùng tin là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin. Theo quan điểm hiện đại, người dùng tin là “thượng đế” đối với những người tham gia hoạt động thông tin - thư viện. Điều đó cũng có nghĩa là hoạt động thông tin - thư viện muốn tồn tại và phát triển phải quan tâm tới nhu cầu của người dùng tin trong từng thời điểm cũng như địa bàn cụ thể. Nhu cầu tin của người dùng tin là nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin - thư viện. Khơng có người dùng tin sẽ khơng tồn tại hoạt động thông tin - thư viện. Bởi lẽ, mục đích cuối cùng của hoạt động thơng tin - thư viện cũng là thoả mãn tối đa nhu cầu tin của người dùng tin.
Người dùng tin luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động thông tin - thư viện. Khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ thơng tin để tìm kiếm, tiếp cận thơng tin phù hợp với nhu cầu của mình, người dùng tin sẽ phân tích, đánh giá chất lượng các sản phẩm, dịch vụ đó và thơng tin được cung cấp. Qua đó, ý kiến đánh giá của người dùng tin trong q trình thơng tin được phản hồi lại cơ quan thơng tin, sẽ góp phần điều chỉnh hoạt động thông tin - thư viện theo hướng phù hợp và hiệu quả hơn với nhu cầu tin của người dùng tin.
Người dùng tin tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây truyền thông tin. Họ biết các nguồn thơng tin và có thể thơng báo hoặc đánh gía các nguồn thơng tin đó. Với mức độ hoạt động thông tin cá thể, riêng lẻ, người dùng tin đồng thời cũng là chủ thể của hoạt động thông tin. Những người hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học thường trực tiếp tiến hành hoạt động thông tin (lựa chọn tài liệu, xử lý
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
thơng tin, phân tích đánh giá thơng tin và sản sinh ra thông tin mới). Hoạt động thông tin khoa học của cán bộ nghiên cứu khoa học thường đạt hiệu quả rất cao bởi họ có trình độ khoa học cao và khả năng xử lý thơng tin sâu, chính xác hơn những nhóm người dùng tin khác.
Có thể nói, người dùng tin là chủ thể của nhu cầu tin - yếu tố nguồn gốc của hoạt động thông tin - thư viện. Nhu cầu tin của người dùng tin là thành tố không thể thiếu cấu thành nên động cơ hoạt động thông tin.
Việc thỏa mãn đầy đủ và phát triển nhu cầu tin sẽ góp phần làm phong phú thêm đời sống tinh thần xã hội. Càng được thỏa mãn, nhu cầu tin càng phát triển cao hơn, khiến đời sống của con người, xã hội đa dạng và phong phú hơn. Nhu cầu tin được thỏa mãn và phát triển sẽ tạo điều kiện cho người dùng tin nâng cao hiểu biết, sáng tạo hơn trong cơng việc, từ đó nâng cao năng suất lao động. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, khi kinh tế tri thức phát triển trên phạm vi toàn cầu, nhu cầu tin phát triển là điều kiện để tiếp cận thông tin, tri thức, yếu tố quan trọng hàng đầu đối với sự phát triển xã hội.
Nghiên cứu nhu cầu tin cho người dùng tin có vai trị quan trọng trong hoạt động thơng tin - thư viện. Đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin phụ thuộc vào sự nắm bắt những đặc điểm của nhu cầu, yêu cầu của người dùng tin. Nếu không nắm chắc nhu cầu người dùng tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tồn bộ q trình hoạt động thông tin - thư viện.
Nghiên cứu khả năng đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin của mỗi cơ quan thông tin - thư viện sẽ giúp mỗi cơ quan biết được khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin tới đâu. Mức độ hài lòng của người dùng với sự cung cấp thơng tin tới mức độ nào. Đó là cơ sở đề các cơ quan thơng tin - thư viện có những chính sách, biện pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin. Người dùng tin thể hiện nhu cầu tin của mình, và nghiên cứu khả năng đáp ứng nhu cầu tin là cơ sở để các cơ quan xây dựng, phát triển nguồn lực thông tin và tổ chức khai thác nguồn lực thông tin trong các cơ quan