9. Cấu trúc luận văn
2.2.4. Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông
Công nghệ thông tin và truyền thông đang làm biến đổi sâu sắc mọi lĩnh vực trên phạm vi toàn cầu. Trong xu thế phát triển thư viện hiện đại, công nghệ thông tin và truyền thông phải được xác định là yếu tố được ưu tiên, phát triển để tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về chất và lượng trong dây truyền thông tin - tư liệu. Trong những năm qua công nghệ thông tin và truyền thông cũng đã làm thay đổi tư duy, diện mạo trong hoạt động của nhiều thư viện ở Việt Nam nói chung, thư viện các trường đại học ở Hà Nội nói riêng.
Cơng nghệ thông tin đã đem lại hiệu quả trong công tác tổ chức, quản lý, khai thác nguồn lực thông tin và các sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện trong các thư viện có những bước thay đổi lớn đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin. Vai trị của cơng nghệ thông tin và truyền thông ngày càng
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
được khẳng định, các thư viện ngày càng chú trọng nâng cấp, đầu tư yếu tố này hơn trong việc phát triển hoạt động của thư viện mình.
Tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội, qua khảo sát, có thể thấy, nhìn chung các thư viện đã được đầu tư cơ bản về hạ tầng công nghệ thông tin như hệ thống máy tính, hệ thống mạng nội bộ, kết nối internet… Hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay đã đáp ứng hầu hết các khâu nghiệp vụ chuyên môn trong hoạt động của mỗi thư viện. Đặc biệt với một số trung tâm thông tin - thư viện lớn, như Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, đơn vị có cơ sở hạ tầng cơng nghệ thông tin và truyền thông được đầu tư, trang bị quy mô và hiện đại. Cụ thể:
Hệ thống mạng của Trung tâm hiện nay gồm có 5 mạng cục bộ với 10 máy chủ, 250 máy trạm (trong đó 130 máy dùng cho bạn đọc tra cứu, truy cập internet, khai thác nguồn lực thông tin) đặt tại 3 khu vực: Nhà Trung tâm (trụ sở chính), phịng PVBĐ Ngoại ngữ, Phòng PVBĐ trường ĐH KHXH&NV và ĐH KHTN, các máy tính được kết nối liên thơng với mạng ĐHQGHN và mạng Internet; cùng với Hệ thống lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn đáp ứng yêu cầu của một thư viện số. Những điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin này là rất quan trọng, giúp cho việc tin học hố tồn bộ hoạt động thơng tin-thư viện của Trung tâm, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp các dịch vụ cho bạn đọc.
Đạt 95% thời gian đường truyền kết nối giữa các điểm đến Trung tâm (5% do mất điện, sự cố từ các nhà cung cấp như Viettel, FPT, Netnam)
Đảm bảo 100% an toàn, an ninh hệ thống máy chủ, hệ thống mạng, máy tính tồn Trung tâm.
Xây dựng 02 video clip giới thiệu website mới của Trung tâm và hướng dẫn tra cứu tài liệu.
Thiết lập hệ thống truy cập CSDL điện tử từ xa, thường xuyên cập nhật đường dẫn các CSDL mới, truy cập mở, dùng thử.
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
Khởi tạo và xử lý thông tin 3 mẫu điều tra trực tuyến phục vụ đánh giá chất lượng hoạt động thư viện và nhu cầu sử dụng tài nguyên điện tử.
Thiết lập và đưa vào vận hành hệ thống trả lời trực tuyến: 159 phiên (tháng 3/2014 đến nay)
Tiếp nhận và quản trị hệ thống quản lý văn bản e-office.
Xử lý dữ liệu và cấp hơn 10.000 thẻ cho học sinh, sinh viên, HVCH, NCS Có thể thấy Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội có một hạ tầng cơ sở thông tin gồm hệ thống máy tính và thiết bị mạng khá hoàn chỉnh. Đây là yếu tố nền tảng quan trọng góp phần đem lại hiệu quả hoạt động của Trung tâm, là cơ sở để Trung tâm tiếp tục phát triển theo hướng hiện đại.
Tuy nhiên, cũng phải nhận thấy rằng, song song với việc một số Trung tâm có hạ tầng cơng nghệ thông tin và truyền thông được đầu tư ổn định, thì trên địa bàn Hà Nội hiện nay, cũng còn rất nhiều đơn vị có hạ tầng cơng nghệ thông tin và truyền thơng cịn chưa đáp ứng được so với nhu cầu hoạt động thực tiễn.
Ví dụ như tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Ngân hàng: Cơ sở vật chất trang thiết bị cịn hạn chế như hệ thống máy tính phục vụ người dùng tin đã có nhiều máy cũ, lạc hậu do được nhập về từ năm 2005, diện tích các phịng đọc cịn chật hẹp, chưa có phịng đọc chun sâu cho cán bộ nghiên cứu, phịng học nhóm.
Hệ thống máy chủ còn yếu, việc quản trị hệ thống mấy chủ không do cán bộ chuyên trách quản lý mà do sự quản lý của trung tâm thực hành. Khi có sự cố việc khắc phục khơng được nhanh chóng cũng như việc hiểu biết về nghiệp vụ thư viện của cán bộ tin học cịn hạn chế nên gây khó khăn trong hỗ trợ cán bộ thư viện tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thơng tin hiện đại có ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
Hệ thống máy tính phục vụ người dùng tin tại Trung tâm nhìn chung đã cũ, lạc hậu, cấu hình thấp, tốc độ xử lý thơng tin chậm. Đường truyền mạng không ổn định, ảnh hưởng đến việc tra cứu. Phần mềm quản trị thư viện tích hợp đang sử dụng chưa có được cơng cụ chuyên dụng để quản trị và cho phép khai thác nguồn tài liệu số…
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Lao động Xã hội: Tổng diện tích
của Thư viện hiện có khoảng 1.000m2, vị trí tầng 6 tồ nhà 7 tầng, được bố trí như sau: 01 Phịng đọc, diện tích 400m2 với trên 250 chỗ ngồi; 01 phòng mượn sách tham khảo và giáo trình, diện tích 150m2 với sức chứa trên 50.000 bản sách; 01 phòng kho, diện tích 80m2, đây là kho chứa tồn bộ giáo trình do trường in ấn; 01 phịng xử lý nghiệp vụ, diện tích 60m2. Ngồi ra cịn một số phòng như: Phòng tra cứu, hội thảo, phòng bán, cho thuê giáo trình.
Hệ thống mạng nội bộ (LAN), được xây dựng với tổng số máy tính hiện có là 15 máy tính. Phần mềm quản lý thư viện điện tử có các module sau: bổ sung, biên mục, tra cứu, quản lý lưu thông xuất bản phẩm, quản lý thơng tin về bạn đọc và tình trạng mượn-trả đã giúp cho cơng tác tra tìm tài liệu thơng qua máy tính dễ dàng và hiệu quả…
Tuy nhiên, Trung tâm có cơ sở vật chất, hạ tầng cơng nghệ thông tin đã được đầu tư mới nhưng lại chưa đồng bộ. Trung tâm mới xây dựng được các CSDL đơn lẻ, chưa có ứng dụng đồng bộ để quản lý các chức năng khác.
Số máy tính để làm việc chưa đủ, chưa có nhiều máy tính phục vụ cho cơng tác tra cứu của bạn đọc, chưa có phịng đọc đa chức năng, chưa có phịng tra cứu internet, phòng đọc điện tử, phòng đọc mở tự chọn...
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Học viện Công nghệ Bƣu chính Viễn thơng: Để tạo điều kiện cho việc xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên số để tiến
tới hình thành Thư viện số, Trung tâm TT-TV HVCNBCVT đã được trang bị một hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin vững mạnh với:
- Hệ thống Internet và mạng LAN kết nối toàn bộ hệ thống máy tính trong Học viện
- Hệ thống máy chủ tại Data Center (Trung tâm dữ liệu) đã được nâng cấp và đi vào hoạt động từ năm 2009.
- Ngày 5/11/2003 Trung tâm Internet Plaza chính thức đi vào hoạt động với nhiệm vụ tăng cường khả năng truy cập thông tin trong Học viện
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
- Năm 2007, Trung tâm được nâng cấp thiết bị, tăng cường khả năng truy cập thông tin bằng đường truyền cáp quang băng thông rộng.
- Năm 2009, Trung tâm đã tham gia vào Mạng Nghiên cứu và Đào tạo VinaREN.
- Từ năm 2010, Trung tâm đã xây dựng và đưa vào sử dụng Website: http://ilc.ptit.edu.vn đây là cổng truy cập thông tin để bạn đọc có thể khai thác và sử dụng nguồn tài nguyên số.
Tổng số máy tính của thư viện là: 18 trong đó 12 máy để phục vụ sinh viên, cịn lại 6 để phục vụ cho cán bộ.
Tại các phịng đều có máy in, tại phịng nghiệp vụ có máy pho to và máy in mã vạch…
Về mặt cơ bản, nhìn chung các thư viện đã được đầu tư về hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông. Nền tảng công nghệ thông tin hiện tại đã đáp ứng hầu hết các khâu nghiệp vụ chuyên môn. Tuy nhiên, cũng phải nhận thấy rằng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các thư viện đại học ở Hà Nội so với trình độ chung ở Việt Nam cịn nhiều hạn chế. Phần lớn ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành chỉ mới dừng ở việc tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục, tra cứu và giải đáp thông tin… hoạt động theo chế độ cục bộ, khép kín của từng đơn vị. Ở nhiều thư viện, trình độ tiếp cận cơng nghệ mới cịn chậm, kinh phí đầu tư cịn thấp, sự phát triển không đồng bộ và thiếu tính hệ thống nên trong hoạt động của các thư viện đại học ở Hà Nội chưa có tiếng nói chung trong việc chọn cơng nghệ thích hợp, và chiến lược chia sẻ nguồn lực thông tin. Đây là một khó khăn lớn mà các cơ quan thông tin - thư viện đại học ở Hà Nội đang phải đối mặt. Mặt bằng công nghệ thông tin và truyền thông chưa được quan tâm đúng mức, mức độ đầu tư chênh lệch quá lớn giữa các đơn vị, thiết bị và công nghệ chắp vá… là một số ít trong số các thực trạng tồn tại ở các cơ quan thông tin - thư viện đại học ở Hà Nội hiện nay. Đặc biệt vấn đề tốc độ đường truyền internet đang là vấn đề cơ bản, mà hầu hết các thư viện đại học ở Hà Nội gặp phải. Điều này hạn chế người dùng truy cập đến nguồn
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
tài nguyên trong thư viện, đặc biệt là tài nguyên số. Nâng cấp đường truyền internet cho các thư viện là nhiệm vụ ưu tiên cần phải thực hiện tại các thư viện trong bối cảnh hiện nay.
2.2.5. Áp dụng chuẩn nghiệp vụ thông tin - thƣ viện
Các thư viện đại học Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vấn đề chuẩn hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là cấp thiết. Muốn sử dụng được tài nguyên thông tin của các cơ quan thông tin - thư viện thế giới và ngược lại muốn chia sẻ nguồn lực thơng tin của mình, các thư viện đại học Việt Nam phải bắt buộc tiến tới áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế. Dựa trên việc chuẩn hoá nghiệp vụ, các thư viện sẽ thực hiện tốt việc dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia và quốc tế, sử dụng các công nghệ tiên tiến trong các hoạt động thông tin-thư viện, nâng cao chất lượng dịch vụ, tiếp cận với thư viện các nước trong khu vực và thế giới. Việc áp dụng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ vừa là đòi hỏi bức xúc của bản thân hoạt động thư viện trong nước, vừa phù hợp với thời kỳ hội nhập toàn diện với thế giới. Để thực hiện được tự động hóa, hợp tác chia sẻ phải cần đến các chuẩn nghiệp vụ như: chuẩn mô tả dữ liệu thư mục, chuẩn dữ liệu số, chuẩn tra cứu, chuẩn mượn liên thư viện, các chuẩn dữ liệu khác. Các tiêu chuẩn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu.
“Cho đến nay, sau nhiều lựa chọn, các thư viện đại học nước ta đã đi đến đồng thuận áp dụng các tiêu chuẩn tiên tiến trên thế giới vào hoạt động của mình và đã tạo ra những tiến bộ đáng kể về chất trong các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện của mình, được bạn bè đánh giá cao và sử dụng thông qua mạng INTERNET. Đó là các tiêu chuẩn về Biên mục: Khổ mẫu MARC21; Qui tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 (phần mô tả, cơ bản dựa trên tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD (G); Bảng phân loại DDC,… Đặc biệt các phần mềm quản trị thư viện hiện nay mà các thư viện sử dụng đều được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế về tin học và công nghệ thông tin, cho nên việc xử lí tài liệu và tra cứu CSDL trên mạng INTERNET đã trở nên dễ dàng” [20, tr.12].
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
Nhận thức được vấn đề này, các thư viện đại học ở Hà Nội cũng từng bước áp dụng chuẩn nghiệp vụ thông tin - thư viện vào hoạt động của cơ quan mình. Một số chuẩn nghiệp vụ được áp dụng như: AACR2, MARC21, DDC.
Bảng 10: Tình hình áp dụng chuẩn nghiệp vụ tại một số trường đại học
STT Cơ quan Chuẩn nghiệp vụ Mô tả tài liệu Phần mềm Khổ mẫu Khung phân loại 1 TTTTTV Đại học Kinh tế
Quốc dân AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC 2 TTTTTV Đại học Thủy Lợi AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC 3 Thư viện Đại học Hà Nội AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC 4 TTTTTV Đại học
Thương mại AACR2 Ilib 6.0 MARC21 DDC 5 TTTTTV Đại học Y Hà Nội AACR2 Ilib 4.0 MARC21 NLM 6 TTTTTV Đại học Quốc gia
Hà Nội AACR2 Virtual, Content Pro, Dspace MARC21 DDC 7 TTTTTV Học viện
Ngân hàng AACR2 Ilib 6.5 MARC21 DDC 8 TTTTTV Học viện Bưu
chính Viễn thơng AACR2 Libol 6.0 MARC21 DDC 9 Thư viện Tạ Quang Bửu
AACR2 Virtual,
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết
Dựa vào bảng 10, có thể thấy, các thư viện đã áp dụng hầu hết các chuẩn nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc áp dụng cụ thể chuẩn nghiệp vụ nào như phần mềm hay khung phân loại còn đa dạng và phong phú. Chuẩn mô tả dữ liệu AACR2 là chuẩn được áp dụng đồng loạt nhất trong hệ thống các thư viện đại học ở Hà Nội. Về mảng phần mềm, có thư viện áp dụng phần mềm Ilib, có thư viện áp dụng phần mềm Libol, có thư viện áp dụng phần mềm Virtual... Khung phân loại đa phần sử dụng khung phân loại DDC. Do đặc thù về tài liệu chủ yếu là chuyên ngành y khoa nên Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Y Hà Nội sử dụng khung phân loại NLM của thư viện Y dược Hoa kỳ làm cơ sở cho việc phân loại tài liệu của đơn vị mình.
Trong hoạt động xử lý tài liệu của thư viện, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ đã phát huy vai trò và đem lại hiệu quả cao. Đặc biệt với các trung tâm thông tin - thư viện lớn, việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ ngày càng được tăng cường.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội với việc áp
dụng chuẩn nghiệp vụ trong năm 2014 đã đạt được những kết quả cụ thể (theo báo cáo tổng kết năm học 2013-2014 ngày 14/08/2014):
- Hoàn thành xử lý 100% tài liệu mới (sách tham khảo, tra cứu, luận án - luận văn, đề tài NCKH, ấn phẩm định kỳ...) kịp thời đưa vào phục vụ bạn đọc.
- Tiếp nhận và biên mục chi tiết 2.074 tên sách/biểu ghi.
- Triển khai hiệu đính phân loại, ký hiệu xếp giá, từ khóa; biên mục, kiểm tra dữ liệu cho tất cả các kho sách thuộc phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ, kho sách Hóa học (chuyển từ Lê Thánh Tơng về Mễ Trì) từ năm 2007 trở về trước theo DDC14 và AACR2 nhằm xây dựng một CSDL thống nhất với 795 biểu ghi/1.351 cuốn.
- Xây dựng CSDL Thông tin địa chất và Tài nguyên địa chất Việt Nam dưới dạng Bách khoa thư với 23 chủ đề (890 đề mục).
Luận văn Thạc sĩ Bùi Thị Ánh Tuyết