- Việc phân quyền trong quản trị của DSpace mạnh mẽ hơn: DSpace phân quyền cho nhóm người dùng, cho từng tài khoản người dùng, cho nhóm tài liệu, cho từng biểu ghi thư mục tài liệu và đặc biệt là phân quyền đến từng đối tượng số của 1 biểu ghi tài liệu.
- DSpace sử dụng ngôn ngữ kịch bản java vì vậy tính bảo mật rất cao và sẵn sàng kết hợp với công nghệ đánh chỉ mục và tìm kiếm thông minh như solr, ajax.
- Cấu trúc Dspace được thiết kế khoa học (các thành phần trong giao diện của Dspace tương đối độc lập với nhau (kể cả giao diện Việt hóa), vì vậy khả năng tùy biến nhiều và đơn giản
Đặc trưng chức năng của Dspace
DSpace là phần mềm quản lý bộ sưu tập số mã nguồn mở, giúp người sử dụng có thể tự xây dựng các bộ sưu tập số cho thư viện của mình.
Các bộ sưu tập số được xây dựng riêng lẻ, thông qua sự giống nhau nổi bật của các tài liệu, thường xuyên được duy trì, cập nhật bổ sung và tự động tái tạo. Các tài liệu đưa vào bộ sưu tập có thể chọn từ máy tính hay tải về từ Internet.
Để tạo thuận lợi cho người sử dụng, mô hình hệ thống thông tin trong DSpace được xây dựng trên ý tưởng: một hệ thống thông tin bao gồm nhiều đơn vị thành viên. Có thể tạo nhiều đơn vị cùng cấp. Mỗi đơn vị thành viên lại có nhu cầu riêng trong việc tổ chức thông tin trong các bộ sưu tập. Như vậy các bộ sưu tập phải
được tạo ra bên trong một đơn vị. Mỗi bộ sưu tập quản lý một loại tài liệu số cụ thể của đơn vị đó.
Với kiến trúc như trên, DSpace cho phép xây dựng các bộ sưu tập theo cấu trúc phân cấp thứ bậc, giúp việc tổ chức thông tin rất khoa học.
- DSpace có khả năng xử lý các tài liệu đa phương tiện với nhiều định dạng tệp tin khác nhau, trong đó có các định dạng tài liệu văn bản (doc, txt, rtf,pdf,…), định dạng dữ liệu về hình ảnh (gif, jpg,…), định dạng dữ liệu âm thanh (wav, mp3,…).
Với khả năng nhận biết được 64 định dạng tệp tin, có thể nói DSpace tương thích với hầu hết các định dạng tệp tin, từ các định dạng đối với tài liệu văn bản đến các định dạng đa phương tiện khác.
- DSpace sử dụng sơ đồ siêu dữ liệu Dublin Core Metadata để mô tả tài liệu trong các bộ sưu tập.
Dublin Core Metadata là một trong những sơ đồ siêu dữ liệu phổ biến được hình thành lần đầu tiên năm 1995. Tập hợp các siêu dữ liệu này được coi là cốt lõi (core) vì nó được thiết kế đơn giản với 15 trường dữ liệu. Dublin Core Metadata đơn giản trong tạo lập và bảo trì, được thiết kế phục vụ những người không chuyên, dễ sử dụng nhưng mang lại hiệu quả lớn.
Mục đích đầu tiên và yêu cầu cốt yếu nhất của siêu dữ liệu là góp phần mô tả và tìm lại các tài liệu điện tử trên mạng, vốn là những tài liệu khó xác định loại hình và nội dung các yếu tố cần thể hiện.
Mặc định khi mô tả tài liệu trong DSpace, 3 trường mang tính bắt buộc gồm: nhan đề, tác giả và năm xuất bản. Các yếu tố mô tả khác là tùy chọn. Trong DSpace các trường này được hiển thị trong biểu ghi thư mục của tài liệu và được đánh chỉ mục, phục vụ cho việc duyệt xem và tìm thông tin.
- Toàn bộ các thao tác như biên mục, bổ sung, duyệt xem và tìm kiếm tài liệu, quản trị hệ thống,… trong DSpace đều được thực hiện trên giao diện web (web-based interface). Có giao diện dành cho người nhập tài liệu vào hệ thống, có giao diện dành cho người dùng tin để duyệt xem thông tin và tìm kiếm thông tin, có giao diện dành cho người quản trị hệ thống.
Giao diện dành cho người nhập tài liệu vào hệ thống giúp việc biên mục và bổ sung tài liệu vào các bộ sưu tập dễ dàng. Khi cần bổ sung tài liệu vào các bộ sưu tập DSpace không cần phải xây dựng lại bộ sưu tập từ đầu như Greenstone.
Vì DSpace là phần mềm mã nguồn mở nên giao diện dành cho người quản trị hệ thống cho phép cải tiến cách trình bày và mở rộng khả năng ứng dụng của phần mềm. Ví dụ, có thể tạo các đường liên kết (link) để kết nối với các thư viện điện tử khác.
Đối với tất cả các bộ sưu tập, DSpace đều cung cấp 1 giao diện đồng nhất cho phép người dùng tin có thể duyệt xem và tìm kiếm dễ dàng các tài liệu. Có thể duyệt xem và tìm trong một bộ sưu tập. Cũng có thể duyệt xem và tìm trong một đơn vị, tức là trong nhiều bộ sưu tập của đơn vị đó. Nhưng khi đó diện tìm sẽ rộng hơn.
Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị đầu tiên dưới dạng một danh sách các tài liệu tìm được, với ba cột thông tin là năm xuất bản, nhan đề và tác giả.Thông tin đầy đủ về mỗi tài liệu được hiển thị dưới dạng một biểu ghi thư mục. Để xem nội dung của tài liệu, có thể sử dụng tiện ích đọc trực tuyến (chủ yếu định dạng pdf) hoặc tải về.
- DSpace sử dụng Unicode bộ mã chuẩn quốc tế để trình bày nội dung tài liệu. Đối với các giao diện đối với người sử dụng, người quản trị của DSpace đều sử dụng font chữ chuẩn mã quốc tế UNICODE, việc đánh chỉ mục các trường dữ liệu cũng theo tiêu chuẩn đó.
- DSpace khai thác thông tin trong các bộ sưu tập theo hai hình thức duyệt
xem thông tin và tìm tin.
DSpace có khả năng duyệt xem thông tin trong các bộ sưu tập theo bốn dấu hiệu: tác giả, nhan đề, chủ đề và năm xuất bản. Trong mỗi dấu hiệu lại có thể duyệt xem theo vần chữ cái.
DSpace tìm kiếm thông tin theo các trường đã được chỉ mục. Có khả năng tìm kiếm toàn văn theo từng từ (từ khóa, từ chuẩn) và đặc biệt có thể tìm theo một cụm từ trong văn bản.
DSpace cung cấp hai phương thức tìm tin gồm:
+ Tìm đơn giản, là tìm theo một từ khóa, từ chuẩn hay theo một cụm từ trong văn bản.
+ Tìm nâng cao, là tìm với biểu thức tìm được thiết lập bằng cách liên kết các thuật ngữ tìm trong các trường bằng các toán tử logic AND, OR, NOT.
- Với khả năng phân quyền mạnh, DSpace cho phép phân quyền đến từng tài khoản người dùng và từng bộ sưu tập. Các quyền được cấu hình khá chi tiết như quyền cập nhật các tài liệu vào bộ sưu tập, quyền xem biểu ghi thư mục, quyền xem toàn văn,…
- Về mặt công nghệ, DSpace là một tập hợp các ứng dụng của Java web và các chương trình tiện ích nhằm duy trì một kho siêu dữ liệu của nguồn thông tin số. DSpace là phần mềm mã nguồn mở và sử dụng ngôn ngữ lập trình java.
Các siêu dữ liệu về tài liệu được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu được xây dựng theo mô hình quan hệ và được quản lý bởi phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL hoặc Oracle.
DSpace hỗ trợ hai giao diện trên nền web là JSPUI (Java Server Page User’s Interface) và XMLUI (eXtension Markup Language User’s Interface).
- DSpace vận hành trong môi trường Internet với giao diện web, đáp ứng các yêu cầu công nghệ sau:
+ Tuân theo các chuẩn công nghệ về truyền thông của mạng Internet theo mô hình Client/Server,
+ Sử dụng tương thích hầu hết các trình duyệt web phổ biến, phần mềm có thể cài đặt và hoạt động trên nhiều hệ điều hành phổ biến như: Windows, Linux,…
3.5.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục
TVTLC cần bổ sung xây dựng CSDL thư mục. Đây là CSDL về tổng hợp thư mục địa chí, thư mục giới thiệu sách mới và thư mục chuyên đề. Nếu xây dựng được hoàn chỉnh CSDL thư mục này để đưa lên Website của thư viện sẽ giúp cho NDT truy cập và khai thác từ xa thông qua mạng internet và có thể cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Đây cũng là một kênh quảng bá thông tin uy tín, chất lượng hoạt động của thư viện ra bên ngoài rất thành công.
3.5.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn
Xây dựng CSDLtoàn văn: Thư viện cần thực hiện việc số hóa tài liệu địa chí và các tài liệu khác từ nguồn bổ sung, tìm kiếm trên báo, tạp chí truyền thống và hiện đại. Đầu tư kinh phí cho công tác phát triển tài liệu, cùng với đó là bổ sung thiết bị, công nghệ và nhân lực, nhằm tạo ra các CSDL toàn văn có chất lượng. Xây dựng CSDL toàn văn có chất lượng, đưa lên Website của thư viện để phục vụ NCT của NDT là việc làm hết sức có ý nghĩa trong thời đại ngày nay. Giúp cho việc nghiên
cứu, học tập và khai thác thông tin được khoa học và đầy đủ thông tin hơn góp phần vào việc phát triển địa phương trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Xây dựng CSDL toàn văn là một hướng cần thiết phải được tiến hành bởi đây là một dạng CSDL chứa thông tin cấp một. Một trong những lợi thế của TVTLC là được tiếp nhận Dự án “Nâng cao khả năng sử dụng máy tính và truy nhập Internet công cộng tại Việt Nam”. Hiện nay, hợp phần “Nội dung” đã được triển khai, theo đó ngoài việc được trang bị những trang thiết bị như đã nói ở mục
2.5.5. Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin. Cán bộ TVLC còn được đào tạo cách thức vận hành các thiết bị, kỹ năng xây dựng bộ sưu tập số, xây dựng CSDL điện tử....
3.6 Các giải pháp khác
3.6.1 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
Nâng cao chất lượng SP&DV TTTV phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác bổ sung. Đây là khâu quan trọng để đảm bảo chất lượng và sự đa dạng hóa nguồn lực thông tin. Thư viện cần có kế hoạch đa dạng hóa vầ nâng cao chất lượng các SP&DV TTTV dựa trên nhu cầu thông tin và thói quen sử dụng của NDT.
Cần củng cố, bổ sung hệ thống mục lục:
Mặc dù trong thực tế, hầu hết các thư viện hiện đại đều không còn sử dụng hệ thống mục lục nữa, tuy nhiên tại TVTLC hệ thống mục lục vẫn đóng một vai trò quan trọng, là một công cụ tra cứu hữu hiệu, thân thiện, quen thuộc và dễ sử dụng với bạn đọc. Vì vậy, trong thời gian tới, việc củng cố, bổ sung, sửa chữa hệ thống mục lục vẫn rất cần thiết. Thư viện cần có kế hoạch thường xuyên thay thế, sửa chữa những phiếu đã cũ, rách, rà soát lại những phiếu đã mất để bổ sung mới.
Trong thời gian tới, cùng với việc hiện đại hóa hoạt động thư viện, TVTLC cần có kế hoạch thay thế dần hệ thống mục lục bằng hệ thống mục lục điện tử, OPAC, WEB_OPAC.
Nâng cao chất lƣợng các thƣ mục.
Hiện nay có nhiều ý kiến khác nhau về vai trò của thư mục trong các cơ quan thông tin thư viện hiện đại. Một số ý kiến cho rằng với sự phát triển và ứng dụng mạnh mẽ KH&CN vào hoạt động thư viện như hiện nay thì việc cung cấp thư mục không cần thiết nữa. Nhưng nhiều ý kiến thì vẫn cho rằng thư mục vẫn là một công cụ tìm tin
quan trọng, thuận tiện và thuận lợi cho người dùng tin. Thư mục cũng là một sản phẩm trao đổi thông tin quan trọng giữa các cơ quan thông tin thư viện với nhau.
Tại TVTLC, thư mục vẫn là một sản phẩm thư viện được coi trọng và được bạn đọc đánh giá cao về chất lượng thông tin cung cấp trong đó. Tuy nhiên để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin thì các thư mục cần được cải tiến và nâng cao chất lượng theo hướng sau:
- Nâng cao chất lượng các bài tóm tắt với từng tài liệu, đảm bảo tóm tắt tài liệu có thể cung cấp cho người dùng tin những thông tin cần thiết nhất về tài liệu đó. Nhờ vậy người dùng tin có thể quyết định rằng có cần tìm kiếm tài liệu đó hay không.
- Nghiên cứu cải thiện hình thức của các thư mục. Các thư mục cần được in ấn với mẫu mã, hình thức đẹp, thu hút được sự quan tâm của người dùng tin. Bổ sung thêm các hình ảnh liên quan đến nội dung tài liệu, nội dung của thư mục (nếu đó là thư mục chuyên đề).
- Tăng cường biên soạn và xuất bản các ấn phẩm nhân các ngày trọng đại của đất nước, các ngày lễ lớn của dân tộc hoặc một số lĩnh vực quan trọng của địa phương như công, nông, và du lịch, các vấn đề mang tính thời sự như về biển đảo, về xây dựng nông thôn mới. Hoạt động này giúp cho việc tuyên truyền hoạt động của thư viện được tốt hơn, nhiều thành phần, nhiều tầng lớp biết đến thư viện nhiều hơn, sự đóng góp vào việc phát triển kinh tế, văn hóa, chính trị, … của địa phương được khẳng định rõ hơn.
- Cung cấp nhiều hơn nữa các thư mục địa chí. Phối hợp với thư viện thành phố, thư viện huyện, các thư viện cơ sở để biên soạn các thư mục địa chí về địa phương.
Nâng cao chất lƣợng các dịch vụ thông tin thƣ viện:
* Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc:
Dịch vụ cung cấp tài liệu là một trong những dịch vụ cơ bản của TVTLC, nhằm giúp NDT sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu thông tin của mình.
Hiện nay, dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mượn về nhà là dịch vụ phổ biến của thư viện. Để đáp ứng NCT ngày càng đa dạng và không ngừng tăng lên và để nâng cao chất lượng dịch vụ, thư viện cần phải có những cải tiến, sáng kiến, có những biện pháp hữu hiệu để dịch vụ cung cấp tài liệu ngày càng đáp ứng được NDT. Trong thời gian tới thư viê ̣n cần tổ chức kho mở ta ̣i b ộ phận đo ̣c tổng hợp, áp dụng nhãn mã màu vào công tác kho mở.
Để đáp ứng được NCT và nâng cao chất lượng phục vụ, thư viện cần chú trọng thực hiện công tác như: đa dạng hóa loại hình, bổ sung các tài liệu mà NCT cao, thu thập thông tin, thường xuyên nghiên cứu, đánh giá mức độ thỏa mãn nhu cầu tin, phương thức phục vụ tài liệu bằng các phương pháp điều tra (phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát), từ đó có cở sở để tăng cường NLTT cũng như phát triển các sản phẩm, dịch vụ thư viện phù hợp.
Đối với đội ngũ cán bộ, nhân viên thư viện phải thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ bộ phận phục vụ. Tăng cường và rèn luyện kỹ năng thu nhận, xử lý thông tin, kỹ năng hướng dẫn NDT khai thác thông tin, kỹ năng giao tiếp với công chúng,…
Đối với dịch vụ mượn về nhà cần tăng cư ờng khả năng phục vụ từ xa bằng hình thức cho đăng ký mượn qua mạng ; Tăng cường thêm các phương tiện, trang thiết bị an ninh của thư viện để tránh tình trạng mất mát tài liệu.
* Đẩy mạnh dịch vụ tuyên truyền giới thiệu tài liệu
Với chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động, cơ sở vật chất và NLTT hiện có là một điều kiện rất tốt để TVTLC triển khai tổ chức các hoạt động phong phú phục vụ NDT. Tuy nhiên, với số lượng NDT đến đăng ký sử dụng tại Thư viện hiện nay là chưa cao so với khả năng đáp ứng thực tế của thư viện. Chính vì vậy, việc thu hút NDT, giới thiệu, quảng bá nguồn lực thông tin, các dịch vụ, các hoạt động hướng đến NDT thông qua các phương pháp, các ý tưởng mới là rất quan trọng, nhằm thu hút và tăng số lượng người đăng ký sử dụng thư viện.
- Thông qua các kênh thông tin đại chúng như: Đài truyền hình, Đài phát thanh, các báo, tạp chí của các sở, ban ngành trong tỉnh. Điều này giúp việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của Thư viện đến nhiều tầng lớp nhân dân trong toàn tỉnh.